Współczesne organizacje coraz częściej deklarują, że działają w oparciu o dane. W praktyce jednak tylko nieliczne potrafią faktycznie przekuć dane w decyzje, procesy i działania.
Większość firm zatrzymuje się na etapie gromadzenia informacji. Powstają w nich raporty, ale nie wpływają na codzienną pracę zespołów.
Organizacja data-driven i process-driven (D&PD) różni się tym, że dane nie kończą życia w Excelu czy prezentacji. Stają się paliwem dla procesów, które automatycznie uruchamiają działania w sprzedaży, marketingu, obsłudze klienta i zarządzaniu.
Przewaga podejścia data- driven
Data- driven to model, w którym:
- dane z różnych źródeł są spójne, aktualne i dostępne dla wszystkich działów,
- decyzje opierają się na faktach, a nie intuicji,
- błędy są analizowane, a nie karane,
- a zespół rozumie, dlaczego warto ufać danym.
W centrum takiego modelu stoi system CRM, ale nie jako baza kontaktów, lecz jako procesowy silnik firmy, który łączy ludzi, dane i technologie w jeden ekosystem decyzji.
Polecany artykuł:
Od danych do decyzji – jak dojrzewa organizacja data-driven
Budowanie organizacji opartej na danych to proces dojrzewania, który obejmuje kilka etapów:
- Świadomość i diagnoza – firma zaczyna rozumieć, że dane są jej strategicznym zasobem. Analizuje, jak obecnie są gromadzone, kto z nich korzysta i jakie mają braki jakościowe.
- Porządkowanie źródeł danych – wprowadza standardy, spójne słowniki i wspólne repozytorium (tzw. jedno źródło prawdy).
- Tworzenie odpowiedzialności – pojawiają się role takie jak Data Owner czy Process Owner, które pilnują jakości danych i spójności procesów.
- Automatyzacja decyzji – dane zaczynają uruchamiać workflowy, przypomnienia, kampanie czy alerty.
- Kultura decyzji opartych na danych – zespół ufa danym i potrafi z nich korzystać w codziennej pracy, a zarząd używa ich do wyznaczania kierunków rozwoju.
Firmy, które przechodzą tę drogę, reagują szybciej na zmiany, lepiej rozumieją klientów i zwiększają efektywność operacyjną. To właśnie dlatego liderzy rynkowi inwestują dziś nie w same raporty, ale w systemy, które łączą dane z procesami decyzyjnymi.
Kluczowe warunki, które musi spełnić organizacja data-driven
Aby dane faktycznie stały się podstawą działania firmy, muszą być spełnione trzy kluczowe warunki:
- Jasne cele i metryki – organizacja wie, jakie decyzje chce podejmować na podstawie danych i jakie wskaźniki są dla niej kluczowe (np. liczba reaktywowanych klientów, czas obsługi, skuteczność kampanii).
- Dobre dane – uporządkowane, ujednolicone, bez duplikatów, kontrolowane przez zdefiniowanych właścicieli (Data Governance).
- Zintegrowane procesy – CRM, marketing automation (przez SMSApi, GetResponse lub Zapier), BI i systemy finansowe muszą wymieniać dane bez barier.
Bez tych elementów nie powstanie zaufanie do danych, a bez zaufania, nie powstanie kultura ich używania.
Dlaczego organizacje wciąż mają problem z działaniem w modelu data-driven?
Najczęstsze bariery, które blokują firmy przed wykorzystaniem danych, to:
- brak jednego źródła prawdy – dane są rozproszone po arkuszach, e-mailach, systemach i działach,
- niska jakość danych – brak ujednoliconych definicji i standardów,
- brak właścicieli danych i procesów – nikt nie odpowiada za spójność informacji,
- brak automatyzacji – dane są analizowane, ale nie przekładają się na działania,
- silosy organizacyjne – dane marketingu, sprzedaży i obsługi klienta nie są ze sobą połączone.
W efekcie nic nie działa dobrze. Decyzje podejmowane są intuicyjnie, kampanie są powielane, a klienci otrzymują sprzeczne komunikaty.
Dlaczego warto budować kulturę analizy danych?
Organizacje data-driven & process-driven osiągają konkretne korzyści:
- Lepsze decyzje – oparte na faktach, nie przypuszczeniach.
- Szybsze reakcje – dzięki aktualnym informacjom można natychmiast reagować na zmiany rynkowe.
- Większą spójność – wszyscy w firmie operują na tych samych danych, co ułatwia współpracę między działami.
- Mierzalne efekty – każda decyzja jest powiązana z metryką, KPI, prognozą lub scenariuszem.
