Automatyzacja sprzedaży staje się coraz modniejszym hasłem wyszukiwanym w Google. Dzisiejszy pęd, mnogość obowiązków i zadań przy ograniczonym czasie, sprawia, że szukamy rozwiązań, które pomogłyby nam wykonać je szybciej, albo wręcz zastąpiły nas w nich całkowicie.
W związku z tym, jak wykorzystać ją w handlu? Jakie zmiany automatyzacja sprzedaży wprowadza do pracy handlowca? Czego handlowiec nie musi robić, a zrobi za niego automat?
Czym jest automatyzacja sprzedaży?
Przede wszystkim, rozwój technologii i sztucznej inteligencji ma ogromny wpływ na dzisiejszy świat, w tym również na branżę sprzedaży.
Automatyzacja sprzedaży to wykorzystanie technologii i sztucznej inteligencji do automatyzacji zadań. Jej celem jest eliminacja rutynowych, powtarzalnych czynności. Dzięki temu możliwe jest zwiększenie efektywności, skuteczności działań sprzedażowych i podnoszenie satysfakcji klientów.
Automatyzacja procesów sprzedażowych umożliwia wprowadzenie istotnych ulepszeń w firmie, co przekłada się na oszczędność kapitału, czasu i różnych zasobów — w tym również tych ludzkich.
To moment, aby wprowadzić automatyzację w dziale sprzedaży.
Handlowcy to grupa zawodowa, która codziennie zmaga się z różnymi wyzwaniami. Należy zauważyć, że walka o nowych klientów, nawiązywanie kontaktów, budowanie relacji i realizacja celów sprzedażowych, to tylko niektóre z nich.
Jednakże, oprócz tych typowych trudności, istnieje jeszcze jedno utrapienie, które pochłania ich cenny czas i energię — powtarzalne zadania, które nie przynoszą wartości dodanej, a jedynie absorbują cenne godziny ich pracy.
Aktualizowanie danych klienta, wpisywanie danych do arkuszy kalkulacyjnych, zbieranie danych kontaktowych, ręczne wysyłanie wiadomości e-mail, generowanie ofert, przypominanie o płatnościach czy planowanie spotkań albo wysyłanie wiadomości powitalnych. Warto podkreślić, że można by tego mnożyć.
Ważna uwaga!
Najefektywniejszym sposobem na identyfikację obszarów, które mogą być wspomagane przez automatyzację, jest dokładne zbadanie procesu sprzedaży w firmie i wybranie tych działań, które są najczęściej powtarzane.
Warto również zrobić warsztat i spytać zespół, jakie czynności z obsługi klienta, obsługi procesów sprzedaży czy obsługi zamówień mógłby zastąpić jakiś z elementów automatyzacji sprzedaży?
Co może zautomatyzować sprzedaż?
Przede wszystkim, wdrożenie systemu CRM (Customer Relationship Management) jest rozwiązaniem, które może odmienić sposób prowadzenia biznesu i zrewolucjonizować sprzedaż w Twojej firmie.
System CRM pomaga w zarządzaniu szansami sprzedaży. Ponadto gromadzi wszystkie ważne informacje o klientach w jednym miejscu. Dzięki temu, handlowcy mają łatwy dostęp do kontaktów, danych dotyczących klientów, historii sprzedaży, czy ich aktywności. To eliminuje chaos, poprawia spójność informacji i umożliwia szybkie wyszukiwanie potrzebnych danych.
Dodatkowo handlowcy mogą planować kontakt z klientami: wysyłać personalizowane wiadomości, tworzyć przypomnienia o spotkaniach. W rezultacie utrzymanie regularnej komunikacji z klientami staje się łatwiejsze i jest bardziej efektywne.
Manager sprzedaży może natomiast śledzić kluczowe wskaźniki w raportach generowanych w czasie rzeczywistym. Dzięki temu może monitorować postępy sprzedażowe, analizować trendy i identyfikować możliwości rozwoju. CRM dostarcza mu cennych informacji, które mogą być wykorzystane do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych.
Podsumowując, CRM to taki system automatyzacji sprzedaży i zarządzania relacji z klientami, który skupia w jednym miejscu wszystkie dziania działu handlowego.
