CONDITOR skutecznie zarządza siecią sprzedaży
Niestandardowe zastosowanie systemu CRM do zarządzania relacjami w sieciach sprzedaży.
Joanna Szczepaniak
Opiekun iCON, CONDITOR
Joanna Szczepaniak
Opiekun iCON, CONDITOR
| Branża | Ubezpieczenia |
| Z nami od | 2019 |
| Wielkość zespołu | 2000+ |
Comiesięczny przypis
3 mln
Ilość polis rocznie
0,5 mln
Kim jest nasz klient?
CONDITOR to jedna z 10 największych Multiagencji Ubezpieczeniowych działających w Polsce. Integrator współpracuje z 30 towarzystwami ubezpieczeniowymi.
Struktury multiagencji tworzą rozległą sieć sprzedaży, w której działa ponad 2 tysiące Partnerów Biznesowych. Z ich pomocą CONDITOR każdego roku wystawia ponad 500 000 polis. Comiesięczny przypis ze składek wynosi u nich około 3 mln zł.
Swoim Partnerom CONDITOR oferuje różne modele współpracy, nowoczesne systemy sprzedaży oraz pomoc dedykowanych opiekunów ubezpieczeń majątkowych i na życie. Do ich dyspozycji jest także infolinia Zespołu Wsparcia Agenta i CONDITOR Forum Agentów na Facebook’u.
Problemy klienta
W świecie ubezpieczeń, ale i nie tylko, struktury sprzedażowe są często zróżnicowane i skomplikowane. Działanie multiagencji nie opiera się wyłącznie na obsłudze klientów zewnętrznych kupujących ubezpieczenia, ale również klientów wewnętrznych, Partnerów, którzy odpowiadają za sprzedaż.
- Zespoły rejestracji i rozliczeń, kluczowe w procesie pracy z agentami, działając niezależnie na różnych systemach, doprowadziły do chaosu administracyjnego, pojawienia się nieścisłości w dokumentach, błędów i nieporozumień.
Wyzwania klienta
- Proces rekrutacji i administrowania danymi współpracowników i pracowników firmy – Pozyskiwanie nowych współpracowników i odpowiedzialność za przeprowadzenie procesu rejestracji agentów w Towarzystwach Ubezpieczeniowych.
- Gromadzenie dokumentacji od agentów i ich pracowników OFWCA – konieczność zbierania i weryfikowania dokumentów, takich jak KRK, szkolenia KNF oraz szkolenia produktowe dla agentów i OFWCA.
- Spełnianie wymogów 15-godzinnych szkoleń zawodowych IDD.
- Kontrola wypełnienia obowiązku przeprowadzenia APK z klientem i zebrania zgód RODO.
- Rozliczenia za sprzedaż – proces wyliczania prowizji dla Agentów i OFWCA, generowanie wynagrodzeń, wystawianie faktur w procesie samofakturowania.
- Weryfikacja stawek procentowych agentów – określenie, jaka jest stawka procentowa przysługuje danemu agentowi w kontekście dokonanej sprzedaży.
- Weryfikacja czy agent spełnił wszystkie warunki administracyjne po stronie Towarzystwa dla otrzymania prowizji.
- Rozliczenie bonusów i premii dla agentów, jeśli agent spełnił warunki konkursu lub osiągnął określone cele sprzedażowe.
- Zbieranie i rozliczanie składek za ubezpieczenia – proces rozliczania gotówki pobranej od klienta.
- Pełen widok produkcji sprzedanych polis – raporty pokazujące produkcję (wartość sprzedaży) w różnych ujęciach analitycznych.
- Widok raportów i statystyk dotyczących np. dynamiki sprzedaży.
CONDITOR jest łącznikiem pomiędzy współpracującymi z nim Partnerami, a Towarzystwami Ubezpieczeń.
Po stronie CONDITORA jest pomoc w przejściu procesów rejestracyjnych w Towarzystwach, cała administracja i obieg dokumentów wraz z rozliczeniem prowizji za zrealizowaną sprzedaż i przekazywaniem zebranych składek do TU.
W zakresie odpowiedzialności CONDITOR pozostają również takie elementy, jak dbanie o kwestie APK czy RODO i wypełnianie założeń prawnych związanych z ich zbieraniem oraz archiwizacją przez współpracowników.
