Intranet, baza polis i rozliczenia prowizji dla Grupy Punkta

Branża	Ubezpieczenia
Użytkownicy	50+
Korzysta od	2021

Lat doświadczenia

20+

Pracowników

31+

Miesięczna sprzedaż polis

23000+

Kim jest nasz klient?

Grupa Punkta to jedna z największych multiagencji ubezpieczeń w Polsce, w skład której wchodzi: Punkta, Profi Insurance oraz Arrant. Punkta oferuje klientom dostęp do sieci agentów w całym kraju oraz do jednej z najpopularniejszych internetowych porównywarek cen ubezpieczeń.

W ich ofercie znaleźć można ubezpieczenia na samochód, motocykl, rower, ubezpieczenia mieszkania lub domu, ale również życia i zdrowia. Mają również szeroką ofertę polis turystycznych. To firma z ponad 20 letnim doświadczeniem, która dla rozwoju swojej działalności wykorzystuje najnowocześniejsze rozwiązania w branży insurance technology.

Problemy klienta

Przestarzała, nieaktualna i trudna w zarządzaniu baza wiedzy.
Brak kategorii oraz silnika wyszukiwania treści w bazie wiedzy.
Brak odpowiedniego narzędzia do komunikacji centrali z siecią agencyjną oraz między samymi agentami.
Brak scentralizowanego dostępu do bazy polis i powiązanych z nimi aktywów.
Trudności w monitorowaniu cykli życia polis oraz brak przejrzystej prezentacji informacji o polisach.
Brak możliwości szybkiej weryfikacji sprzedanych sprzedaży polis i rozliczeń prowizji.

Pierwotna baza wiedzy w Punkta oparta była na WordPressie. Nie miała żadnych zabezpieczeń i była trudna w zarządzaniu. Dodatkowo była przestarzała i nieaktualna – informacje, dokumenty i procedury, jakie tam się znajdowały nie były systematycznie aktualizowane.

Brak odpowiednio skategoryzowanych grup dokumentów i informacji zawartych w bazie wprowadzał chaos. Przy braku silnika wyszukiwania, agenci mieli trudności w skutecznym odnajdywaniu potrzebnych treści. Punkta miała również problem z przepływem komunikacji w sieci agencyjnej. Brak platformy komunikacji wewnętrznej utrudniał współpracę, wymianę informacji i rozwiązywanie problemów.

Agenci potrzebowali również takiej części systemu CRM, który gwarantowałaby im dostęp do bazy polis i powiązanych z nimi aktywów. Bez niego tracili czas na przeklikiwanie się po różnych systemach własnych i udostępnianych przez Towarzystwa Ubezpieczeniowe.

To powodowało, że mieli utrudnioną identyfikację klientów, monitorowanie ich historii i śledzenie powiązanych z nimi polis. Agenci w Punkta nie mieli również możliwości szybkiej weryfikacji sprzedanych sprzedaży polis i rozliczeń prowizji. Musieli rejestrować sobie tego typu informacje gdzieś na kartach papieru, bądź też kontaktować się z działem wsparcia sprzedaży, który wyliczał im te informacje i przekazywał podczas rozmowy telefonicznej lub w komunikacji mailowej.

Agenci Punta mieli do dyspozycji szczątkowe systemy realizujące tylko wybrane funkcje wykorzystywane przy obsłudze klientów czy realizujące w jakiś stopniu komunikację z multiagencją. Do tego stara baza wiedzy wymagała aktualizacji, posiadała nieaktualne i nieskategoryzowane treści, a narzędzie do obsługi polis pozwalało im na podgląd tylko i wyłącznie sprzedanych polis. Nie było tam bazy klientów, nie było tam rozbudowanej bazy samochodów. W sposób mało czytelny były tam również prezentowane cykle życia polisy. Nie było więc wiadomo na jakim etapie dana polisa jest. Czy ona jest polisą sprzedaną - zarejestrowaną, czy jest polisą rozliczoną czy nierozliczoną. A tego typu statusowanie i filtracja była dla naszych agentów bardzo istotna

Aleksandra Poźniak

Digitization Manager w Punkta

Wyzwania klienta

Utworzenie nowej bazy wiedzy i uporządkowanie istniejących treści.
Dopasowanie designu bazy wiedzy (Intranetu) do wymagań Punkta i projektów przygotowanych przez osobną firmę zewnętrzną.
Przekazanie agentom takiego modułu sprzedażowego, który umożliwiałby im podgląd sprzedanych polis, cykle życia polis oraz rozliczenia prowizji.
Znalezienie narzędzia gotowego i dającego się modyfikować, które byłoby bardziej przyjazne, lepsze i bogatsze od dotychczasowego
Potrzeba szybkiego wdrożenia i natychmiastowego udostępnienia dla sieci nowych narzędzi.
Integracja systemów korowych Punta z nową bazą wiedzy oraz wybranymi modułami systemu CRM.

