Klienci
Poczta Polska Dystrybucja S.A.
Spółka Poczta Polska Dystrybucja S.A. funkcjonuje jako multiagencja ubezpieczeniowa.
22 czerwca, 2023
Jak zautomatyzować rozliczenia prowizji w złożonych strukturach organizacyjnych?
System rozliczeń prowizji
Natalia Skwierawska
2 marca, 2026
Czas czytania: 13 minut
Przejdź do sekcji
Klienci, którzy współpracują dziś z Berg System i wykorzystują nasze narzędzia do rozliczania prowizji, zgłosili się do nas, aby wyeliminować ryzyko strat wynikających z braku kontroli nad przepływami pieniężnymi i zautomatyzować comiesięczne rozliczenia z doradcami.
System do rozliczania prowizji, to narzędzie, które wykonuje dziś pracę za dział księgowości i samodzielnie pilnuje finansów firm takich jak np.: Poczta Polska Dystrybucja czy Conditor.
System bierze na siebie najtrudniejszy proces – od weryfikacji poprawności przelewów od dostawców, przez automatyczne parowanie tysięcy rekordów, aż po bezbłędne rozliczenie nawet najbardziej złożonych planów prowizyjnych zależnych od różnych scenariuszy.
I choć w tym przykładzie skupimy się na rozliczeniach prowizji w Multiagencji ubezpieczeniowej, silnik ten oprócz ubezpieczeń doskonale obsługuje produkty finansowe, inwestycyjne i inne oferowane przez sektor bankowy, ubezpieczeniowy, dealerów samochodowych, OZE czy sieci z rozbudowanymi strukturami sprzedaży.
Proces rozliczeniowy ma w naszym przykładzie dwa krytyczne wektory: pierwszy to relacja z Towarzystwem Ubezpieczeniowym, gdzie system musi pilnować, czy TU wypłaciło firmie każdą należną złotówkę zgodnie z zawartymi umowami. Drugi to relacja z siecią sprzedaży – agentami i OFWCA, gdzie liczy się precyzja, terminowość i transparentność wypłat.
O jakich potrzebach mówią nasi klienci?
01
Jako właściciel Multiagencji chcę:
na bieżąco widzieć, czy Zakład Ubezpieczeń nie zalega mi z płatnościami. Chcę mieć narzędzie, które porówna moją prognozowaną prowizję (wynikającą z przypisu) z tym, co faktycznie wpłynęło na konto firmy, aby natychmiast wychwycić błędy w rozliczeniach z ubezpieczycielem.
02
Jako pracownik księgowości chcę:
przestać ręcznie szukać polis w systemie po numerze i walczyć z różnymi formatami plików Excel. Potrzebuję systemu, który sam sparuje tysiące rekordów od różnych TU, obsłuży specyficzne kody ryzyk i pozwoli mi jednym kliknięciem wygenerować raporty dla księgowości, które posłużą do wykonania przelewów.
03
Jako manager chcę:
automatycznie i bezbłędnie rozliczać prowizje dla moich struktur płaskich czy kaskadowych. Chcę mieć pewność, że system zachowuje historyczność stawek. Polisy sprzed miesiąca muszą zostać rozliczone według starych zasad, żeby marża Multiagencji została nienaruszona.
04
Jako agent ubezpieczeniowy chcę:
mieć dostęp do paska płacowego online. Chcę widzieć, za które polisy już otrzymałem pieniądze, a które jeszcze czekają na rozliczenie, bez konieczności dzwonienia do centrali i proszenia o wyjaśnienia.
Jak Berg System rozwiązuje problem?
Berg System porządkuje logikę prowizyjną organizacji i zamienia ją w zestaw reguł, według których pracuje automatycznie.
Poniżej pokazujemy, jak taki proces rozliczania prowizji może wyglądać w praktyce.
Uwaga! Elementy procesu rozliczania prowizji dopasowujemy do wymogów określonych przez organizację, czyli zdefiniowania zasad, według których system ma pracować: od czego liczymy prowizję, jak dzielimy ją w strukturze i jakie obowiązują poziomy procentowe dla ról, itd. To wszystko następnie jest odwzorowywane w naszym narzędziu.
1. System zaczyna pracę zanim pojawi się pierwsza prowizja
Praca na systemie do rozliczania prowizji rozpoczyna się w momencie konfiguracji modelu prowizyjnego.
Berg System uwzględnia zarządzanie bardzo złożoną polityką prowizyjną i regułami jej podziału na dostawców, produkty oraz funkcje w strukturze. Nie ma znaczenia, czy rozliczasz pojedynczego handlowca, czy musisz dokonać podziału w złożonej strukturze kaskadowej. System wyodrębnia różne stawki dla różnych stanowisk lub pojedynczych osób.