Co istotne dla CONDITORA, to również fakt, żeby jego wszystkie OFWCA, co roku przechodziły 15- godzinne szkolenia IDD i miały potwierdzenie ich zaliczenia.
Zarząd CONDITOR, po analizie dostępnych na rynku systemów CRM i osobistej rozmowie z twórcami Berg System, wybrał to rozwiązanie ze względu na duże doświadczenie w tworzeniu narzędzi informatycznych dla sieci sprzedaży, znajomość rynku, posiadanie zespołu wdrożeniowego i umiejętność realizowania tak dużych wdrożeń.
Jak Berg System rozwiązał te problemy?
W oparciu o przedstawione informacje i problemy jakie CONDITOR chciał rozwiązać, Berg System:
- Scalił w jednym systemie dział rekrutacji i rejestracji OFWCA, dział umów, dział wsparcia, dział terenowy sprzedaży i dział rozliczeń.
- Dostarczył system CRM do zarządzania olbrzymią bazą klientów.
- Zautomatyzował wypełnianie ankiety personalnej i zamiast wypełniania ręcznego cztero stronicowego dokumentu, informacje są teraz wprowadzane do systemu, czego wynikiem jest pełna cyfryzacja procesu.Wdrożył Intranet, gdzie OFWCA mogą realizować szkolenia zawodowe IDD.
- Zautomatyzował generowanie umów dla współpracowników, co przyspiesza ich rejestrację w TU. Wszystko działa w pełni cyfrowo.
- Udostępnił rozliczania produkcji po sprzedaży polisy.
- Pozwolił na przechowywanie polis w bezpiecznym środowisku, bez potrzeby ich skanowania, drukowania i przesyłania w formie papierowej do TU.
- Dostarczył widoczność sprzedaży dla pośredników.
- Wprowadził moduł APK pozwalający na przeprowadzanie Analizy Potrzeb Klienta zgodnie z regulacjami prawnymi i wytycznymi KNF.
- Dzięki raportom i statystykom zapewnił kontrolę ilości polis, monitoring wpłat składek, zapobiegając potencjalnym błędom i opóźnieniom w płatnościach. System pozwala na szybką weryfikację wpłat i sprawdzenie statusu rozliczenia każdej polisy.
- Udostępnił współpracownikom widok Karty Klienta, gdzie mogą znaleźć informacje o końcu każdej polisy, klientach na polisie oraz inne szczegółowe dane.
Jakie korzyści wynikają z wdrożenia Berg System w CONDITORZE?
Dzięki współpracy z Berg System, CONDITOR był w stanie usprawnić całą administrację wynikającą z zarządzania siecią sprzedaży, rekrutacją i rejestracją agentów, ich obowiązkami w zakresie szkoleń IDD i spełniania wymogów dotyczących APK czy RODO.
Wszystkie procesy związane z papierologią, takie jak umowy i załączniki, zostały zdigitalizowane, co przyczyniło się do usprawnienia działalności.
Opiekunowie, mają w systemie iCon kompleksowe i bieżące informacja, o tym co się dzieje u danego współpracownika. Za pomocą modułu Kalendarza mogą planować z nimi spotkania i reagować na problemy, typu: “Muszę na spotkanie zabrać zaświadczenie o niekaralności dla jego pracownika”, “Kwota składek zebranych w gotówce, sięga niebezpiecznych limitów, trzeba je przekazać do TU, “ Część z pracowników w oddziale Partnera, nie przerobiła obowiązkowych szkoleń, muszę mu o tym przypomnieć” albo “Widzę, że fajnie im idzie w tym miesiącu sprzedaż z jakiegoś towarzystwa i jest konkurs, to może podbije współpracownikowi tę informację”.
Alfa Ubezpieczenia
Rodzinna firma z ponad 30-letnią tradycją w sprzedaży ubezpieczeń dla klientów indywidualnych i dużych przedsiębiorstw.
KIA Delik
Kia DELIK to autoryzowany dealer aut, specjalizujący się w sprzedaży samochodów marki Kia.
Invest Mind
Invest Mind, to firma specjalizująca się w finansowaniu klientów indywidualnych i firmowych.
Auto Idea
Auto Idea to firma specjalizująca się w sprzedaży luksusowych samochodów marki Mercedes.
Wardin Logistics
Wardin Logistics to firma spedycyjna, która działa na rynku od 2022 roku.