Przejście z przestarzałej bazy wiedzy opartej na WordPressie na nowoczesne rozwiązanie wymagało od Punkta dostosowania się do nowych technologii i procesów.

Niezbędne było stworzenie nowej struktury bazy wiedzy, wprowadzenie odpowiednich kategorii i zapewnienie skutecznego mechanizmu wyszukiwania informacji. Konieczne było przy tym znalezienie takiego narzędzia, które umożliwiłoby łatwą wymianę informacji, rozwiązywanie problemów i współpracę pomiędzy centralną a sieciami agencyjnymi czy samymi agentami działającymi w strukturze Grupy.

Punkta musiała też znaleźć sposób na spójne gromadzenie i monitorowanie informacji z różnych źródeł. Agenci potrzebowali dostępu do bazy polis i powiązanych aktywów, a także swoich rozliczeń prowizyjnych, logując się tylko w jednym miejscu. Wymagało to integracji różnych systemów, zarówno wewnętrznych, jak i dostarczonych przez Towarzystwa Ubezpieczeniowe.

Zarząd Punkta, zdecydował, że podejmie w tym zakresie współpracę z firmą Berg System.

Ten system jest kombajnem, którego my wykorzystujemy w najważniejszych dla nas częściach. W pierwszym etapie projektu zarekomendowaliśmy Zarządowi, aby skupić się na udostępnieniu agentom systemu intranetowego Berg System. System miał funkcjonować jak aplikacja typu social network, zawierający m.in. wall, na którym agenci mogliby komunikować się ze sobą

Tomasz Erdmański

Digitization Manager w Punkta

Jak Berg System rozwiązał te problemy?

Po dokładnej analizie potrzeb Punkta:

Przeprowadził proces personalizacji systemu Berg Intranet, aby uwzględnić specyficzne wymagania dotyczące designu systemu stawianie przez Punkta.
Wykonał odpowiednie modyfikacje narzędzi i funkcjonalności, aby dopasować je do potrzeb Punkta.
Wdrożył, pomógł w migracji danych i przeszkolił pracowników Punkta w obsłudze systemu.
Zintegrował Intranet (nazwa stosowane przez Punkta – Eternet) z innymi istniejącymi systemami w Grupie Punkta, zapewniając system z jednym logowaniem do różnych systemów wewnętrznych i udostępnianych przez Towarzystwa Ubezpieczeniowe.
Skupił się na wzmocnieniu bezpieczeństwa danych i zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami, np. w odniesieniu do szkoleń IDD.

Do projektu zaangażowano firmę zewnętrzną, która przygotowała design Intranetu zgodnie z naszymi oczekiwaniami. Berg System musiał dostosować ten design, co stanowiło wyzwanie ze względu na potrzebę wprowadzenia licznych modyfikacji w oferowanej przez nich wersji pudełkowej. Ostatecznie wszystko zostało wykonane profesjonalnie, a końcowy produkt został bardzo dobrze przyjęty przez sieć agentów.

Tomasz Erdmański

Digitization Manager w Punkta

Po wdrożeniu Eternetu, Berg System:

Zapewnił agentom firmy Punkta narzędzie, w którym mogli podglądać wszystkie sprzedane polisy, niezależnie od tego, czy były sprzedane w systemach udostępnionych przez Punkta, czy też w systemach udostępnionych przez Towarzystwo Ubezpieczeniowe.
Umożliwił agentom śledzenie etapu, na którym znajduje się dana polisa (np. sprzedana, zarejestrowana, rozliczona).
Dostarczył nowy silnik wyszukiwania, który umożliwiał wyszukiwanie klientów na podstawie różnych danych, takich jak pesel, Regon, NIP, nazwisko, numer rejestracyjny auta czy numer VIN.
Dał możliwość śledzenia wyników sprzedaży i rozliczeń prowizji.

