To jak zbudowana jest oferta handlowa, może zadecydować o sukcesie lub porażce firmy. Oferta handlowa to dokument, który musi być odpowiednio przygotowany, aby przynieść oczekiwane rezultaty działań marketingowych. Niestety wielu z nas poświęca tworzeniu ofert mnóstwo czasu. Wysyła je w hurtowych ilościach mailami, a w efekcie okazuje się, że i tak żadne wysiłki nie przynoszą spodziewanych rezultatów.
Dlatego warto zastanowić się, jak napisać dobrą ofertę sprzedażową, żeby wyróżnić się na tle konkurencji. Zastanówmy się, czym jest przykładowa oferta handlowa i jak ją napisać, żeby skutecznie zachęcić klienta do dalszej współpracy i tym samym doprowadzić do rozpoczęcia współpracy z Twoją firmą. Jakie elementy powinna zawierać?
Przejdź przez instrukcje, które pomogą Ci stworzyć gotowy wzór oferty do wykorzystania w przyszłości. Taki wzór idealnej oferty handlowej to pomocne narzędzie, które pozwala zaoszczędzić czas i zapewnia spójność tworzonych dokumentów.
Definicja skutecznej oferty handlowej
Dokument z propozycją handlową, to nieodłączny element procesu sprzedaży i także jedno z najważniejszych narzędzi marketingowych. Odpowiednio przygotowana oferta ma na celu przekonanie potencjalnego klienta do zakupu danego produktu lub skorzystania z usługi co przekłada się na lepsze wyniki sprzedażowe.
Przez definicję oferty handlowej rozumie się kompleksowy dokument, który przedstawia szczegóły dotyczące oferowanego produktu lub usługi, warunki sprzedaży, cenę oraz wszelkie inne istotne informacje, które powinna zawierać każda profesjonalna oferta handlowa.
Poniżej przedstawimy dokładnie, jakie elementy powinna zawierać dobra oferta handlowa – przykład, który pomoże Ci w przygotowaniu dobrej oferty i zyskaniu nowych klientów.
Dobre praktyki - co musi wiedzieć zespół marketingowy zanim przygotuje propozycję handlową?
W różnych branżach oferty handlowe mogą być przygotowywane w różny sposób. Gotowy wzór oferty handlowej może być pomocny, ale zawsze powinien być dostosowany do specyfiki danej branży i grupy docelowej. Pamiętaj, że dobre pierwsze wrażenie możesz zrobić tylko raz, więc warto włożyć wysiłek w dobre przygotowanie takiej oferty.
Nie każda branża wymaga szczegółowego opisu koncepcji dostarczenia produktu, dlatego oferta handlowa powinna uwzględniać specyficzne wymagania i oczekiwania klientów w danym segmencie rynku. Dlatego ważne jest uwzględnienie indywidualnych potrzeb klienta w ofercie, aby była wartościowa propozycja, która pokaże jak możesz mu pomóc.
Nigdy nie wysyłaj oferty, jeżeli dobrze nie zweryfikujesz, na jakim etapie jest teraz klient oraz jakie są jego oczekiwania. Przygotowanie odpowiedniego rozwiązania wymaga zrozumienia sytuacji klienta oraz odpowiedniego dopasowania treści do jego potrzeb.
Nigdy nie wysyłaj dokumentów z propozycją, jeżeli dobrze nie zweryfikujesz, na jakim etapie jest teraz klient.
W jakiej znajduje się sytuacji?
Co chciałby zmienić?
Gdzie chciałby dotrzeć?
Zdarza się, że druga strona nie chce rozmawiać i wymaga tylko podesłania oferty sprzedaży. Ale taki dokument to raczej ogólny przykład oferowanych rozwiązań z ramowymi produktami czy usługami. Same ogólniki, bez konkretnej personalizacji.
Dlatego, aby napisać dobrą ofertę handlową, w pierwszym kroku zaleca się zatem dokładne poznanie potrzeb i problemów potencjalnego klienta.
Podsumowując, dopiero na podstawie zebranych informacji, będziesz w stanie stworzyć dokument, który odpowiada na pytanie: jak rozumiesz potrzeby klienta i jakie masz plany dotyczące ich zaspokojenia.
Ankieta potrzeb klienta z automatycznym zapisem zebranych informacji i utworzeniem karty klienta w Berg System.
Braki formalne w Twojej ofercie - czym to skutkuje?
