CONDITOR skutecznie zarządza siecią sprzedaży

Niestandardowe zastosowanie systemu CRM do zarządzania relacjami w sieciach sprzedaży.

Branża	Ubezpieczenia
Z nami od	2019
Wielkość zespołu	2000+

Comiesięczny przypis

3 mln

Ilość polis rocznie

0,5 mln

Kim jest nasz klient?

CONDITOR to jedna z 10 największych Multiagencji Ubezpieczeniowych działających w Polsce. Integrator współpracuje z 30 towarzystwami ubezpieczeniowymi.

Struktury multiagencji tworzą rozległą sieć sprzedaży, w której działa ponad 2 tysiące Partnerów Biznesowych. Z ich pomocą CONDITOR każdego roku wystawia ponad 500 000 polis. Comiesięczny przypis ze składek wynosi u nich około 3 mln zł.

Swoim Partnerom CONDITOR oferuje różne modele współpracy, nowoczesne systemy sprzedaży oraz pomoc dedykowanych opiekunów ubezpieczeń majątkowych i na życie. Do ich dyspozycji jest także infolinia Zespołu Wsparcia Agenta i CONDITOR Forum Agentów na Facebook’u.

Problemy klienta

W świecie ubezpieczeń, ale i nie tylko, struktury sprzedażowe są często zróżnicowane i skomplikowane. Działanie multiagencji nie opiera się wyłącznie na obsłudze klientów zewnętrznych kupujących ubezpieczenia, ale również klientów wewnętrznych, Partnerów, którzy odpowiadają za sprzedaż.

Zespoły rejestracji i rozliczeń, kluczowe w procesie pracy z agentami, działając niezależnie na różnych systemach, doprowadziły do chaosu administracyjnego, pojawienia się nieścisłości w dokumentach, błędów i nieporozumień.

Sieć sprzedaży CONDITORA, to niezależne podmioty, które działają z nami na zasadach B2B. Każda OFWCA może mieć swoich pracowników i liczne biura. Dodatkowo CONDITOR ma pracowników własnych, kierowników regionalnych, którzy opiekują się szeregiem tych podmiotów niezależnych, które sprzedają przez Nas produkty ubezpieczeniowe. Stąd rodzą się różne wyzwania związane z motywacją tych ludzi, administracją i zagadnieniami prawnymi. Potrzebowaliśmy systemu, który pozwoliłby nam tym wszystkim sprawnie zarządzać.

Joanna Szczepaniak

Opiekun iCON, CONDITOR

Wyzwania klienta

Proces rekrutacji i administrowania danymi współpracowników i pracowników firmy – Pozyskiwanie nowych współpracowników i odpowiedzialność za przeprowadzenie procesu rejestracji agentów w Towarzystwach Ubezpieczeniowych.
Gromadzenie dokumentacji od agentów i ich pracowników OFWCA – konieczność zbierania i weryfikowania dokumentów, takich jak KRK, szkolenia KNF oraz szkolenia produktowe dla agentów i OFWCA.
Spełnianie wymogów 15-godzinnych szkoleń zawodowych IDD.
Kontrola wypełnienia obowiązku przeprowadzenia APK z klientem i zebrania zgód RODO.
Rozliczenia za sprzedaż – proces wyliczania prowizji dla Agentów i OFWCA, generowanie wynagrodzeń, wystawianie faktur w procesie samofakturowania.
Weryfikacja stawek procentowych agentów – określenie, jaka jest stawka procentowa przysługuje danemu agentowi w kontekście dokonanej sprzedaży.
Weryfikacja czy agent spełnił wszystkie warunki administracyjne po stronie Towarzystwa dla otrzymania prowizji.
Rozliczenie bonusów i premii dla agentów, jeśli agent spełnił warunki konkursu lub osiągnął określone cele sprzedażowe.
Zbieranie i rozliczanie składek za ubezpieczenia – proces rozliczania gotówki pobranej od klienta.
Pełen widok produkcji sprzedanych polis – raporty pokazujące produkcję (wartość sprzedaży) w różnych ujęciach analitycznych.
Widok raportów i statystyk dotyczących np. dynamiki sprzedaży.

