Oferta handlowa — to właśnie ona może zadecydować o sukcesie lub porażce Twojej firmy.
Poświęcasz mnóstwo czasu na ich tworzenie, wysyłasz je w hurtowych ilościach, a potem okazuje się, że Twoje wysiłki nie przynoszą spodziewanych rezultatów. Otrzymujesz niewielką liczbę odpowiedzi. A te, które masz, mówią o cenie i tym, że jest za wysoka.
Czym jest oferta handlowa i jak powinna być skonstruowana, aby skutecznie zachęcić klienta do dalszej współpracy? Jakie elementy powinna zawierać?
Przejdź do naszej instrukcji, która pomoże Ci stworzyć profesjonalną propozycję biznesową.
Spis treści
Definicja i znaczenie oferty handlowej
Oferta handlowa to nieodłączny element procesu sprzedaży. To też jedno z najważniejszych narzędzi marketingowych. To ona ma na celu przekonanie potencjalnego klienta do zakupu produktu lub skorzystania z usługi.
Przez definicję oferty handlowej rozumie się kompleksowy dokument, który przedstawia szczegóły dotyczące oferowanego produktu lub usługi, warunki sprzedaży, cenę oraz wszelkie inne istotne informacje, o czym będzie poniżej.
Dlaczego w pisaniu ofert handlowych znaczenie ma tak wiele rzeczy?
W różnych branżach oferty mogą być przygotowywane w różny sposób. Nie każda branża wymaga szczegółowego opisu koncepcji dostarczenia produktu, dlatego ważne jest uwzględnienie indywidualnych potrzeb i oczekiwań klienta w ofercie.
Nigdy nie wysyłaj oferty, jeżeli dobrze nie zweryfikujesz, na jakim etapie jest teraz klient, w jakiej znajduje się sytuacji, co chciałby zmienić i gdzie chciałby dotrzeć. Musisz z nim o tym wszystkim porozmawiać. Oczywiście zdarza się, że druga strona nie chce rozmawiać i wymaga tylko podesłania oferty. Ale taki dokument to raczej ogólny przykład oferty handlowej z ramowymi produktami czy usługami. Same ogólniki, bez konkretnej personalizacji.
Aby skonstruować dobrą ofertę, w pierwszym kroku zaleca się zatem dokładne poznanie potrzeb i problemów klienta. Dopiero na podstawie zebranych informacji, będziesz w stanie stworzyć dokument, który odpowiada na pytanie: jak rozumiesz potrzeby klienta i jakie masz plany dotyczące ich zaspokojenia.
Ankieta potrzeb klienta z automatycznym zapisem zebranych informacji i utworzeniem karty klienta w Berg System.
Ważne jest, aby oferta odpowiadała na wszystkie pytania klienta, umożliwiając mu podjęcie szybszej decyzji bez potrzeby kontaktowania się z Tobą w celu uzupełnienia brakujących informacji. Jeżeli oferta ma braki, klient raczej zrezygnuje.
Co więcej, jeśli klient po wysłaniu oferty, o wszystko dopytuje, to rozbija po prostu skuteczność Twojej sprzedaży. Ty, zamiast poświęcić tylko raz czas na przygotowanie dokumentów, rwiesz swoją inną pracę i poświęcasz niedoinformowanemu klientowi, kolejne pół dnia.
Celem oferty jest też budowanie zaufania klienta. Po jej przeczytaniu klient powinien czuć, że jest w dobrych rękach. Nigdy, niedbale przygotowana oferta, w tej sytuacji się nie obroni. Od razu widać, kto się postarał, a kto nie.
Uwaga!
Liczy się Twoja skuteczność czasowa. Szybkie przesłanie oferty może pozytywnie zaskoczyć klienta i wpłynąć na jego postrzeganie Twojej firmy. Jeśli ktoś wcześniej tworzył dla niego ofertę przez 3 tygodnie, a Ty odpowiedziałeś w 3 dni, zawierając w swoim dokumencie wszystkie odpowiedzi na potrzeby klienta, to pokazujesz, że jesteś dobrze zorganizowany i niezawodny.
Wzór oferty handlowej
Jak napisać dobrą ofertę, a przede wszystkim profesjonalną ofertę handlową, skierowaną do konkretnego odbiorcy, z którym chcemy nawiązać kontakty biznesowe?
Schemat oferty handlowej musi być przejrzysty. Oferta sprzedażowa powinna być skonstruowana w sposób przemyślany, a do tego atrakcyjny. Raz stworzony wzór oferty, może Ci przy tym służyć do przerabiania go pod kolejnych klientów.
