Klienci
Conditor
CONDITOR to jedna z 10 największych Multiagencji Ubezpieczeniowych działających w Polsce.
16 października, 2023
E-rekrutacja agentów w Multiagencji
E-rekrutacja
Natalia Skwierawska
5 marca, 2026
Czas czytania: 9 minut
Przejdź do sekcji
Tagi:
rekrutacja agentów
zarządzanie procesem rekrutacji
workflow rekrutacyjny
automatyzacja rekrutacji
zarządzanie dokumentacją
kontrola statusów procesu
centralizacja danych
cyfrowy obieg dokumentów
podpis elektroniczny
proces wieloetapowy
raporty
zarządzanie uprawnieniami
potwierdzenie danych SMS
podpis Autenti
kontrola uprawnień sprzedażowych
KRK
integracja Autenti
Z modułu rekrutacyjnego Berg System korzystają dziś Multiagencje, które zarządzają dużymi sieciami sprzedaży. Wspólnym mianownikiem tych organizacji jest skala i złożoność rejestracji agentów, OFWCA, czy jak w przypadku dużych integratorów ubezpieczeń – partnerów biznesowych.
Mowa tu o procesie rejestracyjnym, gdzie ten sam agent, OFWCA lub partner biznesowy musi zostać zgłoszony równolegle do wielu towarzystw – często kilkunastu – z zachowaniem pełnej kontroli nad statusem, dokumentacją i zakresem uprawnień w każdym z nich.
Każdy proces składa się z kilku kroków, wymaga zebrania dokumentów, podpisania umów i nadzorowania statusów. Przy kilku tysiącach agentów i kilkunastu towarzystwach liczba równoległych procesów rośnie do dziesiątek tysięcy kombinacji, które znajdują się na różnych etapach realizacji.
System rekrutacyjny w Berg System przejmuje tę pracę i wspiera zespoły administracyjne oraz rekrutacyjne Multiagencji. Automatyzuje czynności wykonywane ręcznie, porządkuje dane kandydatów, pilnuje kompletności dokumentów, terminów szkoleń i egzaminów oraz domyka proces podpisaniem umowy w sposób zgodny z wymogami rynku ubezpieczeniowego.
O jakich potrzebach mówią nasi klienci?
01
Jako właściciel Multiagencji chcę:
chcę mieć pełną kontrolę nad tym, kto i na jakiej podstawie sprzedaje produkty ubezpieczeniowe. Kandydaci dosyłają dokumenty etapami, część danych trafia mailem, część w formie papierowej, a część pozostaje „w terenie”. W efekcie pracownicy w administracji pracują na niepełnych informacjach, ręcznie sprawdzają statusy i wielokrotnie odpowiadają na te same pytania zadawane przez menedżerów i agentów. Potrzebuję procesu pokazującego aktualny status agentów i OFWCA w wielu towarzystwach – od zgłoszenia, przez rejestrację i szkolenia, nadanie uprawnień, aż po wyrejestrowanie. Chcą móc wygenerować dokumenty dokładnie w takiej formie, jakiej wymagają poszczególne podmioty. W procesach zdalnych chcę mieć pewność, że dane i oświadczenia zostały wprowadzone przez samego kandydata i potwierdzone w kontrolowany sposób zgodny ze standardem rynkowym, na przykład w oparciu o autoryzację SMS.
02
Jako osoba odpowiedzialna za rekrutację agentów i OFWCA chcę:
mieć jedno miejsce, w którym widzę cały proces – od zgłoszenia kandydata, przez dokumenty i egzaminy, aż po podpisanie umowy lub jej zakończenie. Kandydaci dosyłają dokumenty etapami, a proces trwa tygodniami, co bez jednego centralnego miejsca znacząco wydłuża czas wejścia agenta do sprzedaży.
03
Jako menedżer zarządzający siecią agentów:
chcę skutecznie wspierać dyrektorów sprzedaży w terenie, inicjować proces rejestracji kandydata i zachować pełną widoczność jego dalszego przebiegu – od dosłania dokumentów, przez podpisanie umowy, po ewentualne blokady po stronie administracji lub towarzystwa.
04
Jako agent lub OFWCA:
chcę mieć jedno miejsce, w którym widzę swoje uprawnienia sprzedażowe we wszystkich towarzystwach. Mogę być aktywny w jednym Towarzystwie, w trakcie rejestracji w kolejnym i wyrejestrowany w trzecim. Potrzebuję jasnej informacji, na jakim etapie jestem i czego jeszcze ode mnie brakuje, bez konieczności ciągłego kontaktu z centralą.
Jak Berg System rozwiązuje problem?
Multiagencje, które współpracują z Berg System i które budują dla swoich kandydatów uporządkowane środowisko pracy, obserwują istotną różnicę w wynikach. Zyskują przejrzyste procesy, szybkie działania administracyjne i dostęp do informacji, które sprawiają, że kandydaci chętniej rozwijają sprzedaż w ramach jednej organizacji, zamiast rozpraszać aktywność między różnymi podmiotami.
Poniżej pokazujemy, jak taki proces rekrutacji w Multiagencji może wyglądać w praktyce.
Uwaga! Elementy procesu rekrutacji dopasowujemy do wymogów określonych przez Multiagencję, czyli tego: jakie kroki mają składać się na rekrutację, jakie dokumenty są wymagane, jakie statusy powinien przejść proces oraz w którym miejscu organizacja chce wprowadzić punkty kontrolne. To wszystko następnie jest odwzorowywane w naszym narzędziu.
1. Kandydat rozpoczyna proces rejestracji
Proces rozpoczyna się w momencie uruchomienia formularza rejestracyjnego przez kandydata. Może on zostać przekazany mu przez menedżera sprzedaży, dział rekrutacji lub wygenerowany bezpośrednio z systemu.
To właśnie od tego momentu proces przestaje być zbiorem niepowiązanych działań administracyjnych, a staje się konkretną ścieżką, która krok po kroku prowadzi kandydata przez wymagane etapy. Kandydat wie, co ma zrobić, a organizacja widzi, na jakim etapie znajduje się proces. Multiagencja zyskuje więc powtarzalny model pozyskania i onboardingu – niezależnie od tego, kto rekrutuje i ilu kandydatów jest równolegle w procesie.
2. Wprowadzenie danych
Kandydat uzupełnia dane personalne i kontaktowe, a następnie wskazuje towarzystwa ubezpieczeniowe, do których chce zostać zgłoszony.
Ten element ma kluczowe znaczenie, ponieważ od wyboru TU zależy jakie dokumenty rejestrowe zostaną wygenerowane, jakie oświadczenia będą wymagane i jaki zakres uprawnień zostanie nadany.
3. Załączenie dokumentów
Kandydat na tym etapie dołącza zestaw dokumentów typu: świadectwo szkoły, KRK / eKRK, Licencja 100, zaświadczenie zdanego egzaminu lub inne, których wymaga organizacja. Co istotne, nasz system pilnuje w tle terminów ważności KRK, żeby uniknąć nieważności dokumentów.
4. Potwierdzenie danych i autoryzacja SMS
Po wprowadzeniu danych kandydat potwierdza oświadczenia oraz autoryzuje proces poprzez kod SMS.
Ten moment ma duże znaczenie regulacyjne. Multiagencja zyskuje jednoznaczny ślad potwierdzenia, dzięki ktoremu wiadomo, kto wprowadził dane, kiedy zostały zaakceptowane i w jaki sposób zostały potwierdzone.
Wskazówka! Potwierdzony numer telefonu może być później wykorzystywany do komunikacji systemowej i przypomnień procesowych.
5. Automatyczne działania systemowe po potwierdzeniu procesu
Osoba odpowiedzialna za rozwój sieci sprzedaży lub proces rejestracji w towarzystwach ubezpieczeniowych nie musi przygotowywać instrukcji ręcznie ani koordynować każdego kroku indywidualnie. Po pozytywnym przejściu weryfikacji system samodzielnie wykonuje równolegle kilka działań:
zapisuje kandydata w module rekrutacji CRM
- generuje listę towarzystw do rejestracji,
- przygotowuje dokumenty wymagane do podpisu,
- wysyła kandydatowi informację o dalszych krokach – kandydat od razu wie „co dalej”, bez czekania na człowieka.
System wykonuje krok: „Zapisanie KANDYDATA w module rekrutacji – stanowisko ‘Kandydat’”. Od tego momentu kandydat staje się obiektem procesu w CRM i można mierzyć jego status, przypisywać odpowiedzialność oraz prowadzić działania w czasie.
Takie podejście u naszych klientów sprawdza się zarówno w przypadku pozyskiwania nowych osób do współpracy, jak i rozszerzania zakresu współpracy z obecnymi agentami – na przykład podczas zapisywania ich do nowych towarzystw ubezpieczeniowych dostępnych w ofercie multiagencji.
6. Generowanie dokumentów rejestrowych dla wielu TU
Rejestracja z formularza nie jest „całą rekrutacją” – to dopiero wejście do właściwego procesu wewnętrznego.
Na podstawie danych wprowadzonych przez kandydata system automatycznie uzupełnia dokumenty rejestrowe wymagane przez wybrane towarzystwa ubezpieczeniowe. I to jeden z ważniejszych elementów procesu, ponieważ eliminuje ręczne przepisywanie danych do wielu formularzy oraz ryzyko błędów formalnych – w organizacjach o dużej skali oznacza to realne skrócenie czasu pracy administracji i większą przewidywalność procesu.
7. Podpisanie umowy jako naturalne domknięcie rekrutacji
Rekrutacja w ubezpieczeniach kończy się dopiero wtedy, gdy umowa jest poprawnie podpisana. Praktyka pokazuje, że właśnie ten etap bywa źródłem chaosu wersji i braków formalnych.
