W sieci od groma jest ogłoszeń typu “poszukiwany asystent brokera ubezpieczeniowego”. Organizacja pracy w kancelariach brokerskich leży i czeka, aż ktoś nią zarządzi. Do tego porządek w dokumentacji – niech pierwszy rzuci kamień, kto go ma?! A przecież wszystko w papierach musi być na tip top. Żadne pełnomocnictwo czy potwierdzenie zgody RODO klienta lub zatwierdzony dokument APK, nie może umknąć, bo nic nie umknie też kontrolom KNF.
Odgórne regulacje i zalecenia sprawiają, że Ci, którzy pracują w ubezpieczeniach mają coraz więcej obowiązków i coraz mniej czasu na obsługę klientów. Wszystkiego jest dużo – przygotowywanie zapytań ofertowych, prowadzenie rejestrów sprzedaży, zestawień flotowych, rozliczeń prowizji. Ręczne wykonywanie tych czynności jest czasochłonne. Masz tylko wrażenie, że pracujesz więcej i więcej, a efektów wciąż nie widać.
Na domiar złego brokerzy pracują na przestarzałych programach, które nie nadążają za dzisiejszym trybem pracy – nie tylko stacjonarnej, ale i zdalnej, opartej o rozwiązania chmurowe, które dziś bardzo efektywnie wspierają konkurentów.
Nowe podejście do wykonywania obowiązków brokerskich, każe im szukać nowych rozwiązań dla sprawnego zarządzania pracą i administracją. Podnoszenie standardów odbywa się coraz częściej przez przechodzenie na cyfrowe i dedykowane narzędzia dla branży ubezpieczeniowej i brokerów, które mają zautomatyzować te czynności, które się da.
Czy jednak oni sami wiedzą na co zwracać uwagę, żeby wybrać najlepszy CRM dla brokerów, który zorganizuje pracę ich i zespołu?
Broker kontra narzędzia
Czas, to kluczowy element pracy. Uwielbia przeciekać przez palce przez totalnie błahe zadania i problemy.
Siadasz do komputera, wprowadzasz w system dane i klikając “zapisz” widzisz kręcące się kółko? Nie ma chyba nic bardziej denerwującego, prawda? A to tylko jedna z kłód, które kładą Ci się pod nogi każdego dnia, kiedy pracujesz z klientem, organizujesz sobie pracę albo administrujesz dokumentacją.
Brokerzy mają duży problem z programami, na których pracują. Wprowadzone lata temu na rynek rozwiązania, klejone i modernizowane, to już nie to samo co tworzone dziś narzędzia.
Ich zasoby pamięciowe i obliczeniowe często są ograniczone. Oprogramowanie działa wolno, długo przetwarza dane, albo się zawiesza. Taka praca to ciągła udręka i frustracja.
Jeśli broker ma wszystkie dane na własnych serwerach, musi samodzielnie dokupować przestrzeń i przenosić je na nowe maszyny. Powoduje to przestoje w pracy lub czasowy brak dostępu do usług. Prace serwisowe, to kolejny ulubieniec użytkowników różnego rodzaju systemów.
Jest też tradycyjna praca na Excelu, która z kolei wiąże się z chaosem w danych, błędami w formułach i rozsianiem informacji po różnych plikach. Części z nich nie można nawet sensownie przetworzyć w arkuszu kalkulacyjnym. To sprawia, że dużo dłużej trwa raportowanie i jednoznaczne wnioskowanie z danych – np. jaka jest już, a jaka będzie w najbliższym czasie wartość sprzedaży.
Włączając w pracę na przestarzałych środowiskach wszystkie sprawy administracyjne i organizacyjne, które broker musi dopiąć: zapytania ofertowe, prowadzenie procesów sprzedaży, pilnowanie odnowień polis i pełnomocnictw, zestawień flotowych, rozliczeń prowizji – wychodzi na to, że jego narzędzia nie nadążają za zmianami i nie pozwalają mu pracować efektywnie.
Pracując coraz więcej, nie jest w stanie wyrobić się ze wszystkim co ma do zrobienia. Potrzebuje wsparcia, które zdejmie z niego obowiązki powtarzalne, jak np. weryfikacja wygaśnięcia pełnomocnictw, kończących się umów, czy naglących zadań bądź spotkań z klientami, a nawet rozliczania prowizji.
Wirtualny asystent brokera. Jak pracują inni?
Największe multiagencje ubezpieczeniowe, ale i brokerzy, którzy za cel obierają sobie sprawną obsługę klientów i efektywną pracę własną, już od jakiegoś czasu korzystają z multifunkcyjnych CRM-ów, do których zaliczyć można chociażby Berg System. To dzięki nim mogą pracować gdziekolwiek chcą, bo wszystko robią w Internecie, w bezpiecznym szyfrowanym środowisku, bez żadnych instalacji.
Przeniesienie całej bazy wiedzy, danych o klientach i dokumentacji do CRM-a szytego na miarę aktualnych potrzeb branży ubezpieczeniowej i brokerskiej, pozwoliło im korzystać z całego wachlarza możliwości – począwszy od edukacji w ramach e-lerningów, co przydaje się w kontekście wymogów Dyrektywy IDD i zbierania zgód RODO online czy wykonywania i archiwizowania APK – co ważne jest w przypadku ewentualnych kontroli ze strony KNF, po prowadzenie procesu sprzedaży, zarządzanie pracą i kalendarzami handlowców, na rozliczeniach ich prowizji kończąc.