W ofercie handlowej warto odpowiedzieć na wszystkie pytania klienta, umożliwiając mu podjęcie szybszej decyzji bez potrzeby kontaktowania się z Tobą w celu uzupełnienia brakujących informacji. Skuteczna oferta handlowa powinna być kompleksowa i uwzględniać wszystkie kluczowe aspekty danego produktu lub usługi, aby klient nie miał żadnych wątpliwości.
Jeżeli oferta handlowa ma braki, nie będzie przekonywać potencjalnych klientów, co negatywnie wpłynie na skuteczność Twojej oferty.
Co więcej, jeśli klient po wysłaniu oferty musi o wszystko dopytywać, rozbija to po prostu skuteczność Twojej sprzedaży. Ty, zamiast poświęcić tylko raz czas na przygotowanie profesjonalnej oferty handlowej, rwiesz swoją inną pracę i poświęcasz niedoinformowanemu klientowi kolejne pół dnia.
Dlatego dobra oferta handlowa zawiera wszystkie informacje, które są niezbędne do podjęcia decyzji przez klienta, co zwiększa jej efektywność i ułatwia proces sprzedaży i zwiększa szanse, że oferta zostanie zaakceptowana.
Ostatecznie, celem oferty jest też budowanie zaufania klienta. Po jej przeczytaniu klient powinien czuć, że jest w dobrych rękach. Nigdy, niedbale przygotowana oferta, w tej sytuacji się nie obroni. Od razu widać, kto się postarał, a kto nie.
Uwaga!
Liczy się Twoja skuteczność czasowa. Szybkie przesłanie oferty może pozytywnie zaskoczyć klienta i wpłynąć na jego postrzeganie Twojej firmy.
Jeśli ktoś wcześniej tworzył dla niego ofertę przez 3 tygodnie, a Ty odpowiedziałeś w 3 dni, zawierając w swoim dokumencie wszystkie odpowiedzi na potrzeby klienta, to pokazujesz, że jesteś dobrze zorganizowany i niezawodny.
Najczęstszy wzór oferty handlowej
Jak napisać dobrą ofertę, a przede wszystkim profesjonalną ofertę handlową, skierowaną do konkretnego odbiorcy, z którym chcemy nawiązać kontakty biznesowe?
Elementy oferty handlowej muszą być przejrzyste. Oferta sprzedażowa powinna być skonstruowana w sposób przemyślany, a do tego atrakcyjny. Raz stworzony wzór oferty, może Ci przy tym służyć do przerabiania go pod kolejnych klientów.
Nasz szablon oferty handlowej składa się z trzynastu, według nas, najbardziej istotnych punktów. Będą one dobrą podstawą do budowania oferty handlowej na Twoje potrzeby.
Proces tworzenia oferty handlowej. Elementy, które powinna zawierać:
1. Strona tytułowa
Na pierwszej stronie oferty handlowej należy umieścić tytuł, nazwę firmy i logo, do której oferta jest kierowana. Warto na niej również zamieścić dane kontaktowe osoby, z którą przedstawiciel zainteresowanej firmy może się w przyszłości skontaktować.
Ta strona powinna być przede wszystkim czytelna i estetyczna. Wystarczy.
To na jej kolejnych stronach warto zawrzeć odpowiednie wizualne elementy, takie jak zdjęcia produktów, grafiki, wykresy lub infografiki, żeby uczynić dokument bardziej przystępnym dla odbiorcy.
2. Spis treści
W schemat oferty handlowej powinien być wpisany spis treści. Po co? Ponieważ osoba, która ma przed sobą duży dokument, powinna od razu w nim znaleźć to, czego potrzebuje.
3. Wstęp
Najpierw skupiamy się na kliencie i jego obecnej sytuacji. Dopiero potem podzielimy się z nim naszymi osiągnięciami i zadowoleniem naszych klientów, aby pokazać się mu od jak najlepszej strony.
- Opis sytuacji klienta: Oferta sprzedażowa rozpoczyna się od przedstawienia w niej aktualnej sytuacji klienta. To miejsce, w którym pokazujesz, że Twoja firma rozumie jego potrzeby i wyzwania.
- Cele klienta: Następnie oferta przedstawia cele, które klient chce osiągnąć. Dlatego podkreśl wspólną wizję przyszłości i korzyści, jakie można osiągnąć dzięki współpracy.
Masz cele, które mógłby zrealizować dla Ciebie nasz system CRM? Porozmawiajmy o nich.
