Kto powinien archiwizować APK i jak długo po zawarciu polisy?
Zagadnienia prawne
Natalia Skwierawska
13 lipca, 2026
Czas czytania: 3 minuty
Przejdź do sekcji
Skoro w procesie sprzedaży uczestniczy kilka podmiotów, tj.: klient, agent, Towarzystwo Ubezpieczeniowe, to kto tak naprawdę powinien przechowywać Analizę Potrzeb Klienta i jak długo taka dokumentacja powinna być dostępna?
Odpowiedź porządkuje się wokół jednej zasady. A brzmi ona następująco: odpowiedzialność za APK spoczywa na dystrybutorze ubezpieczeń, czyli APK archiwizuje ten podmiot, który prowadzi proces sprzedaży.
Jak to wygląda w praktyce?
W praktyce za APK odpowiada:
01
Agent
02
Multiagent
03
Broker
To ten podmiot, prowadzi rozmowę z klientem, zbiera informacje, rekomenduje rozwiązanie i podejmuje decyzję sprzedażową. A skoro tak, to musi być w stanie udokumentować ten proces i przechowywać APK.
Towarzystwo ubezpieczeniowe posiada własne systemy, archiwizuje dane związane z polisą i przechowuje formularze w swoim zakresie. Ale robi to z perspektywy swojego produktu, a nie całego procesu sprzedaży, co oznacza, że może mieć część danych, może mieć własne formularze, ale nie przechowuje pełnej Analizy Potrzeb Klienta w modelu multiagencyjnym. Dlatego też nie można oprzeć się wyłącznie na dokumentacji TU.
„To dystrybutor ubezpieczeń odpowiada za prawidłowe przeprowadzenie Analizy Potrzeb Klienta i powinien być w stanie wykazać jej przebieg. Nawet jeśli część dokumentów znajduje się w systemach TU, nie zwalnia to agenta, multiagenta czy brokera z obowiązku posiadania własnej dokumentacji potwierdzającej proces sprzedaży”.
Czy klient musi przechowywać APK?
Klient oczywiście może posiadać dokumentację, ale nie ma obowiązku jej archiwizacji w kontekście zgodności procesu sprzedaży. To nie klient odpowiada za to, czy analiza została przeprowadzona prawidłowo.
Jak długo należy przechowywać APK?
APK jest dowodem procesu sprzedaży, więc musi być dostępne w czasie. W praktyce oznacza to, że dokumentacja powinna być przechowywana:
01
Przez okres obowiązywania umowy
02
Oraz przez okres, w którym mogą pojawić się roszczenia lub kontrola
Nie chodzi więc o „minimalny czas techniczny”, tylko o możliwość obrony procesu sprzedaży w przyszłości. A kontrola lub spór z klientem często pojawiają się po kilku miesiącach, roku, a czasem jeszcze później.
Jeżeli APK nie jest dostępne nie da się odtworzyć procesu, nie ma dowodu rozmowy i niestety pojawia się ryzyko odpowiedzialności.
Jak długo należy przechowywać APK?
W powyższym kontekście duże znaczenie ma centralne przechowywanie APK, powiązanie z klientem i polisą i dostępność dokumentacji w jednym miejscu, takim jak Berg System.
„Dobra archiwizacja nie jest tworzona z myślą o dniu sprzedaży, ale o sytuacji, w której po kilku latach trzeba odpowiedzieć na pytanie: jak przebiegała ta rozmowa i dlaczego klientowi zarekomendowano właśnie takie rozwiązanie. Właśnie wtedy kompletna historia procesu okazuje się najcenniejszym elementem dokumentacji. W Berg System Analiza Potrzeb Klienta jest powiązana z kartą klienta, polisą, dokumentami oraz historią komunikacji. Dzięki temu organizacja nie musi szukać informacji w wielu miejscach i może szybko odtworzyć przebieg obsługi nawet po kilku latach. I to nie jest tylko kwestia wygody, a realny element przygotowania na kontrolę.”
Dołącz do nas na najbliższych Rozwojowych czwartkach!
Ten temat omawiamy również podczas Rozwojowych czwartków, pokazując na żywo, jak wygląda praca na rzeczywistych danych z realnym portfelem klientów i faktycznymi terminami wznowień.
- Szkolenie online
- Szkolenie darmowe
Kolejne artykuły wiedzy o regulacjach prawnych
Przejdź do kolejnego artykułu:
Chcesz sprawdzić, jak tę wiedzę zastosować w Twojej organizacji?
Umówmy się na rozmowę
- Konsultację przeprowadzi analityk biznesowy
- Zbada Twoje potrzeby i omówi możliwości ich realizacji
- Wspólnie okreslicie dalszy plan działania
- Umówicie spotkanie zdalnie lub stacjonarnie
