Klienci
Bemo Motors
Bemo, to grupa dealerska z 30-letnim stażem, działająca w branży automotive.
22 czerwca, 2023
Optymalizacja wznowień: Jak zbudować proces, który nie pozwoli uciec żadnej polisie
Jak uszczelnić proces wznowień?
Natalia Skwierawska
20 stycznia, 2026
Czas czytania: 10 minut
Przejdź do sekcji
W branży ubezpieczeniowej wznowienie polisy to najtańszy sposób na dodatkowy zysk – o ile oczywiście proces jest szczelny i prowadzony w sposób powtarzalny. W inny przypadku, każda polisa, o której doradca zapomniał, to dla firmy obsługującej setki czy tysiące umów – bezpośrednia strata.
Skuteczną praktyką jest organizowanie wznowień jako kilkuetapowego procesu, który nie opiera się wyłącznie na pamięci doradców.
W praktyce oznacza to wykorzystanie danych o klientach i polisach oraz uruchomienie mechanizmów, które w odpowiednim momencie przypominają o zbliżającym się końcu ochrony zarówno doradcy, jak i klientowi.
Berg System, posiadając centralną bazę klientów i polis, umożliwia realizację takich działań w tle. Robi to w sposób uporządkowany i zautomatyzowany przejmując inicjatywę w momencie, gdy zbliża się termin zakończenia ochrony. Kolejne kroki procesu wznowień uruchamiane są automatycznie, zgodnie z ustalonym scenariuszem, co znacząco ogranicza ryzyko pominięcia którejkolwiek umowy.
O jakich potrzebach mówią nasi klienci?
01
Jako agent ubezpieczeniowy chcę wiedzieć, które polisy moich klientów kończą się w najbliższym czasie i na jakim etapie jest rozmowa o wznowieniu. Bez szukania w mailach, dokumentach i kalendarzu.
02
Jako pracownik obsługi chcę widzieć historię kontaktu z klientem przy wznowieniu. Chcę wiedzieć, czy ktoś już dzwonił, czy była wysłana wiadomość, czy klient miał zastrzeżenia do ceny albo zakresu.
03
Jako manager chcę mieć pewność, że wznowienia nie „rozchodzą się” po zespołach i pamięciach poszczególnych osób. Chcę widzieć, które polisy są przed wznowieniem, które są w toku, a które zostały utracone — i dlaczego.
04
Jako osoba odpowiedzialna za rozwój sprzedaży chcę wiedzieć, jaki procent wznowień faktycznie domykamy i gdzie są największe straty. Czy problemem jest cena, brak kontaktu, konkurencja, czy może moment, w którym zaczynamy rozmowę z klientem.
Jak Berg System rozwiązuje problem wznowień?
W Berg System proces obsługi wznowień polis został rozpisany na cztery uzupełniające się obszary.
1. Zadania i automatyczne powiadomienia dla doradcy
Pierwszym z nich jest organizacja pracy doradców poprzez zadania i przypomnienia, które pojawiają się dokładnie wtedy, gdy zbliża się termin wznowienia.
W Berg System realizowane jest to poprzez automatyczne generowanie zadań i powiadomień zgodnie ze zdefiniowanymi scenariuszami. Ich harmonogram, sposób informowania oraz zakres działań można dopasować do specyfiki danej firmy i rodzaju produktów.
Doradca otrzymuje dzięki temu czytelną listę umów do wznowienia – zarówno w powiadomieniu mailowym, jak i bezpośrednio w widoku systemu.
“Każda odnowiona polisa jest nową decyzją klienta. Z perspektywy klienta nie jest to automatyczna kontynuacja, lecz moment ponownej oceny oferty: warunków, zakresu ochrony, ceny oraz wartości relacji z agentem. Dla agenta to z kolei nowa sprzedaż, która nie wymaga reklamy, generowania leadów ani rozpoczynania relacji od zera, bo historia współpracy już istnieje.”
