System CRM można kupić jako usługę abonamentową, albo zlecić jego budowę i wdrożenie przez Software house.
Cena gotowego systemu CRM waha się od 50 zł do 300 zł za użytkownika miesięcznie. Napisanie dedykowanego oprogramowania będzie się zaś wiązało z jednorazową inwestycją rzędu nawet kilkuset tys. zł.
Ale czy na tym koniec? Wiele osób, przed wyborem odpowiedniego rozwiązania nie bierze np. pod uwagę kosztów dotyczących np. samego wdrożenia CRM, o których przeczytasz poniżej. Z tego artykułu dowiesz się również, jak nie przepłacić decydując się na wdrożenie systemu CRM w swojej firmie.
Spis treści
Jakie systemy CRM wyróżniamy?
Wśród systemów klasy CRM wyróżniamy zazwyczaj rozwiązania pudełkowe w modelu SaaS i systemy szyte na miarę, które wykonują Software house’y.
Na rynku znaleźć można jednak hybrydy obu modeli. Przykładem jest Berg System. Oferuje gotowy CRM w trzech pakietach funkcjonalnych, ale w ramach gotowego rozwiązania realizuje również indywidualne wdrożenia.
W ten sposób Berg System spełnia wszystkie specyficzne potrzeby każdego przedsiębiorstwa, oszczędzając ich czas i pieniądze. Tu w systemie działać można od razu i etapami wdrażać zmiany pozwalające na dopasowanie oprogramowania do wymogów firmy.
Pobierz checklistę prawidłowego wdrożenia systemu CRM
Z pewnością zauważyłeś również inne rzeczy różnicujące systemy do zarządzania relacjami z klientami. Jest CRM po polsku, CRM po angielsku. Każdy inny wizualnie, każdy inny funkcjonalnie i każdy sprawdzi się dla innej branży czy wielkości firmy.
Żeby wiedzieć, który jest dla nas odpowiedni, należy odpowiedzieć sobie na pytanie – w jakim miejscu jest dziś moja firma, w jakim punkcie chce się znaleźć i jakie narzędzia potrzebuje na start, żeby do tego celu dotrzeć?
Dlaczego na start? Bo firma, która od początku nie dostosuje systemu CRM do własnych potrzeb i wybierze program CRM zbyt duży, przeładowany niepotrzebnymi funkcjami, to:
- Utknie dalej w chaosie.
- Nie będzie używała większości funkcji, a cały program będzie nieintulicyjny i skomplikowany w użytkowaniu.
- Przepłaci.
Jeśli firma wybierze program CRM zbyt mały, to:
- Nie będzie wykorzystywać potencjału jaki drzemie w pracownikach i danych zbieranych od klientów (utracone korzyści).
- Będzie odczuwała braki w narzędziach i funkcjonalnościach. Warunki pracy się nie poprawią.
- Przepłaci, bo wyda pieniądze, a za chwilę znów będzie szukać większego systemu.
Inna technologia CRM, inne koszty
Każdy wybór technologii systemu CRM wiąże się z pewnymi kosztami – nie tylko finansowymi, ale także związanymi z adaptacją przez zespół, integracją z innymi systemami itp.
Jeśli firma wdraża system udostępniany w formie “pudełkowej”, czyli z tzw. gotowych modułów, z których wybiera się pakiety funkcjonalne, to głównym kosztem jest miesięczny abonament per użytkownik.
Na zupełnie inne koszty należy się nastawić, gdy chcemy budować system od podstaw z Softwar House’em. Tu liczyć się trzeba nie tylko z kosztami związanymi z budową systemu, ale również z licencją, jego utrzymaniem, czy każdorazowym dorabianiem kolejnych funkcjonalności.
CRM można wdrożyć tanio i szybko, ale bez spektakularnych rezultatów, albo długo i drogo, ale również bez efektu, jakiego się oczekiwało.
Dlaczego? Bo np. zawiodła analiza przedwdrożeniowa, albo samo wdrożenie odbyło się po łebkach, bez późniejszego szkolenia dla jego użytkowników i pomocy ze strony supportu w momencie pojawiających się trudności i błędów.
W Berg System, przed każdym wdrożeniem, które wymaga modyfikacji naszego systemu, zalecamy przeprowadzenie przez Nas analizy przedwdrożeniowej. Takie podejście gwarantuje, że budżet potrzebny do wdrożenia systemu CRM jest jasno określony i przewidywalny.
Ile kosztuje wdrożenie CRM?
Bardzo trudno wprost powiedzieć ile kosztuje wdrożenie systemu CRM. Ale można wskazać, co generuje koszty przy wdrożeniu systemu CRM.
Na co będą potrzebne pieniądze? Wyliczmy to:
1. Budżet na analizę biznesową i analizę procesów – trzeba zastanowić się, po co ten CRM ma być wdrożony i co ma dać firmie. To koszty osoby czy firmy, która taką analizę wykona.
2. Budżet na wdrożenie: zaliczyć tu można takie elementy jak np. przygotowanie infrastruktury informatycznej czy integracje z innymi systemami.
3. Support – może być odpłatny lub nieodpłatny. Niestety brak takiego wsparcia może potem spowodować, że całe oprogramowanie nie będzie wykorzystywane w prawidłowy sposób i wydane pieniądze zostaną wyrzucane w błoto.
