Komunikacja wewnętrzna działa w firmie, jak system nerwowy w organizmie człowieka. Jej zadaniem jest przekazywanie ważnych informacji pomiędzy różnymi częściami organizacji oraz magazynowanie dokumentacji w centralnej bazie.
Pytanie tylko, jak zacząć i jakie narzędzia użyć, żeby komunikacja w firmie była naprawdę skuteczna? Oto prosty przewodnik.
Znaczenie komunikacji wewnętrznej
Skuteczna komunikacja wewnętrzna ma ogromny wpływ na funkcjonowanie każdej firmy. Pomaga ludziom dzielić się wiedzą, zwiększa ich zaangażowanie i sprawia, że są bardziej efektywni. Umożliwia szybkie rozwiązywanie problemów i zapobiega nieporozumieniom, które mogą powodować kłopoty.
Dzięki temu, że w firmie wdrożone są dobre praktyki komunikacji wewnętrznej, każdy członek zespołu jest na bieżąco z aktualnościami, zmianami w planach oraz nowymi inicjatywami. To pozwala im szybciej reagować na nowe sytuacje na rynku i potrzeby firmy.
Zadania komunikacji wewnętrznej
Głównym zadaniem komunikacji pracowniczej, gdzie działa tzw. wewnętrzny PR, jest przekazywanie informacji. Niemniej jednak równie ważne jest budowanie relacji między pracownikami i wspieranie kultury organizacyjnej.
Wykorzystywane w tym procesie instrumenty komunikacji wewnętrznej, umożliwiają pracownikom i zarządowi szybką wymianę wiadomości. Dzięki temu praca jest lepiej zorganizowana, płynniejsza i wszyscy rozumieją cele oraz strategię firmy.
Komunikacja pomiędzy wszystkimi jednostkami organizacji buduje zaufanie i poczucie bycia częścią zespołu. To fundamentalne dla sprawnej współpracy i pozytywnej atmosfery w pracy.
Komunikacja wewnętrzna – jak zacząć?
Wdrażanie komunikacji wewnętrznej wymaga strategicznego podejścia i potrzebuje planu. Aby wyrobić w swojej firmie dobre praktyki, nie wystarczy zrobić tego ot, tak. Oto kilka kroków, które pomogą Ci zacząć:
1. Zdefiniuj cele i potrzeby komunikacyjne
Jeśli zastanawiasz się, co zrobić, żeby poprawić komunikację wewnętrzną w firmie, najpierw zrób audyt komunikacyjny.
Określ cele komunikacji wewnętrznej – Chcesz poprawić przepływ informacji, zwiększyć zaangażowanie pracowników, czy może wspierać kulturę organizacyjną?
Zidentyfikuj odbiorców komunikacji i potrzeby informacyjne pracowników – Dowiedz się, kim będą odbiorcy, jakiego typu informacje są dla nich najważniejsze i w jaki sposób wolą je otrzymywać.
2. Zbadaj dostępne narzędzia i kanały komunikacji wewnętrznej
Jakie są narzędzia do komunikacji wewnętrznej? Analizujesz, z czego korzystają inni? Wśród kanałów komunikacji wewnętrznej znajdują się e-maile, Intranet, spotkania bezpośrednie oraz nowoczesne narzędzia typu Slack czy Teams. Ważne, aby system komunikacji był dopasowany do potrzeb i możliwości Twojej organizacji.
Ocena istniejących narzędzi – Sprawdź, które z używanych już w firmie narzędzi mogą wspierać komunikację wewnętrzną (np. e-mail, komunikatory, a może intranet).
Rozważ nowe technologie – Zastanów się nad wdrożeniem nowych rozwiązań, takich jak system CRM w połączeniu z platformą do komunikacji wewnętrznej. Takie narzędzia znaleźć można w Berg System.
