Baza klientów w Excelu? Wyjaśniamy na co zwrócić uwagę

Wielu naszych klientów zadaje to samo pytanie – czy Excel jest dobrym narzędziem do prowadzenia bazy klientów? Odpowiedzieć na tak postawioną kwestię można metaforą: czy rower jest dobrym środkiem transportu? Dla jednej osoby, na niewielkie odległości przy dobrej pogodzie – tak. Ale jeśli oczekujemy więcej, warto zastanowić się nad innym środkiem transportu. Podobnie z bazą klientów, na początek Excel czy Google Docs wystarczają. Ale jeśli chcemy się rozwijać – warto zainwestować w system CRM.

Zacznijmy od tego, że Excel, pomimo, że ma już 30 lat (sic!), jest świetny. Kiedy zaczynaliśmy, korzystaliśmy z Excela. Pracowaliśmy jako doradcy w branży finansowej i dosyć szybko pojawił się problem tego, że zwykły arkusz przestawał nam wystarczać. Oczywiście, można używając Visual Basica stworzyć takie narzędzia, jakich chcemy, ale tu pojawia się pierwszy argument – pełna personalizacja wymaga czasu i umiejętności.

Sprzedawca może swój czas poświęcić na zdobywanie i obsługę klientów lub inne działania. Pełna personalizacja wymaga dodatkowo sporej wiedzy informatycznej i projektowej. Czy warto poświęcać swój czas aby wyważać już otwarte drzwi? Czy kupując komputer składamy go sami, czy korzystamy z gotowych rozwiązań?

Gotowe systemy CRM są stworzone przez fachowców, którzy nie tylko przemyśleli każdy aspekt działania aplikacji, ale również mają odpowiednią wiedzę informatyczną do jej stworzenia. Biorą na siebie kwestie związane z bezpieczeństwem i robieniem kopii zapasowych. Czyli to, na co zazwyczaj użytkownik nie ma czasu lub nie dysponuje odpowiednią wiedzą. Berg System został zaprojektowany przez polskich praktyków sprzedaży, którzy stworzyli narzędzie, którego im samym brakowało.

Osobną kwestią jest bezpieczeństwo pliku Excel. Jeśli działalność prowadzimy jednoosobowo, mamy pełną kontrolę nad danymi. Najgorsze, co nam się może zdarzyć, to fizyczna utrata nośnika. Ale już w przypadku, kiedy działamy w zespole – pojawiają się problemy, które łatwo mogą narazić nas na konsekwencje prawne. Jacek Bajorek, ekspert ds. bezpieczeństw informacji, opowiadał historię dwóch przyjaciółek, które założyły firmę, a następnie ich drogi biznesowe się rozeszły. Ponieważ nadal używały wspólnie wypracowanej bazy kontaktów – Inspektor Danych Osobowych nałożył na nie karę 5 tysięcy złotych. Pracując w zespole, nie możemy nadać odpowiednich uprawnień dostępu różnym użytkownikom. Dane łatwo skopiować lub wprowadzić do zbioru niepożądane zmiany.

Podsumowując, arkusz kalkulacyjny jest wystarczającym narzędziem, aby zacząć zbierać dane o klientach. Jeśli jednak myślimy o rozwoju biznesu, warto zainteresować się rozwiązaniami, które pozwolą nam rozwinąć nasz biznes. Przesiadając się z arkusza kalkulacyjnego na CRM, poczujemy, jak byśmy zamienili rower na samochód wyścigowy.