4. Aktualizacje systemu – zazwyczaj są w usługach abonamentowych, a trzeba o nie zadbać w usługach oferowanych przez Software house . Jeżeli wydamy setki tys. zł na zbudowanie systemu dedykowanego dla naszej firm, a nie będzie on aktualizowany, to za 2 – 3 lata będzie nadawał się do wyrzucenia do kosza. Niestety tak szybko zmienia się technologia, komponenty, a system straci w tym czasie na bezpieczeństwie i wydajności.
5. Koszty utrzymania systemu – w modelach abonamentowych, koszty te leżą po stronie dostawcy, to on np. dba o to, że jeżeli zabraknie miejsca na serwerach, dane przenosi na większe i wydajniejsze maszyny. W przypadku, gdy program jest własnością firmy, która zleciła jego zbudowanie – sama musi dbać o to, żeby mieć na pokładzie administratora systemu, który zadba o wszelkie zmiany i jego prawidłowe działanie.
6. Koszt szkolenia dla współpracowników – czy to robi zespół wewnętrzny czy zewnętrzny, wymaga to jednak wydania środków. W firmie muszę być osoby, które będą umiały przeszkolić nowych pracowników z używania systemu. Niestety rotacja w sprzedaży jest duża, a żadne narzędzie nie będzie skuteczne, jak ludzie nie będą umieli na nim pracować.
7. Niewiele systemów abonamentowych stosuje rozwiązania SLA, czyli tzw. gwarantowany dostęp do usługi i gwarantowany czas na naprawienie błędów, jeśli takie wystąpią. Klienci często potrzebują takiej gwarancji – najczęściej te biznesy, dla których od funkcjonowania systemu zależy ich sukces lub porażka. Jeśli system CRM nie będzie działać, to jego użytkownicy nie będą mogli sprzedawać. Straty spowodowane kilkugodzinnym brakiem dostępu do systemu, są nieporównywalnie mniejsze, niż czekanie na wznowienie poprawnego działania programy przez kilka dni.
8. Koszty wdrożenia nowych funkcjonalności, czyli pomysły na nowe usprawnienia, elementy systemu, które pojawiają się po jakimś czasie pracy na systemie. Mogą one stanowić średnio około 15 proc. kosztów wytworzenia całego systemu.
Jak nie przepłacić?
Pamiętaj, że powinieneś znaleźć złoty środek między tym, co system oferuje, a tym, ile kosztuje.
Kluczowe jest, aby nie przepłacać za funkcje, których nie potrzebujesz, ale jednocześnie upewnić się, że system spełni wszystkie Twoje wymagania.
Żeby nie przepalać czasu i budżetu przez swoje złe wybory, wcześniej zadaj sobie te pytania:
- Jak długo dostawca CRM działa na rynku i jakie ma doświadczenie oraz rekomendacje?
- Czy wybrane rozwiązanie lub dostawca rozwiązania, rozumie potrzeby branży w jakiej działasz? Czy oferuje funkcje branżowe, czy wyłącznie uniwersalne?
- Czy partner, którym staje się dla Ciebie wytwórca CRM, będzie świadczył wsparcie technologiczne i dokonywał aktualizacji systemu w przyszłości?
- Czy firma wdrażająca CRM oferuje support i konsultacje doradcze, szkolenia dla użytkowników systemu?
Negatywna odpowiedź, to koszty po Twojej stronie.
Darmowy CRM
Jeśli system CRM jest za darmo, to najczęściej są w nim usługi dodatkowe, za które niestety i tak trzeba zakupić.
Taki system ma najczęściej wyłączone część najważniejszych funkcji, a dopasowanie go do indywidualnych potrzeb będzie w końcu i tak skutkowało zakupem licencji lub dostępu do rozszerzonej wersji systemu/
Niezależnie od ceny systemu, darmowości czy nie – w przypadku wyboru programu do zarządzania relacjami z klientami i wyboru firmy, która wykona wdrożenie systemu CRM, zawsze trzeba patrzeć na korzyści i koszty utraconych korzyści.
Co mi to da jeśli zaoszczędzę, a program i taki będzie nieprzydatny i nie pozwoli mi w osiągnięciu progu rentowności czy zwiększeniu zysków rok do roku? Lepiej to sobie przekalkulować.
Podsumowanie
Pamiętaj, że wybierając rozwiązanie pudełkowe, kupuje się gotowy CRM, który zazwyczaj nie zakłada wdrażania żadnych zmian. Te systemy są na tyle uniwersalnie, żeby sprostać podstawowym potrzebom jak najszerszego grona użytkowników.
Dla biznesów, które mają skomplikowane procesy sprzedażowe, czy opierają sprzedaż na produktach o specyficznej konstrukcji, np. wymagającej funkcji pilnowania wznowień umowy, monitorowania postępów realizacji umowy i możliwości obsługi posprzedażowej, potrzebne są dedykowane funkcje branżowe.
W ich przypadku lepiej szukać na rynku dostawcy CRM, który będzie w stanie zagwarantować takie funkcje w gotowym narzędziu lub oferuje ich wytworzenie w ramach prac dodatkowych. O takich możliwościach przeczytasz na stronie Indywidualnego wdrożenia.