Takie podejście porządkuje pracę i ogranicza ryzyko sytuacji, w której wznowienia „giną” pomiędzy nowymi tematami sprzedażowymi. Doradca, codziennie, gdy rozpoczyna dzień pracy, widzi co go czeka i jakie wznowienia umów są do zrealizowania w danym terminie.
2. Komunikacja SMS dla klienta
Kolejnym krokiem jest komunikacja z klientem, realizowana m.in. za pomocą automatycznych i spersonalizowanych wiadomości SMS, które przygotowują grunt pod rozmowę o dalszej współpracy.
Berg System umożliwia tworzenie szablonów SMS oraz wykorzystanie danych z kartoteki klienta do personalizacji treści tych wiadomości.
Technologia pozwala więc na stworzenie w pełni interaktywnego procesu, który oszczędza czas obu stron, tzn. doradcy i klienta.
Wysyłka wiadomości realizowana jest poprzez integrację z zewnętrznym dostawcą SMS, a same wiadomości mogą być uruchamiane automatycznie na podstawie zdarzeń w systemie – takich jak zbliżający się koniec ochrony, zmiana statusu procesu czy zaplanowane zadanie.
W kontekście wznowień najczęściej wykorzystywane są trzy obszary zastosowań:
01
Automatyczne przypomnienie SMS do klienta
To pierwszy etap „uszczelniania” portfela. System pilnuje, aby klient nie został zaskoczony końcem ochrony, co buduje wizerunek Multiagencji jako profesjonalnego opiekuna. Sugerujemy wykorzystanie automatyzacji do:
- Informowania o zbliżającym się terminie zakończenia ochrony: Krótka wiadomość z datą wygaśnięcia polisy pozwala klientowi przygotować się na decyzję.
- Zapowiedzi kontaktu: Dobrą praktyką jest również wysłanie SMS-a z informacją: „W ciągu najbliższych dni skontaktuje się z Tobą Twój doradca, aby przedstawić ofertę wznowienia”. To eliminuje element zaskoczenia i zwiększa odbieralność telefonów przez doradców.
- Przypominania o dokumentach: Jeśli do przygotowania kalkulacji brakuje np. skanu dowodu lub potwierdzenia zniżek, przez system można wysłać prośbę o ich dosłanie.
Wskazówka 1: Rekomendujemy, aby konfigurację automatycznych powiadomień SMS dla klienta w dwóch kluczowych momentach: na 30 dni oraz 14 dni przed końcem polisy.
Wskazówka 2: Dodatkowo, użytkownicy Berg System do treści SMS-ów dodają imię i nazwisko wraz z numerem kontaktowym do doradcy. Takie podejście pozwala zapewnić klientowi poczucie pełnej opieki i możliwość samodzielnego kontaktu w dogodnym dla siebie momencie.
Wskazówka 3: Warto zwrócić uwagę na możliwość komunikacji dwukierunkowej. Technicznie możliwe jest, aby klient odpowiedział na wysłaną wiadomość, na przykład podając aktualny przebieg pojazdu. Taka informacja trafia bezpośrednio do systemu i pozwala doradcy przygotować bardziej precyzyjną ofertę jeszcze przed rozmową, bez konieczności przeprowadzania dodatkowego wywiadu telefonicznego.
02
SMS jako element zaplanowanej kampanii wznowieniowej
W dużych organizacjach proces wznowienia to często wieloetapowa sekwencja zdarzeń, w której SMS pełni rolę „łącznika”. Polecamy stosowanie sekwencji, które podnoszą skuteczność dotarcia do klienta:
- Sekwencja wielokanałowa: Przykładem skutecznego modelu jest schemat: e-mail → SMS → telefon → zadanie w CRM. SMS służy tu jako „podgrzanie kontaktu”. Klient, który otrzymał wiadomość, jest znacznie bardziej skłonny do merytorycznej rozmowy telefonicznej.