Nasz szablon oferty handlowej składa się z trzynastu, według nas, najbardziej istotnych punktów. Będą one dobrą podstawą do budowania oferty handlowej na Twoje potrzeby.
Elementy, które oferta handlowa powinna zawierać:
1. Strona tytułowa
Na pierwszej stronie oferty handlowej należy umieścić tytuł, nazwę firmy i logo, do której oferta jest kierowana. Warto na niej również zamieścić dane kontaktowe osoby, z którą przedstawiciel zainteresowanej firmy może się w przyszłości skontaktować.
Ta strona powinna być przede wszystkim czytelna i estetyczna. Wystarczy.
To na jej kolejnych stronach warto zawrzeć odpowiednie wizualne elementy, takie jak zdjęcia produktów, grafiki, wykresy lub infografiki, żeby uczynić dokument bardziej przystępnym dla odbiorcy.
2. Spis treści
W schemat oferty handlowej powinien być wpisany spis treści. Po co? A po to, żeby osoba, która ma przed sobą duży dokument, znalazła w niej od razu to, czego potrzebuje.
3. Wstęp
Najpierw skupiamy się na kliencie i jego obecnej sytuacji. Dopiero potem podzielimy się z nim naszymi osiągnięciami i zadowoleniem naszych klientów, aby pokazać się mu od jak najlepszej strony.
- Opis sytuacji klienta: Oferta sprzedażowa rozpoczyna się od przedstawienia w niej aktualnej sytuacji klienta. To miejsce, w którym pokazujesz, że Twoja firma rozumie jego potrzeby i wyzwania.
- Cele klienta: Następnie oferta przedstawia cele, które klient chce osiągnąć. Podkreśl wspólną wizję przyszłości i korzyści, jakie można osiągnąć dzięki współpracy.
Masz cele, które mógłby zrealizować dla Ciebie nasz system CRM? Porozmawiajmy o nich.
4. Opis firmy, produktu lub usługi
To moment na podanie w ofercie handlowej informacji o firmie. W tej sekcji należy również przedstawić szczegółowe informacje dotyczące oferowanego produktu lub usługi. Powinieneś opisać ich cechy, funkcje oraz unikalne korzyści, jakie przyniosą one klientowi.
Ważne jest, aby dostarczyć w tym miejscu na tyle konkretne informacje, aby pomogły one klientowi zrozumieć, dlaczego warto skorzystać z Twojej oferty.
- Wartości oferowane przez firmę: Podkreśl w ofercie unikalne i konkretne wartości, które wyróżniają Twoją firmę na rynku. Unikaj ogólnikowych informacji, które są powtarzane przez wiele innych firm.
- Unikanie frazesów: Nie pisz, że macie dwadzieścia lat doświadczenia, indywidualnie traktujecie każdego klienta i że dbacie o najwyższą jakość swoich usług, bo to mówią wszyscy dookoła. Lepszym przykładem będzie konkret, czyli chociażby liczba projektów zakończonych zgodnie z harmonogramem i budżetem.
5. Cennik i warunki sprzedaży
Dużym błędem jest, gdy klienci otrzymują dokument o długości kilkunastu stron, który głównie opowiada o tym, jak wspaniali jesteście – setki zadowolonych klientów i liczne sukcesy. Banał, przez który co robi klient? Od razu, bez czytania, przerzuca strony, aby dotrzeć do informacji o cenie.
W zasadzie można by było skrócić cały ten proces do momentu pierwszej rozmowy i określenia już wtedy, przynajmniej widełek cenowych. To pozwoliłoby uniknąć tygodniowego wysiłku w przygotowaniu oferty, tylko po to, żeby klient mógł zobaczyć naszą cenę.
- Cena: W ofercie handlowej należy jasno przedstawić ceny oferowanych produktów lub usług oraz warunki sprzedaży, takie jak terminy płatności, gwarancje, opcje dostawy itp. Klient musi mieć pełną klarowność w kwestii kosztów i warunków zakupu.
- Argumenty broniące ceny: Przy ustalaniu ceny w ofercie, ważne jest przedstawienie argumentów i korzyści, które uzasadniają wartość wydanej kwoty. Przykład: W Berg System pokazujemy np., że zastosowanie formularza automatyzującego zbieranie leadów przyspieszy pracę klienta, co może przynieść X dodatkowych klientów i Y zysków w postaci prowizji. Widząc korzyści w jasnej postaci, klient dużo rzadziej będzie kwestionował cenę i ją negocjował o przysłowiowe „5 zł”.
