Za zarządzanie sprzedażą odpowiada manager, czy też kierownik działu. Praca takiego managera składa się z różnego rodzaju działań, które pozwalają prowadzić biznes w kierunku rozwoju i zwiększania sprzedaży.
Jego zadaniem jest nie tylko zarządzanie zespołem handlowców, ale przede wszystkim planowanie pracy tychże pracowników.
To od tego, jak skonstruowane zostaną procesy sprzedażowe, jakie zadania zostaną przypisane poszczególnym etapom procesu i handlowcom, a także jakie narzędzia będą wykorzystywane przy realizacji tych zadań, zależy skuteczność całego zespołu.
W tym artykule omówimy odpowiedzialność managera sprzedaży za kontrolę procesu sprzedaży i za organizację zadań pracowników. Wskażemy narzędzia, które pomogą mu w ułożeniu tych zadań i kontroli ich wykonalności.
Zadania managera sprzedaży - na czym polega zarządzanie sprzedażą?
Zarządzanie sprzedażą przedsiębiorstwa, to takie wykorzystanie techniki zarządzania sprzedażą i sił sprzedaży, które ma na celu maksymalizację skali sprzedanych produktów i usług oraz generowanie przychodów.
Kierownik działu sprzedaży ma za zadanie zaprojektować proces sprzedaży i zorganizować zadania członków zespołu handlowego, aby mogli sprawnie pomagać klientom w ich drodze do zakupu, wykorzystując do tego różne techniki sprzedaży. Pisaliśmy o nich TUTAJ.
Jego zadaniem nie jest tylko monitorowanie wyników sprzedaży, ale również analizowanie danych sprzedażowych oraz wykrywanie i rozwiązywanie problemów, bo jeśli cały proces jest źle zarządzany, to może doprowadzić do spadku motywacji pracowników, strat finansowych, niezadowolenia klientów, a w konsekwencji nawet do utraty reputacji firmy.
Zarządzanie sprzedażą i kontrola wyników w jednym miejscu.
Kierownik działu sprzedaży powinien zadbać o to, żeby każdy z pracowników znał swoje zadania oraz wiedział, jakie są oczekiwania co do jego wyników.
Jego odpowiedzialnością jest kontrolowanie działań zespołu sprzedaży, czyli śledzenie ich osiągnięć i upewnianie się, że skupiają się na swoich zadaniach. Jeśli robią coś źle, a wyniki sprzedażowe nie są satysfakcjonujące, manager musi wprowadzać odpowiednie poprawki.
Powinien w takich sytuacjach również zapewnić wsparcie swoim pracownikom — udzielać rad i wskazówek, ale także oferować szkolenia, aby zwiększyć umiejętności handlowe swojego zespołu. Dzięki temu pracownicy są bardziej zaangażowani i mają większe szanse na osiągnięcie sukcesu, co w konsekwencji wpływa pozytywnie na wyniki.
Projektowanie procesu sprzedaży i pracy zespołu sprzedaży
W pierwszej kolejności, manager musi zaprojektować procesy sprzedażowe, które będą skuteczne dla jego biznesu. Warto zastanowić się nad tym, czy jeden schemat będzie odpowiedni dla wszystkich segmentów klientów czy produktów i usług. Być może należy stworzyć oddzielne procesy dla każdej z tych grup. O budowaniu procesu sprzedaży można poczytać w naszym artykule: Proces sprzedaży – opis i praktyczne przykłady.
Planowanie strategii sprzedaży i priorytetyzacja
Zarządzanie sprzedażą obejmuje planowanie sprzedaży i działań, które należy podjąć w różnych kanałach sprzedaży. Plan sprzedaży pozwala uniknąć chaosu i pozwala skupić się na najważniejszych zadaniach.
Liderzy zespołów powinni zawsze zaczynać od ustanowienia celów sprzedażowych, które chcą osiągnąć. Następnie należy określić kroki, jakie trzeba podjąć, aby osiągnąć te cele. Wszystkie zadania należy priorytetyzować, aby zawsze wiedzieć, co jest najważniejsze i co należy zrobić najpierw. Opisaliśmy plan na realizację celów sprzedażowych działów handlowych w tym tekście: Plan sprzedażowy w 7 krokach.