- Budowanie priorytetów: System może automatycznie wysyłać SMS-y do klientów z grupy o niższym priorytecie, rezerwując czas doradców na rozmowy telefoniczne z kluczowymi kontrahentami.
03
SMS jako wsparcie organizacyjne w pracy doradcy
Technologia Berg System pozwala również na wykorzystanie SMS-ów w bezpośredniej, codziennej pracy agenta, ułatwiając mu domykanie procesów.
- Szybki SMS przed telefonem: Dobrą praktyką jest wysłanie krótkiej informacji na 15 minut przed planowaną rozmową. To buduje profesjonalizm i zwiększa szansę, że klient zarezerwuje dla nas czas.
- Statusy i follow-upy: W sytuacjach, gdy klient nie odbiera, doradcy często korzystają z gotowych szablonów typu: „Dzwoniłem w sprawie wznowienia polisy, oddzwonię po godzinie 15:00”. W Berg System doradca robi to jednym kliknięciem, a system odnotowuje ten fakt w historii kontaktu.
3. Widok manadżerski
Z perspektywy menedżera jednym z częstszych wyzwań jest brak bieżącej wiedzy o stanie portfela wznowień.Berg System porządkuje ten obszar poprzez raporty pokazujące:
- Ile polis znajduje się w toku obsługi,
- Jaka część portfela została już skutecznie wznowiona,
- Gdzie proces uległ zatrzymaniu i wymaga wsparcia zarządczego.
Taka widoczność pozwala na bieżąco optymalizować pracę zespołu i reagować natychmiast tam, gdzie pojawiają się zatory operacyjne.
4. Odzyskiwanie klienta po roku od niezwznowienia
Całość uzupełniają działania follow-up, pozwalające wrócić do klientów, którzy w danym roku nie zdecydowali się na wznowienie.
Dzięki zgromadzonej w Berg System historii współpracy, możliwe jest zaplanowanie automatycznej kampanii odzyskiwania klientów w kolejnym roku. To sprawdzony sposób na powrót do rozmów w momencie, gdy np. konkurencja może nie dowieźć oczekiwanej jakości obsługi.
Gdzie to jeszcze zadziała?
Podejście, które doskonale sprawdza się w ubezpieczeniach, inne firmy sprzedające produkty czy usłygi terminowe, również z powodzeniem przenoszą je do swoich biznesów. Mechanizmy automatycznych wznowień i scenariusze przypomnień idealnie nadają się do obsługi:
- Lokat bankowych (proces odnowienia po zapadalności),
- Umów leasingowych (obsługa kończących się kontraktów i wykupów),
- Cyklicznych usług serwisowych i abonamentowych (serwis w salonie samochodowym).
Wszędzie tam, gdzie proces opiera się na dacie zakończenia, Berg System pozwala uszczelnić przychód i budować przewidywalny biznes.
Dołącz do nas na najbliższych Rozwojowych czwartkach!
Ten temat omawiamy również podczas Rozwojowych czwartków, pokazując na żywo, jak wygląda praca na rzeczywistych danych z realnym portfelem klientów i faktycznymi terminami wznowień.
- Szkolenie online
- Szkolenie darmowe
Efekt biznesowy u naszych klientów
1. Stabilniejszy i bardziej przewidywalny przychód
Uszczelnienie wznowień sprawia, że portfel klientów zaczyna realnie „pracować” przez cały rok, a prowizja nie zależy wyłącznie od nowej sprzedaży. Zamiast skokowych wyników pojawia się przewidywalność, która daje spokój w planowaniu pracy i rozwoju firmy.
2. Wyższa skuteczność sprzedaży przy mniejszym wysiłku
Każde wznowienie to nowa decyzja klienta podejmowana w istniejącej relacji, bez kosztów pozyskania i bez rozpoczynania rozmowy od zera. Dzięki temu zespół sprzedaje więcej, nie zwiększając presji na generowanie leadów ani liczby rozmów.