Żeby system zadziałał prawidłowo firma musi zdefiniować swoją logikę biznesową, czyli to, jak liczona jest prowizja. W przypadku Multiagencji będzie to np. ścieżka, w której decyduje się, czy podstawą jest inkaso klienta czy prowizja z TU, czy dzieli się tę prowizję tylko na sprzedawcę czy również po strukturze organizacyjnej.
Na właśnie tej bazie Berg System może zacząć budować plan prowizji dla każdej polisy.
i już na etapie sprzedaży buduje prognozę prowizji osobno dla firmy i osobno dla struktury sprzedaży.
2. Weryfikacja: Czy kontrahent wypłacił wszystko?
Jako dostawcy rozwiązań IT dla działów sprzedaży, w wielu organizacjach wciąż spotykamy się z tym, że system rozliczeniowy działa w modelu: „dostaliśmy plik, dzielimy to, co w nim jest i wypłacamy dalej”.
Problem polega na tym, że taki model zakłada nieomylność dostawcy. Praktyka pokazuje jednak, że raporty od towarzystw bywają błędne – pojawiają się storna częściowe, korekty lub zwykłe błędy systemowe po stronie ubezpieczyciela.
Nasze narzędzie rozwiązuje ten problem poprzez rozliczanie rzeczywiste. Plan i realizacja są liczone niezależnie. Jeśli system zaprognozował prowizję na poziomie 500 zł, a z pliku wpłynęło 450 zł, pozycja zostaje oznaczona. To bezpośrednia rekomendacja dla księgowości, by zareagować, sprawdzić przyczynę i odzyskać brakujące środki, które w innym przypadku zostałyby przeoczone.
"Nasze narzędzia rozliczają setki tysięcy polis każdego miesiąca. Proces, który w wielu firmach jest skomplikowany i żmudny, my zamieniamy w automatyzmy - od konfiguracji poziomów prowizyjnych dla różnych stanowisk, przez inteligentne mapowanie plików od wielu dostawców, aż po finalną listę płatności gotową dla księgowości."
3. Historyczność stawek – ochrona marży
Jednym z największych ryzyk w rozliczeniach jest zmiana stawek w trakcie trwania umowy (np. przy ratach). Berg System eliminuje to ryzyko, zapisując pełny kontekst prowizyjny polisy dokładnie w takim kształcie, jaki obowiązywał w dniu sprzedaży.
To rozwiązanie „betonuje” Twoją marżę. Dzięki temu prowizja importowana nawet po roku rozlicza się według historycznych stawek, a nie aktualnych. Zabezpiecza to firmę przed rozjeżdżaniem się finansów przy awansach agentów, zmianach aneksów czy modyfikacjach struktury sprzedaży.
4. Inteligentne mapowanie
Różnorodność formatów raportowania to zmora działów księgowości (np. PZU: „K_OC”, Warta: „OC_KOM”). Aby opanować ten chaos, Berg System wykorzystuje identyfikatory produktów. Do jednego produktu w systemie dopisujemy wszystkie możliwe kody od różnych ubezpieczycieli.
Podczas importu system automatycznie rozpoznaje te kody i przypisuje im właściwe stawki z Twoich tabel. Raz stworzony schemat mapowania można zapisać jako szablon, co zamienia wielodniowe ręczne przepinanie plików Excel w proces trwający kilka minut.
5. Specyfika dostawców i dużych portfeli
Ubezpieczyciele często używają tych samych numerów polis przy wznowieniach lub dodają myślniki przy ratach.
Wskazówka! Berg posiada filtr „Ogranicz przeszukiwanie do dat”. Dzięki niemu system szuka pasującej polisy tylko w określonym oknie czasowym (np. ostatnie 12 miesięcy), ignorując archiwalne rekordy o tym samym numerze. Opcja „Ignoruj tytuł po myślniku” pozwala z kolei bezbłędnie parować raty (np. polisa 123-1, 123-2).
6. Obsługa błędów i wyjątków bez zatrzymywania procesu
W Berg System proces importu nie zatrzymuje się przy pierwszej nieprawidłowości. System jest zaprojektowany tak, aby klasyfikować błędy (np. niezgodność typu danych lub brak mapowania nowej stawki) i oznaczać je do późniejszej weryfikacji. Pozwala to dokończyć import całego portfela i wrócić do pojedynczych wyjątków na samym końcu, co drastycznie przyspiesza pracę operacyjną.
