Zgoda RODO jest podstawą prawną, która pozwala firmom na przetwarzanie danych osobowych klientów w ramach działań sprzedażowych i marketingowych. Bez niej nie ma mowy o możliwości wykorzystywania danych klientów do swoich działań biznesowych zgodnie z prawem.
Brak zgód RODO oznacza łamanie ustawy o ochronie danych osobowych i naraża administratora danych osobowych na kary.
Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak można ułatwić sobie proces zbierania i zarządzania zgodami RODO w środowisku online i nie tylko? Jakie narzędzie może pomóc w zautomatyzowaniu tego procesu i zapewni zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych? Pokażemy Ci to w tym artykule.
Tradycyjne metody zbierania zgód vs. metody online
Tradycyjnie, firmy zbierają zgody RODO osobiście. Oznacza to, że w obrębie działań handlowców jest drukowanie oświadczeń i ich podpisywanie przez klientów podczas bezpośredniego spotkania.
I choć ta metoda nadal jest powszechna, to dynamiczny rozwój technologii cyfrowych oraz przenoszenie zakupów i interakcji z klientami w przestrzeń online, wymaga dostosowania procesów do nowych realiów.
Zgoda RODO wzór
Aby ułatwić Ci pracę w formule tradycyjnej, przygotowaliśmy plik z przykładowym szablonem zgody RODO, który możesz pobrać i dostosować do swoich potrzeb.
Wzór ten zawiera wszystkie niezbędne elementy i jest zgodny z przepisami RODO.
Pobierz wzór zgody RODO
Zgoda RODO - gdzie można umieszczać klauzulę o przetwarzaniu danych?
Obecnie standardem stają się rozwiązania takie jak formularze internetowe, które zawierają klauzule zgody. Mnóstwo ich w Internecie.
Oto kilka przykładów, gdzie klient może natrafić na taki formularz i być poproszony o podanie danych kontaktowych i odklikanie odpowiednich zgód:
Formularze kontaktowe na stronie internetowej – Klienci, mogą wypełniać formularze, podając swoje dane kontaktowe i prosząc o kontakt zwrotny w sprawie zapoznania się z ofertą lub w zamian za dostęp do treści czy e-booków.
Subskrypcja newslettera – Użytkownicy podają adres e-mail, aby otrzymywać regularne aktualizacje lub informacje marketingowe.
Konkursy i loterie – Uczestnicy konkursów lub loterii muszą podać swoje dane kontaktowe, aby wziąć w nich udział.
Rejestracja konta użytkownika – Podanie danych osobowych jest konieczne do stworzenia i zarządzania kontem.
Zakupy online – Dane klientów są zbierane podczas procesu zakupu produktów lub usług na stronie internetowej.
Webinary i wydarzenia online – Rejestracja na webinary, szkolenia online lub inne wydarzenia wymaga od uczestników podania np. adresu e-mail.
Targi i konferencje – Dane kontaktowe zbierane są od uczestników targów, konferencji i innych wydarzeń branżowych.
Kampanie e-mail marketingowe – Użytkownicy podają swoje dane, aby otrzymywać informacje i oferty marketingowe.
Programy lojalnościowe – Rejestracja do programów lojalnościowych wymaga od klientów podania danych, aby mogli zbierać punkty lub otrzymywać korzyści.
Referencje i polecenia – W programach partnerskich obecni klienci polecają nowych klientów i podają do nich namiary.
Reklamy płatne (PPC) – Po kliknięciu w reklamę użytkownik może być przekierowany na stronę docelową z formularzem, który zbiera dane kontaktowe.
Ankiety i badania – Zbieranie danych poprzez ankiety i badania opinii wymagane jest do tego, aby użytkownicy mogli potem w zamian za udział w nich dostać wynagrodzenie.
Obowiązek informacyjny RODO
Jako administrator danych musisz spełniać obowiązek informacyjny. Oznacza to tyle, że chcąc zbierać zgody RODO, musisz zapewnić potencjalnym klientom jasne i zrozumiałe informacje o celach i czasie przechowywania ich danych.
Co powinna zawierać zgoda na przetwarzanie?
Stwórz formularz zgody — czytelny i zrozumiały. Informacje w formularzu powinny być napisane prostym językiem, tak aby użytkownicy zrozumieli, co podpisują.