3. Lepsza kontrola nad portfelem klientów i zespołem
Uporządkowany proces wznowień daje pełną widoczność tego, które polisy są przed odnowieniem, które są w toku, a które zostały utracone i dlaczego. To pozwala podejmować decyzje w oparciu o dane, a nie domysły, i szybciej reagować tam, gdzie pojawiają się straty.
Case Study - Grupa Bemo
Warto sięgnąć po historię naszego klienta — Grupy Bemo — gdzie po uporządkowaniu procesów sprzedażowych, w tym wznowień, dynamika sprzedaży wzrosła o blisko 140% rok do roku.
“Decyzja o zmianie systemu była konieczna ze względu na rozwój naszej firmy. Nasz program został stworzony przez zaprzyjaźnionego programistę wiele lat temu i choć dokonywaliśmy w nim pewnych zmian, w pewnym momencie stał się przestarzały i nie byliśmy w stanie go rozwijać, ani dostosować do naszych potrzeb. Naszym celem nie było jedynie znalezienie typowego systemu CRM sprzedażowego, ale takiego, który byłby dostosowany do potrzeb branży ubezpieczeniowej.“
Kolejne praktyczne zastosowania
Przejdź do kolejnego artykułu:
Moduł rekrutacyjny Berg System został zaprojektowany dla Towarzystw Ubezpieczeniowych oraz sieci sprzedaży, w których skala operacji wyklucza ręczne zarządzanie procesami.
W Berg System w procesie sprzedaży (szansach sprzedaży) operujemy na zapytaniach. Broker wysyła zapytania do kilku lub kilkunastu towarzystw, negocjuje warunki i zbiera oferty w jeden "worek", by przedstawić klientowi rekomendację.
Z modułu rekrutacyjnego Berg System korzystają dziś Multiagencje, które zarządzają dużymi sieciami sprzedaży. Wspólnym mianownikiem tych organizacji jest skala i złożoność rejestracji agentów, OFWCA, czy jak w przypadku dużych integratorów ubezpieczeń - partnerów biznesowych.
System do rozliczania prowizji, to narzędzie, które wykonuje dziś pracę za dział księgowości i samodzielnie pilnuje finansów firm.
Chcesz sprawdzić, jak te mechanizmy zadziałają w Twojej strukturze?
Zapisz się na bezpłatną prezentację systemu:
Umówmy się na rozmowę
Wypełnij formularz, a my skontaktujemy się z Tobą, żeby porozmawiać o Twoich potrzebach. Jak będzie przebiegać taka rozmowa?
- Konsultację przeprowadzi analityk biznesowy
- Zbada Twoje potrzeby i omówi możliwości ich realizacji
- Wspólnie okreslicie dalszy plan działania
- Umówicie spotkanie zdalnie lub stacjonarnie
Najczęściej zadawane pytania
Dodatkowe pytania i odpowiedzi do tego artykułu:
Czy wdrożenie systemu obsługującego proces wznowień wymaga dużych nakładów lub zmian organizacyjnych?
Nie. Berg System można wdrożyć etapowo i wykorzystywać tylko te funkcjonalności, które na dany moment firma uzna za ważne w procesie sukcesywnej poprawy wyników sprzedaży czy pracy doradców.
Czy CRM może wspierać dosprzedaż przy okazji wznowień?
Tak. System CRM może pomóc wykrywać luki produktowe, np. brak polisy komunikacyjnej przy leasingu czy brak NNW przy kredycie. Dzięki temu doradca może zaproponować odpowiednie ubezpieczenie przy okazji rozmowy o wznowieniu innego produktu, co zwiększa wartość klienta i poprawia jego zabezpieczenie.
Jak mierzyć skuteczność sprzedaży krzyżowej i wznowień w CRM?
System CRM raportuje liczbę wykonanych wznowień, liczbę dosprzedanych produktów, średni czas reakcji doradcy, a także skuteczność poszczególnych kampanii. Te dane służą zarówno do bieżącego monitorowania, jak i do podejmowania decyzji zarządczych.