Najważniejsze funkcje CRM obejmują trzy kluczowe, do których zaliczamy: archiwizację danych, planowanie zadań i mierzenie wskaźników KPI.
To właśnie dla nich przedsiębiorstwa decydują się na wykorzystanie systemu CRM w swojej codziennej pracy.
Przyjrzyjmy się, na co mogą liczyć, mając to narzędzie w swoich rękach.
Archiwizacja
CRM pomaga zbierać i archiwizować dane. Funkcja archiwizacji jest więc pierwszym i głównym celem firm, które wdrażają u siebie system CRM.
Wspiera organizacje w efektywnym zarządzaniu i przechowywaniu danych dotyczących klientów oraz operacji biznesowych.
Archiwizacja w CRM pełni w tym kontekście kilka istotnych ról:
- Gwarantuje łatwy dostęp do historii: Archiwizacja umożliwia przechowywanie pełnej historii interakcji z klientami, co może być niezwykle przydatne do celów analitycznych, audytowych lub w przypadku sporów. Przechowywanie pełnej historii transakcji i komunikacji pozwala na łatwe odtworzenie wszelkich działań i decyzji podejmowanych w przeszłości.
- Jest wsparciem dla decyzji biznesowych: Zarchiwizowane dane mogą być analizowane w celu wyciągania wniosków na temat długoterminowych trendów, zachowań klientów i efektywności działań sprzedażowych. Te informacje mogą być kluczowe przy podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych.
- Daje gwarancję bezpieczeństwa danych: Archiwizacja umożliwia zabezpieczenie danych przed ich utratą w wyniku awarii systemu, błędów ludzkich czy cyberataków. Regularne tworzenie kopii zapasowych gwarantuje, że w razie potrzeby można szybko przywrócić utracone informacje.
- Pozwala działać zgodnie z przepisami: Wiele branż jak np. Ubezpieczenia, Finanse itp., wymaga przestrzegania surowych przepisów dotyczących przechowywania danych. Funkcja archiwizacji pomaga firmom zachować zgodność z regulacjami prawnymi, takimi jak RODO (GDPR), zapewniając, że dane są przechowywane w sposób bezpieczny i dostępny przez wymagany okres.
Planowanie zadań w systemie CRM
Drugą funkcją, a zarazem przyczyną, dla której firmy chcą wdrażać u siebie system CRM, jest potrzeba planowania i organizacji pracy osób mających styczność z klientem.
Załóżmy, że doradca sprzedaży równolegle obsługuje 20 czy 50 klientów. Mimo szczerych chęci, bez odpowiednich narzędzi, taki człowiek nie ma szansy dobrze zaplanować swoich działań wobec każdego z nich. Gdy dodatkowo w kolejce czeka kolejnych 100 szans sprzedaży, to fizyczną niemożliwością jest dobrze się nimi wszystkimi zająć. Zawsze ktoś ucierpi i któregoś klienta się pominie.
Nie może być tak, że handlowiec wstaje rano do pracy i wymyśla, że dziś może zrobi to i tamto, a pobocznych spraw nie ruszy, bo nie ma ochoty. Z systemu CRM powinno jasno wynikać, co handlowiec powinien zrobić dziś, co za tydzień, a co czeka go w przyszłym miesiącu.
Program CRM powinien być tym narzędziem, które optymalizuje plan pracy i nadaje schemat każdemu rozpoczętemu procesowi w firmie.
W ramach funkcji planowania w systemie CRM, mówimy o następujących działaniach:
- Tworzenie i zarządzanie planami sprzedaży.
Planowanie w tym przypadku pozwala określić cele sprzedażowe dla poszczególnych pracowników lub działów oraz monitorować postępy w ich realizacji.
- Tworzenie i zarządzanie zadaniami.
Planowanie na tym poziomie pozwala rozdzielić zadania pomiędzy pracownikami oraz monitorować postępy ich realizacji.
- Tworzenie i zarządzanie kampaniami marketingowymi.
Planowanie w tym zakresie dotyczy planowania kampanii promujących produkty, usługi itd. oraz monitorowania efektywności różnych działań marketingowych, takich jak e-mailing czy reklamy.
Korzyści z planowania zadań w systemie CRM
Organizacja pracy: Planowanie zadań umożliwia pracownikom i zespołom lepsze zarządzanie swoim czasem i zasobami. Dzięki tej funkcji użytkownicy mogą tworzyć, przypisywać i monitorować zadania, co pozwala na uporządkowanie działań i uniknięcie chaosu w codziennej pracy.
Śledzenie postępów: Systemy CRM z funkcją planowania zadań oferują narzędzia do śledzenia postępów w realizacji zadań i projektów. Umożliwia to menedżerom i pracownikom monitorowanie statusu zadań, identyfikowanie potencjalnych opóźnień i podejmowanie działań korygujących w odpowiednim czasie.
