Zamienili uproszczony notatnik na funkcjonalny CRM

Wydawnictwo i Centrum Badawcze
Użytkownicy	8
Korzysta od	2020

Rok założenia

2003

Nadawca multikanałowy

11+

Miesięczny nakład prenumeraty

4000

Kim jest nasz klient?

Forum Branżowe jest organizacją, która składa się z dwóch głównych podmiotów. Pierwszy, to wydawnictwo specjalizujące się w branży stolarki okienno-drzwiowej, które oferuje miesięcznik drukowany, portal, webinaria i podcasty. Drugi, to Agencja Badawcza, badająca rynek okien i drzwi. Wydawnictwo zostało założone w 2003 roku, a Centrum Analiz Branżowych powstało kilka lat później. Pracują na systemie Berg System od 3 lat – aktywnie, działa w nim dziś 8 osób.

Problemy klienta

Ograniczona funkcjonalność poprzedniego CRM-u.
Wiele funkcji ukrytych i trudnych do odnalezienia, bądź niedostępnych.
Informacje organizowane w formie drzewka plików utrudniające obserwację historii kontaktów.
Chaos w bazie danych.
Trudności z eksportem, obróbką i zarządzaniem danymi.
Brak wsparcia ze strony dostawcy starego oprogramowania.
Utrudniony dostęp do API.

Forum Branżowe korzystało z systemu CRM, który oferował ograniczone możliwości, zwłaszcza w zakresie zarządzania kontaktami i eksportu danych. Był dla nich właściwie wyłącznie notatnikiem, z którego korzystali w bardzo uproszczonej formie. Oprócz tego, że jego atutem było odpowiednie dla nich uporządkowanie klientów i powiązanie ich z firmami, to więcej zalet ten system właściwie nie posiadał.

Wyzwania klienta

Wprowadzenie skomplikowanej struktury danych “z drzewka” do nowego CRM-a.
Adaptacja starszych pracowników do nowego systemu.
Zrozumienie i uporządkowanie specyfiki dwóch różnych zespołów pracujących na tym samym systemie.

Wyzwaniem dla Forum Branżowego było nie tylko znalezienie nowego systemu CRM, ale także migracja i organizacja danych z poprzedniego systemu w sposób, który spełniałby potrzeby obu zespołów.

Mieliśmy swoje przyzwyczajenia i specyfikę pracy wynikające nie tylko z tego, że jesteśmy wydawnictwem, ale specyfikę wynikającą z tego, że w Forum Branżowym pracują dwa zespoły na tym samym systemie. Oba w dodatku działają w zupełnie inny sposób. Jeden pracuje na krótkich okresach czasu - tworzy i sprzedaje. Proces sprzedażowy zamyka się więc w krótkim czasie i zaczyna się nowy. Drugi z kolei, pracuje w szerszych odstępach czasowych. To sprawia, że potrzeby jednego i drugiego zespołu są trochę inne. Musieliśmy je jakoś pogodzić i to finalnie w Berg System nam się udało.

Justyna Henning

Dyrektor marketingu i sprzedaży

Wybór Berg System był efektem procesu eliminacji i analizy różnych dostępnych na rynku opcji. Wygrał stosunek jakości do ceny, wysoka ocena funkcjonalności, elastyczność i przyjazny interfejs programu.

Nasza współpraca rozpoczęła się rozmową z współwłaścicielami Berg System. Spotkaliśmy się u Daniela Kiśla, który prowadzi zespół informatyków. Podczas tego spotkania czerpałem wiedzę garściami z tego jak jest skonstruowany Berg System. To pozwoliło nam przewidzieć, jak system zachowa się w naszym przypadku.

Maciej Pastor

Project Development Manager

Forum Branżowe zdecydowało się na współpracę z Berg System w modelu subskrypcyjnym. Takie rozwiązanie umożliwiło im zakup dostępu do jednego z różnorodnych pakietów funkcji systemu CRM, który działa online w środowisku chmurowym.

Zastosowanie narzędzi Berg System w działalności Forum Branżowego

Berg System pomaga Forum Branżowemu uporządkować codzienną pracę. Oba zespoły pracują na tej samej bazie danych, zachowując przy tym niezależność w działaniach i notatkach. Ich zajęcia opierają się na następujących elementach systemu:

Praca z kalendarzem.
Opisywania kontaktów z klientami przez moduł Wydarzenia.
Tworzenie notatek, które wnoszą wartość do Procesu sprzedaży.
Planowanie zadań.
Zarządzanie zespołem, poprzez weryfikację ostatniego kontaktu z wybraną grupą firm.
Wykorzystywanie Szans sprzedaży w Procesie sprzedaży.

Ze względu na to, że w pracę na systemie zaangażowane są osoby, które od lat pracują Forum Branżowym i są to w większości osoby w zaawansowanym i średnim wieku, firma starała się jak najlepiej odwzorować swoje procesy i schematy działania w nowym programie.

W poprzednim CRM'ie układaliśmy wszystko w postaci drzewka plików. Berg dał nam większą swobodę i możliwość układania tych danych, tak jak byśmy chcieli. Zrobiliśmy sobie kategorie nadrzędne, a do tych kategorii dopisaliśmy kategorie podrzędne. I tym samym stworzyliśmy sobie namiastkę tego, do czego byliśmy przyzwyczajeni.

Justyna Henning

Dyrektor marketingu i sprzedaży

Takie podejście jest zgodne z filozofią Berg System, której założeniem jest, że nie trzeba dopasowywać firmy do CRM, bo to CRM dopasuje się do firmy, niezależnie od tego w jakiej branży działa.

Pracując na systemie, Forum Branżowe, od samego początku otrzymywało wsparcie konsultantki- Małgorzaty.

Pani Małgorzata nigdy nie powiedziała, że czegoś się nie da. Za każdym razem nas wspierała i podejmowała próby znalezienia rozwiązania.

Justyna Henning

Dyrektor marketingu i sprzedaży

Jakie są korzyści wynikające z wdrożenia Berg System w Forum Branżowym?

W nowym systemie pracownicy korzystają ze znacznie bardziej przyjaznego i intuicyjnego interfejsu użytkownika.
Firma zyskała więcej narzędzi i funkcji, które dają szersze możliwości działania dla zespołów.
Zespoły mogą skuteczniej zarządzać czasem pracy, co przekłada się na zwiększoną produktywność.
Pracownicy mają widok Karty klienta z pełną historią kontaktów, notatkami i wydarzeniami.
Firma może korzystać z dobrze udokumentowanego i ciągle rozwijanego API, co umożliwia im integrację z innymi narzędziami oraz łatwy import i eksport danych.
System daje możliwość modyfikowania struktury danych w miarę jak rosną i zmieniają się potrzeby firmy.

Na podstawie moich rozmów z kilkoma CRM-ami, nie jestem pewien, czy każdy dostawca byłby w stanie zapewnić nam taką elastyczność jak Berg System.U starego dostawcy nie było żadnego wsparcia. Jeśli chodzi np. o Salesforce, to tam jest podejście modułowe, więc w zależności od tego do jakiego koszyka klienta trafię, to wsparcie jest zupełnie inne. I niestety, sporo jest w tym pracy własnej. Więc takiej elastyczności co do zaspokajania indywidualnych potrzeb, jaką oferuje Berg System i powiedzenie klientowi, że “spróbujmy” - nie jest typowe i z tym się nigdzie nie spotkałem.