Proces zarządzania sprzedażą w zadaniach
Kolejnym krokiem jest więc zaplanowanie zadań, które handlowcy będą musieli wykonać na każdym z etapów procesu sprzedażowego. To moment na to, aby zdecydować, które czynności można zautomatyzować, aby maksymalnie uprościć pracę handlowców, a także uwolnić ich czas na bardziej istotne rzeczy, jak np. pozyskiwanie nowych klientów. Przykładem takich zadań mogą być: follow up-y do klientów, przypomnienia mailowe odnośnie dostarczenia dokumentacji, przypomnienia SMS o zbliżającym się terminie spotkania, itp.
Zbuduj swój własny schemat procesu sprzedaży. Zarządzaj sprzedażą wprost z systemu CRM.
Najwygodniejszą formą realizacji działań sprzedaży jest przypisanie zadań w formie check-listy do każdego etapu procesu sprzedażowego. W Berg System wygląda to tak jak poniżej:
Komunikacja w zespole sprzedaży
Organizacja działu sprzedaży nie będzie jednak dobrze funkcjonowała, jeśli nie będzie działała w nim sprawna komunikacja wewnętrzna. Kierownik działu sprzedaży powinien regularnie komunikować cele oraz dawać wytyczne dotyczące zadań, które mają być wykonane. Wszyscy członkowie zespołu powinni mieć jasne instrukcje i wiedzieć, jakie są oczekiwania co do tego, co mają zrobić i jak mają to zrobić.
Powinno to również działać w drugą stronę i handlowcy powinni mieć możliwość stałego kontaktu ze swoim przełożonym. Wszelkie niejasności powinny być szybko wyjaśniane, aby uniknąć opóźnień lub błędów.
Zarządzanie zespołem sprzedaży
Kolejnym ważnym obszarem organizacyjnym w pracy managera sprzedaży jest organizacja spotkań działu sprzedaży. Jego praca polega na organizacji powtarzalnych, cyklicznych spotkań, takich jak np. Daily. To na nich omawiane są bieżące problemy, sukcesy i wyzwania, to również moment na przeprowadzenie analizy działań podejmowanych przez zespół. O specyfice tych spotkań pisaliśmy w tym artykule: Daily: kroki do lepszej współpracy w zespole.
Do podobnych spotkań dołączyć mogą: spotkania „jeden na jeden”, podczas których jest szansa na omówienie problemów pojedynczego członka zespołu, czy wgryzienie się w konkretną sprawę klienta.
Innego typu spotkaniami będę również spotkania typu Weekly, czy takie, które służą podsumowaniu miesiąca, kwartału czy roku. Takie spotkania zazwyczaj służą podsumowaniu tego, w którą stronę idziemy, jakich klientów pozyskaliśmy, co nam się udało zrobić, a czego jeszcze nie.
Kalendarz i lista zadań działu sprzedaży
Kalendarz pozwala na zaplanowanie wszystkich terminów, spotkań i ważnych wydarzeń. Dzięki temu kierownik działu sprzedaży oraz pracownicy mają dostęp do informacji na temat swojego planu dnia. Pomaga to w efektywnym planowaniu i wykorzystaniu czasu pracy. Lista zadań pozwala na monitorowanie postępu w realizacji celów, umożliwiając szybką identyfikację, jak duże obłożenie zadaniami mają wybrani członkowie zespołu sprzedaży.
Powiadomienia o zadaniach wprost z systemu CRM na Twój kalendarz.
Zarządzanie sprzedażą poprzez wgląd w prowadzone szanse sprzedaży przez wybranego handlowca i w jego kalendarz zadań jest bardzo przydatny podczas prowadzenia wspomnianych powyżej spotkań zespołowych. Lider zespołu widzi jakie zadania handlowiec zrealizował, a jakie stopują go w dalszej realizacji procesu. Ma więc szybki obraz sprzedaży i może wydać ewentualne decyzje o zmianie działań sprzedażowych na danym kliencie.
