W tym artykule uzyskasz odpowiedź na następujące pytania:
- Jakie kluczowe funkcjonalności powinien posiadać dobrze zaprojektowany Intranet dla firm?
- Jakie korzyści przynosi wdrożenie Intranetu w organizacji, zwłaszcza w kontekście pracy zdalnej i hybrydowej?
- Jakie elementy i strategie mogą zwiększyć zaangażowanie pracowników w korzystanie z Intranetu?
Intranet dla firm, to dziś coś więcej niż tablica ogłoszeń. W pracy zdalnej i hybrydowej, Intranet przestał być w końcu tylko firmowym dodatkiem – stał się niezbędnym narzędziem, łączącym pracowników, usprawniającym przepływ informacji i wzmacniającym kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa.
Jak jednak stworzyć Intranet, który nie będzie kolejną z zakładek w przeglądarce, lecz miejscem, do którego pracownicy będą wracać z przyjemnością?
Znajdziesz tu inspirację, która z powodzeniem realizuje ideę aktywnej komunikacji w firmie, czyniąc z Intranetu narzędzie, które ułatwia zarządzanie procesami i wspiera efektywną komunikację.
Dlaczego Twoja organizacja potrzebuje Intranetu?
Wyobraź sobie miejsce, gdzie wszystkie potrzebne informacje są na wyciągnięcie ręki, gdzie każdy pracownik, niezależnie od swojego stanowiska, ma głos, a współpraca nie zna granic oddziałów czy stref czasowych.
To właśnie Intranet – serce komunikacji wewnętrznej, które nie tylko ułatwia zarządzanie wiedzą, ale także zwiększa zaangażowanie i satysfakcję pracowników.
Korzyści, jakie daje Intranet firmowy
Oto co sprawia, że Intranet może być niezastąpionym narzędziem w Twojej firmie:
Centralizacja komunikacji: Wszystkie wiadomości, ogłoszenia i aktualizacje są tu łatwo dostępne. Różne funkcje intranetu wspierają zarówno zarządzanie zasobami, jak i przepływ informacji, czyniąc z niego potężne narzędzie w rękach pracowników. Dzięki niemu kończy się chaos komunikacyjny i poprawia się efektywność dystrybucji informacji.
Zarządzanie wiedzą: W Intranecie możesz tworzyć bazę wiedzy, która będzie rosła wraz z firmą. Dokumenty, procedury, FAQ – wszystko w jednym miejscu, podobnie jak działa to w sharepoint online. Takie podejście do współdzielenia informacji wpiera system obiegu dokumentów w całej organizacji.
Zaangażowanie pracowników: Intranet wyposażony w funkcje społecznościowe, takie jak fora dyskusyjne czy sekcje do wspólnych inicjatyw, buduje poczucie przynależności i wspiera wymianę pomysłów pomiędzy zespołami. To, w połączeniu z możliwościami narzędzi automatyzujących procesy w firmie, pozwala na tworzenie projektu Intranetu, który jest żywym organizmem wspierającym życie firmy.
Intranet dla firm, który możesz dopasować do Waszych potrzeb.
Funkcje Intranetu. Aplikacja dla pracowników czy baza wiedzy w Twojej firmie?
Zanim zaczniesz szukać, jaki jest najlepszy Intranet dla firm, zastanów się, jakie są dla Ciebie najważniejsze cele wdrożenia Intranetu i czego tak naprawdę potrzebuje Twoja organizacja?
Czy mają być to wewnętrzne media społecznościowe, czy priorytetem jest współdzielenie dokumentów? A może to i to?
Dobry Intranet łączy w sobie obie te funkcje, zapewniając równowagę między komunikacją a zarządzaniem zasobami. Powinien przy tym być skalowalny, aby mógł rozwijać się razem z firmą i gwarantujący łatwy dostęp do zasobów, niezależnie od miejsca i czasu.
Intranet ułatwia pracę - co oferuje?
Intranet to kompleksowe narzędzie, które spełnia różne potrzeby organizacji. Oto kilka kluczowych funkcji, które zwykle oferuje:
Centralne archiwum dokumentów: Zapewnia jedno wspólne miejsce do przechowywania wszystkich ważnych dokumentów, takich jak pisma, zarządzenia, wzory, uchwały, broszury produktów, procedury i kontakty. Daje szybki dostęp do aktualnych plików i informacji.