Automatyzacja procesów: Planowanie zadań w CRM często obejmuje funkcje automatyzacji, takie jak przypomnienia o terminach, automatyczne przydzielanie zadań czy powiadomienia o zmianach statusu. Automatyzacja tych procesów pozwala zaoszczędzić czas i zredukować ryzyko błędów ludzkich.
Współpraca zespołowa: Dzięki funkcji planowania zadań, zespoły mogą efektywnie współpracować, mając dostęp do wspólnej przestrzeni roboczej, gdzie mogą dzielić się informacjami, aktualizować statusy zadań i komunikować się na bieżąco. To z kolei zwiększa efektywność i spójność działań całego zespołu.
Priorytetyzacja zadań: CRM pozwala na priorytetyzację zadań, co pomaga użytkownikom skoncentrować się na najważniejszych działaniach. Przypisywanie priorytetów i terminów realizacji zadań umożliwia lepsze zarządzanie czasem i zasobami, co jest kluczowe dla osiągania celów biznesowych.
Raporty w czasie rzeczywistym
Ostatnią z 3 najważniejszych funkcji systemu CRM jest funkcja mierzenia. Zaliczamy do niej wszelkie raporty i statystyki.
System CRM pozwala na monitorowanie i analizowanie danych dotyczących procesów sprzedaży oraz innych działań biznesowych zachodzących w firmie. Dzięki temu zarządzający i handlowcy mają szansę lepiej rozumieć:
- swoja branżę i rynek, na którym działają
- klientów
- własną efektywność pracy.
Dla wielu managerów sprzedaży, to coś normalnego, że ślęczą nad Excelem, tworzą formuły i zliczają dane. Czasem mają to szczęście, że zrobi to za nich asystent. Wyniki do analiz tworzą się jednak całymi dniami, czasem tygodniami. A wcale tak być nie musi. Implementacja systemu CRM gwarantuje raporty od ręki.
Ale uwaga!
Raporty będą przydatne, o ile nie ma w nich błędów. A błędem wielu firm, które wdraża do swojego systemu CRM proces sprzedaży, jest to, że nie pojawią się w nim żadne konkretne i mierzalne kroki działania.
Przez to nie daje się z tego nic odczytać. Nie można mierzyć konwersji, dynamiki sprzedaży, efektywności konkretnych handlowców. Niczego sensownego z takich danych nie da się dowiedzieć.
Warto więc wcześniej zaplanować, jakie dane potrzebne nam będą do tego, żeby budowane z nich raporty dawały nam wiedzę, o tym co dzieje się na wybranym etapie lejka sprzedażowego.
Polecany artykuł:
Który program realizuje 3 najważniejsze funkcje CRM?
Berg System pozwala na generowanie różnego rodzaju raportów, takich jak raporty sprzedaży, raporty dotyczące kampanii marketingowych, raporty dotyczące efektywności pracowników. Program w czasie rzeczywistym wizualizuje te dane w postaci wykresów i diagramów, co znacząco ułatwia ich analizę.
W CRM można również wprowadzić zarządzanie KPI (Key Performance Indicator), czyli określać i monitorować kluczowe wskaźniki efektywności. Może to być wskaźnik konwersji, wskaźnik rentowności, wskaźnik zadowolenia klienta i wiele innych.
Manager zespołu handlowego musi mieć raporty, żeby podejmować decyzje biznesowe i wprowadzać zmiany w procesach sprzedaży i marketingu nie na podstawie domysłów, ale realnych zdarzeń i wyników działań członków zespołu sprzedażowego.
Handlowcom natomiast raporty i statystyki w systemie CRM potrzebne są np. po to, żeby na bieżąco analizować, jaka jest ich efektywność – jakie typy działań idą, a które nie działają.
Jeśli szukasz systemu CRM, sprawdzaj, jak dostawca rozwiązania traktuje filozofię zarządzania relacjami z klientami i jak działają u niego funkcje archiwizacji, planowania i mierzenia.
Dlaczego to takie ważne? Bo firmy wytwarzające oprogramowanie różnie definiują CRM system.
Koniecznie więc przetestuj wszystkie funkcje systemu CRM i sprawdź, czy chmurowy system CRM jest dla Ciebie wystarczający. Być może Twoje potrzeby są większe i potrzebujesz indywidualnej wersji oprogramowania?
Pobierz checklistę prawidłowego wdrożenia systemu CRM
W Berg System możesz wybrać jeden z pakietów abonamentowych, albo postawić na wdrożenie indywidualne. To opcja dla tych, którzy prowadzą duże biznesy lub potrzebują specjalnych modyfikacji czy rozszerzeń w oprogramowaniu, które dopasowane by były do ich firmy.
Sprawdź, czy Indywidualne wdrożenie jest dla Ciebie!
