Uszczelnienie procesu sprzedaży
w Novdom

Branża	Nieruchomości
Użytkownicy	20+
Korzysta od	2022

Wybudowanych osiedli

20+

Gotowych mieszkań

2500+

Pracowników

20+

Kim jest nasz klient?

Novdom, to firma z branży deweloperskiej działająca na polskim rynku od 2006 roku. Firma specjalizuje się w budowie i sprzedaży inwestycji mieszkaniowych w ponad 10 miastach.

Na swoim koncie ma ponad 20 wybudowanych osiedli i około 2,5 tys. gotowych mieszkań. Zespół Novdom liczy około 20 osób i obejmuje zarówno zespół sprzedażowy, jak i zespół obsługi posprzedażowej.

Problemy klienta

Chaos w procesie sprzedaży
Praca na narzędziach nieodpowiadających potrzebom branży deweloperskiej
Utrata klientów
Trudności w obsłudze posprzedażowej

Firma Novdom miała problem z nieefektywnymi i niepoukładanymi procesami sprzedażowymi. Ich dotychczasowe działania opierały się głównie na rozbudowanym arkuszu Excel, który był trudny do zarządzania, szczególnie gdy na tym samym pliku pracowało więcej osób.

Często dochodziło do błędów, braku wpisów lub zapisów w niewłaściwym formacie, co prowadziło do chaosu. Proces sprzedaży nie był wystarczająco szczelny – występowały braki w danych, ginęły leady, a zbyt późna reakcja na pozostawione przez klienta zapytanie, powodowała spadek entuzjazmu zakupowego klienta. Dodatkowo, w firmie istniała potrzeba usprawnienia procesu obsługi posprzedażowej dotyczącej głównie zgłoszeń reklamacyjnych.

Przy 15 zakładkach na każdej inwestycji, oddzielnym pliku z magazynem, a do tego pliku zwanym rejestratorem leadów, wszystko się rozmywało i było rozproszone. Próbowaliśmy sobie z tym jakoś radzić, ale wciąż w tym wszystkim był pewnego rodzaju chaos. Naszym głównym problemem były ginące leady i braki w zgłoszeniach od klientów. Handlowcy raz dziennie rejestrowali się do źródeł pozyskiwania leadów i przepisywali wszystko do Exceli. Nikt jednak nie miał kontroli nad tym co zostało do nich wpisane.

Maciej Sosnowski

Dyrektor Rozwoju i Cyfryzacji Novdom

Wyzwania klienta

Dwa wdrożenia systemu CRM zakończone niepowodzeniem.
Trudności w znalezieniu doświadczonego i elastycznego partnera technologicznego.

Pisanie programu od zera, specjalnie dostosowanego do potrzeb Novdom, okazało się być trudnym zadaniem. Po kilkumiesięcznej pracy firmy zewnętrznej, która specjalizowała się w tworzeniu narzędzi dla branży deweloperskiej, oczekiwania i kierunek rozwoju systemu znacznie odbiegły od wstępnych założeń.

Zagraniczne systemy CRM okazały się natomiast być ograniczone, a ich zarządzający nie byli otwarci na dostosowywanie się do indywidualnych potrzeb klienta. Novdom, jako specyficzna firma związana z nieruchomościami, miała pewne wymagania, które nie mogły być przez nich zrealizowane.

W odpowiedzi na swoje dotychczasowe niepowodzenia, Novdom podjął decyzję o nawiązaniu współpracy z Berg System. Ta decyzja wynikła z rekomendacji firmy doradczej Sellwise, z którą Novdom już wcześniej współpracował w zakresie doradztwa w sprzedaży i marketingu. Warto dodać, że Sellwise jest również partnerem wdrożeniowym Berg System.

Berg System wyróżniał się tym, że był otwarty na rozwijanie i dostosowywanie funkcjonalności pod indywidualne wymagania klienta. Udział we wdrożeniu Daniela Kisiela, współwłaściciela firmy, znacznie skrócił ścieżkę decyzyjną. Bezpośrednia komunikacja z Danielem pozwoliła na szybkie podejmowanie decyzji i omawianie tematów na bieżąco podczas cyklicznych sprint’ów, co było kluczowe dla sukcesu tego projektu.

