Masz firmę sprzedającą fotowoltaikę i zastanawiasz się jak lepiej można prowadzić swój biznes? Nie masz kontroli nad handlowcami? Tracisz klientów, przez co nie rozwijasz się w zakładanym tempie? Nie realizujesz planów sprzedażowych? Chcesz, żeby w końcu pieniądze przestały uciekać Ci przez palce? Odpowiednio dobrany CRM dla fotowoltaiki pozwoli Ci rozwiązać te problemy.
Spis treści
Jakie problemy organizacyjne mają firmy fotowoltaiczne?
Trudności wielu firm działających w branży fotowoltaicznej są wynikiem kilku kluczowych elementów. Problemy rodzą się, kiedy:
- brakuje odpowiednich narzędzi do pracy
- jest wiele baz danych
- procesy sprzedażowy i montażowy są rozdzielone
- brakuje kontroli nad pracą handlowców
- giną dokumenty czy informacje o klientach
- nie ma podstawowych narzędzi marketingowych
Wykorzystując nowe technologie można realnie wpływać na wyniki sprzedażowe w swojej firmie. Firmy, które bronią się przed zmianami i uważają, że wdrożenie w firmie nowych narzędzi niewiele da, tracą.
U wielu przedsiębiorców rodzi się lęk przed tym, że jeśli oddadzą w ręce handlowców CRM, Ci nie będą z niego korzystać. Wydatek okaże się bezwartościowy. Tyle że świat idzie do przodu. Branża PV rozwija się bardzo dynamicznie, a konkurencja jest coraz większa i na pewno nie śpi. Inwestycja w narzędzia jest więc konieczna.
Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, trzeba się rozwijać. Potrzebna jest przewidywalność biznesu, wgląd i kontrola w pracę managerów i sprzedawców fotowoltaiki, potrzebne jest połączenie marketingu, sprzedaży, montażu i logistyki. A do tego wymagane jest dostarczenie odpowiednich narzędzi do pracy.
Czy CRM jest dostosowany do potrzeb firm fotowoltaicznych?
Kwestia doboru CRM-u dopasowanego do specyfiki branży fotowoltaicznej ma bardzo ważne znaczenie dla jakości i efektywności pracy na nim. Wybierając narzędzia uniwersalne, często otrzymuje się dostęp do czegoś, co właściwie jest kolejnym Excelem opakowanym w grafiki. Nie o to tu chodzi.
Niestety uniwersalne programy mogą okazać się nieintuicyjne, czasochłonne w wypełnianiu i nie przynosić żadnych korzyści handlowcom i całemu biznesowi.
Co powinna więc oferować firma sprzedająca CRM? Na jakie elementy programu wspierającego sprzedaż fotowoltaiki zwracać uwagę?
Odpowiadając na pierwsze z pytań – szukaj firmy, która:
- daje dostęp do darmowych testów systemu, dzięki temu sprawdzisz, czy system rzeczywiście pomoże rozwinąć Twój biznes.
- jest korzystna cenowo (abonament lub licencja na dożywotnie użytkowanie)
- ma gotowy pakiet narzędzi, który samodzielnie będziesz mógł zaimplementować w swojej firmie lub
- jeśli wiesz, że potrzebujesz czegoś więcej – pomoże Ci wdrożyć system i przeprowadzi Cię przez cały ten proces
- gwarantuje przeniesienie danych z innych, zewnętrznych baz danych wprost do nowego CRM-u
- oferuje bieżące wsparcie i szybko reaguje na zadane pytania i problemy
- posiada najwyższej jakości zabezpieczenia i robi codzienny back-up danych
- posiada system, z którego można korzystać na różnych urządzeniach
- pozwala odzyskać z systemu informacje o klientach i umowach nawet po zakończeniu umowy.
W Berg System właśnie tak działamy. Kiedy pojawiają się indywidualne potrzeby, zawsze staramy się wyjść naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów.
Pomagamy wdrożyć system, skonfigurować go, uczymy jak z niego korzystać i pokazujemy sprawdzone metody pracy na programie, dzięki czemu ułatwiamy poprawne korzystanie z narzędzi, w jakie wyposażony jest CRM. Dodatkową pomocą są nasi konsultanci, którzy mogą szybko zareagować na pojawiające się pytania i problemy użytkowników.
Jakie elementy powinien mieć CRM dla fotowoltaiki?
Idąc dalej, CRM to system zbudowany z modułów. Zatem które z nich potrzebne są w branży fotowoltaicznej?