Przykłady automatyzacji sprzedaży przy użyciu systemu CRM
Przedstawione poniżej rozwiązania stanowią automatyzacje realizowane przez Berg System w programie CRM dedykowanym średnim i dużym zespołom sprzedażowym, gdzie sprzedaż produktów czy usług jest powtarzalna.
Automatyzacja procesu sprzedaży:
- Zbieranie leadów z różnych źródeł i automatyczne zapisywanie ich jako szansa sprzedaży w CRM.
Automatyzacja ta umożliwia zbieranie leadów z różnych źródeł, takich jak formularze online czy kampanie marketingowe, i automatyczne zapisywanie ich jako szans sprzedaży w systemie CRM. To eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i zapewnia skuteczne zarządzanie potencjalnymi klientami.
Powiadomienia SMS do handlowca o nowej szansie sprzedaży.
Automatyzacja sprzedaży obejmuje powiadomienia SMS do handlowca o nowej szansie sprzedaży. W rezultacie sprzedawca ma możliwość na szybką reakcję i skontaktowanie się z potencjalnym klientem.
Szereg automatycznych maili (powiadomień) do handlowca i managera.
Ta funkcja automatyzuje przepływ informacji wewnątrz zespołu handlowego.
- Manager otrzymuje listę umów, które powinny być wkrótce wznowione, co pomaga mu w planowaniu i monitorowaniu pracy zespołu.
- Dodatkowo handlowiec otrzymuje powiadomienia mailowe z listą umów, które dotyczą jego obszaru działania. Dzięki temu ma ułatwioną kontrolę nad wznowieniami.
Działanie systemu zapobiega przegapieniu ważnych terminów.
Automatycznie tworzenie się zadań w procesie sprzedaży po przejściu na kolejny krok.
Tzw. checklista zadań, pozwala na automatyczne tworzenie się zadań w procesie sprzedaży po osiągnięciu określonego etapu. To zapewnia ład i eliminuje ryzyko przeoczenia ważnych działań.
Tworzenie szansy sprzedaży z wypełnionych APK.
Po wypełnieniu formularza APK, system CRM automatycznie tworzy szansę sprzedaży. To umożliwia szybkie reagowanie na potencjalne zainteresowanie klienta i skrócenie cyklu sprzedażowego.
Generowanie oferty i autouzupełnianie.
Generowanie ofert i autouzupełnianie danych klienta pozwala handlowcom szybko tworzyć i personalizować oferty dla klientów, co przyspiesza ich obsługę i zwiększa efektywność.
Ustawienie wydarzenia w kalendarzu
Handlowcy mogą w łatwy sposób ustawić wydarzenie w kalendarzu na podstawie danych kontaktowych klienta. To ułatwia planowanie spotkań i zapamiętywanie ważnych terminów.
Automatyzacje dotyczęce obsługi posprzedażowej:
Zgłoszenie klienta w Panelu Klienta automatycznie otwiera Proces Spraw.
Otwarcie procesu spraw w przypadku zgłoszenia klienta w Panelu Klienta usprawnia zarządzanie sprawami klientów i zapewnia skuteczne śledzenie ich postępu.
Zapisywanie spraw z formularzy zewnętrznych.
Zapisywanie spraw klientów z formularzy zewnętrznych, takich jak formularze kontaktowe na stronie internetowej ułatwia gromadzenie danych i zapewnia szybką reakcję na zapytania klientów.
Automatyzacje dotyczące komunikacji z klientem:
Szablony wiadomości.
Ta funkcja umożliwia handlowcom tworzenie szablonów wiadomości, które można wielokrotnie wykorzystywać. To oszczędza czas i wysiłek potrzebny na pisanie indywidualnych wiadomości, umożliwiając szybkie i spójne komunikowanie się z klientami.
Wysyłka masowa SMS – kampanie marketingowe.
Automatyzacja wysyłki masowych SMS-ów umożliwia przeprowadzanie kampanii marketingowych, promujących produkty lub usługi firmy. Handlowiec może dostosować wiadomości do grupy odbiorców i dotrzeć do większej liczby potencjalnych klientów.
SMS dla klientów o zmianie statusu sprawy/sprzedaży.