Maciej Sosnowski

Dyrektor Rozwoju i Cyfryzacji Novdom

Jak Berg System rozwiązał te problemy?

Po dokładnej analizie potrzeb Novdom:

Zastąpił arkusze Excela bazą danych systemu CRM, przenosząc tam wszystkie kontakty, dane i dokumenty.
Dopasował moduły i funkcjonalności systemu do modelu pracy Novdom.
Pomógł przy konfiguracji i odzwierciedleniu w systemie procesu sprzedaży.
Zintegrował wszystkie formularze zewnętrzne zbierające leady z bazą danych Berg System.
Zautomatyzował zadania dla handlowców w procesie sprzedaży.
Pomógł przy konfiguracji i odzwierciedleniu w systemie procesów posprzedażowych wdrażając na stronie Novdom formularz reklamacyjny oraz chatbot połączony z system CRM.

Berg System umożliwił zespołowi Novdom lepsze pilnowanie procesu sprzedaży i obsługi posprzedażowej. Sformalizowanie procesów sprzedażowych pod kątem specyfiki branży deweloperskiej pozwoliło Novdom na określenie mierzalnych wskaźników na każdym etapie współpracy z klientem.

Dzięki dostępowi do raportów sprzedaży kierownictwo zyskało wgląd w pracę zespołu i możliwość kontroli nad wszystkimi procesami. Zastąpienie rozbudowanego arkusza Excela jednolitym systemem pozwoliło uniknąć błędów i chaosu, który występował wcześniej.

Berg System zapewnił Novdom pełną szczelność procesu sprzedażowego. Dzięki integracji z narzędziem Zapier, wszystkie leady i zgłoszenia z różnych kanałów kontaktu (ze strony internetowej Novdom – chata i formularza zgłoszeń gwarancyjnych, z Google, Facebook’a, reklam umieszczanych na stronach branżowych) zaczęły trafiać bezpośrednio do systemu CRM, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania danych.

Jakie są korzyści wynikające z wdrożenia Berg System w Novdom?

Firma Novdom zyskała większą kontrolę nad pracą zespołu oraz przebiegiem procesu sprzedaży.
Lead’y i informacje z różnych źródeł trafiają teraz do jednego miejsca, co minimalizuje ryzyko utraty lead-ów oraz ułatwia zarządzanie nimi.
Każdy lead jest przypisywany odpowiedniemu doradcy, a kierownik ma pełen wgląd w pracę zespołu sprzedażowego na każdym etapie współpracy z klientem.
System pilnuje realizacji zaplanowanych zadań i terminów, co pozwala skutecznie przejść przez proces sprzedaży i procesy posprzedażowe.
Berg System usprawnił proces posprzedażowy wdrażając na stronie Novdom formularz reklamacyjny połączony z systemem CRM, dzięki czemu każda opisana przez klienta sprawa rejestrowana jest bezpośrednio w systemie i automatycznie otwiera nowy proces.
Automatyzacja wyeliminowała błędy wynikające z pracy ręcznej i niedopatrzeń.
Elastyczność narzędzia pozwoliła firmie Novdom na szybkie samodzielne modyfikacje procesów: dodawanie etapów, zmienianie zadań i dodawanie pól dodatkowych według potrzeb. Dzięki temu są w stanie dynamicznie reagować na zmieniające się wymagania i doskonalić działania w oparciu o feedback od klientów czy zespołu.

Korzystając z różnego rodzaju kanałów kontaktu z klientem: czy to Google, Facebook, czat lub inne portale internetowe, zdani byliśmy na pracę ręczną. Formularze spływały, a my zbieraliśmy z nich dane zazwyczaj raz dziennie. Wszystko było niemierzalne i ciężkie do sprawdzenia. Trudno przecież, żeby ktokolwiek wchodził pracownikom na skrzynkę pocztową i weryfikował, czy wszystkie leady i tematy zostały przypisane, zarejestrowane i wprowadzone do obiegu. Dziś już nie ma tego problemu. Nikt nie mówi, że mail wpadł do spamu, że nie zauważył wiadomości, że spisał sobie coś na kartce, ale zapomniał o sprawie. Wszystko trafia w jedno miejsce i jest odgórnie zarządzane.