- Kulturę doskonalenia – błędy nie są ukrywane, ale analizowane.
Dzięki temu dane przestają być zbiorem arkuszy, ale stają się żywym systemem nerwowym organizacji, który automatycznie reaguje na bodźce biznesowe.
Dane, które napędzają procesy. Optymalizacja - od tagów po segmenty
Firmy, które budują kulturę pracy opartą na danych, łączą wiele źródeł informacji o kliencie: historię transakcji, dane demograficzne, aktywność w kanałach cyfrowych czy kontakty z doradcą. Aby te dane miały wartość, muszą zostać uporządkowane.
Tagowanie klientów pozwala przypisywać im etykiety na podstawie zachowań, preferencji lub reakcji na komunikację.
- Dzięki temu można tworzyć scenariusze działań: np. klienci z tagiem „brak kontaktu 60 dni” automatycznie trafiają do kampanii reaktywacyjnej, a ci z tagiem „wysoki potencjał” – do doradców premium.
Segmentacja to kolejny krok, który dzieli bazę klientów na jednorodne grupy według wieku, lokalizacji, etapu sprzedaży czy historii obsługi.
- Dzięki temu możliwe jest tworzenie kampanii, które mają sens biznesowy – osobne komunikaty dla przedsiębiorców, rolników czy rodzin.
W Berg System CRM można dodatkowo stosować automatyczne reguły oceniania klientów (scoring) – system przyznaje punkty za aktywność, wartość relacji czy terminowość spłat. Handlowcy widzą więc, na kim warto się skoncentrować, a marketing – które grupy wymagają ponownego zaangażowania.
Zarządzanie sprzedażą - jak dane uruchamiają procesy w CRM
Siła nowoczesnego CRM polega na tym, że dane nie tylko są zapisywane – one uruchamiają procesy. Każda zmiana w profilu klienta, każdy nowy lead, każda transakcja może automatycznie uruchomić zdefiniowaną sekwencję działań. To tzw. workflow – scenariusze, które pozwalają działać szybko i przewidywalnie.
Przykłady z praktyki:
- Jeśli klient z segmentu „Wysoki potencjał” nie miał kontaktu przez 60 dni – CRM tworzy zadanie dla doradcy z powiadomieniem „Skontaktuj się w sprawie oferty X”.
- Jeśli lead pochodzi z południa kraju – system przypisuje go automatycznie do doradcy z odpowiedniego regionu.
- Jeśli klient porzucił wniosek lub nie otworzył wiadomości – CRM uruchamia sekwencję przypomnień e-mail i SMS.
Tego typu automatyzacje pozwalają zespołom skupić się na relacji i decyzji, a nie na operacjach technicznych.
Transformacja firmy i procesy, które można zautomatyzować w CRM
W Berg System CRM procesy są projektowane w taki sposób, by porządkowały codzienną pracę. Najczęściej automatyzowane obszary to:
- Zarządzanie leadami i sprzedażą – system zbiera zapytania z różnych źródeł (formularze, kampanie, infolinia), przypisuje je do doradców i śledzi status w procesie. Dzięki temu żaden kontakt nie „przepada”, a kierownik widzi, na jakim etapie jest każda szansa.
- Obsługa klienta – CRM rejestruje wszystkie interakcje, przypomina o terminach, pilnuje realizacji zadań i umożliwia kontynuowanie sprawy przez innego pracownika bez utraty kontekstu.
- Marketing automation – system wysyła automatyczne kampanie SMS i e-mail, reaguje na zachowanie klienta i pozwala prowadzić działania cross-sellingowe. Dzięki temu komunikacja staje się spójna i dopasowana do realnych potrzeb.
- Organizacja pracy i rozliczenia – CRM może także automatyzować działania wewnętrzne, np. tworzenie checklisty zadań, planowanie dnia, czy rozliczanie prowizji. To odciąża zespół i zwiększa dyscyplinę procesową.
Polecany artykuł:
Polska rzeczywistość i rozumienie biznesów przez dostawców CRM
W Polsce organizacje potrzebują elastyczności i zgodności z przepisami. Każda instytucja ma własne procedury, często niestandardowe, a jednocześnie musi działać zgodnie z wytycznymi prawa- jeśli jest firmą z branży regulowanej. Dlatego kluczowe są dwa elementy: możliwość dostosowania systemu i bezpieczeństwo danych.
Polskie firmy oczekują więc od dostawców systemu CRM nie tylko gotowych funkcji, ale też zdolności dopasowania do ich procesów.
Berg System powstał właśnie w odpowiedzi na tę potrzebę. W przeciwieństwie do globalnych platform SaaS, oferuje dedykowane wdrożenie, które zaczyna się od mapowania procesów i definiowania celów biznesowych.
