Automatyzacja sprzedaży staje się coraz modniejszym hasłem wyszukiwanym w Google. Dzisiejszy pęd, mnogość obowiązków i zadań przy ograniczonym czasie, sprawia, że szukamy rozwiązań, które pomogłyby nam wykonać je szybciej, albo wręcz zastąpiły nas w nich całkowicie.
Jak wykorzystać ją w handlu? Jakie zmiany automatyzacja sprzedaży wprowadza do pracy handlowca? Czego handlowiec nie musi robić, a zrobi za niego automat?
Czym jest automatyzacja sprzedaży?
Rozwój technologii i sztucznej inteligencji ma ogromny wpływ na dzisiejszy świat, w tym również na branżę sprzedaży.
Automatyzacja sprzedaży to wykorzystanie technologii i sztucznej inteligencji do automatyzacji zadań, eliminacji rutynowych, powtarzalnych czynności, celem zwiększenia efektywności, skuteczności działań sprzedażowych i podnoszenia satysfakcji klientów.
Automatyzacja procesów sprzedażowych umożliwia wprowadzenie istotnych ulepszeń w firmie, co przekłada się na oszczędność kapitału, czasu i różnych zasobów — w tym również tych ludzkich.
Przyszedł moment, aby wprowadzić automatyzację w dziale sprzedaży.
Handlowcy to grupa zawodowa, która codziennie zmaga się z różnymi wyzwaniami. Walka o nowych klientów, nawiązywanie kontaktów, budowanie relacji i realizacja celów sprzedażowych, to tylko niektóre z nich.
Ale oprócz tych typowych trudności, istnieje jeszcze jedno utrapienie, które pochłania ich cenny czas i energię — powtarzalne zadania, które nie przynoszą wartości dodanej, a jedynie absorbują cenne godziny ich pracy.
Aktualizowanie danych klienta, wpisywanie danych do arkuszy kalkulacyjnych, zbieranie danych kontaktowych, ręczne wysyłanie wiadomości e-mail, generowanie ofert, przypominanie o płatnościach czy planowanie spotkań albo wysyłanie wiadomości powitalnych. Można by tego mnożyć.
Ważna uwaga!
Najefektywniejszym sposobem na identyfikację obszarów, które mogą być wspomagane przez automatyzację, jest dokładne zbadanie procesu sprzedaży w firmie i wybranie tych działań, które są najczęściej powtarzane.
Warto również zrobić warsztat i spytać zespół, jakie czynności z obsługi klienta, obsługi procesów sprzedaży czy obsługi zamówień mógłby zastąpić jakiś z elementów automatyzacji sprzedaży?
Co może zautomatyzować sprzedaż?
Wdrożenie systemu CRM (Customer Relationship Management) jest rozwiązaniem, które może odmienić sposób prowadzenia biznesu i zrewolucjonizować sprzedaż w Twojej firmie.
System CRM pomaga w zarządzaniu szansami sprzedaży. Gromadzi wszystkie ważne informacje o klientach w jednym miejscu. Handlowcy mają łatwy dostęp do kontaktów, danych dotyczących klientów, historii sprzedaży, czy ich aktywności. To eliminuje chaos, poprawia spójność informacji i umożliwia szybkie wyszukiwanie potrzebnych danych.
Handlowcy mogą planować kontakt z klientami, wysyłać personalizowane wiadomości, tworzyć przypomnienia o spotkaniach, co sprawia, że utrzymanie regularnej komunikacji z klientami staje się łatwiejsze i jest bardziej efektywne.
Manager sprzedaży może natomiast śledzić kluczowe wskaźniki w raportach generowanych w czasie rzeczywistym. Może monitorować postępy sprzedażowe, analizować trendy i identyfikować możliwości rozwoju. CRM dostarcza mu cennych informacji, które mogą być wykorzystane do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych.
CRM, to więc taki system automatyzacji sprzedaży, zarządzania relacji z klientami oraz zarządzania siecią sprzedaży, skupiony w jednym miejscu.
Przykłady automatyzacji sprzedaży przy użyciu systemu CRM.