6. Referencje i rekomendacje
Dobrą praktyką jest zawarcie w ofercie handlowej referencji i pozytywnych opinii od zadowolonych klientów, co może wzmocnić jej wiarygodność. Można umieścić tam krótkie świadectwa klientów lub odwołać się do wcześniejszych sukcesów i osiągnięć firmy.
Konkretne dowody i referencje: Dowody na to, że firma spełniła podobne cele dla innych klientów, to najlepsze potwierdzenie jakości usług. Poproś więc swoich wcześniejszych klientów o krótkie referencje. Zazwyczaj nie ma odmowy, na takie prośby.
Zobacz jakie opinie mamy od naszych klientów na stronie głównej Berg System.
Przy dużych projektach i indywidualnych wdrożeniach, gdzie wykonywaliśmy np. modyfikacje systemu CRM w dopasowaniu do potrzeb klienta, posługujemy się już danymi kontaktowymi do osób odbierających gotowy projekt po wdrożeniu. Tym samym, świadczymy, że jakość naszych usług, potwierdzają inni. Co z resztą można zweryfikować.
7. Plan działań
Oferta zawiera plan działań i przedstawia konkretne kroki, które zostaną podjęte po zaakceptowaniu oferty. Wskazuje się na spotkania, omówienia i inne działania, które prowadzą do realizacji celów klienta.
- Co i jak zostanie zrobione: Plan realizacji pomaga określić i sformułować cele. Dzięki niemu pokazujemy dokąd zmierzamy i co chcemy osiągnąć. W planie należy określić kroki, terminy i zasoby potrzebne do realizacji celów. Określ priorytety i harmonogramy. Pokażesz w ten sposób, że masz plan na w pełni efektywne wykorzystanie dostępnego czasu.
8. Osadzenie w czasie
Dla klienta istotną informacją jest to, ile to wszystko potrwa? Kiedy dostarczysz produkt, kiedy zostanie zrealizowana usługa? Jad długo będzie trwało wdrożenie?
- Czas realizacji: Treść oferty można wzbogacić elementami graficznymi. Jeśli chcesz pokazać przebieg prac, użyj do tego np. linii czasu, aby przedstawić, jakie będą kolejne etapy i jak długo potrwa realizacja projektu.
9. Zespół
Informacja o zespole, ludziach i ich doświadczeniu w prowadzeniu projektów, to nie konieczność, ale zawsze dobrze wygląda w profesjonalnej ofercie handlowej.
- Kto będzie odpowiadał za dostarczenie produktu czy usługi po stronie dostawcy: Oferta może zawierać informacje o zespole, który będzie odpowiedzialny za realizację projektu. Gdy pokazujesz twarze ludzi, to nadajesz relacji z klientem bardziej personalnego charakteru.
10. Cross-selling
W ofercie można pokusić się o uwzględnienie informacji o innych produktach lub usługach, które firma oferuje, nawet jeśli klient nie pytał o nie bezpośrednio.
- Możliwe rozszerzenia dla produktów i usług: Pokazanie klientowi dodatkowych możliwości, może zwiększyć jego świadomość na temat naszych produktów czy usług i doprowadzić do dodatkowych sprzedaży. Warto więc spróbować.
Polecany artykuł:
Automatyzacja sprzedaży staje się coraz modniejszym hasłem wyszukiwanym w Google. Dzisiejszy pęd, mnogość obowiązków i zadań przy ograniczonym czasie, sprawia, że szukamy rozwiązań, które pomogłyby
Cross sell i up sell, to inaczej sprzedaż krzyżowa i sprzedaż droższej wersji produktu. Jedno, to dosprzedaż lub sprzedaż komplementarna produktów uzupełniających daną transakcję. Drugie
11. Termin ważności oferty handlowej
W zależności od branży, dynamika zmian cen może być bardzo różna. Dlatego warto się zabezpieczyć, nie czekając zbyt długo na odpowiedź odbiorcy oferty.
- Czas obowiązywania oferty handlowej: Określ termin ważności oferty, aby klient wiedział, jak długo może skorzystać z podanych warunków i cen. Ograniczenie czasowe może również skłonić go do podjęcia decyzji szybciej.
12. Dane kontaktowe
Klient musi mieć możliwość łatwego skontaktowania się w razie dodatkowych pytań lub zainteresowania ofertą.
- Kontakt do oferenta: Na końcu oferty zamieść pełne dane kontaktowe firmy, takie jak adres, numer telefonu, adres e-mail, strona internetowa itp. Dodaj również NIP, KRS i kwotę kapitału zakładowego.
13. Co teraz?
Wysyłając dokumenty musisz napisać co nastąpi dalej…Klient otrzymaną ofertę handlową albo akceptuje, albo odrzuca, co warto żebyś również wiedział.