Na pewno część z nich, to elementy powtarzalne dla wielu branż, ale wersja fotowoltaiczna warto, by miała:
- ułożony proces sprzedaży i montażu – podział na kolejne kroki procesu sprzedażowego i montażowego
- checklisty – zadania przypisane do każdego z kroków w procesach sprzedaży i montażu
- formularz zewnętrzny z audytem PV – narzędzie przyspieszające pracę handlowca. Zainteresowany fotowoltaiką już na etapie zgłoszenia może podać podstawowe dane o swojej nieruchomości, co automatycznie zapisuje się w kartotece klienta w systemie.
- załączniki z telefonu – zdjęcie dachu, otoczenia, licznika prosto z telefonu do systemu CRM
- rozliczanie prowizyjne z kWp
Dodatkowymi atutami będą możliwe integracje systemu z innymi aplikacjami, takimi jak:
- kalendarz, np. Google Calendar, gdzie dwustronna integracja daje możliwość dodawania i edycji wydarzeń z poziomu kalendarza Googlecały system pocztowy, np. Microsoft Exchange
- baza GUS/CEiDG, dająca możliwość zaciągania danych działalności gospodarczych oraz firm
- Call Center, np. integracja z systemem Focus Telecom
- wystawienie faktury w systemie zewnętrznym, np. wFirma
- powiadomienia o kończących się umowach oraz zbliżających się terminach płatności za podpisane umowy, np. SMSApi
- integracja z DotPay w celu rejestracji płatności
- chat pozwalający na obsługę zapytań w czasie rzeczywistym, np. Intercom
- dostęp do aplikacji (Facebook, Google Analytics, Gmail, Mailchimp, Asana i wiele innych), np. Zapier
- integracja z WordPress, która pozwala na zarządzanie treściami, bazą wiedzy
- udostępnianie dokumentacji API ułatwiającej integrację z zewnętrznymi narzędziami.
Proste i pomocne rozwiązania dla biznesu
W Berg System proces sprzedaży i montażu zbudowane zostały na przykładzie wywiadu z firmami fotowoltaicznymi, czego wynikiem są najbardziej popularne kroki w obu procesach.
Doświadczenie pokazuje, że nowi klienci przystępujący do systemu chętnie korzystają z domyślnych parametrów. Nie zmienia, to jednak faktu, że są one edytowalne i można je indywidualnie modyfikować i nazywać.
Dużym plusem systemu są checklisty. Posługiwanie się nimi pomaga nie pogubić się, na jakim etapie procesu jest handlowiec. Czy odhaczył już wszystkie zadania, które zostały zdefiniowane dla danego procesu? Np. do wyceny zrobił audyt pv, wykonał zdjęcia dachu i zaktualizował dane o kliencie w systemie CRM, czy może ma coś jeszcze do wykonania w tym zakresie?
Formularz audytu PV można wysłać online lub wypełnić go z klientem na miejscu. Dane, w tym również załączniki w postaci zdjęć, trafiają prosto do systemu i są przypisane osobie, która będzie mogła rozpocząć kolejne kroki, aby sprawnie obsłużyć klienta.
Co ciekawe, formularz jest w pełni edytowalny i można go skonfigurować pod indywidualne potrzeby, np. pod zbieranie zgód RODO na przetwarzanie danych.
Dzięki temu można zebrać o kliencie dowolne informacje, które przydadzą się na etapie obecnego procesu sprzedażowego, ale mogą też dać wiedzę o innych potrzebach klienta, co może stanowić kolejną szansę sprzedażową w przyszłości.
CRM dla fotowoltaiki powinien być więc narzędziem rozbudowanym. Prowadzić klienta od marketingu do montażu. Dzięki temu firma sprzedająca fotowoltaikę będzie sprawniej obsługiwać klientów, zwiększy skuteczność sprzedaży, zrealizuje więcej zamówień, co przełoży się na wyższe zyski.
Mniejsze straty, większa sprzedaż i efektywniejsze wykorzystanie zasobów, którymi się dysponuje sprawi, że firma obsłuży większą ilość klientów tym samym zespołem.
Po co managerowi CRM?
Zadaniem managera w branży fotowoltaicznej jest kontrolowanie i wspieranie działań sprzedawców pracujących w rozproszeniu, gdzieś w terenie i raportowanie o wynikach sprzedaży do właściciela firmy.
Pilnowanie procesów sprzedaży, a potem montażu, nie należy do prostych. Głównym problemem jest mnogość informacji. Gubienie się w ilości tematów, zapominanie o ustaleniach z klientami, brak podsumowań czy zapominanie o klientach. To wszystko sprawia, że uciekają leady.
Każdy z handlowców pracuje po swojemu, a to na Excelu, a to na kalendarzu czy notatniku. Powstaje chaos, w którym trudno się połapać, a jeszcze trudniej wyciągnąć wnioski, które dla sprawnego managera powinny być kluczem do efektywnego układania procesów.