Szablon Analizy Potrzeb Klienta
Pobierz bezpłatny szablon APK – zainspiruj się i stwórz własne APK zgodne z wymogami KNF
W zasadzie brokerowi nie jest potrzebny asystent, bo dużo rzeczy, w sposób automatyczny wykona dla niego system CRM, który przypomni o spotkaniu, zadaniu do wykonania, wygasającym pełnomocnictwie. System wyśle automatyczne powiadomienia do klientów o kończącej się umowie i rozliczy prowizje handlowców. Mając zintegrowane z programem narzędzia Google – jak poczta i kalendarz broker może też dużo sprawniej kontrolować swoje sprawy.
Taniej jest oddać zmartwienia innym
Brokerzy trzymający się tradycji i starych przyzwyczajeń chcąc dogonić resztę, powinni więc czym prędzej zrobić krok do przodu. Nie da się bowiem pracować na czymś tylko dlatego, że zbudowało się to samemu i dobrze się to zna – choć w rzeczywistości jest do nieintuicyjne i zawodne. Jest też druga strona medalu – wydajność programu i koszty jego utrzymania.
Niestety, rzeczywistość jest taka, że utrzymywanie prywatnie budowanych systemów jest droższe niż korzystanie z rozwiązań chmurowych. Bez wykupywania licencji na oprogramowanie, bez budowania nowej infrastruktury informatycznej, zaplecza serwerowego i programistycznego, na zasadzie abonamentowej, brokerzy mogą mieć narzędzia, których potrzebują i które zbudowane są z myślą o nich.
To dostawca usługi odpowiedzialny jest za wszystko – łącznie z konfiguracją systemu i nawet dostosowaniem CRM-a do potrzeb klienta na jego indywidualne zlecenie. To on również odpowiedzialny jest za modernizację sprzętu, jego bezpieczeństwo, konserwację i rozbudowę infrastruktury, jeśli tylko coś zaczyna działać wolniej i brakuje miejsca na serwerach. Broker płaci tylko za zasoby, które są mu potrzebne i za liczbę użytkowników korzystających z programu.
Szybki i intuicyjny program dla brokerów ubezpieczeniowych
Na co zwrócić uwagę, żeby wybrać najlepszy CRM dla brokerów, który zorganizuje pracę własną i zespołu?
A no właśnie na to, czy dany program np. działa w oparciu o zadania przypisane do kalendarza. Dzięki temu można delegować zadania i rozliczać zespół z ich realizacji. Można również wyznaczać terminy podjęcia kolejnych kroków czy wykonania konkretnych zadań w procesie sprzedaży. To gwarantuje pełną kontrolę nad tym co się dzieje z klientami i ich umowami.
Osoba zarządzająca widzi jak wiele brakuje do realizacji planu i kogo może wesprzeć w realizacji celu. Wszystko powinno być jasne, dzięki dobrze zaprojektowanemu modułowi typu Proces Sprzedaży.
Każda Szansa Sprzedaży, która trafia do Procesu Sprzedaży powinna mieć na każdym jego etapie przypisane zadania. To po to, żeby handlowiec, wiedział co w danym momencie powinien załatwić – czy to uzyskać pełnomocnictwo od klienta, czy to stworzyć zapytanie ofertowe, a może umówić się z nim na spotkanie w celu omówienia zakresu ubezpieczenia i składek, które oferują Towarzystwa Ubezpieczeniowe.
Tworząc wydarzenia w kalendarzu, każda z tych rzeczy automatycznie zostanie handlowcowi przypomniana. Skończą się poślizgi, zapominanie o sprawach klientów, drobnych brakach w dokumentach, które w kulminacyjnym momencie, okazują się być bardzo istotne i należy je szybko uzupełnić.
Co ważne, właśnie po to by nie gubić żadnej dokumentacji w CRM-ie musi się znaleźć tzw. Kartoteka Klienta. To miejsce na dane kontaktowe, teleadresowe, dane o posiadanych umowach i prowadzonych szansach sprzedaży, a także załączniki, notatki i pełna historia kontaktu.
To widok 360º, dzięki któremu widać wszystkie aktywności na kliencie – zarówno te historyczne jak i te zaplanowane, do których przyjdą automatyczne przypomnienia w zintegrowanym z CRM-em systemie poczty i kalendarza Google lub Outlook.
Możliwości na wybranie odpowiednich dla siebie narzędzi współpracujących z systemem CRM jest bardzo dużo. W Berg System np. dostępna jest integracja z SMSApi. Dzięki temu można wysyłać klientom automatyczne powiadomienia o kończących się umowach czy też zbliżających się terminach płatności za podpisanie umowy. Można też podpiąć się pod Zapier i mieć dostęp do ponad 3 tys. innych aplikacji.
W tym CRM-ie rozpracowano do najmniejszych szczegółów potrzeby branży ubezpieczeniowej, a firmy współpracujące z Berg System mają zapewniony rozwój na najwyższym poziomie.
Działając niejako Software House i Sass w jednym, Berg System jest w stanie elastycznie podchodzić do potrzeb swoich klientów i wdrażać dla nich udogodnienia, dzięki którym pracują tak jak lubią.