Dlatego też wygenerowane dokumenty mogą być przekazane bezpośrednio z Berg System do podpisu elektronicznego poprzez integrację z Autenti. Podpis jest domknięciem całego procesu.
Gdzie to jeszcze zadziała?
Mechanizm modułu rekrutacyjnego Berg System sprawdza się wszędzie tam, gdzie:
01
współpracownicy muszą być rejestrowani w dużej organizacji lub w wielu instytucjach
02
proces jest wieloetapowy i rozciągnięty w czasie
03
kluczowa jest kontrola statusów i dokumentów
04
skala wyklucza ręczne zarządzanie
Dlatego z rozwiązania korzystają nie tylko multiagencje, ale również towarzystwa ubezpieczeniowe oraz duże sieci sprzedaży o rozproszonej strukturze.
Dołącz do nas na najbliższych Rozwojowych czwartkach!
Ten temat omawiamy również podczas Rozwojowych czwartków, pokazując na żywo, jak wygląda praca na rzeczywistych danych z realnym portfelem klientów i faktycznymi terminami wznowień.
- Szkolenie online
- Szkolenie darmowe
Efekt biznesowy u naszych klientów
1. Pełna kontrola procesu rekrutacji
Organizacja zyskuje jedno, spójne źródło wiedzy o statusach agentów i OFWCA w całej strukturze. Każdy etap rekrutacji, kompletność dokumentów i odpowiedzialność są widoczne w czasie rzeczywistym, bez maili, telefonów i ręcznego sprawdzania, gdzie proces faktycznie utknął.
2. Wyższa efektywność operacyjna zespołów
Automatyzacja rekrutacji ogranicza chaos informacyjny i wielokrotne ręczne czynności wykonywane przez administrację i menedżerów. Proces przestaje opierać się na komunikacji ad hoc, a zaczyna działać na statusach i regułach, co skraca czas uruchamiania agentów i odciąża zespoły operacyjne.
3. Mniejsze ryzyko regulacyjne i audytowe
Kontrolowane wprowadzanie danych, potwierdzane oświadczenia i pełna historia procesu tworzą spójny, odtwarzalny ślad rekrutacyjny. W przypadku kontroli, audytu lub sporu organizacja może jednoznacznie wykazać, kto, kiedy i na jakiej podstawie uzyskał uprawnienia sprzedażowe.
Case Study - Conditor
Przykładem naszej realizacji jest wdrożenie modułu rekrutacyjnego Berg System w Conditorze – jednej z największych multiagencji ubezpieczeniowych w Polsce. Integrator współpracuje z 30 towarzystwami ubezpieczeniowymi. Struktury multiagencji tworzą rozległą sieć sprzedaży, w której działa ponad 2 tysiące Partnerów Biznesowych, Agenci oraz OFWCA.
"Sieć sprzedaży CONDITORA, to niezależne podmioty, które działają z nami na zasadach B2B. Każda OFWCA może mieć swoich pracowników i liczne biura. Dodatkowo CONDITOR ma pracowników własnych, kierowników regionalnych, którzy opiekują się szeregiem tych podmiotów niezależnych, które sprzedają przez Nas produkty ubezpieczeniowe. Stąd rodzą się różne wyzwania związane z motywacją tych ludzi, administracją i zagadnieniami prawnymi. Potrzebowaliśmy systemu, który pozwoliłby nam tym wszystkim sprawnie zarządzać."
Kolejne praktyczne zastosowania
Przejdź do kolejnego artykułu:
Moduł rekrutacyjny Berg System został zaprojektowany dla Towarzystw Ubezpieczeniowych oraz sieci sprzedaży, w których skala operacji wyklucza ręczne zarządzanie procesami.
W Berg System w procesie sprzedaży (szansach sprzedaży) operujemy na zapytaniach. Broker wysyła zapytania do kilku lub kilkunastu towarzystw, negocjuje warunki i zbiera oferty w jeden "worek", by przedstawić klientowi rekomendację.
System do rozliczania prowizji, to narzędzie, które wykonuje dziś pracę za dział księgowości i samodzielnie pilnuje finansów firm.
Jak uszczelnić proces wznowień? Od jakich potrzeb zaczyna się problem?
Chcesz sprawdzić, jak te mechanizmy zadziałają w Twojej strukturze?
Zapisz się na bezpłatną prezentację systemu:
Umówmy się na rozmowę
Wypełnij formularz, a my skontaktujemy się z Tobą, żeby porozmawiać o Twoich potrzebach. Jak będzie przebiegać taka rozmowa?
- Konsultację przeprowadzi analityk biznesowy
- Zbada Twoje potrzeby i omówi możliwości ich realizacji
- Wspólnie okreslicie dalszy plan działania
- Umówicie spotkanie zdalnie lub stacjonarnie