4. Przedstawienie firmy, produktu lub usługi
Kolejny krok, to podanie w ofercie handlowej informacji o firmie. W tej sekcji należy przedstawić szczegółowe informacje dotyczące oferowanego produktu lub usługi. Powinieneś opisać ich cechy, funkcje oraz unikalne korzyści, jakie przyniosą one klientowi.
Ważne jest, aby dostarczyć w tym miejscu na tyle konkretne informacje, aby pomogły one klientowi zrozumieć, dlaczego warto skorzystać z Twojej oferty.
- Wartości oferowane przez firmę: Podkreśl w ofercie unikalne i konkretne wartości, które wyróżniają Twoją firmę na rynku. Unikaj ogólnikowych informacji, które są powtarzane przez wiele innych firm.
- Unikanie frazesów: Nie pisz, że macie dwadzieścia lat doświadczenia, indywidualnie traktujecie każdego klienta i że dbacie o najwyższą jakość swoich usług, bo to mówią wszyscy dookoła. Lepszym przykładem będzie konkret, czyli chociażby liczba projektów zakończonych zgodnie z harmonogramem i budżetem.
5. Cennik i warunki sprzedaży
Dużym błędem jest, gdy klienci otrzymują dokument o długości kilkunastu stron, który głównie opowiada o tym, jak wspaniali jesteście – setki zadowolonych klientów i liczne sukcesy. Takie podejście nie tworzy skutecznie Twoich ofert handlowych, ponieważ klient chce szybko znaleźć konkretne informacje, które są dla niego istotne. Banał, przez który klient od razu, bez czytania, przerzuca strony, aby dotrzeć do informacji o cenie.
- Cena: W przypadku oferty handlowej należy jasno przedstawić ceny oferowanych produktów lub usług oraz warunki sprzedaży, takie jak: terminy płatności, gwarancje, opcje dostawy itp. Oferta handlowa powinna zawierać pełną klarowność w kwestii kosztów i warunków zakupu, aby klient mógł podjąć szybką decyzję. Jeżeli chcesz przygotować skuteczną ofertę handlową, pamiętaj, że jasność i przejrzystość cen to klucz do sukcesu.
- Argumenty broniące ceny: Przy ustalaniu ceny w ofercie, ważne jest przedstawienie argumentów i korzyści, które uzasadniają wartość wydanej kwoty.
Przykład: W Berg System pokazujemy np., że zastosowanie formularza automatyzującego zbieranie leadów przyspieszy pracę, co może przynieść X dodatkowych klientów i Y zysków w postaci prowizji. Widząc korzyści, klient rzadziej będzie kwestionował cenę i ją negocjował o przysłowiowe „5 zł”.
6. Referencje i rekomendacje
Dobrą praktyką jest zawarcie w ofercie handlowej referencji i pozytywnych opinii od zadowolonych klientów, Dzięki temu możemy wzmocnić jej wiarygodność. Warto umieścić tam krótkie świadectwa klientów lub odwołać się do wcześniejszych sukcesów i osiągnięć firmy.
Konkretne dowody i referencje: Dowody na to, że firma spełniła podobne cele dla innych klientów, to najlepsze potwierdzenie jakości usług. Poproś więc swoich wcześniejszych klientów o krótkie referencje. Zazwyczaj nie ma odmowy, na takie prośby.
Zobacz jakie opinie mamy od naszych klientów na stronie głównej Berg System.
7. Plan działań
Oferta zawiera plan działań i przedstawia konkretne kroki, które zostaną podjęte po zaakceptowaniu oferty. Wskazuje terminy spotkań, konsultacji i innych działań, które mają doprowadzić do realizacji celów klienta.
- Co i jak zostanie zrobione: Plan realizacji pomaga określić i sformułować cele. Dzięki niemu pokazujemy dokąd zmierzamy i co chcemy osiągnąć. W planie należy określić kroki, terminy i zasoby potrzebne do realizacji celów. Określ priorytety i harmonogramy. Pokażesz w ten sposób, że masz plan na w pełni efektywne wykorzystanie dostępnego czasu.
8. Osadzenie w czasie
Dla klienta istotną informacją jest to, ile to wszystko potrwa? Kiedy dostarczysz produkt, kiedy zostanie zrealizowana usługa? Jad długo będzie trwało wdrożenie?
- Czas realizacji: Treść oferty można wzbogacić elementami graficznymi. Jeśli chcesz pokazać przebieg prac, użyj do tego np. linii czasu, aby przedstawić, jakie będą kolejne etapy i jak długo potrwa realizacja projektu.