Przedstawione poniżej rozwiązania stanowią automatyzacje realizowane przez Berg System w programie CRM dedykowanym średnim i dużym zespołom sprzedażowym, gdzie sprzedaż produktów czy usług jest powtarzalna.
Automatyzacja procesu sprzedaży:
- Zbieranie leadów z różnych źródeł i automatyczne zapisywanie ich jako szansa sprzedaży w CRM.
Automatyzacja ta umożliwia zbieranie leadów z różnych źródeł, takich jak formularze online czy kampanie marketingowe, i automatyczne zapisywanie ich jako szans sprzedaży w systemie CRM. To eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i zapewnia skuteczne zarządzanie potencjalnymi klientami.
Powiadomienia SMS do handlowca o nowej szansie sprzedaży.
Handlowiec może otrzymywać powiadomienia SMS o nowych szansach sprzedaży, co pozwala mu na szybką reakcję i skontaktowanie się z potencjalnym klientem.
Szereg automatycznych maili (powiadomień) do handlowca i managera.
Ta funkcja automatyzuje przepływ informacji wewnątrz zespołu handlowego. Manager otrzymuje listę umów, które powinny być wkrótce wznowione, co pomaga mu w planowaniu i monitorowaniu pracy zespołu. Handlowiec otrzymuje również powiadomienia mailowe z listą umów, które dotyczą jego obszaru działania, ułatwiając mu kontrolę i zapobiegając przegapieniu ważnych terminów.
Automatycznie tworzenie się zadań w procesie sprzedaży po przejściu na kolejny krok.
Tzw. checklista zadań, pozwala na automatyczne tworzenie się zadań w procesie sprzedaży po osiągnięciu określonego etapu. To zapewnia ład i eliminuje ryzyko przeoczenia ważnych działań.
Tworzenie szansy sprzedaży z wypełnionych APK.
Po wypełnieniu formularza APK, system CRM automatycznie tworzy szansę sprzedaży. To umożliwia szybkie reagowanie na potencjalne zainteresowanie klienta i skrócenie cyklu sprzedażowego.
Generowanie oferty i autouzupełnianie.
Generowanie ofert i autouzupełnianie danych klienta pozwala handlowcom szybko tworzyć i personalizować oferty dla klientów, co przyspiesza ich obsługę i zwiększa efektywność.
Ustawienie wydarzenia w kalendarzu
Handlowcy mogą w łatwy sposób ustawić wydarzenie w kalendarzu na podstawie danych kontaktowych klienta. To ułatwia planowanie spotkań i zapamiętywanie ważnych terminów.
Automatyzacje dotyczęce obsługi posprzedażowej:
Zgłoszenie klienta w Panelu Klienta automatycznie otwiera Proces Spraw.
Otwarcie procesu spraw w przypadku zgłoszenia klienta w Panelu Klienta usprawnia zarządzanie sprawami klientów i zapewnia skuteczne śledzenie ich postępu.
Zapisywanie spraw z formularzy zewnętrznych.
Zapisywanie spraw klientów z formularzy zewnętrznych, takich jak formularze kontaktowe na stronie internetowej ułatwia gromadzenie danych i zapewnia szybką reakcję na zapytania klientów.
Automatyzacje dotyczące komunikacji z klientem:
Szablony wiadomości.
Ta funkcja umożliwia handlowcom tworzenie szablonów wiadomości, które można wielokrotnie wykorzystywać. To oszczędza czas i wysiłek potrzebny na pisanie indywidualnych wiadomości, umożliwiając szybkie i spójne komunikowanie się z klientami.
Wysyłka masowa SMS – kampanie marketingowe.
Automatyzacja wysyłki masowych SMS-ów umożliwia przeprowadzanie kampanii marketingowych, promujących produkty lub usługi firmy. Handlowiec może dostosować wiadomości do grupy odbiorców i dotrzeć do większej liczby potencjalnych klientów.
SMS dla klientów o zmianie statusu sprawy/sprzedaży.
Automatyczne powiadomienia SMS informują klientów o zmianach w ich sprawach lub statusie sprzedaży. To zapewnia natychmiastowe i skuteczne komunikowanie się z klientami, utrzymując ich zaangażowanie i informując o postępach.
