Ile czasu trwa wdrożenie systemu CRM? To pytanie nurtuje wielu przedsiębiorców. Czas potrzebny na wdrożenie systemu CRM zależy głównie od skomplikowania systemu oraz wielkości firmy. Proces ten może trwać od 3 do 6 miesięcy, a w niektórych przypadkach nawet dłużej.
Ale co dokładnie wpływa na długość tego czasu i jakie czynniki mogą go skrócić lub wydłużyć?
Od czego zależy czas wdrożenia systemu CRM?
Wdrożenie systemu CRM nie musi być ani długie, ani bardzo kosztowne. Wystarczy tylko skorzystać z odpowiedniego rozwiązania.
Jeśli weźmiesz do pomocy dostawcę systemu CRM lub firmę zewnętrzną, która wykonuje wdrożenia, taki projekt będzie szedł sprawniej niż samodzielne prace.
Dostawca, który wdraża w firmach swój system CRM, ma doświadczenie wynikające z praktyki. Jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia wie, jakie mogą pojawić się problemy i jest w stanie im zapobiec.
Czas wdrożenia zależy również od dostępnych zasobów i zakresu personalizacji narzędzi.
Przykładem szybkiego wdrożenia jest np. implementacja systemu do rozliczeń prowizji w Poczta Polska Dystrybucja. System rozliczeń prowizji jest częścią programu CRM Berg System.
Wdrożenie systemu rozliczeń prowizji w Poczta Polska Dystrybucja trwało tak krótko, ponieważ do Multiagencji dostosowywano system, który miał już gotowe komponenty. Ale również dlatego, że po obu stronach współpracowały ze sobą zespoły ludzi, których kompetencje pozwalały na sprawne prowadzenie projektu.
Etapy wdrożenia systemu CRM
W zależności od tego czy Twoja firma planuje wdrożyć gotowy system CRM, na którym będziecie mogli pracować od razu, czy też wdraża indywidualnie dopasowany system CRM, który wymaga modyfikacji narzędzia, kroki wdrożenia będą się nieco różniły.
Ile trwa wdrożenie CRM w modelu SaaS?
Wdrożenie systemu CRM w modelu SaaS jest zazwyczaj szybkim procesem, ponieważ tego rodzaju oprogramowanie to gotowe rozwiązanie „pudełkowe”. Dzięki temu możliwe jest niemal natychmiastowe uruchomienie systemu po dokonaniu konfiguracji dostosowanej do specyficznych potrzeb firmy.
Czas wdrożenia może wynosić od kilku dni do kilku tygodni.
Etapy wdrożenia CRM w modelu "pudełkowym"
- Dostosowanie systemu CRM do specyfiki biznesu.
- Konfiguracja narzędzi związanych ze sprzedażą.
- Konfiguracja mechanizmów raportowania.
- Nadanie uprawnień oraz dostępów dla pracowników.
- Edukacja zespołu w zakresie obsługi systemu (wyrabianie nawyków).
- Analiza wyników i efektywności zaimplementowanego systemu.
- Wdrażanie poprawek i optymalizacja.
Powyższe procesy można przejść samodzielnie. Ale jeśli ktoś nie czuje się na siłach i uważa, że nie ma wystarczającej wiedzy technicznej, może skontaktować się z supportem.
W Berg System osoba, która wspiera nowych użytkowników programu CRM w pierwszych krokach, jest człowiek, który zna branżę, w której działasz. Obsługuje firmy podobne do Twojej. Jego wiedza jest zatem szeroka i czerpana z praktyki i doświadczeń innych.
Nasz support pomaga przenieść dane do systemu, skonfigurować go i odpowiada na każde pytanie, po to, żebyś bezstresowo mógł zacząć pracę na systemie od zaraz.
Ile trwa wdrożenie systemu CRM dopasowywanego do potrzeb klienta?
Indywidualne wdrożenie systemu CRM, które wymaga zmodyfikowania systemu na Wasze potrzeby, jest bardziej rozbudowane.
Personalizacja i dostosowanie systemu obejmuje najczęściej dostosowywanie funkcjonalności do potrzeb firmy, integracje z innymi systemami w firmie czy tworzenie niestandardowych raportów i widoków.
Wdrożenie CRM - dedykowane rozwiązania
W Berg System dedykowane wdrożenie systemu CRM, dzielimy więc na następujące kroki:
1. Spotkanie
- Rozpoczynamy od rozmowy – spotkania online lub bezpośrednio u Was lub u nas w firmie.
- Poznajemy firmę, jej specyfikę, procesy oraz obecne systemy, na których pracujecie.
- Przysłuchujemy się Waszym potrzebom i oczekiwaniom.
2. Przedstawienie koncepcji
- Przedstawiamy wstępną koncepcję rozwiązania, opartą o Wasze potrzeby.