Określ zakres przetwarzania danych i ich cel przetwarzania — Zakres, to: imię, nazwisko, miejsce zamieszkania itd. W formularzu musisz określić również, w jakim celu będziesz przetwarzać dane osobowe, jak długo je będziesz przechowywał oraz jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z przetwarzaniem ich danych. Klauzula przetwarzania danych powinna dawać możliwość cofnięcia zgody. (O tym poniżej).
Wyznacz administratora danych osobowych– zawsze podawaj informacje o administratorze danych, którym jesteś Ty, Twoja firma lub podmiot w imieniu, którego prowadzisz sprzedaż (pośrednicy, doradcy finansowi, agenci ubezpieczeniowi i inni sprzedają w imieniu dealera samochodowego, dewelopera, banku, towarzystwa ubezpieczeniowego itp.).
Umieść formularz zgody w odpowiednim miejscu — formularz zgody umieść w widocznym miejscu na Twojej stronie internetowej, Może to być np. jeden z punktów do zatwierdzenia w formularzu kontaktowym.
Zobacz, gdzie umiejscowić formularz kontaktowy: Formularz kontaktowy – budowa i jego miejsce.
Pozwól na wyrażenie zgody — Pozwól klientom wyrazić zgodę na przetwarzanie danych poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola lub kliknięcie przycisku „wyrażam zgodę”
Prawnym potwierdzeniem wyrażenia zgodny na przetwarzanie danych osobowych może być np. zatwierdzenie jej poprzez wprowadzenie hasła SMS. Działa to podobnie jak w przypadku wykonywania przelewu bankowego. Taką właśnie funkcjonalność w formularzach kontaktowych ma Berg System.
Pobierz wzór zgody RODO
Definicja zgody i informowanie o prawach użytkownika
Definicja zgody w RODO mówi, że można zgodzić się na przetwarzanie tylko tych danych, które są niezbędne do osiągnięcia konkretnego celu przetwarzania.
W praktyce oznacza to, że gdy ktoś daje zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, możesz zbierać i używać tylko te dane, które są absolutnie potrzebne do realizacji określonego celu.
Na przykład, jeśli osoba wyrażająca zgodę zapisuje się na Twój newsletter, możesz poprosić o adres e-mail, ale nie powinieneś prosić o inne dane, takie jak adres domowy czy numer telefonu, ponieważ nie są one konieczne do wysyłania newslettera.
Prawa osoby podpisującej oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych to dobrowolna zgoda i osoba, która owe oświadczenie zgody podpisuje, musi wiedzieć, że ma prawo do:
Wycofania zgody na wykorzystywanie jego danych.
Dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii.
Poprawiania, usuwania lub ograniczenia przetwarzania swoich danych.
Wniesienia skargi do organu nadzorczego w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
Dowody posiadania zgody na przetwarzanie danych osobowych klienta
Czy przyjdzie do Ciebie kontroler z urzędu, czy klient, masz obowiązek wykazania, że posiadasz niezbędne zgody pozwalające na przetwarzanie danych danej osoby.
Musisz więc zachować dowód wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, np. poprzez przechowanie formularza zgody w bazie danych. Jakiej?
Można do tego wykorzystać system CRM. Te systemy nie tylko ułatwiają przechowywanie danych, ale także ich zarządzanie i ochronę.
Zasady ochrony danych są jednoznaczne, oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych administrator danych osobowych powinien przechowywać w miejscu, które nie pozwoli na ich shacowanie lub wykradnięcie ich przez osoby trzecie.
Berg System, ofeując zabezpieczenia podobne do tych, które stosowane są w bankcha czy towarzystwach ubezpieczeń, przechodząc również cyklicznie audyt bezpieczeństwa, włąsnie takie oczekiwania spełnia.
Jak zbierać zgody RODO online?
Jak więc za pomocą systemu CRM od Berg System można bezpiecznie i zgodnie z prawem zbierać zgody RODO?
Masz spotkanie z klientem? Udostępnij mu formularz, w którym oprócz danych do uzupełniania, będzie również do zatwierdzenia zgoda RODO.
Link do formularza, który będzie zawierał zgodę RODO i pełną klauzulę o ochronie danych osobowych można także umieścić na swojej stronie www, profilu społecznościowym czy w wiadomości do klienta.
W systemie możesz również łatwo przygotować i wydrukować dokument zgody RODO, jeśli mino wszystko ty czy klient właśnie takiej formy dokumentu potrzebujecie. Zrobisz to, korzystając z gotowych szablonów lub wprowadzając własne treści.