Automatyczne powiadomienia SMS informują klientów o zmianach w ich sprawach lub statusie sprzedaży. To zapewnia natychmiastowe i skuteczne komunikowanie się z klientami, utrzymując ich zaangażowanie i informując o postępach.
Przypomnienia SMS o wznowieniach dla klientów.
Do zadań systemu CRM należy wysyłanie przypomnień SMS do klientów o konieczności wznowienia umów. Dzięki temu klient może być regularnie informowany o nadchodzących terminach i nie zapomina o konieczności przedłużenia lub odnowienia umowy.
Przypomnienia o płatnościach/ratach dla klientów.
System może generować automatyczne przypomnienia SMS o płatnościach lub ratach dla klientów. To zapewnia terminowe płatności i pomaga uniknąć opóźnień w spłacie należności.
SMS do klienta o umówionym spotkaniu.
Handlowiec może wysyłać automatyczne SMS-y do klienta, przypominając o umówionym spotkaniu. Ta funkcja pomaga w zapewnieniu, że zarówno handlowiec, jak i klient, są świadomi nadchodzącego spotkania i mogą się na nie odpowiednio przygotować.
SMS z życzeniami w dniu urodzin.
Automatyczne wysyłanie SMS-ów z życzeniami w dniu urodzin klienta jest miłym sposobem na utrzymanie relacji z klientem i budowanie pozytywnego wizerunku firmy.
Automatyczne zarządzanie danymi klienta:
Automatyczny import danych.
Automatyczny import danych z innych systemów lub baz danych eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych. To oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów.
Podpięcie poczty email do systemu i przypisywanie maili do kart klientów po adresie email.
To rozwiązanie umożliwia handlowcowi łatwe śledzenie i przypisywanie korespondencji e-mailowej do odpowiednich kart klientów. Dzięki temu handlowiec ma pełen wgląd w historię komunikacji z klientem, co ułatwia zarządzanie relacją i zapewnia lepszą obsługę klienta.
Zapisywanie danych i aktualizacje Karty klienta po wypełnieniu APK.
Automatyzacja ta pozwala na automatyczne zapisywanie danych klienta i aktualizacje Karty klienta po wypełnieniu formularza APK (Aplikacja Potencjalnego Klienta). To skraca czas potrzebny na przetwarzanie danych i zapewnia aktualne informacje o kliencie.
Informacje o nowym Kontakcie z przyciskiem CEIDG/GUS
Integracja z bazami CEIDG i GUS umożliwia automatyczne pobieranie danych o nowym Kontakcie na podstawie numeru NIP. To znacznie skraca czas potrzebny na ręczne wprowadzanie danych klienta i zapewnia dokładność informacji.
Usprawnienie administracji w sprzedaży:
Rozliczenia prowizji.
Firma może ułatwić sobie proces rozliczania prowizji dla handlowców. System automatycznie oblicza prowizje na podstawie ustalonych zasad i informuje handlowców o ich wynikach.
Przeczytaj o tym, jak wdrożyliśmy automatyczny system rozliczeń prowizji w Poczta Polska Dystrybucja S.A
Wystawianie faktur do wynagrodzeń (samofakturowanie).
Szybkie wystawianie faktur do wynagrodzeń ułatwia proces rozliczania płatności związanych z wynagrodzeniami handlowców.
Raporty.
Generowanie raportów w czasie rzeczywistym umożliwia procownikom działów sprzedaży i ich managerom łatwe i szybkie uzyskiwanie informacji o wynikach sprzedaży, wskaźnikach wydajności oraz innych kluczowych metrykach. Raporty te pomagają w podejmowaniu decyzji biznesowych i monitorowaniu postępów.
Integracje:
Otwarte API do niestandardowych integracji.
Otwarte API umożliwiają niestandardowe integracje z innymi systemami i narzędziami, co daje elastyczność w dostosowywaniu funkcjonalności i rozszerzaniu możliwości systemu.
Integracja z ZAPIER.
Połączenie z platformą ZAPIER pozwala na łatwe połączenie systemu z innymi narzędziami i aplikacjami, umożliwiając automatyzację różnych procesów i przepływu danych.
Połączenie z programami księgowymi (np. Symfonia).
Integracja z programami księgowymi, takimi jak Symfonia, umożliwia przesyłanie danych księgowych i finansowych, zapewniając spójność informacji i ułatwiając procesy księgowe.