Platforma komunikacyjna: Umożliwia wymianę informacji między pracownikami poprzez forum dyskusyjne, system czatu, wiadomości, tablicę ogłoszeń, czy możliwość komentowania i polubienia postów. To strefa informacji, w której pracownicy mogą powiadomić innych o ważnych wydarzeniach, sukcesach, zmianach w organizacji czy prosić o pomoc w rozwiązaniu problemu. Przestrzeń do dzielenia się pomysłami, wiedzą, doświadczeniem oraz do wspierania się nawzajem w różnych kwestiach zawodowych i nie tylko.
Newsletter i aktualności: Ten element Intranetu zawiera aktualności firmowe, które informują i angażują pracowników. Newsletter regularnie dostarcza aktualizacje i komunikaty dotyczące ważnych wydarzeń, zmian w organizacji, nowościach produktowych czy sukcesach firmy.
Baza wiedzy: Gromadzi zbiory artykułów, najlepszych praktyk, FAQ oraz innych materiałów pomocniczych, które wspierają pracowników w codziennych zadaniach i decyzjach. Repozytorium informacji jest fundamentem dla efektywnego zarządzania wiedzą.
Funkcjonalności i dodatki Intranetu
Moduł E-learningowy i platforma szkoleniowa: Oferuje specjalistyczne kursy i szkolenia online, w tym szkolenia zawodowe IDD, zaprojektowane do samodzielnej nauki, pozwalające pracownikom zdobywać i aktualizować swoje kwalifikacje w dogodnym czasie i przy niższych kosztach.
Onboarding pracowniczy: Udostępnia przestrzeń, w której poprzez dostęp do firmowego Intranetu, każdy nowy pracownik może zacząć swoją drogę do wdrożenia się do zadań. Otrzymując dostęp do szkoleń onbordingowych, znajdzie tu wymagane szkolenia, wszystkie procedury czy potrzebne kontakty.
Elementy grywalizacji: Motywuje pracowników poprzez konkursy, rankingi i wyzwania. Wspiera aktywną sprzedaż oraz realizację innych celów biznesowych. Grywalizacja jest skutecznym narzędziem do zwiększania zaangażowania i budowania kultury opartej na współzawodnictwie i nagradzaniu osiągnięć.
Dostęp do systemów firmowych: Integruje się z systemami zewnętrznymi, dając możliwość przejścia do innych systemów używanych w firmie bez konieczności wielokrotnego logowania się. To klucz do efektywnego zarządzania zasobami i uproszczenie dla wielu procesów operacyjnych.
Polecany artykuł:
Jak angażować ludzi, by portal pracowniczy tętnił życiem firmy?
Zaangażowanie użytkowników, to budulec i fundament skutecznego Intranetu. Dlaczego? Ponieważ aktywnie uczestniczący pracownicy to gwarancja, że narzędzie będzie żywe, dynamiczne i przede wszystkim – użyteczne.
Aktualności - udział pracowników w tworzeniu wsadu do Intranetu
Zachęcanie pracowników do tworzenia treści to sposób na zbudowanie społeczności wokół Intranetu. Mogą to być artykuły dotyczące projektów, na których pracują, relacje z firmowych wydarzeń, a nawet blogi hobbystyczne.
Takie działania budują przynależność do społeczności pracowniczej i dają pracownikom poczucie, że mają realny wpływ na życie firmy. Dając pracownikom narzędzia do łatwego publikowania i udostępniania treści, ułatwiamy im wewnętrzną wymianę wiedzy i doświadczeń.
Wdrażanie regularnych aktualizacji i ulepszeń firmowego Intranetu
Stałe doskonalenie Intranetu to proces, który nie może zostać zignorowany. Technologia nieustannie idzie do przodu, a wraz z nią rosną oczekiwania użytkowników.