Zarządzanie sprzedażą - kontrola wyników (wskaźniki KPI)
Nie można zapominać, że zarządzanie sprzedażą to proces ciągły. Wymaga stałej analizy i doskonalenia. Kierownik działu sprzedaży powinien więc mieć bieżący wgląd w statystyki i raporty pracy.
Kluczową rolę w badaniu efektywności działania w obszarze zarządzania sprzedażą odgrywają wskaźniki KPI (Key Performance Indicators). Obserwacja różnego rodzaju mierników umożliwia szybką identyfikację problemów i pozwala wprowadzić świadome korekty i lepiej wykorzystywać potencjał działów handlowych.
Raporty i statystyki, których potrzebujesz są w Berg System.
Monitorowanie wskaźników KPI, można prowadzić przy użyciu programu Excel, ale to dość żmudny proces, wymagający zaangażowania kogoś, kto będzie zbierał dane z różnych źródeł, a następnie tworzył na ich podstawie historyczne zestawienia i raporty.
Monitorowanie wyników sprzedaży w systemie CRM
Prostszym rozwiązaniem jest system zarządzania sprzedażą, taki jak np. system CRM, który oferuje zaawansowane funkcje raportowania i analizy w czasie rzeczywistym. Prowadzi odczyty danych dotyczących procesu sprzedaży, sprzedaży, wydajności pracowników i zachowań klientów.
Popularne wskaźniki KPI obejmują dynamikę sprzedaży, współczynniki konwersji czy statystyki postępu prac wykonywanych na kliencie.
Dzięki narzędziom, które oferuje CRM można monitorować statystyki sprzedaży, takie jak otwarte szanse sprzedaży, średni czas trwania i wartość szansy sprzedaży, robić odczyty nowej sprzedaży, powtórnej sprzedaży i sprzedaży dodatkowej.
CRM pomaga zidentyfikować produkty rentowne i nierentowne, a także wymagające usprawnienia procesu sprzedaży.
Niezwykle istotne jest, aby zarządzający nie skupiali się jedynie na konwersji z lejka sprzedażowego, ale zwracali uwagę także na to, ile można wyciągnąć z raportu dotyczącego przegranych szans sprzedażowych. To właśnie z tych raportów można wyciągnąć wnioski, co robimy źle i co trzeba zmienić w działaniu, aby zwiększyć wyniki sprzedażowe.
Zarządzanie sprzedażą - podsumowanie
Dobrze zorganizowana praca zespołu sprzedażowego, szkolenia dla pracowników, monitorowanie ich wyników, automatyzacja procesów oraz wykorzystanie narzędzi informatycznych, to kluczowe elementy, które pomagają w osiąganiu lepszych wyników sprzedażowych.
W tym wszystkim manager sprzedaży odpowiada za określanie celów sprzedażowych w oparciu o analizę rynku i wytyczne zarządu przedsiębiorstwa. Musi zaplanować działania sprzedażowe, czyli np. wraz z zespołem opracować plany sprzedażowe i wybrać najlepsze kanały dystrybucji.
Potem nadzoruje prace zespołu sprzedażowego — kieruje pracą zespołu, motywuje go do osiągania celów, monitoruje wyniki sprzedażowe oraz zapewnia, że zespół działa zgodnie z wytycznymi firmy. Lider zespołu zobowiązany jest również ściśle współpracować z innymi działami firmy, w celu zapewnienia, że sprzedaż wykonuje swoje działania w sposób zgodny z założeniami np. marketingu.
Na koniec, zawsze powinien myśleć o rozwoju swojego działu i wdrażaniu nowych rozwiązań pozwalających np. na automatyzację powtarzalnych zadań czy wyeliminowanie chaosu poprzez usystematyzowanie i zorganizowanie pracy w systemie CRM. Dzięki wdrożeniu oprogramowania CRM w firmie może zapewnić sobie i pracownikom mniejszą ilość stresów związaną chociażby z przekazywaniem sobie spraw klientów pod nieobecność jednego z pracowników. W tym programie wszystkie dane i dokumenty klientów wraz z historią ich kontaktu znajdują się w jednym miejscu.