Zintegrowanie z opłatomatami.
Powiązanie z opłatomatami umożliwia automatyczne przetwarzanie płatności od klientów, zapewniając wygodę procesu obsługi płatności.
Integracja z porównywarką ubezpieczeniową Polskie Polisy.
Integracja z porównywarką ubezpieczeniową Polskie Polisy umożliwia łatwe uzyskiwanie ofert ubezpieczeniowych dla klientów i składanie wniosków w prosty sposób.
Powiązanie z systemem call center (Focus telecom).
Zintegrowanie z systemem call center, takim jak Focus telecom, umożliwia płynny przepływ informacji między systemem CRM a narzędziami obsługi telefonicznej, zapewniając szybką komunikację i lepszą obsługę klienta.
Jak widać, dzięki automatyzacji sprzedaży dane mogą się przenieść automatycznie do CRM, a wiele zadań nie musi być w ogóle wykonywanych przy udziale handlowca, pracowników obsługi klienta czy osób zajmujących się administracją i księgowością, bo wykonuje je za niego system.
Automatyzacja - korzyści
Przede wszystkim zautomatyzowanie procesów sprzedażowych przynosi wiele korzyści dla firm. Oto główne z nich:
Oszczędność czasu: Wykorzystanie możliwości, jakie daje system CRM, eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i wykonywania powtarzalnych zadań, co pozwala pracownikom skoncentrować się na bardziej strategicznych działaniach. Handlowcy mogą skupić się na nawiązywaniu kontaktów z klientami, rozwijaniu relacji i odpowiadaniu na pytania klientów czy realizowaniu sprzedaży.
Zwiększenie efektywności: Dzięki automatyzacji sprzedaży można wyeliminować błędy ludzkie i zapewnić spójność w danych. To prowadzi do szybszego i bardziej efektywnego działania pracowników działu sprzedaży, dla których wygrana szansa sprzedaży jest jeszcze bardziej osiągalna.
Poprawa obsługi klienta i obniżenie kosztu obsługi klienta: Procesy pozyskiwania klientów są uszczelnione. Dzięki automatyzacji możliwe jest świadczenie szybszej i bardziej spersonalizowanej obsługi klienta. Automatyczne powiadomienia, przypomnienia i informacje o statusie zamówień pozwalają na lepszą komunikację z klientami i budowanie trwałych relacji.
Skuteczniejsze zarządzanie sprzedażą: Dzięki systemowi CRM można śledzić postępy w realizacji celów sprzedażowych, analizować dane dotyczące sprzedaży i prognozować wyniki.
Precyzyjne raportowanie: Generowanie raportów „od ręki” pozwala na lepsze zrozumienie działań sprzedażowych, identyfikowanie trendów i podejmowanie strategicznych decyzji.
Zwiększenie skuteczności kampanii marketingowych: Automatyzacja umożliwia wysyłkę masowych SMS-ów, e-maili i innych komunikatów marketingowych. Dzięki temu można dotrzeć do większej liczby nowych klientów i monitorować skuteczność kampanii.
Skalowalność i elastyczność: Zautomatyzowanie wybranych procesów sprzedażowych umożliwia szybsze skalowanie działalności, a program taki jak Berg System, jest elastyczny i może być dostosowywany do zmieniających się potrzeb i wymagań biznesowych Twojej firmy.
Chcesz zautomatyzować swoją firmę?
Chcesz uporządkować swój proces sprzedaży i wprowadzić do niego automatyzację?
Korzystając z usług Berg System, możesz skorzystać z gotowych rozwiązań i szerokiej gamy narzędzi , które pomogą Ci zautomatyzować różne obszary i procesy w Twojej firmie. To rozwiązania pudełkowe, dostępne od razu po zarejestrowaniu na 14-dniowy okres próbny: https://bergsystem.pl/rejestracja/
Jeśli potrzebujesz indywidualnego podejścia do twoich problemów i potrzeb, możemy zacząć od analizy Twoich obecnych procesów, a następnie zaprojektować i wdrożyć dla Ciebie dedykowane rozwiązania. Odezwij się, wypełniając formularz kontaktowy: https://bergsystem.pl/kontakt/.