Przypomnienia SMS o wznowieniach dla klientów.
Do zadań systemu CRM należy wysyłanie przypomnień SMS do klientów o konieczności wznowienia umów. Dzięki temu klient może być regularnie informowany o nadchodzących terminach i nie zapomina o konieczności przedłużenia lub odnowienia umowy.
Przypomnienia o płatnościach/ratach dla klientów.
System może generować automatyczne przypomnienia SMS o płatnościach lub ratach dla klientów. To zapewnia terminowe płatności i pomaga uniknąć opóźnień w spłacie należności.
SMS do klienta o umówionym spotkaniu.
Handlowiec może wysyłać automatyczne SMS-y do klienta, przypominając o umówionym spotkaniu. Ta funkcja pomaga w zapewnieniu, że zarówno handlowiec, jak i klient, są świadomi nadchodzącego spotkania i mogą się na nie odpowiednio przygotować.
SMS z życzeniami w dniu urodzin.
Automatyczne wysyłanie SMS-ów z życzeniami w dniu urodzin klienta jest miłym sposobem na utrzymanie relacji z klientem i budowanie pozytywnego wizerunku firmy.
Automatyczne zarządzanie danymi klienta:
Automatyczny import danych.
Automatyczny import danych z innych systemów lub baz danych eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych. To oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów.
Podpięcie poczty email do systemu i przypisywanie maili do kart klientów po adresie email.
To rozwiązanie umożliwia handlowcowi łatwe śledzenie i przypisywanie korespondencji e-mailowej do odpowiednich kart klientów. Dzięki temu handlowiec ma pełen wgląd w historię komunikacji z klientem, co ułatwia zarządzanie relacją i zapewnia lepszą obsługę klienta.
Zapisywanie danych i aktualizacje Karty klienta po wypełnieniu APK.
Automatyzacja ta pozwala na automatyczne zapisywanie danych klienta i aktualizacje Karty klienta po wypełnieniu formularza APK (Aplikacja Potencjalnego Klienta). To skraca czas potrzebny na przetwarzanie danych i zapewnia aktualne informacje o kliencie.
Informacje o nowym Kontakcie z przyciskiem CEIDG/GUS
Integracja z bazami CEIDG i GUS umożliwia automatyczne pobieranie danych o nowym Kontakcie na podstawie numeru NIP. To znacznie skraca czas potrzebny na ręczne wprowadzanie danych klienta i zapewnia dokładność informacji.
Usprawnienie administracji w sprzedaży:
Rozliczenia prowizji.
Firma może ułatwić sobie proces rozliczania prowizji dla handlowców. System automatycznie oblicza prowizje na podstawie ustalonych zasad i informuje handlowców o ich wynikach.
Przeczytaj o tym, jak wdrożyliśmy automatyczny system rozliczeń prowizji w Poczta Polska Dystrybucja S.A
Wystawianie faktur do wynagrodzeń (samofakturowanie).
Szybkie wystawianie faktur do wynagrodzeń ułatwia proces rozliczania płatności związanych z wynagrodzeniami handlowców.
Raporty.
Generowanie raportów w czasie rzeczywistym umożliwia procownikom działów sprzedaży i ich managerom łatwe i szybkie uzyskiwanie informacji o wynikach sprzedaży, wskaźnikach wydajności oraz innych kluczowych metrykach. Raporty te pomagają w podejmowaniu decyzji biznesowych i monitorowaniu postępów.
Integracje:
Otwarte API do niestandardowych integracji.
Otwarte API umożliwiają niestandardowe integracje z innymi systemami i narzędziami, co daje elastyczność w dostosowywaniu funkcjonalności i rozszerzaniu możliwości systemu.
Integracja z ZAPIER.
Integracja z platformą ZAPIER pozwala na łatwe połączenie systemu z innymi narzędziami i aplikacjami, umożliwiając automatyzację różnych procesów i przepływu danych.
Integracja z programami księgowymi (np. Symfonia).
Integracja z programami księgowymi, takimi jak Symfonia, umożliwia przesyłanie danych księgowych i finansowych, zapewniając spójność informacji i ułatwiając procesy księgowe.