To pozwala precyzyjnie odwzorować sposób pracy firmy i przenieść go do systemu – bez konieczności dopasowywania się do „sztywnego” schematu.
Dzięki integracji z platformami takimi jak Zapier, system łączy się z aplikacjami księgowymi, mailingowymi czy dokumentowymi, tworząc pełny przepływ danych między działami.
Gotowe procesy i moduły dla firmy opartej na danych
Berg System posiada moduły w pełni wspierające cykl D&PD:
- Dane i proces sprzedaży: moduły takie jak Proces Sprzedaży, Leady do podjęcia i Kartoteka Klienta zapewniają ustrukturyzowaną bazę danych do segmentacji i analizy.
- Procesy prawne (RODO): System zawiera dedykowany moduł Zgody RODO, formularze Analizy Potrzeb Klienta (tzw. APK), zapewniający zarządzanie kluczowym procesem prawnym w obszarze marketingu i sprzedaży. Dodatkowe zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych i logowanie jak w banku, wspierają bezpieczeństwo danych (DORA, Active Directory, Apach Kafka, itd.)
- Procesy wewnętrznej efektywności: System automatyzuje zarządzanie zespołem, organizację pracy (Checklista zadań To-Do, kalendarz z powiadomieniami) i np. zarządzanie celami i rozliczenia prowizyjne, co bezpośrednio przyczynia się do ułatwienia i usprawnienia codziennej pracy handlowców oraz wzrostu ich motywacji.
Metodyka wdrożenia CRM i nowych procesów w firmie
Co Berg System robi w fazie przedwdrożeniowej?
- Mapujemy procesy biznesowe – krok po kroku analizujemy, jak w organizacji przebiegają kluczowe działania: pozyskiwanie klientów, obsługa, sprzedaż, rozliczenia, komunikacja między działami.
Dzięki temu wiemy, które z nich warto zautomatyzować, uprościć lub lepiej monitorować. - Określamy cele i mierniki sukcesu – definiujemy, jakie konkretne wyniki ma przynieść wdrożenie CRM: np. skrócenie czasu reakcji na lead, zwiększenie liczby wznowień, uporządkowanie bazy klientów. To pozwala od początku myśleć o CRM nie jako o narzędziu, ale jako o sposobie realizacji celów biznesowych.
- Tworzymy mapę danych i słowniki – wspólnie z klientem określamy, jakie dane są kluczowe, skąd pochodzą, kto je wprowadza i jak będą wykorzystywane. To fundament tzw. Data Governance – ładu danych, bez którego nie ma organizacji data-driven.
- Projektujemy procesy w CRM – na podstawie mapy procesów przygotowujemy propozycję konkretnych przepływów, automatyzacji i ról użytkowników. Wspólnie testujemy scenariusze, które później staną się elementem produkcyjnego systemu.
Przygotowujemy środowisko wdrożeniowe – dopasowujemy strukturę systemu, role, uprawnienia, integracje z innymi narzędziami (np. mailing, księgowość, e-podpis, raportowanie).
Po co to robimy?
Celem tej fazy jest eliminacja błędów wdrożeniowych, które wynikają z pośpiechu lub braku zrozumienia kontekstu pracy użytkowników. Zamiast dopasowywać firmę do systemu, to system dopasowujemy do firmy.
Dzięki temu:
- doradcy widzą tylko te pola i procesy, które są im faktycznie potrzebne,
- kierownicy mają pełny wgląd w wyniki zespołów,
- a zarząd otrzymuje dane w strukturze, która wspiera decyzje strategiczne.
Faza przedwdrożeniowa to moment, w którym organizacja porządkuje swoje dane, ujednolica definicje procesów i przygotowuje się do nowego sposobu pracy. W praktyce, już na tym etapie zaczyna się transformacja w kierunku organizacji opartej na danych i procesach.
Efekt fazy przedwdrożeniowej
Po zakończeniu tego etapu klient otrzymuje:
- mapę procesów i danych,
- prototyp systemu CRM odzwierciedlający realne działania organizacji,
- oraz plan wdrożenia z określonymi celami, harmonogramem i odpowiedzialnościami.
Dzięki temu właściwa faza wdrożeniowa przebiega szybciej, z mniejszym ryzykiem błędów i większą akceptacją użytkowników.
Podsumowanie
Faza przedwdrożeniowa w Berg System to nie formalność, ale najważniejszy etap budowania organizacji data-driven & process-driven. To w tym momencie kształtujemy wspólnie język danych, strukturę procesów i sposób ich odwzorowania w systemie. Dzięki temu CRM nie jest tylko narzędziem informatycznym, ale spójnym modelem pracy, który porządkuje dane, procesy i decyzje w całej organizacji.