7. Automatyczne generowanie wynagrodzeń i kontrola wypłat
Po imporcie system przechodzi w etap generowania wynagrodzeń i na tym etapie firma widzi: pełną wartość prowizji z TU, wartość dla firmy, wartość dla struktury, wynikową marżę.
System to nie tylko sztywne ramy algorytmu. Administrator ma możliwość wejścia w kontekst danego użytkownika (np. agenta Michała lub Pauliny) i zobaczyć naliczenia i ich szczegóły. Ma też pełną władzę nad ostatecznym wynagrodzeniem.
Wskazówka! W ostatnim kroku procesowania wynagrodzeń możesz dodać pozycje niestandardowe. Może to być premia za wysoką jakość portfela lub potrącenie za nierozliczone dokumenty. Agent zobaczy te opisy w swoim szczegółowym raporcie analitycznym.
8. Lista wynagrodzeń jako narzędzie pracy operacyjnej i księgowej
Gotowa lista wynagrodzeń to kompletne narzędzie dla księgowości. System rozumie specyfikę form zatrudnienia – automatycznie odróżnia i obsługuje rozliczenia osób na umowie zlecenie, umowie o pracę oraz kontraktach B2B. Pozwala zarządzać statusami płatności i dokumentami księgowymi, eliminując konieczność prowadzenia osobnych ewidencji poza systemem.
9. Raporty biznesowe – czyli moment, w którym zaczyna się zarządzanie
Rekomendujemy, aby rozliczenia w Twojej firmie przestały być tylko żmudnym procesem księgowym, a stały się źródłem wiedzy o rentowności. Berg System pozwala analizować prowizję w czasie rzeczywistym według towarzystw, struktur, a nawet konkretnych właścicieli grup. To tutaj zapadają kluczowe decyzje: w które produkty inwestować, którzy kontrahenci są najbardziej zyskowni i jak planować sprzedaż, by maksymalizować marżę agencji.
Gdzie to jeszcze zadziała?
Mechanizmy automatycznych rozliczeń, płaskie czy kaskadowe struktury prowizyjne i scenariusze weryfikacji wpłat idealnie nadają się do obsługi:
01
Produktów bankowych i leasingowych:
Precyzyjne rozliczanie prowizji za uruchomione kredyty, lokaty czy kontrakty leasingowe, gdzie identyfikacja wpłat opiera się na numerze umowy lub VIN pojazdu.
02
Prowizji z ubezpieczeń i finansowania w działach F&I:
Dealerzy samochodowi zarabiają na sprzedaży polis komunikacyjnych, życiowych do kredytów oraz ubezpieczeń GAP.
03
Programów partnerskich i MLM:
Zarządzanie złożonymi strukturami wielopoziomowymi, gdzie każda sprzedaż generuje naliczenia dla całej drabinki uprawnionych osób.
04
Usług abonamentowych i SaaS:
Automatyczne rozliczanie prowizji od cyklicznych, miesięcznych wpłat klientów za dostęp do usług lub oprogramowania.
05
Sektora OZE i fotowoltaiki:
Rozliczanie prowizji etapowych dla handlowców i ekip montażowych (np. część za podpisanie umowy, część za zakończony montaż i uruchomienie instalacji).
06
Nieruchomości:
Rozliczanie prowizji od transakcji sprzedaży lub najmu, z uwzględnieniem podziału na agenta wprowadzającego i sprzedającego.
Wszędzie tam, gdzie proces opiera się na dacie, numerze kontraktu i z góry określonej stawce, Berg System pozwala uszczelnić przychód i budować przewidywalny, skalowalny biznes. Dzięki temu nie musisz zatrudniać kolejnych osób w księgowości wraz ze wzrostem sprzedaży system obsłuży dziesięciokrotnie większy wolumen danych w tym samym czasie.
Dołącz do nas na najbliższych Rozwojowych czwartkach!
Ten temat omawiamy również podczas Rozwojowych czwartków, pokazując na żywo, jak wygląda praca na rzeczywistych danych z realnym portfelem klientów i faktycznymi terminami wznowień.
- Szkolenie online
- Szkolenie darmowe
Efekt biznesowy u naszych klientów
1. Pełna szczelność finansowa
Widok prowizji planowanej vs prowizji rzeczywistej pozwala błyskawicznie wykryć każdą niedopłatę ze strony partnera, dzięki czemu żadna należna prowizja nie zostaje pominięta w rozliczeniu.
2. Maksymalna wydajność operacyjna
Automatyzacja importu i mapowania zamienia żmudne dni pracy w Excelu w krótkie chwile, uwalniając zasoby Twojego zespołu do zadań wspierających rozwój sprzedaży.