- Pokazujemy Wam, jakie korzyści możecie osiągnąć dzięki naszym rozwiązaniom.
- Wskazujemy, co jest już gotowe i działa w systemie, a jakie nowe funkcjonalności zostaną wdrożone.
3. Analiza przedwdrożeniowa
- Tworzymy precyzyjny opis zakresu prac.
- Rozpisujemy harmonogram działania.
- Określamy budżet.
4. Etap wdrożenia
- Ustalamy cykliczne spotkania on-line i komunikujemy postępy naszych prac.
- Pracujemy w krótkich etapach, oddając do testów wdrożone zmiany.
- Zbieramy uwagi i sugestie, po to by wprowadzać ewentualne poprawki.
5. Utrzymanie i wsparcie
- Po zakończeniu projektu zapewniamy przeszkolenie zespołu.
- Oferujemy wsparcie techniczne i utrzymanie systemu.
- Utrzymujemy zespół gotowy reagować na każde zgłoszenie w krótkim czasie.
Korzyści z wdrożenia systemu CRM z koordynatorem, który umie wdrażać
Jakie znaczenie ma sprawna komunikacja i możliwość konsultacji podczas wdrożenia systemu CRM w Twojej firmie?
Konfiguracja funkcji systemu CRM, integracja i przygotowanie danych
Udane wdrożenie systemu CRM wymaga nie tylko dobrej technologii, ale również odpowiedniego planowania, zaangażowania zespołu oraz dopasowania systemu do indywidualnych potrzeb i wymagań organizacji.
Zastanawiając się więc, ile trwa wdrożenie systemu CRM, musimy brać też więc pod uwagę to, ile czasu użytkownicy systemu będą uczyli się jego obsługi.
Jeśli po roku, wciąż będą robić coś poza systemem, nie będą regularnie uzupełniać CRM-a, albo będą robić błędy w tym, co w nim zapisują, to nie można mówić o zakończonym wdrożeniu, albo poprawnym wdrożeniu.
O zakończonym wdrożeniu mówimy, gdy wszyscy użytkownicy mają dostęp do wymaganych narzędzi oraz funkcji systemu CRM i umieją z nich korzystać.
Podsumowując, czas wdrożenia może być różny – jego długość zależy od takich czynników, jak:
- Migracja danych: przygotowanie, weryfikacja i przeniesienie danych klientów z istniejących systemów do nowego CRM to istotny krok, który może wpłynąć na czas wdrożenia.
- Integracja systemu: w przypadku potrzeby połączenia CRM z innymi systemami używanymi w firmie, np. ERP czy narzędziami marketingowymi, czas implementacji może się wydłużyć.
- Dostosowanie funkcjonalności systemu: personalizacja CRM pod kątem zarządzania relacjami z klientami, procesów sprzedażowych i automatyzacji działań biznesowych może wymagać dodatkowego czasu.
- Szkolenie zespołu: kluczowe dla skutecznego wdrożenia systemu CRM jest przeszkolenie użytkowników, by efektywnie korzystali z nowego oprogramowania.
Jakie korzyści może przynieść wdrożenie oprogramowania CRM?
Dzięki wdrożeniu CRM, organizacja zyskuje narzędzie, które wspiera efektywne zarządzanie relacjami z klientami. Oprogramowanie CRM jest szczególnie przydatne, gdy firma chce poprawić procesy związane z obsługą klienta, sprzedażą i marketingiem. CRM do zarządzania relacjami zapewnia centralizację danych, co pozwala na lepsze zrozumienie potrzeb klientów oraz ich preferencji.
Uruchomieniu systemu CRM powinno towarzyszyć dostosowanie jego funkcjonalności do specyfiki firmy. Dlatego tak ważne jest skonfigurowanie systemu do specyficznych procesów biznesowych, co może przynieść liczne korzyści, takie jak automatyzacja powtarzalnych zadań czy lepsze monitorowanie efektywności działań zespołów.
Warto pamiętać, że efektywność korzystania z systemu zależy od wielu czynników, w tym od poziomu integracji z istniejącymi narzędziami oraz umiejętności zespołu.
Istotne jest zrozumienie, że wdrożenie CRM może różnić w zależności od specyfiki branży, skali działalności czy poziomu złożoności procesów. Dobrze wdrożony system zapewnia pomoc w rozwiązywaniu problemów operacyjnych i organizacyjnych, jednocześnie wspierając firmę w budowaniu trwałych relacji z klientami.
Dla przykładu, dzięki funkcjonalnościom oferowanym przez mobilny CRM, pracownicy terenowi mogą w czasie rzeczywistym korzystać z kluczowych informacji, co zwiększa ich efektywność.
Celem wdrożenia CRM jest więc nie tylko automatyzacja procesów, ale przede wszystkim poprawa komunikacji i efektywności w obszarze zarządzania interakcjami z klientami, co w dłuższej perspektywie wzmacnia pozycję firmy na rynku.
