Za zarządzanie sprzedażą odpowiada zazwyczaj manager lub kierownik działu, a jego zadaniem jest nie tylko zarządzanie zespołem handlowców, ale przede wszystkim planowanie pracy sprzedawców.
To od tego, jak skonstruowane zostaną procesy sprzedażowe, jakie zadania zostaną przypisane poszczególnym etapom procesu i handlowcom, a także jakie narzędzia będą wykorzystywane przy realizacji tych zadań, zależy skuteczność całego zespołu.
W tym artykule omówimy odpowiedzialność managera sprzedaży za kontrolę procesu sprzedaży i za organizację zadań pracowników. Wskażemy narzędzia, które pomogą mu w ułożeniu tych zadań i kontroli ich wykonalności.
Zarządzanie organizacją sprzedaży
Zarządzanie sprzedażą przedsiębiorstwa zdefiniować można jako wykorzystanie technik zarządzania sprzedażą i sił sprzedaży do maksymalizacji skali sprzedanych produktów lub usług oraz generowania przychodów.
Kierownik działu sprzedaży ma w swoich rękach ważne zadanie – zarządzanie organizacją sprzedaży. To znaczy, że musi zaprojektować proces sprzedaży i zorganizować zadania członków zespołu handlowego, tak by wykorzystując różne techniki sprzedaży, mogli sprawnie pomagać klientom w ich drodze do zakupu. Pisaliśmy o nich TUTAJ.
Jego zadaniem również monitorowanie wyników sprzedaży, analizowanie danych sprzedażowych oraz wykrywanie i rozwiązywanie problemów. Manager powinien zadbać o to, żeby każdy z pracowników znał swoje zadania oraz wiedział, jakie są oczekiwania, co do jego wyników.
Zarządzanie sprzedażą i kontrola wyników w jednym miejscu.
Organizacja sprzedaży: projektowanie procesu sprzedaży i pracy zespołu sprzedaży
Organizacja sprzedaży to proces planowania, strukturyzowania i zarządzania działaniami sprzedażowymi w firmie.
Obejmuje m.in.:
- Strukturę zespołu sprzedaży – podział ról i obowiązków w zespole, np. przedstawiciele handlowi, account managerowie, specjaliści ds. obsługi klienta.
- Procesy sprzedażowe – ścieżka klienta od pierwszego kontaktu do finalizacji transakcji i obsługi posprzedażowej.
- Zarządzanie danymi i narzędzia – systemy CRM do monitorowania leadów, pipeline’u sprzedażowego i wyników handlowców.
- Strategie sprzedaży – podejście do pozyskiwania klientów, negocjacji, budowania relacji i upsellingu.
- Motywowanie zespołu – systemy prowizyjne, szkolenia, KPI i monitoring wyników.
- Integrację sprzedaży z innymi działami – współpracę z marketingiem, obsługą klienta i finansami.
Aby zaprojektować procesy sprzedażowe, które będą skuteczne dla biznesu, warto zastanowić się nad tym, czy jeden schemat będzie odpowiedni dla wszystkich segmentów klientów, produktów i usług.
Być może należy stworzyć oddzielne procesy dla każdej z tych grup?
O budowaniu procesu sprzedaży można poczytać w naszym artykule: Proces sprzedaży – opis i praktyczne przykłady.
Zarządzanie sprzedażą w firmie - strategia sprzedaży, cele, optymalizacje
Zarządzanie sprzedażą w firmie obejmuje planowanie sprzedaży i działań, które należy podjąć w różnych kanałach sprzedaży.
Lider zespołu powinien więc ustanowić cele sprzedażowe, które chce osiągnąć w danych kanałach. Następnie powinien określić kroki, jakie trzeba podjąć, aby osiągnąć te cele.
Wszystkie zadania należy priorytetyzować, by sam manager, ale i zespół, wiedział, co jest najważniejsze i co należy zrobić najpierw.
Opisaliśmy plan na realizację celów sprzedażowych działów handlowych w tym tekście: Plan sprzedażowy w 7 krokach.
Proces zarządzania sprzedażą w zadaniach sprzedawców
Kolejnym krokiem jest zaplanowanie zadań, które handlowcy będą musieli wykonać na każdym z etapów procesu sprzedażowego.
To moment na to, aby zdecydować, które czynności można zautomatyzować, aby maksymalnie uprościć pracę handlowców, a także uwolnić ich czas na bardziej istotne rzeczy, jak np. pozyskiwanie nowych klientów.
Przykładem takich zadań mogą być: follow up-y do klientów, przypomnienia mailowe odnośnie dostarczenia dokumentacji, przypomnienia SMS o zbliżającym się terminie spotkania, itp.
Zbuduj swój własny schemat procesu sprzedaży. Zarządzaj sprzedażą wprost z systemu CRM.
Najwygodniejszą formą realizacji działań sprzedaży jest przypisanie zadań w formie check-listy do każdego etapu procesu sprzedażowego. W Berg System wygląda to tak jak poniżej:
Komunikacja w zespole sprzedaży
Kierownik działu sprzedaży powinien regularnie komunikować cele i dawać pracownikom wytyczne dotyczące zadań, które mają być wykonane. A wszyscy członkowie zespołu powinni mieć jasne instrukcje i wiedzieć, jakie są oczekiwania co do tego, co mają zrobić i jak mają to zrobić.