CONDITOR jest łącznikiem pomiędzy współpracującymi z nim Partnerami, a Towarzystwami Ubezpieczeń.

Po stronie CONDITORA jest pomoc w przejściu procesów rejestracyjnych w Towarzystwach, cała administracja i obieg dokumentów wraz z rozliczeniem prowizji za zrealizowaną sprzedaż i przekazywaniem zebranych składek do TU.

W zakresie odpowiedzialności CONDITOR pozostają również takie elementy, jak dbanie o kwestie APK czy RODO i wypełnianie założeń prawnych związanych z ich zbieraniem oraz archiwizacją przez współpracowników.

Co istotne dla CONDITORA, to również fakt, żeby jego wszystkie OFWCA, co roku przechodziły 15- godzinne szkolenia IDD i miały potwierdzenie ich zaliczenia.

Zanim zaczęliśmy pracować na systemie iCON, bo tak wewnętrznie nazwaliśmy Berg System, to mieliśmy problem z powiązaniem różnych informacji z różnych działów. Mamy zespół rejestracji oraz zespół rozliczeń i ze względu na brak jednolitego systemu, do którego każdy miałby dostęp, informacje potrafiły się nam gdzieś rozchodzić. Bywało, że na temat jednego współpracownika czy jednej OFWCA, dane były niekompletne albo otrzymywaliśmy je z opóźnieniem.

Joanna Szczepaniak

Opiekun iCON, CONDITOR

Zarząd CONDITOR, po analizie dostępnych na rynku systemów CRM i osobistej rozmowie z twórcami Berg System, wybrał to rozwiązanie ze względu na duże doświadczenie w tworzeniu narzędzi informatycznych dla sieci sprzedaży, znajomość rynku, posiadanie zespołu wdrożeniowego i umiejętność realizowania tak dużych wdrożeń.

Jak Berg System rozwiązał te problemy?

Pamiętam, że przygotowałam taki kilkustronicowy konspekt wszystkich procesów, które działają w każdym naszym dziale, po to żeby zdać sobie sprawę ile tego jest. Miałam takie poczucie, że nie wiem od czego mamy zacząć, Jak to wszystko w ogóle poukładać. Czy są jakieś aspekty, które są dla nas kluczowe? Które z nich musimy rozwiązać już teraz? Co wziąć na następny proces do wdrożenia? Jak się do tego przygotować i jak to ogarnąć systemowo? No i tutaj duże ukłony dla Daniela Kisiel. Szybko zaczęliśmy z nim prace koncepcyjne. Bardzo często robiliśmy długie burze mózgów, żeby znaleźć najlepszy sposób i rozwiązanie, na to żeby pozbierać nasze procesy. Dzięki doświadczeniu Daniela udało się to bardzo duże wdrożenie zaplanować i zrealizować.

Joanna Szczepaniak

Opiekun iCON, CONDITOR

W oparciu o przedstawione informacje i problemy jakie CONDITOR chciał rozwiązać, Berg System:

Scalił w jednym systemie dział rekrutacji i rejestracji OFWCA, dział umów, dział wsparcia, dział terenowy sprzedaży i dział rozliczeń.
Dostarczył system CRM do zarządzania olbrzymią bazą klientów.
Zautomatyzował wypełnianie ankiety personalnej i zamiast wypełniania ręcznego cztero stronicowego dokumentu, informacje są teraz wprowadzane do systemu, czego wynikiem jest pełna cyfryzacja procesu.Wdrożył Intranet, gdzie OFWCA mogą realizować szkolenia zawodowe IDD.
Zautomatyzował generowanie umów dla współpracowników, co przyspiesza ich rejestrację w TU. Wszystko działa w pełni cyfrowo.
Udostępnił rozliczania produkcji po sprzedaży polisy.
Pozwolił na przechowywanie polis w bezpiecznym środowisku, bez potrzeby ich skanowania, drukowania i przesyłania w formie papierowej do TU.
Dostarczył widoczność sprzedaży dla pośredników.
Wprowadził moduł APK pozwalający na przeprowadzanie Analizy Potrzeb Klienta zgodnie z regulacjami prawnymi i wytycznymi KNF.
Dzięki raportom i statystykom zapewnił kontrolę ilości polis, monitoring wpłat składek, zapobiegając potencjalnym błędom i opóźnieniom w płatnościach. System pozwala na szybką weryfikację wpłat i sprawdzenie statusu rozliczenia każdej polisy.
Udostępnił współpracownikom widok Karty Klienta, gdzie mogą znaleźć informacje o końcu każdej polisy, klientach na polisie oraz inne szczegółowe dane.

W ramach ciągłej współpracy, cały czas się spotykamy i wspólnie poprawiamy procesy i system. Na przestrzeni kilku ostatnich lat następowały zmiany prawne, które miały przełożenie na zarządzanie siecią sprzedaży w branży ubezpieczeń czy finansów. RODO, wdrożenie regulacji IDD w zakresie szkoleń zawodowych i wykonywania Analizy Potrzeb Klienta, dostosowanie do rekomendacji KNF do używania chmury obliczeniowej, itd. Wszystkie one implikowały zmiany w oprogramowaniu naszego systemu. My nad tym czuwamy, utrzymujemy system w ruchu i cały czas aktualizujemy, również po to żeby nigdy nie wystąpił efekt “długu technologicznego.

Daniel Kisiel

Wiceprezes Berg System

Jakie korzyści wynikają z wdrożenia Berg System w CONDITORZE?

Dzięki współpracy z Berg System, CONDITOR był w stanie usprawnić całą administrację wynikającą z zarządzania siecią sprzedaży, rekrutacją i rejestracją agentów, ich obowiązkami w zakresie szkoleń IDD i spełniania wymogów dotyczących APK czy RODO.

Wszystkie procesy związane z papierologią, takie jak umowy i załączniki, zostały zdigitalizowane, co przyczyniło się do usprawnienia działalności.

Opiekunowie, mają w systemie iCon kompleksowe i bieżące informacja, o tym co się dzieje u danego współpracownika. Za pomocą modułu Kalendarza mogą planować z nimi spotkania i reagować na problemy, typu: “Muszę na spotkanie zabrać zaświadczenie o niekaralności dla jego pracownika”, “Kwota składek zebranych w gotówce, sięga niebezpiecznych limitów, trzeba je przekazać do TU, “ Część z pracowników w oddziale Partnera, nie przerobiła obowiązkowych szkoleń, muszę mu o tym przypomnieć” albo “Widzę, że fajnie im idzie w tym miesiącu sprzedaż z jakiegoś towarzystwa i jest konkurs, to może podbije współpracownikowi tę informację”.

Rynek ubezpieczeń jest obecnie mocno przesycony i bardzo ciężko jest teraz pozyskać nowe współprace i nowych agentów. Multiagencjom, takim jak nasza, zależy więc bardzo na tym, żeby utrzymywać relacje z tymi Partnerami, które już mamy. System mocno nam w tym pomaga, a szczególnie w tym obszarze administracyjnym, który jest przyjazny i pozwala nam zadbać o każdy najmniejszy szczegół dotyczący współpracy z OFWCA. Udało nam się w oczach naszych Partnerów stać się firmą, która się uprofesjonalizowała i sprawniej ich obsługuje. Ich zaangażowanie widać w dynamice naszej sprzedaży, która jest prawie 3- krotnie wyższa niż średnia rynkowa podawana przez KNF