9. Zespół
Informacja o zespole, ludziach i ich doświadczeniu w prowadzeniu projektów, to nie konieczność, ale zawsze dobrze wygląda w profesjonalnej ofercie handlowej.
- Kto będzie odpowiadał za dostarczenie produktu czy usługi po stronie dostawcy: Oferta może zawierać informacje o zespole, który będzie odpowiedzialny za realizację projektu. Gdy pokazujesz twarze ludzi, to nadajesz relacji z klientem bardziej personalnego charakteru.
10. Cross-selling
W ofercie można pokusić się o uwzględnienie informacji o innych produktach lub usługach, które firma oferuje, nawet jeśli klient nie pytał o nie bezpośrednio.
- Możliwe rozszerzenia dla produktów i usług: Pokazanie klientowi dodatkowych możliwości, może zwiększyć jego świadomość na temat naszych produktów czy usług i doprowadzić do dodatkowych sprzedaży. Warto więc spróbować.
Polecany artykuł:
Automatyzacja sprzedaży staje się coraz modniejszym hasłem wyszukiwanym w Google. Dzisiejszy pęd, mnogość obowiązków i zadań przy ograniczonym czasie, sprawia, że szukamy rozwiązań, które pomogłyby
Poznaj techniki cross-selling i up-selling, które pomogą zwiększyć sprzedaż w Twojej firmie. Sprawdź, jak dzięki cross selling i up selling sprzedawać więcej!
11. Termin ważności oferty handlowej
W zależności od branży, dynamika zmian cen może być bardzo różna. Dlatego warto się zabezpieczyć, nie czekając zbyt długo na odpowiedź odbiorcy oferty.
- Czas obowiązywania oferty handlowej: Określ termin ważności oferty, aby klient wiedział, jak długo może skorzystać z podanych warunków i cen. Ponadto ograniczenie czasowe może również skłonić go do podjęcia decyzji szybciej.
12. Dane kontaktowe
Klient musi mieć możliwość łatwego skontaktowania się w razie dodatkowych pytań lub zainteresowania ofertą.
- Kontakt do oferenta: Na końcu oferty zamieść pełne dane kontaktowe firmy, takie jak adres, numer telefonu, adres e-mail, strona internetowa itp. Dodaj również NIP, KRS i kwotę kapitału zakładowego.
13. Co teraz?
Wysyłając dokumenty musisz napisać co nastąpi dalej…Klient otrzymaną ofertę handlową i albo ją akceptuje, albo odrzuca. Dlatego warto, żebyś to oficjalnie wiedział. W tym celu, wymagaj feedbacku.
Pokaż, co powinno się zadziać. Wypisz ,co się zadzieje, jeśli oferta handlowa posiada wszystkie akceptowalne przez klienta elementy i można podejść do ewentualnych negocjacji bądź podpisania umowy.
- Zaakceptowanie tej oferty
- Podpisanie umowy
- Ustalenie harmonogramu
- Rozpoczęcie prac
Jak napisać ofertę handlową - instrukcje ogólne
Struktura oferty handlowej jest już opisania. Czas teraz, żebyś składając ofertę handlową w całość, możliwe jak najlepiej upewnił się, że faktycznie odpowiada ona potrzebom klienta.
Ponieważ skuteczna oferta handlowa wymaga starannego przygotowania i przemyślanego podejścia, poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które pomogą Ci ją dobrze napisać.
O części z tych rzeczy już wspominaliśmy, ale usystematyzujmy naszą wiedzę.
1. Dopasuj ofertę do potrzeb klienta
Przed napisaniem oferty dobrze zrozumieć potrzeby i oczekiwania klienta. Dostosuj ofertę tak, aby w sposób konkretny i jasny odpowiadała na jego potrzeby. Pamiętaj, że oferta powinna być klientowi dedykowana.
2. Skup się na korzyściach
Podkreślaj korzyści, jakie klient otrzyma, korzystając z Twojej oferty. Skoncentruj się na tym, jak rozwiąże jego problemy lub ułatwi życie. Zachęcaj klienta do wyobrażenia sobie, co się zmieni, jak skorzysta z oferowanych produktów lub usług.
3. Użyj jasnego i przekonującego języka
Napisz ofertę w sposób klarowny i zrozumiały dla klienta. Unikaj skomplikowanych terminów i zbyt technicznego języka. Stosuj przekonujące argumenty.