Tak samo powinno to działać w drugą stronę. Handlowcy powinni mieć możliwość stałego kontaktu ze swoim przełożonym. Wszelkie niejasności powinny być szybko wyjaśniane, aby uniknąć opóźnień lub błędów.
Warto pomyśleć o cyklicznych spotkaniach, takich jak np. Daily. To na nich omawiane są bieżące problemy, sukcesy i wyzwania. O specyfice tych spotkań pisaliśmy w tym artykule: Daily: kroki do lepszej współpracy w zespole.
System do zarządzania organizacją sprzedaży - kalendarz i lista zadań - planowanie sprzedaży w systemie CRM
System do zarządzania organizacją sprzedaży, taki jak Berg System, w moduł sprzedaży ma wbudowany kalendarz. CRM pozwala na zaplanowanie terminów ważnych spotkań i innych wydarzeń. Pokazuje je potem wszystkie na czytelnym timelinie. Dzięki temu kierownik działu sprzedaży oraz pracownicy mają dostęp do informacji na temat swojego planu dnia.
Lista zadań pozwala na monitorowanie postępu w realizacji celów, umożliwiając szybką identyfikację, jak duże obłożenie zadaniami mają wybrani członkowie zespołu sprzedaży.
Lider zespołu widzi jakie zadania handlowiec zrealizował, a jakie stopują go w dalszej realizacji procesu. Ma więc szybki obraz sprzedaży i może wydać ewentualne decyzje o zmianie działań sprzedażowych na danym kliencie.
Zarządzanie zespołem sprzedażowym a kontrola wyników (wskaźniki KPI)
Nie można zapominać, że zarządzanie sprzedażą to proces ciągły, a zarządzanie zespołem sprzedażowym wymaga stałej kontroli. Kierownik działu sprzedaży powinien więc mieć bieżący wgląd w statystyki i raporty pracy swoich sprzedawców.
Kluczową rolę w badaniu efektywności działania w obszarze zarządzania sprzedażą odgrywają wskaźniki KPI (Key Performance Indicators). Obserwacja różnego rodzaju mierników umożliwia szybką identyfikację problemów i pozwala wprowadzić świadome korekty i lepiej wykorzystywać potencjał działów handlowych.
System do monitorowania sprzedaży
Prostszym rozwiązaniem jest system zarządzania sprzedażą, taki jak np. system CRM, który oferuje zaawansowane funkcje raportowania i analizy w czasie rzeczywistym. Prowadzi odczyty danych dotyczących procesu sprzedaży, sprzedaży, wydajności pracowników i zachowań klientów.
Popularne wskaźniki KPI obejmują dynamikę sprzedaży, współczynniki konwersji czy statystyki postępu prac wykonywanych na kliencie.
Dzięki narzędziom, które oferuje CRM można monitorować statystyki sprzedaży, takie jak otwarte szanse sprzedaży, średni czas trwania i wartość szansy sprzedaży, robić odczyty nowej sprzedaży, powtórnej sprzedaży i sprzedaży dodatkowej.
CRM pomaga zidentyfikować produkty rentowne i nierentowne, a także wymagające usprawnienia procesu sprzedaży.
Niezwykle istotne jest, aby zarządzający nie skupiali się jedynie na konwersji z lejka sprzedażowego, ale zwracali uwagę także na to, ile można wyciągnąć z raportu dotyczącego przegranych szans sprzedażowych. To właśnie z tych raportów można wyciągnąć wnioski, co robimy źle i co trzeba zmienić w działaniu, aby zwiększyć wyniki sprzedażowe.
Raporty i statystyki, których potrzebujesz są w Berg System.
Zarządzanie sprzedażą - podsumowanie
Dobrze zorganizowana praca zespołu sprzedażowego, szkolenia dla pracowników, monitorowanie ich wyników, automatyzacja procesów oraz wykorzystanie narzędzi informatycznych, to kluczowe elementy, które pomagają w osiąganiu lepszych wyników sprzedażowych.
W tym wszystkim manager sprzedaży odpowiada za określanie celów sprzedażowych w oparciu o analizę rynku i wytyczne zarządu przedsiębiorstwa. Musi zaplanować działania sprzedażowe, czyli np. wraz z zespołem opracować plany sprzedażowe i wybrać najlepsze kanały dystrybucji.
Potem nadzoruje prace zespołu sprzedażowego — kieruje pracą zespołu, motywuje go do osiągania celów, monitoruje wyniki sprzedażowe oraz zapewnia, że zespół działa zgodnie z wytycznymi firmy.
Lider zespołu zobowiązany jest również ściśle współpracować z innymi działami firmy, w celu zapewnienia, że sprzedaż wykonuje swoje działania w sposób zgodny z założeniami np. marketingu.
