Zbieranie zgód RODO jest bardzo ważnym elementem przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych klientów zgodnie z prawem. Brak udzielonych zgód RODO wiąże się z łamaniem ustawy o ochronie danych osobowych i z karami dla administratora danych osobowych.
Dowiedz się, jak się przed tym uchronić i działać zgodnie z prawem. Bądź przygotowany i pobierz zgody RODO wzór online. Uniwersalny formularz, który dopasujesz do swoich potrzeb.
Przykłady wykorzystania formularza zgód RODO online
Nie ważne, jakie techniki sprzedaży wykorzystujesz – zawsze cel jest jeden – znaleźć ludzi, których będzie interesował nasz produkt czy usługa. Każdy proces sprzedaży rozpoczyna więc etap pozyskiwania potencjalnych klientów i rejestracji leada w bazie danych. Tu może Cię zainteresować temat z jednego z naszych poprzednich artykułów – Skuteczne budowanie bazy klientów: wytyczne i narzędzia.
Klienci mogą więc do nas trafiać z np. cold callingu, prospectingu albo samodzielnie, zgłaszając swoje zainteresowanie ofertą przez formularz kontaktowy na stronie www. I to dużo przyjemniejsza forma nawiązywania kontaktu z klientem.
Jakie działania pozwolą Ci pozyskiwać dane klientów?
- Zbieranie danych w formularzu kontaktowym w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie o ofertę.
- Zbieranie danych osobowych w formularzu kontaktowym w celu złożenia zamówienia,
- Zbieranie adresów e-mail w celu wysyłki newslettera lub ofert promocyjnych.
Pamiętaj, że późniejsze przetwarzanie danych osobowych przez Ciebie, będzie możliwe wyłącznie z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, więc klient musi zezwolić na możliwość kontaktu z Twojej strony.
Przeczytaj również:
O tym, jak ważna jest szybkość kontaktu z klientem, po wypełnieniu przez z niego formularza do kontaktu, pisaliśmy m.in. tutaj: Rozmowa sprzedażowa – to może dać Ci sukces!
Jak zbierać zgody RODO online?
Podczas zbierania danych osobowych administrator musi spełniać obowiązek informacyjny. Oznacza to tyle, że chcąc zbierać zgody RODO, należy zapewnić potencjalnym klientom jasne i zrozumiałe informacje o celach, w jakich będzie się przetwarzać ich dane osobowe.
Poniżej wytyczne, których warto się trzymać podczas zbierania danych osobowych na stronie internetowej:
- Stwórz formularz zgody — powinien być czytelny i zrozumiały. Informacje w formularzu powinny być napisane prostym językiem, tak aby użytkownicy zrozumieli, co podpisują.
- Określ zakres przetwarzania danych i ich cel przetwarzania — Zakres, to imię, nazwisko, miejsce zamieszkania itd. W formularzu musisz określić również, w jakim celu będziesz przetwarzać dane osobowe, jak długo je będziesz przechowywał oraz jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z przetwarzaniem ich danych. Klauzula przetwarzania danych powinna dawać możliwość cofnięcia zgody.
- Wyznacz administratora danych osobowych– zawsze podawaj informacje o administratorze danych, którym jesteś Ty, Twoja firma lub podmiot w imieniu, którego prowadzisz sprzedaż (pośrednicy, doradcy finansowi, agenci ubezpieczeniowi i inni sprzedają w imieniu dealera samochodowego, dewelopera, banku, towarzystwa ubezpieczeniowego itp.).
- Umieść formularz zgody w odpowiednim miejscu — formularz zgody powinien być umieszczony w widocznym miejscu na Twojej stronie internetowej, może być np. jednym z punktów do zatwierdzenia w formularzu kontaktowym.
- Pozwól na wyrażenie zgody — klienci powinni mieć możliwość wyrażenia zgody na przetwarzanie danych poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola lub kliknięcie przycisku „wyrażam zgodę”. Prawnym potwierdzeniem wyrażenia zgodny na przetwarzanie danych osobowych może być np. zatwierdzenie jej poprzez wprowadzenie hasła SMS, tak jak działa to w przypadku wykonywania przelewu bankowego. Taką funkcjonalność w formularzach kontaktowych ma np. Berg System.
- Zachowaj dowód wyrażenia zgody — Musisz zachować dowód wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych udzielonej przez użytkownika, np. poprzez przechowanie formularza zgody w bazie danych. Można do tego wykorzystać system CRM. Dobre programy mają specjalne zabezpieczenia systemowe, które są zgodne z wymaganiami stawianymi chociażby przez KNF.