4. Zwróć uwagę na wizualną prezentację
Oferta powinna być czytelna i estetycznie zaprojektowana. Skorzystaj z odpowiednich czcionek, nagłówków, wyróżnień i grafik, aby wizualnie wzbogacić treść. Dobrze zorganizowany układ i czytelna struktura ułatwią odbiorcy przeglądanie oferty. Rozbudowana oferta, przeładowana samą treścią, nie będzie pracowała na Twoją korzyść.
5. Bądź konkretny i szczegółowy
Unikaj ogólników i pustych frazesów. Konkretne informacje i szczegóły są kluczowe. Podaj dokładne informacje dotyczące produktów lub usług, warunków sprzedaży, cen, terminów itp. Im bardziej precyzyjna i przejrzysta oferta, tym większa szansa na przekonanie klienta.
Jak przyspieszyć wysyłanie ofert do odbiorcy?
W kontekście tworzenia oferty handlowej, wiele korzyści może przynieść wykorzystanie systemu CRM.
Personalizacja oferty handlowej, dzięki danym z systemu do zarządzania relacjami z klientami
System CRM umożliwia gromadzenie informacji o klientach, ich preferencjach, historii zakupów oraz interakcjach z firmą. Informacje zawarte w systemie CRM pozwalają nam lepiej zrozumieć klienta, przeanalizować jego sytuację i skierować ofertę w sposób, który najbardziej go zainteresuje.
Twoja propozycja handlowa jako etap procesu sprzedaży
System CRM pozwala na śledzenie całego procesu sprzedaży, od pierwszego kontaktu z klientem do finalizacji transakcji. Dzięki temu możemy analizować etapy sprzedaży, identyfikować potencjalne przeszkody i podejmować odpowiednie działania w celu zwiększenia swojej skuteczności.
Automatyzacja generowania ofert do pdf i innych formatów
System CRM, tak jak Berg System, może być wykorzystywany do automatyzacji procesu generowania ofert. Dzięki zintegrowanym szablonom i narzędziom możemy szybko stworzyć podstawową ofertę handlową dla konkretnego klienta, wykorzystując wcześniej zgromadzone dane.
Automatyzacja tego procesu pozwala przygotować ofertę handlową jednym kliknięciem, zaoszczędzić czas i zapewnić spójność dokumentów generowanych przez firmę. Co więcej, integracja CRM z pocztą e-mail, pozwala na wysłanie klientowi oferty wprost z systemu, gdzie jest ona przechowywana razem z innymi dokumentami i całą historią klienta.
Jeśli interesuje Cię, co jeszcze mógłbyś zautomatyzować w swojej firmie, przejdź do artykułu: Automatyzacja sprzedaży – czym jest i co zrobi za handlowca?
Pytania i odpowiedzi:
Czym jest oferta handlowa i dlaczego jest kluczowa w procesie sprzedażowym?
Do pisania oferty handlowej lepiej dobrze się przygotować. To dokument przedstawiający szczegółowe informacje na temat produktów lub usług, warunki współpracy oraz konkretne korzyści dla klienta. Kluczową rolą jest budowanie zaufania potencjalnych klientów i skuteczne wezwanie do działania (CTA), zachęcające do zakupu produktu.
Jakie elementy powinna zawierać dobra oferta handlowa?
Każda dobrze zrobiona oferta powinna zawierać wstęp, opis produktów lub usług, szczegółowe warunki współpracy, konkretne korzyści oraz call to action (wezwanie do działania), które jasno wskazuje, co klient powinien zrobić, by skorzystać z oferty.
Jak wygląda przykład oferty handlowej dopasowanej do potrzeb klienta?
Przykład oferty handlowej dopasowanej do klienta to dokument skonstruowany w oparciu o jego potrzeby i oczekiwania. Powinien zawierać szczegółowy opis produktów lub usług, podkreślać korzyści wynikające z zakupu oraz zawierać wezwanie do działania (CTA), które zachęca do podjęcia decyzji.
Co powinna zawierać oferta handlowa w sektorze związanym z finansami?
Oferta handlowa w sektorze finansowym powinna zawierać opis produktów lub usług finansowych, szczegółowe informacje na temat warunków współpracy oraz call to action, które podkreśla korzyści i motywuje klienta do zakupu produktu lub nawiązania relacji.
Co takiego oferta handlowa zawiera, że przyciąga klientów?
Kluczowe informacje, takie jak opis produktów lub usług, warunki współpracy i korzyści, jakie klient zyska. Jej skuteczność wynika z jasno określonych oczekiwań i CTA, które zachęca do podjęcia decyzji. Połączona z atrakcyjną prezentacją, ułatwia klientowi wybór i zachęca do zakupu produktu.