Dokument drukowany, po podpisaniu przez klienta, można zeskanować i dołączyć do jego elektronicznej karty w systemie. Ten elektroniczny, potwierdzony SMS-em, zapisze się automatycznie w karcie klienta. Dzięki temu proces jest prosty i zgodny z wymogami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Formularz zgody na przetwarzanie danych osobowych zbudujesz samodzielnie. Zobacz TUTAJ: Jak dodać ankietę do zarządzania zgodami RODO? Klient oświadczenie zgody wypełni i potwierdzi kodem SMS. Wszystkie zgody zebrane będą w jego karcie.
Aby utworzyć weryfikację zgody RODO poprzez SMS, należy skonfigurować formularz ze zgodami klienta, który będzie integrował się z bramką SMS API. Instrukcja: Jak utworzyć weryfikacje zgody RODO poprzez SMS ?
Jakie są korzyści z tego, że zgody zebrane są w CRM?
Dzięki temu, że mamy cyfrową wersję formularza, oszczędzamy sobie nie tylko miejsca w segregatorach, ale również czasu potrzebnego na ich ręczne przeszukiwanie.
Mamy wszystko uporządkowane i przechowane w jednym miejscu wraz z pełną historią kontaktu i pozostałymi danymi czy dokumentami klienta, co znacząco ułatwia zarządzanie informacjami.
Ponadto, dostęp do tych danych jest szybki i wygodny, co zwiększa efektywność pracy zespołu.
Zgoda RODO dla agenta ubezpieczeniowego i doradców finansowych
Przejdźmy jeszcze na koniec na nieco inny temat, bo RODO w ubezpieczeniach, firmach doradztwa finansowego czy pośrednictwa w sprzedaży, to nieco inna bajka.
Zgody z jakimi mamy tu do czynienia wymagane i zbierane są dla podmiotu, na rzecz którego pośrednik sprzedaje.
Jeśli więc podpisujesz z klientem umowę na ubezpieczenie, kredyt czy leasing, to dane przekazujesz do banku lub towarzystwa ubezpieczeniowego.
Co za tym idzie? Klient, który wydaje się, że jest Twój, z punktu widzenia prawnego nie jest. Wyraził przecież zgodę na przetwarzanie danych osobowych tylko i wyłącznie dla konkretnego banku lub towarzystwa.
Bez uzyskania wyraźnej zgody na wykorzystanie danych klienta przez samego agenta czy doradcę, skutki prawne dla niego są takie, że nie może on samodzielnie i na własny użytek przetwarzać danych osobowych swoich klientów w celach marketingowych czy w dosprzedaży.
Jak legalnie dosprzedawać jako doradca?
Ci, którzy dbają o własną markę osobistą i rozkręcają biznes, bo prowadzą np. social media lub bloga, gdzie promują produkty i usługi, muszą samodzielnie zadbać o to, aby treść zgody i podanie danych osobowych przez potencjalnych klientów obejmowało również ich.
Rozporządzenie RODO mówi jasno – w przypadku naruszenia przepisów RODO, agenci ubezpieczeniowi i doradcy finansowi, którzy na własną rękę wysyłają do klientów treści marketingowe, mogą być pociągnięci do odpowiedzialności za nieprzestrzeganie przepisów.
Co istotne, mogą również ponieść odpowiedzialność cywilną wobec klienta, jeśli klient poniósł szkodę na skutek naruszenia jego dóbr osobistych w skutek niewłaściwego wykorzystania jego danych osobowych.
Polecany artykuł:
Przeczytaj o tym, jakie korzyści w zdalnych zgodach RODO widzi szef firmy doradczej Invest Mind. Znajdziesz je w teście: Invest Mind konkuruje profesjonalnym podejściem do klienta
Zgoda RODO - zgody są podpisane na mnie i są w moim CRM-ie
Dlatego, jeśli ktokolwiek chce przetwarzać dane osobowe w inny sposób niż na podstawie zgody, która została wyrażona na rzecz podmiotu pod który podlega i dla którego sprzedaje, musi posiadać inne legalne źródło pozyskiwania danych z możliwością ich przetwarzania.
Tym legalnym źródłem jest właśnie wspomniany już formularz zgody RODO stworzony i przechowywany w Berg System.
Zabezpieczenia systemu przechodzą kontrole KNF, które wykonywane są u firm zobowiązanych wypełniać zalecenia regulatora. Warto więc wypróbować działanie tego narzędzia w 14-dniowym bezpłatnym teście.