Program CRM oferuje funkcje dostosowane do potrzeb współczesnych organizacji – zwłaszcza branż, gdzie działają rozproszone zespoły, które powinny mieć wgląd do tych samych informacji i zasobów dokumentów, albo szkoleń.
Zbuduj komunikację wewnętrzną w firmie i połącz ją z systemem CRM. Miej wszystko w jednym miejscu.
3. Opracuj strategię komunikacji wewnętrznej
Nie wiesz, jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie? Zastanawiasz się, w jaki sposób będzie odbywało się zarządzanie komunikacją wewnętrzną w firmie?
Stwórz plan komunikacji – Określ, jak często i w jaki sposób będziesz komunikować różne typy informacji (np. cotygodniowe aktualizacje, miesięczne podsumowania).
Zdefiniuj odpowiedzialnych – Wybierz osoby lub zespoły odpowiedzialne za poszczególne aspekty komunikacji wewnętrznej.
4. Wdrożenie i szkolenie
Obawiasz się tego, jak eliminować problemy z komunikacją już na wstępie? Pamiętaj o tym, że prawidłowo realizowany proces komunikacji wewnętrznej musi przejść wdrożenie, którego składową powinny być szkolenia dla pracowników.
Pracownicy firmy powinni dowiedzieć się z nich m.in. tego, jak działają narzędzia komunikacji wewnętrznej i jakie w nich będą prowadzone działania komunikacyjne.
Wdrożenie narzędzi i kanałów – Zapewnij dostęp do wybranych narzędzi i kanałów wszystkim pracownikom. Może to byś wspomniany wyżej system Berg Intranet. Intranet służy jako centralne miejsce na wszelkiego rodzaju dokumenty firmowe, polityki, procedury, instrukcje, które pracownicy mogą łatwo znaleźć i wykorzystać.
Szkolenie pracowników – Przeprowadź szkolenia, aby mieć pewność, że wszyscy pracownicy wiedzą, jak korzystać z nowych narzędzi i kanałów komunikacji.
5. Mierz i dostosowuj
Zastanawiasz się, jak mierzyć efektywność i jakość komunikacji wewnętrznej?
Zbieraj feedback – Regularnie zbieraj opinie pracowników na temat efektywności komunikacji wewnętrznej. Czy to, co powinno do nich docierać, rzeczywiście dociera? Czy odbiorcy komunikacji są zadowoleni z tego co do nich trafia? Czy pracownicy wchodzą na platformę i sprawdzają nowe wiadomości? Czy organizacja informacji jest dla nich czytelna? Czy regularność komunikacji jest dostateczna?
Analizuj i dostosowuj – Monitoruj wskaźniki, takie jak zaangażowanie pracowników i dokonuj niezbędnych dostosowań w strategii komunikacji wewnętrznej, aby jakość komunikacji z czasem rosła.
6. Budowanie kultury otwartej komunikacji
Obawiasz się, jakie ryzyko niesie ze sobą komunikacja niskiej jakości? Można łatwo z tego wybrnąć, wdrażając dobre praktyki komunikacji wewnętrznej, takie jak regularne spotkania zespołowe, wysyłka newsletterów czy cykliczna grywalizacja.
Takie proste elementy, które nie angażują zbyt mocno, wzmacniają kulturę otwartości i współpracy w organizacji. To przykłady działań, które pomogą utrzymać cały system komunikacji w ryzach i pozwolą na bieżący przepływ komunikacji i informowania pracowników, o tym co dzieje się w organizacji.
Promuj otwartość i przejrzystość – Zachęcaj do dzielenia się pomysłami i feedbackiem. Wprowadź elementy grywalizacji, aby coś się działo.
Uznaj znaczenie komunikacji dwustronnej – Zapewnij pracownikom platformy do wyrażania opinii i zadawania pytań – w Berg Intranet działa np. komunikacja zbliżona do tej znanej z portali społecznościowych, gdzie można wrzucać posty i je komentować.
