Dla wszystkich, którzy zastanawiają się, ile czasu trwa wdrożenie systemu CRM, najważniejszą informacją zwrotną jest to, że czas potrzebny na wdrożenie systemu CRM będzie zależał od skomplikowania systemu i wielkości firmy.
Może trwać od 3 do 6 miesięcy, czasem dłużej. Ale co się składa na ten czas i co dokładnie może go wydłużyć lub skrócić?
Od czego zależy czas wdrożenia systemu CRM?
Wdrożenie systemu CRM nie musi być ani długie, ani bardzo kosztowne. Wystarczy tylko skorzystać z odpowiedniego rozwiązania.
Jeśli weźmiesz do pomocy dostawcę systemu CRM lub firmę zewnętrzną, która wykonuje wdrożenia, taki projekt będzie szedł sprawniej niż samodzielne prace.
Dostawca, który wdraża w firmach swój system CRM, ma doświadczenie wynikające z praktyki. Jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia wie, jakie mogą pojawić się problemy i jest w stanie im zapobiec.
Czas wdrożenia zależy również od dostępnych zasobów i zakresu personalizacji narzędzi.
Przykładem szybkiego wdrożenia jest np. implementacja systemu do rozliczeń prowizji w Poczta Polska Dystrybucja. System rozliczeń prowizji jest częścią programu CRM Berg System.
Wdrożenie systemu rozliczeń prowizji w Poczta Polska Dystrybucja trwało tak krótko, ponieważ do Multiagencji dostosowywano system, który miał już gotowe komponenty. Ale również dlatego, że po obu stronach współpracowały ze sobą zespoły ludzi, których kompetencje pozwalały na sprawne prowadzenie projektu.
Etapy wdrożenia systemu CRM?
W zależności od tego czy Twoja firma planuje wdrożyć gotowy system CRM, na którym będziecie mogli pracować od razu, czy też wdraża indywidualnie dopasowany system CRM, który wymaga modyfikacji narzędzia, kroki wdrożenia będą się nieco różniły.
Wdrożenie gotowego systemu CRM
W przypadku wdrożenia systemu CRM w wersji “pudełkowej”, proces ten będzie dzielił się na następujące etapy:
- Dostosowanie systemu CRM do specyfiki biznesu.
- Konfiguracja narzędzi związanych ze sprzedażą.
- Konfiguracja mechanizmów raportowania.
- Nadanie uprawnień oraz dostępów dla pracowników.
- Edukacja zespołu w zakresie obsługi systemu (wyrabianie nawyków).
- Analiza wyników i efektywności zaimplementowanego systemu.
- Wdrażanie poprawek i optymalizacja.
Powyższe procesy można przejść samodzielnie. Ale jeśli ktoś nie czuje się na siłach i uważa, że nie ma wystarczającej wiedzy technicznej, może skontaktować się z supportem.
W Berg System osoba, która wspiera nowych użytkowników programu CRM w pierwszych krokach, jest człowiek, który zna branżę, w której działasz. Obsługuje firmy podobne do Twojej. Jego wiedza jest zatem szeroka i czerpana z praktyki i doświadczeń innych.
Nasz support pomaga przenieść dane do systemu, skonfigurować go i odpowiada na każde pytanie, po to, żebyś bezstresowo mógł zacząć pracę na systemie od zaraz.
Wdrożenie dopasowywanego systemu CRM
Indywidualne wdrożenie systemu CRM, które wymaga zmodyfikowania systemu na Wasze potrzeby, jest bardziej rozbudowane.
Personalizacja i dostosowanie systemu obejmuje najczęściej dostosowywanie funkcjonalności do potrzeb firmy, integracje z innymi systemami w firmie czy tworzenie niestandardowych raportów i widoków.
W Berg System indywidualne wdrożenie systemu CRM, dzielimy więc na następujące kroki:
1. Spotkanie
- Rozpoczynamy od rozmowy – spotkania online lub bezpośrednio u Was lub u nas w firmie.
- Poznajemy firmę, jej specyfikę, procesy oraz obecne systemy, na których pracujecie.
- Przysłuchujemy się Waszym potrzebom i oczekiwaniom.
2. Przedstawienie koncepcji
- Przedstawiamy wstępną koncepcję rozwiązania, opartą o Wasze potrzeby.
- Pokazujemy Wam, jakie korzyści możecie osiągnąć dzięki naszym rozwiązaniom.
- Wskazujemy, co jest już gotowe i działa w systemie, a jakie nowe funkcjonalności zostaną wdrożone.
3. Analiza przedwdrożeniowa
- Tworzymy precyzyjny opis zakresu prac.
- Rozpisujemy harmonogram działania.
- Określamy budżet.
4. Etap wdrożenia
- Ustalamy cykliczne spotkania on-line i komunikujemy postępy naszych prac.
- Pracujemy w krótkich etapach, oddając do testów wdrożone zmiany.
- Zbieramy uwagi i sugestie, po to by wprowadzać ewentualne poprawki.
5. Utrzymanie i wsparcie
- Po zakończeniu projektu zapewniamy przeszkolenie zespołu.
- Oferujemy wsparcie techniczne i utrzymanie systemu.
- Utrzymujemy zespół gotowy reagować na każde zgłoszenie w krótkim czasie.
Koordynacja wdrożenia
Jakie znaczenie ma sprawna komunikacja i możliwość konsultacji podczas wdrożenia systemu CRM w Twojej firmie?
Zastanawiając się więc, ile czasu trwa wdrożenie systemu CRM, musimy brać też więc pod uwagę to, ile czasu użytkownicy systemu będą uczyli się jego obsługi.
Jeśli po roku, wciąż będą robić coś poza systemem, nie będą regularnie uzupełniać CRM-a, albo będą robić błędy w tym, co w nim zapisują, to nie można mówić o zakończonym wdrożeniu, albo poprawnym wdrożeniu.
O zakończonym wdrożeniu mówimy, gdy wszyscy użytkownicy mają dostęp do wymaganych narzędzi oraz funkcji systemu CRM i umieją z nich korzystać.
Podsumowanie
Berg System wychodząc naprzeciw oczekiwaniom runku, oferuje implementacje gotowych narzędzi do zarządzania sprzedażą i możliwość pracy na systemie CRM właściwie od razu.
Całą resztę prac dostosowawczych, wdraża natomiast etapami, realizując projekt Indywidualnego wdrożenia. Tym samym zapewnia przedsiębiorstwom dużo większą oszczędność czasu i pieniędzy.
Wdrożenie systemu CRM nie trwa wtedy długimi miesiącami czy latami, ale wraz z odpowiednimi szkoleniami, zamyka się w krótkim czasie.