Regularne aktualizacje i ulepszenia są nie tylko niezbędne do utrzymania wysokiego poziomu bezpieczeństwa, ale również do wprowadzania nowych, bardziej efektywnych funkcji czy integracji z zewnętrznymi aplikacjami. Spersonalizowany Intranet, dostosowany do specyficznych potrzeb i preferencji użytkowników, może znacząco zwiększyć ich zaangażowanie i satysfakcję z pracy.
Polecana strona:
Sekcja - Grywalizacja
Grywalizacja, czyli wprowadzenie elementów znanych z gier (np. punkty, odznaki, poziomy) do Intranetu, to skuteczny sposób na zwiększenie zaangażowania wśród pracowników, a zwłaszcza handlowców.
Sprzedawcy, motywowani do zdobywania nagród i wyróżnień, chętniej nie tylko korzystają z platformy, co przekłada się na większą aktywność wewnętrzną, ale chętniej angażują się w sprzedaż i budowanie pozytywnych relacji ze swoimi klientami.
Praca zdalna. Przyszłość Intranetu w firmie
W obliczu ewolucji pracy zdalnej i hybrydowej, Intranet staje się jeszcze ważniejszym elementem wspierającym spójność zespołu.
Technologie takie jak AI i machine learning mogą w przyszłości automatycznie personalizować treści, jeszcze bardziej ułatwiając dostęp do potrzebnych informacji.
Takie narzędzia jak Chat GPT już dziś można wykorzystywać do szybkiego budowania treści, po to by na bieżąco zasilać go nowymi materiałami.
Spersonalizowany Intranet i dedykowane funkcjonalności. Przykład udanego wdrożenia
Możliwość testowania Intranetu dla firm przez 14 dni za darmo.
Cele wdrażania Intranetu osiągnięte
Przykłady firm takich jak Grupa Punkta czy Conditor, które wdrożyły to rozwiązanie i spersonalizowały je pod własne wymagania, pokazują, że sukces prawidłowej komunikacji w organizacji tkwi w zrozumieniu i realizacji potrzeb pracowników.
Kluczowe dla obu przedsiębiorstw, było pozbycie się chaosu i dezinformacji wynikającej z braku dostępności tych samych informacji dla wszystkich pracowników, czy pomieszanie wszystkiego, co jest w obiegu w firmie z przedawnionymi i nieaktualnymi dokumentami i danymi.
Te firmy odnotowały usprawnienie procesów i lepszą organizację pracy. Co ważne, Intranet pozwolił im na stworzenie przestrzeni, w której pracownicy czują się wysłuchani i docenieni.
Podsumowanie: 10 pomysłów na organizację Intranetu w firmie
1. Centralna baza dokumentów i informacji
Stwórz przestrzeń, gdzie wszystkie firmowe dokumenty, procedury, regulaminy oraz kontakty będą dostępne w jednym miejscu. Dodaj moduł zarządzania dokumentacją, który pozwoli pracownikom szybciej znaleźć potrzebne pliki, takie jak polityki urlopowe czy materiały projektowe.
2. Personalizowana strona główna dla każdego działu
Wprowadź personalizację strony głównej, która wyświetla informacje dopasowane do użytkownika, np. przypomnienia dla działu kadr o nowych wnioskach urlopowych lub zadaniach związanych z onboardingu nowo zatrudnionych.
3. Platforma do współpracy zespołowej
Utwórz przestrzeń do współpracy zespołowej, gdzie pracownicy sami mogą organizować projekty, tworzyć harmonogramy i udostępniać pliki. Integracja z ankietami ułatwi zbieranie opinii na temat trwających projektów czy działań.
4. Integracja z systemami firmowymi
Połącz intranet z narzędziami używanymi w firmie, aby umożliwić szybki dostęp do zintegrowanych systemów. Daj pracownikom możliwość szybkiego przełączania się między intranetem a systemami zarządzania projektami czy bazami danych.
5. Moduł e-learningowy i szkoleniowy
Zaprojektuj strefę z kursami i szkoleniami, które będą dostępne zarówno dla nowych pracowników podczas onboardingu, jak i dla osób chcących rozwijać swoje umiejętności. Dodaj opcję utworzenia profilu z historią ukończonych szkoleń oraz certyfikatów.