3. Stabilność i lojalność sieci sprzedaży
Wgląd w naliczenia buduje profesjonalny wizerunek agencji, drastycznie ograniczając liczbę reklamacji oraz pytań o status wypłat ze strony handlowców.
Case Study - Poczta Polska Dystrybucja S.A
Za sprawą nowego systemu czas rozliczeń prowizyjnych został znacząco skrócony. Pojedynczy plik danych, który potrafiliśmy rozliczać około 2 dni, z pomocą Berg System wylicza się automatycznie w niespełna 2 godziny.
“Poprzedni system nie był w stanie sprostać potrzebom dynamicznie powiększającej się sieci sprzedaży i rosnącym obrotom. To mocno utrudniało nam pracę. Stary system od dłuższego czasu nie był już rozwijany, co spowodowało, że coraz większą część rozliczeń zmuszeni byliśmy wykonywać poza nim.“
Kolejne praktyczne zastosowania
Przejdź do kolejnego artykułu:
Moduł rekrutacyjny Berg System został zaprojektowany dla Towarzystw Ubezpieczeniowych oraz sieci sprzedaży, w których skala operacji wyklucza ręczne zarządzanie procesami.
W Berg System w procesie sprzedaży (szansach sprzedaży) operujemy na zapytaniach. Broker wysyła zapytania do kilku lub kilkunastu towarzystw, negocjuje warunki i zbiera oferty w jeden "worek", by przedstawić klientowi rekomendację.
Z modułu rekrutacyjnego Berg System korzystają dziś Multiagencje, które zarządzają dużymi sieciami sprzedaży. Wspólnym mianownikiem tych organizacji jest skala i złożoność rejestracji agentów, OFWCA, czy jak w przypadku dużych integratorów ubezpieczeń - partnerów biznesowych.
Jak uszczelnić proces wznowień? Od jakich potrzeb zaczyna się problem?
Chcesz sprawdzić, jak te mechanizmy zadziałają w Twojej strukturze?
Zapisz się na bezpłatną prezentację systemu:
Umówmy się na rozmowę
Wypełnij formularz, a my skontaktujemy się z Tobą, żeby porozmawiać o Twoich potrzebach. Jak będzie przebiegać taka rozmowa?
- Konsultację przeprowadzi analityk biznesowy
- Zbada Twoje potrzeby i omówi możliwości ich realizacji
- Wspólnie okreslicie dalszy plan działania
- Umówicie spotkanie zdalnie lub stacjonarnie
Najczęściej zadawane pytania
Dodatkowe pytania i odpowiedzi do tego artykułu:
Jakie umowy mogą być podstawą rozliczeń prowizyjnych?
Rozliczenia prowizyjne mogą dotyczyć różnych rodzajów umów, w tym umów o pracę, kontraktów B2B czy umów agencyjnych. Każda z tych form współpracy wiąże się z innymi zasadami naliczania prowizji. Na przykład w przypadku umów o pracę konieczne jest uwzględnienie składek ZUS, podczas gdy umowy B2B wymagają rozliczeń w oparciu o faktury VAT. Automatyczny system rozliczeń prowizyjnych pozwala uwzględnić te różnice, oferując wsparcie w zakresie zarządzania nawet skomplikowanymi strukturami umów.
Jakie elementy należy uwzględnić przy wyborze i stosowaniu systemu rozliczeń prowizyjnych?
Wybór i zakup systemu rozliczeń prowizyjnych powinien opierać się na takich elementach jak elastyczność dostosowania do różnych modeli prowizyjnych, integracja z istniejącym systemem CRM oraz możliwość raportowania w czasie rzeczywistym. Ważne jest również uwzględnienie specyfiki branży, w której działa firma, aby system odpowiadał na jej konkretne potrzeby. Na przykład w niektórych przypadkach istotna będzie funkcja monitorowania płatności od klientów, co może służyć do automatycznego naliczania prowizji przy umowach ratalnych.
Jakie branże mogą korzystać z systemów prowizyjnych?
Systemy prowizyjne są szeroko stosowane w branżach takich jak finanse, ubezpieczenia, fotowoltaika, nieruchomości czy motoryzacja. W każdej z tych branż prowizje stanowią podstawowy element motywacyjny dla handlowców. Na przykład w finansach doradcy otrzymują prowizje od sprzedaży produktów finansowych, a w nieruchomościach agenci są wynagradzani za każdą sfinalizowaną transakcję. Tego rodzaju systemy wspierają zarówno działalność gospodarczą małych firm, jak i korporacji, umożliwiając ciągłe zarządzanie rozliczeniami i zwiększanie efektywności sprzedaży.