Brak orientacji, na jakim etapie prac i ustaleń są handlowcy, brak statystyk, na podstawie których można planować działania sprawia, że managerowie w branży PV mają problemy z dowiezieniem wyników.
Aby nad tym zapanować, manager musi wyposażyć się w odpowiednie narzędzia. Takie, które pozwolą mu na pełną kontrolę tego jak pracują jego handlowcy, ale także takie, które zaprezentuje mu graficznie różnego rodzaju wskaźniki i dane sprzedażowe, pozwalające na szeroko pojętą analizę.
W takich warunkach dużo łatwiej o trafniejsze decyzje i dobór odpowiednich działań wspierających handlowców i popychających biznes do przodu. Dużo łatwiej też o generowanie raportów dla prezesa firmy.
Program dla fotowoltaiki z panelem managerskim
Na rynku dostępne są różnego rodzaju systemy do zarządzania sprzedażą. Jedne wyposażone są wyłącznie w sekcje pozwalające na kontrolę pracy handlowców i układanie procesów sprzedaży i montażu, inne zaś mają dodatkową opcję ofertowania.
Istotną rolę może mieć jednak aspekt doświadczenia, bazujący na wyposażeniu systemu w narzędzia, z których korzystają również managerowie z innych branż. Dodatkowe wskaźniki, dodatkowe możliwości ustawień w procesach, mogą wpływać na inną jakość pracy, szersze perspektywy i pozaramowe ścieżki rozwoju biznesu.
Analizując moduły, w jakie wyposażony jest CRM dla fotowoltaiki, warto zwrócić uwagę czy ma:
- proces sprzedaży
- kartotekę klienta
- sekcję zarządzanie zadaniami
- organizację pracy w kalendarzu
- narzędzia marketingowe
Każdy z tych elementów, umiejętnie wykorzystany, będzie wprowadzał w biznes ład i porządek.
Proces sprzedaży fotowoltaiki w systemie CRM
W przypadku rozwiązań CRM-owych nad procesem sprzedaży panuje manager i handlowiec, dzięki czemu zmniejsza się ryzyko pominięcia klienta.
Planowanie procesu nie należy do najtrudniejszych. Do każdego kroku, jaki powinien przejść handlowiec, manager może przypisać zadania, które ten powinien wykonać, aby zwiększyć szansę wygranej. Dzięki temu pracownicy zyskają więcej czasu, zmniejszą ilość błędów i poprawią swoją wydajność.
W tym miejscu można też zakładać wydarzenia i kartotekę klienta z załącznikami. Do takiej kartoteki w Berg System, dane mogą automatycznie spływać z formularza audytu PV, a jeśli jest taka potrzeba, dane starych klientów i tych będących w procesie zaimportować można bez problemu z innych baz danych.
Sprzedaż można planować na podstawie potencjalnych klientów, którzy faktycznie są w procesie. Analizując powody przegranych szans i badając skuteczność konwersji na każdym kroku, łatwiej znaleźć rozwiązania pozwalające na uniknięcie takich sytuacji w przyszłości.
Dzięki pełnemu widokowi procesu sprzedaży manager wie, jaka obecnie jest, a jaka będzie w najbliższym czasie wartość sprzedaży. Widok z podziałem na miesiące pozwala porównywać kolejne okresy między sobą.
Taka prezentacja danych pozwala na dużo łatwiejsze pilnowanie działań handlowców. Pokazuje dokładnie jaki wykonać następny krok z klientem, a jak wiadomo – systematyczność w pracy zwiększa skuteczność sprzedaży.
Kartoteka klienta jako ogólnodostępna baza wiedzy w CRM'ie
Trzymanie danych kontaktowych do osób zainteresowanych zakupem fotowoltaiki, do klientów w procesie i tych ze zrealizowanych umów w plikach Excel, w skrzynce pocztowej, telefonie czy w kalendarzu utrudnia sprawną obsługę. Dzięki CRM-owi można mieć je wszystkie w jednym miejscu. Uporządkowanie bazy klientów pozwala zyskać cenny czas na wykonywanie innych obowiązków.
Kartoteka klienta, to również miejsce dające dostęp do informacji o ustaleniach z klientem. Można tam robić notatki, archiwizować zdjęcia, trzymać dokumenty, zbierać zgody RODO. Jej skrupulatne uzupełnianie usprawnia przepływ informacji w zespole. Bez problemu można przekazać komuś swoje obowiązki, oddać komuś klienta, bo w kartotece jest o nim pełna informacja.
Usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy
W CRM-ie manager może lepiej zaplanować swój czas, jak i czas handlowców. Poprawia się jakość komunikacji pomiędzy współpracującymi ze sobą ludźmi. Lista zdefiniowanych wcześniej zadań
To – Do, pomaga w szybki sposób zaplanować i monitorować postępy w ich realizacji. Dodatkowo dostęp do kalendarza ułatwia umawianie spotkań i pilnowanie ich statusu, co wspiera w organizacji pracy cały zespół sprzedażowy.
Berg System automatycznie powiadamia o nowych zadaniach czy zmianie ich statusu. Przypomni również o konieczności wykonania telefonu do klienta, czy to za dwa dni, czy dopiero za rok. Pomaga więc managerowi planować, a następnie monitorować realizację zadań w czasie.
System do umawiania spotkań dla handlowców fotowoltaiki
Kiedy chaos ogarnia wewnętrzne procesy w firmie, choćby umawianie spotkań, nawet najbardziej cierpliwa osoba administrująca nimi, może powiedzieć w końcu STOP. W nieładzie i w warunkach dezinformacji trudno wykonywać podstawowe zadania.
Duży problem sprawia:
- brak podglądu pod aktualne kalendarze handlowców,
- brak przepływu informacji o dostępności poszczególnych osób pracujących w firmie,
- organizacja spotkań,
- brak informacji od handlowców czemu nie pojawili się na umówionym spotkaniu.
A są przecież osoby, choćby asystentka biura, które później przed szefostwem muszą wykazać, czy leady z fotowoltaiki, którymi dysponowali i które administracja czy call – center umówiła handlowcom, zostały przez nich dobrze wykorzystane.
Zarządzanie kalendarzami handlowców porządkuje te wszystkie kwestie i rozwiązuje problemy organizacyjne. Narzędzie kalendarza wbudowanego w Berg System lub zaimportowanego np. z Google Calendar pozwala działać sprawniej i panować nad wszystkimi zadaniami i spotkaniami sprzedawców.
Podgląd pod kalendarze zespołu ułatwia pilnowanie statusu tych spotkań i daje możliwości raportowania do szefa o statystykach ilości i jakości zrealizowanych kontaktów z klientami.
Jaki jest więc najlepszy system dla branży PV?
Kluczem do wyboru odpowiedniego systemu do obsługi klientów i procesów w branży fotowoltaicznej powinno być określenie swoich potrzeb i problemów, jakie chce się zniwelować lub jakim chce się w przyszłości zapobiec.
Optymalnie dobrany CRM dla fotowoltaiki:
- dostarczy Ci odpowiednich narzędzi do pracy
- zagwarantuje dostęp do modułów sprzedażowych, montażowych i marketingowych
- da przewidywalność biznesu
- pozwoli na unikanie błędów, odpływu klientów i pojawiania się strat finansowych
- pozwoli pilnować proces sprzedaży, kontrolować działania handlowców
- umożliwi organizowanie spotkań sprzedawców z klientami
- pozwoli generować raporty
- da możliwość rozliczania prowizji
Szukaj więc takiego systemu, który nie tylko będzie pełnił funkcji bazy danych o klientach, ale wyposaży Cię również w narzędzia dające możliwość obsługi procesów, jakie toczą się w Twojej firmie.
Istotny więc będzie:
- moduł Szans Sprzedaży, w którym stworzysz nawet kilka procesów sprzedaży w firmie, będziesz mógł dokładnie kontrolować każdy etap, dodawać checklistę czy delegować zadania. Dodatkowo, w każdej pojedynczej szansie sprzedaży będziesz mógł dodawać wydarzenia, notatki, e-maile, obserwować historię zmian i wpisów czy wysłać SMS’y
- moduł Wydarzeń w połączeniu z kalendarzem Google, który pozwoli Ci na organizowanie zadań lub ich delegowanie
- moduł Kartoteka klienta, gdzie znajdziesz wszystkie wydarzenia/zadania, te wykonane i aktualne, a zakładka notatki pozwoli na dzielenie się informacjami na temat klienta między pracownikami, dzięki czemu każdy będzie miał wgląd do najważniejszych informacji.
- moduł Intranet, gdzie stworzysz odpowiednie grupy pracowników i będziesz prowadził komunikację, a dodatkowo, np. w folderach dokumentów przechowywał będziesz kluczowe elementy, które wykorzystujesz dla sprzedaży fotowoltaiki.
Inne oczekiwania wobec systemu będzie miała osoba zarządzająca setkami doradców, a inne ta, która pracuje w małym zespole. Berg System daje idealne rozwiązania dla jednych i drugich.
System CRM dla fotowoltaikijakim dysponujemy, to kompleksowe narzędzie do zarządzania całą firmą, ale nie zapominamy, że liczy się też indywidualne podejście do klienta, dlatego jeśli to potrzebne, zapewniamy mu rozwiązania, jakich potrzebuje.