Pytania i odpowiedzi:
Czym jest organizacja data-driven i dlaczego staje się kluczowa dla współczesnych firm?
Organizacja data-driven to przedsiębiorstwo, które buduje swoje procesy biznesowe, decyzje strategiczne i codzienną pracę w oparciu o dane, a nie intuicję. W firmie tego typu dane stanowią centralny zasób – są gromadzone, analizowane i przekształcane w działania operacyjne.Dzięki analizie danych i wykorzystaniu narzędzi analitycznych możliwe jest obiektywne podejmowanie decyzji biznesowych, zwiększanie marżowości i utrzymywanie przewagi konkurencyjnej.
Jakie podejście data-driven warto wdrażać w firmie krok po kroku?
Aby przedsiębiorstwo mogło stać się organizacją data-driven, potrzebne jest połączenie strategii, procesów i narzędzi technologicznych. Najpierw należy określić strategiczne cele biznesowe, zdefiniować kluczowe dane w celu ich pomiaru, a następnie wdrożyć procesy analityczne i system CRM lub Business Intelligence. Firmy, które wdrażają analitykę w sposób uporządkowany, zaczynają podejmować decyzje na podstawie danych, a nie przeczucia, dzięki czemu poprawiają efektywność i przychód w całym zakresie procesów.
Jakie dane są kluczowe w podejmowaniu decyzji biznesowych?
W podejmowaniu decyzji biznesowych kluczowa jest wiarygodność danych oraz ich dostępność w czasie rzeczywistym.
Organizacja data-driven wykorzystuje dane z wielu źródeł: CRM, systemów logistycznych, finansowych i marketingowych – tworząc jedno źródło prawdy. Takie połączenie zbiorów danych pozwala analizować rentowność, optymalizować procesy i dostarczać raporty w postaci dashboardów analitycznych, które wspierają zarząd w podejmowaniu strategicznych decyzji.
Jak technologia chmurowa wspiera podejście data-driven?
Model chmurowy stał się jednym z fundamentów nowoczesnej data-driven organization. Pozwala przechowywać i analizować duże zbiory danych w sposób bezpieczny i skalowalny, bez konieczności rozbudowy infrastruktury lokalnej. Dzięki technologii chmurowej firma może korzystać z zaawansowanych narzędzi analitycznych, integracji z systemami zewnętrznymi i automatycznego raportowania.W efekcie procesy biznesowe stają się bardziej elastyczne, a decyzje oparte na bieżących danych z wykorzystaniem wielu źródeł.
Jakie znaczenie ma analiza danych w optymalizacji procesów biznesowych?
Analiza danych jest jednym z najważniejszych elementów strategii organizacji opartej na danych. Pozwala identyfikować wzorce zachowań klientów, analizować efektywność kanałów sprzedaży i wykrywać miejsca, w których firma traci rentowność. Dzięki analizie danych w czasie rzeczywistym można wdrażać usprawnienia procesów i zwiększać efektywność biznesową – od logistyki i finansów po obsługę klienta. W Berg System dane stanowią podstawę do optymalizacji działań operacyjnych i automatycznego raportowania zarządczego.
Jak wykorzystać raporty i narzędzia analityczne w codziennej pracy firmy?
Raporty i dashboardy w systemach klasy CRM i BI dostarczają kierownictwu oraz analitykom pełnego obrazu sytuacji biznesowej.Umożliwiają monitorowanie kluczowych wskaźników (KPI), rentowności, efektywności działań i przychodów w czasie rzeczywistym. W firmach data-driven raportowanie nie jest tylko „sprawozdawcze” – to proces strategiczny, który dostarcza danych do optymalizacji procesów, prognozowania i planowania inwestycji. Dzięki temu dane przestają być statyczne, a stają się aktywnym narzędziem zarządzania przedsiębiorstwem.
Jak podejście data-driven wpływa na logistykę i zarządzanie łańcuchem dostaw?
W nowoczesnym biznesie logistyka to obszar, w którym dane i analiza mają kluczowe znaczenie. Dzięki wdrożeniu podejścia data-driven możliwe jest monitorowanie całego łańcucha dostaw, przewidywanie opóźnień i optymalizacja tras w czasie rzeczywistym. Integracja danych logistycznych z CRM i systemami chmurowymi pozwala firmie lepiej zarządzać zapasami, terminami dostaw i kosztami operacyjnymi. To przykład, jak dane w postaci raportów i analiz biznesowych przekładają się bezpośrednio na efektywność i rentowność działalności firmy.