We współpracy z Grupą Punkta, Berg System działał w oparciu o wyznaczony budżet i określone wcześniej etapy wdrożeń, aby dostarczać funkcjonalności, które były najbardziej potrzebne w danym momencie.

Jako Berg System musieliśmy dostosować nasz program do olbrzymiej ilości agentów w sieci sprzedaży i zapewnić odpowiedni poziom jakości danych. W ramach tego projektu wymieniamy bardzo duże ilości danych z dużą ilością systemów więc, żeby te dane nigdzie po drodze nie ginęły i były spójne, musieliśmy je w odpowiedni sposób ustrukturyzować. Podczas realizacji naszych zadań pokazaliśmy, że potrafiliśmy się zintegrować z różnymi systemami i narzędziami w oparciu o różnego rodzaju technologie. Nasza współpraca przebiegła dzięki temu płynnie i pomyślnie

Daniel Kisiel

Wiceprezes Berg System

W pierwszej kolejności Berg System zapewnił Punkcie platformę internetową stanowiącą bazę wiedzy, centrum komunikacji i integracji z innymi systemami, do których agenci wcześniej logowali się z różnych miejsc.

Kolejnym krokiem było udostępnienie modułu sprzedażowego oraz prezentacji klientów systemie w Berg System.

Agenci dostali narzędzie, w którym mogą podglądać wszystkie sprzedane produkty, niezależnie od tego czy znajdowały się w systemach udostępnionych przez Punktę czy w systemach udostępnianych przez Towarzystwo Ubezpieczeniowe. Agent zyskał w jednym miejscu widok wszystkich polis klientów oraz środków trwałych – czyli pojazdów, na które były sprzedawane produkty.

Włącznie z nowymi polisami, które zaczęto automatycznie zapisywać w nowym systemie, udostępniono również archiwalną bazę klientów i bazę polis obejmującą dane z okresu 3 lat wstecz.

Agenci zyskali również silnik wyszukiwania, po którym mogli wyszukiwać klientów po numerze PESEL, po Regonie, po NIP-ie, po nazwisku, po numerze rejestracyjnym auta czy numerze VIN.

Ostatnim elementem wdrożenia była prezentacja rozliczeń prowizji. Agenci w Berg System widzą wynik końcowy, stanowiący rzeczywistą prowizję za sprzedane i opłacone polisy.

Wdrożenie nowego systemu spotkało się to z dużym entuzjazmem agentów. To było dla nich coś nowego - w końcu mieli podgląd na to, ile de facto sprzedali. Dotychczas ich stary system nie prezentował informacji, że w miesiącu maju ich wartość sprzedaży wynosiła X, a wartość przepisu Y. Dzięki Berg System mają wszystko jak na tacy i wszystko jest w jednym miejscu. To był pewnego rodzaju przełom, w tym w jaki sposób komunikujemy informacje na temat sprzedaży.

Aleksandra Poźniak

Digitization Manager w Punkta

Jakie są korzyści wynikające z wdrożenia Berg System w Punkta?

Spójne gromadzenie i monitorowanie informacji z różnych źródeł.
Wzmocnienie bezpieczeństwa danych oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami, takimi jak szkolenia IDD.
Skuteczniejsza komunikacja i współpraca pomiędzy centralą a siecią agencyjną oraz między agentami.
Poprawa efektywności i wydajności pracy agentów poprzez łatwiejszy dostęp do potrzebnych informacji i narzędzi.
Łatwiejsze monitorowanie historii klientów i śledzenie powiązanych z nimi polis i aktywów w jednym miejscu, eliminując konieczność korzystania z różnych systemów.
Szybka weryfikacja sprzedanych sprzedaży polis i rozliczeń prowizji.
Zwiększenie satysfakcji agentów z nowych narzędzi i możliwości, które ułatwiają im pracę.

Punkta ma finansowanie zewnętrzne z funduszu. Jej zadaniem jest więc rosnąć. A żeby rosnąć i móc zarządzać coraz większymi sieciami sprzedaży i przyciągać do siebie nowe struktury, to musi być spółką, która się czymś wyróżnia. Wszystkie systemy które mają nasi agenci, te wszystkie narzędzia, z których korzystają - choć nie mają bezpośredniego przełożenia na wyniki Grupy, to potwierdzają tezę, że bez dobrego narzędzia pracy, firma nie jest w stanie się rozwijać i skalować. W tym przypadku, Berg System na pewno nam w tym pomaga.