Na koniec, zawsze powinien myśleć o rozwoju swojego działu i wdrażaniu nowych rozwiązań pozwalających np. na automatyzację powtarzalnych zadań czy wyeliminowanie chaosu poprzez usystematyzowanie i zorganizowanie pracy w systemie CRM.
Dzięki wdrożeniu oprogramowania CRM w firmie może zapewnić sobie i pracownikom mniejszą ilość stresów związaną np. z przekazywaniem sobie spraw klientów pod nieobecność jednego z pracowników.
W tym programie wszystkie dane i dokumenty klientów wraz z historią ich kontaktu znajdują się w jednym miejscu.
Pytania i odpowiedzi:
Jakie są najważniejsze zadania osoby odpowiedzialnej za zarządzanie sprzedażą?
Osoba odpowiedzialna za zarządzanie sprzedażą powinna projektować procesy sprzedażowe, monitorować wyniki zespołu, oraz wspierać handlowców w realizacji ich celów. Kluczowe obowiązki obejmują analizę danych sprzedażowych, identyfikację problemów i wdrażanie rozwiązań. Ważnym elementem pracy jest także organizowanie szkoleń dla nowych pracowników, które zwiększają ich kompetencje w zakresie obsługi klienta. Dobrze zaplanowane zarządzanie procesem sprzedaży umożliwia efektywniejsze wykorzystanie zasobów i poprawę wyników biznesowych.
Jak stworzyć efektywny zespół sprzedaży, który generuje przychody?
Tworzenie zespołu sprzedaży zaczyna się od rekrutacji osób z odpowiednimi umiejętnościami i doświadczeniem. Kluczowe jest określenie ról w zespole i dostosowanie ich do potrzeb klienta oraz strategii firmy. Manager powinien zadbać o odpowiednie szkolenia dla nowych pracowników, aby przygotować ich do skutecznej obsługi klienta i realizacji celów sprzedażowych. Regularna analiza wyników zespołu i udzielanie konstruktywnego feedbacku pozwala generować długotrwałe relacje z klientami i zwiększać przychody.
Jakie są najczęstsze błędy związane z zarządzaniem sprzedażą i jak ich uniknąć?
Jednym z najczęstszych błędów jest brak jasno zdefiniowanego procesu sprzedażowego, co prowadzi do chaosu w zespole i strat biznesowych. Innym problemem jest niedostateczne szkolenie nowych pracowników, co obniża ich skuteczność w kontakcie z potencjalnymi klientami. Aby uniknąć tych błędów, manager powinien opracować szczegółowy plan sprzedaży, zainwestować w szkolenia oraz wykorzystać narzędzia takie jak CRM do zarządzania relacjami z klientami i prognozowania wyników.
W jaki sposób automatyzacja procesów sprzedażowych wpływa na efektywność zespołu?
Automatyzacja procesów sprzedażowych pozwala handlowcom skupić się na budowaniu relacji z klientami zamiast na rutynowych zadaniach. Systemy CRM umożliwiają zarządzanie kluczowymi informacjami dotyczącymi klientów, wysyłanie automatycznych przypomnień czy generowanie raportów. Dzięki automatyzacji zespół może działać szybciej i efektywniej, co wpływa na lepsze wyniki sprzedaży firmy i krótszy czas trwania cyklu sprzedażowego.
Jak prognozowanie wpływa na efektywne zarządzanie sprzedażą?
Prognozowanie to kluczowy element efektywnego zarządzania sprzedażą, ponieważ pozwala przewidywać wyniki w określonym czasie na podstawie danych historycznych i obecnych trendów. Dzięki precyzyjnym prognozom manager może lepiej planować zasoby, dostosować strategie do aktualnych warunków rynkowych oraz minimalizować ryzyko nieosiągnięcia założonych celów sprzedażowych. Narzędzia CRM wspierają proces prognozowania, oferując zaawansowane analizy w czasie rzeczywistym.
Dlaczego zarządzanie relacjami z klientami jest kluczowe w sprzedaży?
Zarządzanie relacjami z klientami pozwala budować długotrwałe relacje, które generują powtarzalne transakcje i zwiększają lojalność klientów. Dzięki efektywnemu zarządzaniu relacjami, firma może lepiej rozumieć potrzeby klientów i dostosowywać swoje produkty lub usługi. Wykorzystanie systemu CRM ułatwia monitorowanie historii kontaktu, co z kolei poprawia jakość obsługi klienta i zwiększa satysfakcję klientów, a także pozytywnie wpływa na wizerunek firmy.
Jakie narzędzia wspierają proces zarządzania sprzedażą i tworzenie zespołu sprzedaży ze strategicznymi wynikami?
Oprogramowanie wspierające sprzedaż, to system CRM. Jest niezastąpiony w zarządzaniu procesem sprzedaży. Umożliwia monitorowanie postępów w lejku sprzedaży, analizę wskaźników KPI oraz organizację działań zespołu. Dzięki CRM manager może łatwo przypisywać zadania, kontrolować ich realizację oraz poprawiać efektywność zespołu. Inne przydatne narzędzia to systemy do automatyzacji marketingu, które wspierają komunikację z potencjalnymi klientami i umożliwiają generowanie bardziej precyzyjnych prognoz sprzedażowych.