Różne opcje wdrożenia CRM od Berg System
Berg System oferuje wdrożenie gotowych narzędzi do zarządzania sprzedażą i możliwość pracy na systemie CRM od zaraz.
Jeśli wymagane są modyfikacje lub rozbudowanie systemu o dodatkowe integracje – całą resztę prac dostosowawczych, wdraża etapami, realizując projekt Indywidualnego wdrożenia.
Takie podejście zapewnia przedsiębiorstwom dużo większą oszczędność czasu i pieniędzy.
Wdrożenie systemu CRM nie trwa wtedy długimi miesiącami czy latami, ale wraz z odpowiednimi szkoleniami, zamyka się w krótkim czasie.
Pytania i odpowiedzi:
Jak wygląda proces wdrożenia CRM w firmie?
Proces implementacji CRM w firmie rozpoczyna się od przygotowania danych do migracji z istniejących systemów informatycznych. Następnie konieczne jest skonfigurowanie nowego systemu CRM zgodnie ze specyficznymi wymaganiami organizacji. Ważnym krokiem w implementacji systemu CRM jest jego integracja z istniejącymi systemami, takimi jak ERP czy narzędziami marketingowymi. Po tym etapie przeprowadzane są szkolenia dla pracowników, by mogli w pełni wykorzystać funkcjonalności nowego systemu. Proces kończy się analizą działania systemu po jego uruchomieniu oraz wprowadzeniem optymalizacji. Te kroki mają na celu poprawę obsługi klienta i zwiększenie efektywności pracy w firmie.
Ile trwa wdrożenie CRM w firmie i co wpływa na czas tego procesu?
Wdrożenie CRM w firmie może trwać od kilku dni do nawet kilku miesięcy, w zależności od złożoności projektu. Na czas wdrożenia wpływa zakres personalizacji systemu oraz konieczność integracji CRM z innymi systemami informatycznymi w firmie. Kolejnym ważnym elementem jest stopień skomplikowania procesów biznesowych oraz staranność w przygotowaniu danych do migracji. Dzięki prawidłowemu wdrożeniu CRM firma może szybko osiągnąć korzyści z lepszego zarządzania relacjami z klientami.
Jakie korzyści przynosi wdrożenie systemu CRM w firmie?
Wdrożenie CRM w firmie przynosi szereg korzyści. System CRM umożliwia lepsze zarządzanie kontaktami z klientami oraz ich interakcjami z firmą. Dzięki centralizacji danych klientów organizacja może łatwiej zrozumieć ich potrzeby i preferencje. Automatyzacja procesów sprzedażowych i marketingowych poprawia efektywność działań, a generowanie raportów pozwala na lepsze monitorowanie wyników. Dodatkowo, wdrożenie CRM usprawnia ogólną organizację pracy w firmie, co pozytywnie wpływa na efektywność zespołów.
Czym różni się wdrożenie gotowego systemu CRM od rozwiązania dopasowanego?
Wdrożenie gotowego systemu CRM w modelu SaaS pozwala na szybkie uruchomienie systemu, co umożliwia firmie rozpoczęcie pracy już po kilku dniach od jego konfiguracji. Natomiast wdrożenie dedykowanego systemu CRM wymaga dłuższego czasu, ponieważ konieczna jest personalizacja funkcjonalności oraz integracja z istniejącymi systemami. Różnica tkwi również w czasie trwania projektu — gotowy system wdraża się w krótkim czasie, podczas gdy dedykowane rozwiązanie może wymagać kilku miesięcy pracy. Obie opcje wymagają wsparcia technicznego i ciągłego doskonalenia systemu, aby osiągnąć maksymalne korzyści.
Jakie są koszty wdrożenia systemu CRM w firmie?
Koszty wdrożenia systemu CRM w firmie zależą od zakresu funkcjonalności i poziomu personalizacji systemu. Dodatkowe koszty mogą wynikać z integracji CRM z istniejącymi systemami oraz liczby szkoleń wymaganych dla zespołu. Pomimo tych kosztów wdrożenie CRM pozwala firmie znacznie poprawić efektywność operacyjną i obniżyć wydatki dzięki automatyzacji procesów oraz lepszej organizacji pracy.
Jakie znaczenie ma wsparcie techniczne podczas wdrożenia CRM?
Wsparcie techniczne odgrywa kluczową rolę w procesie wdrożenia CRM. Specjaliści pomagają w planowaniu i realizacji wdrożenia oraz w rozwiązywaniu problemów związanych z użytkowaniem systemu. Szkolenia z zakresu obsługi systemu CRM wspierają pracowników w efektywnym korzystaniu z nowych funkcji. Zapewnienie wsparcia technicznego umożliwia płynne przejście na nowy system informatyczny, co przyspiesza osiąganie korzyści z wdrożenia CRM w firmie.