6. Strefa aktualności i komunikacji
Udostępnij sekcję aktualności, w której pracownicy sami mogą publikować wiadomości, komentarze czy propozycje. Wprowadź regularne ankiety, aby dowiedzieć się, co pracownicy chcieliby ulepszyć w firmie.
7. System doceniania i grywalizacji
Stwórz moduł wyróżniający sukcesy pracowników. Dział kadr może wykorzystać go do informowania o wyróżnieniach i nagrodach. Grywalizacja z elementami personalizacji (np. wyzwania dopasowane do działów) zwiększy zaangażowanie i motywację.
8. Sekcja dla nowych pracowników (onboarding)
Zorganizuj miejsce, gdzie nowi pracownicy znajdą niezbędne materiały onboardingowe, takie jak dokumentacja, listy kontaktowe i polityki firmy. Ułatw im szybsze wdrożenie się w kulturę organizacyjną.
9. Wsparcie pracy hybrydowej i zdalnej
Umożliw dostęp do intranetu na urządzeniach mobilnych i komputerach, aby wspierać pracę z dowolnego miejsca. Dzięki temu pracownicy będą mogli szybciej znaleźć potrzebne informacje, nawet w trybie pracy zdalnej.
10. Fora tematyczne i społecznościowe
Udostępnij fora, które pozwolą na wymianę pomysłów i doświadczeń. Możliwość utworzenia profilu użytkownika zwiększy interakcję i pomoże budować społeczność wewnętrzną w firmie.
Dobrze zaprojektowany intranet pozwala dostosować się do wymagań firmy na poziomie state of 2023, ale także planować rozwój funkcji na lata, np. do roku 2025, zapewniając spójność i elastyczność w zarządzaniu organizacją.
Pytania i odpowiedzi:
Jak strona główna intranetu wpływa na efektywność pracy w firmie?
Strona główna intranetu dla pracowników umożliwia szybki dostęp do potrzebnych im informacji, m.in. aktualności, linków do ważnych dokumentów czy modułu bazy wiedzy. Dzięki intranetowi pracownicy mają możliwość szybszego znalezienia danych potrzebnych do realizacji poszczególnych zadań, co usprawnia wykonywaną pracę i zwiększa efektywność całej firmy.
Jak specjalista HR może wykorzystać intranet w swojej codziennej pracy?
Specjalista HR, korzystając z intranetu dla pracowników, ma możliwość monitorowania wniosków o urlop, zarządzania bazą pracowników oraz dzielenia się wiedzą z zespołem. Może również przesyłać instrukcje dotyczące procedur kadrowych i wdrażać nowe narzędzia, takie jak moduły onboardingowe. Dzięki temu HR usprawnia kontakt pomiędzy pracownikiem a managerem.
W jaki sposób intranet wspiera docenianie pracowników?
Z pomocą platformy managerowie mogą poinformować całą firmę o osiągnięciach konkretnego pracownika. Sekcje doceniania w aktualnościach lub moduł grywalizacji umożliwiają wyróżnienie poszczególnych ludzi z zespołu za ich wkład w realizację celów. To ważny element budowania zaangażowania i przynależności do firmy.
Jakie funkcje aktualności w intranecie pomagają budować zaangażowanie pracowników?
Sekcja aktualności w intranecie pozwala pracownikom nie tylko na śledzenie wydarzeń, ale też zgłaszanie swoich pomysłów i przesyłanie treści. Dzięki możliwości tworzenia własnych artykułów lub wpisów, pracownicy nie są biernymi odbiorcami, lecz aktywnie współtworzą intranet. Funkcja komentowania i polubień wzmacnia wymianę wiedzy i współpracę.
Dlaczego warto wdrażać intranet, aby ułatwić pracę zespołową?
Dzięki intranetowi zespoły mają możliwość stworzenia wspólnych przestrzeni roboczych, takich jak moduł bazy wiedzy czy baza pracowników. Administrator może wdrożyć funkcje, które ułatwiają dostęp do zasobów z dowolnego miejsca. Integracja z innymi narzędziami oraz demo podczas wdrożenia pomagają lepiej zrozumieć możliwości intranetu i jego wpływ na codzienną współpracę.