Przykładowy wzór zgody RODO
Pobierz wzór zgody RODO
Zgody RODO dla agenta ubezpieczeniowego i doradców finansowych
RODO w ubezpieczeniach czy firmach doradztwa finansowego, albo pośrednictwa w sprzedaży, to nieco inna bajka. Jeżeli dla przykładu podpisujesz z klientem umowę na ubezpieczenie, kredyt czy leasing, to dane przekazujesz do banku lub towarzystwa ubezpieczeniowego.
Co za tym idzie? Klient, który wydaje się, że jest Twój, z punktu widzenia prawnego nie jest. Wyraził przecież zgodę tylko i wyłącznie na przetwarzanie danych w konkretnym banku lub towarzystwie.
Bez uzyskania wyraźnej zgody klienta, agent czy doradca nie może przetwarzać danych osobowych w celach marketingowych czy w dosprzedaży. Ci, którzy dbają o własną markę osobistą i rozkręcają biznes, prowadząc np. social media lub bloga, gdzie promują produkty i usługi, które mają w ofercie, muszą zadbać o to, aby treść zgody i podanie danych osobowych przez potencjalnych klientów obejmowało również ich.
W przypadku naruszenia przepisów RODO, agenci ubezpieczeniowi i doradcy finansowi, którzy na własną rękę wysyłają do klientów treści marketingowe, mogą być pociągnięci do odpowiedzialności za nieprzestrzeganie przepisów RODO. Co istotne, mogą również ponieść odpowiedzialność cywilną wobec klienta, jeśli klient poniósł szkodę na skutek naruszenia jego danych osobowych.
Dlatego, jeśli ktokolwiek chce przetwarzać dane osobowe w inny sposób niż na podstawie zgody, która została wyrażona na rzecz podmiotu, pod który podlega i dla którego sprzedaje, musi posiadać inne legalne źródło pozyskiwania danych z możliwością ich przetwarzania.
Narzędzia do tworzenia formularzy ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych
Korzystający z WordPressa mogą użyć dostępnych wtyczek jak np. Contact Form 7. Tu należy pamiętać o tym, aby uruchomić opcję, tzw. Double opt in. To spowoduje, że zanim zostaną do nas dostarczone dane, klient będzie zobowiązany do potwierdzenia przesłanych danych i zgód za pomocą podanego w formularzu maila. Ze względu na popularność tej wtyczki, bardzo dużo instrukcji na temat jej instalacji znaleźć można w internecie.
Inna opcja, to formularze Google, czyli darmowe narzędzie od Google. Bardzo prosty i intuicyjny program, który w ustawieniach pozwala zaznaczyć wymagane potwierdzenie przesłania danych za pomocą maila. Tworząc formularz od Google można również znaleźć kilka gotowych przykładów, które wystarczy edytować i przystosować do swoich potrzeb.
Osoby poszukujące kompleksowych rozwiązań i systemów dedykowanych działom sprzedaży, może zainteresować moduł tworzenia formularzy w Berg System. Jest to bardzo intuicyjne narzędzie, niewymagające od jego użytkownika żadnych dodatkowych umiejętności.
Najważniejsze funkcje tego modułu, to:
- Dowolny zakres zbieranych danych.
- Pola ze zgodami RODO.
- Potwierdzenie Double opt in, czyli potwierdzenie za pomocą maila lub hasła SMS przez klienta.
- Brak konieczności posiadania strony – wystarczy wysłać link do klienta.
- Dane z formularza od razu trafiają do systemu CRM, który tworzy kartotekę klienta.
Jest to narzędzie do wykorzystania w pracy zdalnej, ale i nie tylko. Podczas stacjonarnej obsługi klienta również możemy przekazać taki formularz do wypełniania. Jest to zdecydowanie wygodniejsza forma pracy z klientem, oszczędzająca zarówno pracy papierkowej jak i miejsca w segregatorach.
Każda z przedstawionych powyżej opcji ma swoje minusy i plusy. W tym przypadku należy jednak zwrócić szczególną uwagę na sposób i możliwość przechowywania danych.
Wszelkie informacje osobowe i dane kontaktowe, to dane wrażliwe. Nie możemy pozwolić sobie na bagatelizowanie tego tematu. Berg System jest narzędziem, które spełnia wszystkie wymogi prawne względem RODO i dba o bezpieczeństwo danych, na takim samym poziomie jak banki czy towarzystwa ubezpieczeniowe.
Nasze zabezpieczenia przechodzą kontrole KNF, które wykonywane są u firm zobowiązanych wypełniać zalecenia regulatora.