Pokaż co powinno się zadziać, jeśli oferta handlowa posiada wszystkie akceptowalne przez klienta elementy i można podejść do ewentualnych negocjacji bądź podpisania umowy.
- Zaakceptowanie tej oferty
- Podpisanie umowy
- Ustalenie harmonogramu
- Rozpoczęcie prac
Jak napisać ofertę handlową - instrukcje ogólne
Struktura oferty handlowej jest już opisania. Czas teraz, żebyś składając ofertę handlową w całość, możliwe jak najlepiej upewnił się, że faktycznie odpowiada ona potrzebom klienta.
Skuteczna oferta handlowa wymaga starannego przygotowania i przemyślanego podejścia. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci napisać ją dobrze, w duchu dbania o pozytywny odbór z drugiej strony. O części z nich już wspomnieliśmy. Znajdziesz tu też pośrednio odpowiedź na to, czego unikać tworząc ofertę dla klienta.
1. Dopasuj ofertę do potrzeb klienta
Przed napisaniem oferty dobrze zrozumieć potrzeby i oczekiwania klienta. Dostosuj ofertę tak, aby w sposób konkretny i jasny odpowiadała na jego potrzeby. Pamiętaj, że oferta powinna być klientowi dedykowana.
2. Skup się na korzyściach
Podkreślaj korzyści, jakie klient otrzyma, korzystając z Twojej oferty. Skoncentruj się na tym, jak rozwiąże jego problemy lub ułatwi życie. Zachęcaj klienta do wyobrażenia sobie, co się zmieni, jak skorzysta z oferowanych produktów lub usług.
3. Użyj jasnego i przekonującego języka
Napisz ofertę w sposób klarowny i zrozumiały dla klienta. Unikaj skomplikowanych terminów i zbyt technicznego języka. Stosuj przekonujące argumenty.
4. Zwróć uwagę na wizualną prezentację
Oferta powinna być czytelna i estetycznie zaprojektowana. Skorzystaj z odpowiednich czcionek, nagłówków, wyróżnień i grafik, aby wizualnie wzbogacić treść. Dobrze zorganizowany układ i czytelna struktura ułatwią odbiorcy przeglądanie oferty. Rozbudowana oferta, przeładowana samą treścią, nie będzie pracowała na Twoją korzyść.
5. Bądź konkretny i szczegółowy
Unikaj ogólników i pustych frazesów. Konkretne informacje i szczegóły są kluczowe. Podaj dokładne informacje dotyczące produktów lub usług, warunków sprzedaży, cen, terminów itp. Im bardziej precyzyjna i przejrzysta oferta, tym większa szansa na przekonanie klienta.
Jak można przyspieszyć wysyłanie ofert?
W kontekście tworzenia oferty handlowej, wiele korzyści może przynieść wykorzystanie systemu CRM.
Personalizacja oferty handlowej, dzięki danym z systemu do zarządzania relacjami z klientami
System CRM umożliwia gromadzenie informacji o klientach, ich preferencjach, historii zakupów oraz interakcjach z firmą. Informacje zawarte w systemie CRM pozwalają nam lepiej zrozumieć klienta, przeanalizować jego sytuację i skierować ofertę w sposób, który najbardziej go zainteresuje.
Oferta handlowa jako etap procesu sprzedaży
System CRM pozwala na śledzenie całego procesu sprzedaży, od pierwszego kontaktu z klientem do finalizacji transakcji. Dzięki temu możemy analizować etapy sprzedaży, identyfikować potencjalne przeszkody i podejmować odpowiednie działania w celu zwiększenia swojej skuteczności.
Automatyzacja generowania ofert
System CRM, tak jak Berg System, może być wykorzystywany do automatyzacji procesu generowania ofert. Dzięki zintegrowanym szablonom i narzędziom możemy szybko stworzyć podstawową ofertę handlową dla konkretnego klienta, wykorzystując wcześniej zgromadzone dane.
Automatyzacja tego procesu pozwala przygotować ofertę handlową jednym kliknięciem, zaoszczędzić czas i zapewnić spójność dokumentów generowanych przez firmę. Co więcej, integracja CRM z pocztą e-mail, pozwala na wysłanie klientowi oferty wprost z systemu, gdzie jest ona przechowywana razem z innymi dokumentami i całą historią klienta.
Jeśli interesuje Cię, co jeszcze mógłbyś zautomatyzować w swojej firmie, przejdź do artykułu: Automatyzacja sprzedaży – czym jest i co zrobi za handlowca?