Integracja z opłatomatami.
Integracja z opłatomatami umożliwia automatyczne przetwarzanie płatności od klientów, zapewniając wygodę procesu obsługi płatności.
Integracja z porównywarką ubezpieczeniową Polskie Polisy.
Integracja z porównywarką ubezpieczeniową Polskie Polisy umożliwia łatwe uzyskiwanie ofert ubezpieczeniowych dla klientów i składanie wniosków w prosty sposób.
Integracja z systemem call center (Focus telecom).
Integracja z systemem call center, takim jak Focus telecom, umożliwia płynny przepływ informacji między systemem CRM a narzędziami obsługi telefonicznej, zapewniając szybką komunikację i lepszą obsługę klienta.
Jak widać, dzięki automatyzacji sprzedaży dane mogą się przenieść automatycznie do CRM, a wiele zadań nie musi być w ogóle wykonywanych przy udziale handlowca, pracowników obsługi klienta czy osób zajmujących się administracją i księgowością, bo wykonuje je za niego system.
Automatyzacja - korzyści
Zautomatyzowanie procesów sprzedażowych przynosi wiele korzyści dla firm. Oto główne z nich:
Oszczędność czasu: Wykorzystanie możliwości, jakie daje system CRM, eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i wykonywania powtarzalnych zadań, co pozwala pracownikom skoncentrować się na bardziej strategicznych działaniach. Handlowcy mogą skupić się na nawiązywaniu kontaktów z klientami, rozwijaniu relacji i odpowiadaniu na pytania klientów czy realizowaniu sprzedaży.
Zwiększenie efektywności: Dzięki automatyzacji sprzedaży można wyeliminować błędy ludzkie i zapewnić spójność w danych. To prowadzi do szybszego i bardziej efektywnego działania pracowników działu sprzedaży, dla których wygrana szansa sprzedaży jest jeszcze bardziej osiągalna.
Poprawa obsługi klienta i obniżenie kosztu obsługi klienta: Procesy pozyskiwania klientów są uszczelnione. Dzięki automatyzacji możliwe jest świadczenie szybszej i bardziej spersonalizowanej obsługi klienta. Automatyczne powiadomienia, przypomnienia i informacje o statusie zamówień pozwalają na lepszą komunikację z klientami i budowanie trwałych relacji.
Skuteczniejsze zarządzanie sprzedażą: Dzięki systemowi CRM można śledzić postępy w realizacji celów sprzedażowych, analizować dane dotyczące sprzedaży i prognozować wyniki.
Precyzyjne raportowanie: Generowanie raportów „od ręki” pozwala na lepsze zrozumienie działań sprzedażowych, identyfikowanie trendów i podejmowanie strategicznych decyzji.
Zwiększenie skuteczności kampanii marketingowych: Automatyzacja umożliwia wysyłkę masowych SMS-ów, e-maili i innych komunikatów marketingowych. Dzięki temu można dotrzeć do większej liczby nowych klientów i monitorować skuteczność kampanii.
Skalowalność i elastyczność: Zautomatyzowanie wybranych procesów sprzedażowych umożliwia szybsze skalowanie działalności, a program taki jak Berg System, jest elastyczny i może być dostosowywany do zmieniających się potrzeb i wymagań biznesowych Twojej firmy.
Chcesz zautomatyzować swoją firmę?
Chcesz uporządkować swój proces sprzedaży i wprowadzić do niego automatyzację?
Korzystając z usług Berg System, możesz skorzystać z gotowych rozwiązań i szerokiej gamy narzędzi , które pomogą Ci zautomatyzować różne obszary i procesy w Twojej firmie. To rozwiązania pudełkowe, dostępne od razu po zarejestrowaniu na 14-dniowy okres próbny: https://bergsystem.pl/cennik/
Jeśli potrzebujesz indywidualnego podejścia do twoich problemów i potrzeb, możemy zacząć od analizy Twoich obecnych procesów, a następnie zaprojektować i wdrożyć dla Ciebie dedykowane rozwiązania. Odezwij się, wypełniając formularz kontaktowy: https://bergsystem.pl/kontakt/.