Komunikacja wewnętrzna to proces ciągły, który wymaga regularnej oceny i dostosowań. Zaangażowanie i otwartość na zmiany ze strony zarządu i pracowników są tu więc istotne.
Efekty komunikacji wewnętrznej
Niewłaściwa komunikacja w firmie może prowadzić do różnych problemów, takich jak konflikty, brak zaangażowania pracowników i nieefektywność. Gdy w firmie panuje komunikacja niskiej jakości, może to zaszkodzić organizacji od środka i utrudnić jej rozwój.
Dobra komunikacja i płynny przepływ informacji są ważne dla każdej firmy, niezależnie od tego, w jakiej branży działa. Oto, co może przynieść sprawna komunikacja:
Aktualność dokumentacji: Ważne jest, aby pracownicy mieli dostęp do najnowszych dokumentów. To pozwala im dostarczać klientom precyzyjne i aktualne informacje o produktach czy usługach.
Łatwy dostęp do szkoleń: Aby utrzymać wysoką jakość usług i zgodność z przepisami, pracownicy powinni regularnie uczestniczyć w szkoleniach. Dostęp do materiałów szkoleniowych i platform edukacyjnych musi być łatwy dla wszystkich. Ponadto, ciągła aktualizacja wiedzy jest kluczowa, aby firma działała zgodnie z prawem i unikała ewentualnych kar.
Wzmocnienie współpracy między pracownikami: Dobra komunikacja wewnętrzna pomaga pracownikom dzielić się doświadczeniami i wiedzą. To sprawia, że praca jest bardziej efektywna i poprawia obsługę klienta.
Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi: Narzędzia takie jak systemy do zarządzania dokumentacją czy CRM (Customer Relationship Management) są niezbędne do efektywnego zarządzania informacją. Ułatwiają one szybkie udostępnianie aktualizacji, śledzenie zadań i zapewniają łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów.
Podniesienie jakości obsługi klienta: Dając pracownikom dostęp do aktualnych informacji i narzędzi, firma zwiększa ich kompetencje. To bezpośrednio wpływa na lepszą obsługę klientów i pomaga budować z nimi długoterminowe relacje.
Komunikacja wewnętrzna firmy może działać w systemie CRM.
Rola komunikacji wewnętrznej w praktyce
Obserwując najnowsze trendy w komunikacji wewnętrznej, zauważyć można, że firmy coraz częściej korzystają z narzędzi takich jak wspomniany już Intranet. Jednym z takich przykładów jest Grupa Punkta.
Dla Grupy Punkta, będącej jedną z największych multiagencji ubezpieczeń w Polsce, sprawna komunikacja wewnętrzna była kluczowa z kilku powodów.
Przede wszystkim, z uwagi na rozległą sieć agentów rozsianych po całym kraju oraz ofertę obejmującą szeroki zakres ubezpieczeń, konieczne było zapewnienie sprawnego przepływu informacji, aby utrzymać wysoką jakość obsługi klienta i efektywność operacyjną.
Przestarzała baza wiedzy, brak skutecznego narzędzia do komunikacji, oraz problem z scentralizowanym dostępem do danych znacząco utrudniały te procesy, prowadząc do chaosu informacyjnego i spowalniając reakcję na potrzeby klientów.
Berg System przyczynił się do rozwiązania tych problemów poprzez wdrożenie systemu intranetowego, który służył jako nowoczesna platforma komunikacyjna i baza wiedzy dla Grupy Punkta.
Dzięki personalizacji systemu pod specyficzne wymagania Grupy Punkta, w tym dopasowanie designu oraz zintegrowanie z innymi systemami używanymi w grupie, Berg System stworzył środowisko pracy, które znacząco poprawiło wewnętrzną komunikację.
Platforma typu social network z funkcją wall umożliwiła agentom łatwą wymianę informacji, współpracę, a także sprawniejsze rozwiązywanie problemów.
Polecany artykuł:
