Błędy w rozliczeniach prowizji mają swoje przyczyny, a potem i ciągnące się konsekwencje, które ktoś długimi godzinami musi prostować.
W wielu sektorach biznesu, od ubezpieczeń po nieruchomości, od finansów po sprzedaż detaliczną, wynagrodzenia prowizyjne stanowią najważniejszy element motywacyjny i finansowy dla zespołów sprzedażowych.
Prowizje generują jednak szereg wyzwań związanych z precyzyjnym, szybkim i sprawiedliwym ich rozliczaniem. A dokładność jest tu niezbędna, aby zapewnić pełną przejrzystość, efektywność operacyjną i oczywiście zadowolenie pracowników, którzy czekają na swoje wypłaty.
Pomimo że problematyka ta dotyczy różnych branż, w tym artykule szczególną uwagę skupimy na Multiagencjach ubezpieczeniowych, które ze względu na swoją specyfikę i złożoność współpracy z różnorodnymi partnerami, stanowią interesujący przypadek do analizy.
Przyjrzenie się ich doświadczeniom i zastosowanym rozwiązaniom, może posłużyć jako cenne źródło wiedzy i inspiracji dla innych sektorów borykających się z podobnymi wyzwaniami.
Posłuchaj również podcastu na temat problemów z rozliczeniami prowizji - Marcin Konopka i Daniel Kisiel z Berg System
Dlaczego Multiagencje wciąż mają problemy z rozliczaniem prowizji?
Rozliczenia prowizji pomiędzy Towarzystwem a Multiagencją
Problemy w rozliczeniach prowizji na tej linii współpracy, to przede wszystkim:
- Błędne stawki prowizyjne dla multiagencji – przypisywanie nieodpowiednich stawek prowizyjnych za sprzedane produkty;
- Braki odpowiednich pozycji w pliku rozliczeniowym – kiedy TU nie uwzględniło wszystkich pozycji, których spodziewa się Multiagencja;
- Błędy w korektach (storno) – występujące, kiedy Multiagencja musi zwrócić część wypłaconej prowizji z uwagi na rezygnację klienta;
- Brak standardu plików rozliczeniowych – każde TU posiada swoje standardy plików rozliczeniowych, które mają odmienne struktury – to często sprawia duże problemy w administracji Multiagencji i znacząco wydłuża dalszy proces wypłaty prowizji dla sieci sprzedaży;
- Brak wyliczania prowizji planowanej po stronie Multiagencji – to praca tylko w oparciu o raporty prowizyjne z TU – przez to dużo trudniej rozliczać prowizję dla Agentów i OFWCA, bo do samego końca rozliczenia nie wiadomo jakiej prowizji się spodziewać. Ze względu na to, trudniej również znaleźć błędy w rozliczeniach. Nie ma też możliwości porównania oczekiwanej prowizji z tą rzeczywiście otrzymaną od TU;
- Problemy w rozliczaniu dodatkowych premii czy konkursów, które wynikają z osiągnięcia celów sprzedażowych ustalonych między Multiagencją a TU.
Rozliczenia w Multiagencji pomiędzy siecią sprzedaży Agentów, OFWCA
Kolejnym źródłem trudności w rozliczeniach prowizji jest obszar wewnętrzny organizacji. Obejmuje on:
- Podział prowizji w strukturze organizacyjnej – inne prowizje w zależności od stanowiska, progów prowizyjnych lub indywidualnych ustaleń z Agentami i OFWCA;
- Wyliczenie między prowizji tzw. dyferencji dla kierowników czy dyrektorów;
- Problemy z wypłatą tylko za polisy, z których Multiagencja nie dostała jeszcze prowizji od TU, a w rozliczeniach wypłaca ją dla pracowników.
- Problemy z uwzględnieniem podziału prowizji – w sytuacji kiedy w podpisaniu umowy z klientem brał udział więcej niż jeden Agent;
- Uwzględnienie historyczności dla polis rozliczanych przez dłuższy okres (np. przy płatnościach rozbitych na raty) tzn. uwzględnienie stawek prowizyjnych Agenta na dzień podpisania umowy;
- Obsługa zwrotów tzw. storno dla polis, z których klient zrezygnował;
- Problemy związane z różnymi sposobami rozliczeń dla różnych produktów;
- Problemy związane z różnymi stawkami prowizyjnymi dla różnych ryzyk w ramach jednej polisy;
Ilość problemów, jakie najczęściej wskazują Multiagencje w rozmowach z pracownikami Berg System udowadniają, że rozliczenia prowizji są bardzo skomplikowanym procesem. Błąd oznacza często stres i frustrację osób, które nie tylko odpowiadają za procesy rozliczeniowe, ale i u doradców, którzy oczekują na swoje wynagrodzenie.
Posłuchaj również podcastu na temat problemów z rozliczeniami prowizji - Marcin Konopka i Daniel Kisiel z Berg System
Sposoby na usprawnienie rozliczeń prowizji
- Poprawa komunikacji: Wzmocnienie komunikacji między TU a Multiagencją.
- Otwarty dialog z Towarzystwami, może doprowadzić do zmian, takich jak np. dostosowanie formatów plików rozliczeniowych do tego jak pracuje Multiagencja.
- Stałe procedury na wypadek błędów: Wprowadzając procedury, określasz w jaki sposób należy zachować się w danym przypadku, po to, by każdy wiedział, jak postępować. Co do tego wykorzystać?
- Automatyczne e-maile z informacjami o błędach, opóźnieniach i terminach ich rozwiązania.
- Dedykowany adres e-mail do zgłaszania reklamacji.
- System komunikacji wewnętrznej, jak Intranet czy automatyczne SMS-y, do bieżącego przekazywania informacji.
Polecany artykuł:
System rozliczeń prowizji
To, czego oczekują wszyscy, którzy rozliczają prowizję za sprzedaż, to mniej błędów i poświęconego czasu na kalkulacje.
Ważne są też takie udogodnienia, jak: automatyczne przydzielanie prowizji i generowanie wypłaty czy zestawienia i statystyki, które jasno określą sytuację firmy.
Rozwiązanie, które automatyzuje pracę przy rozliczeniach
Pogram przygotowany do importu różnych plików prowizyjnych
System powinien sam poprawnie zaczytać wszystkie pliki. Warto zwrócić uwagę na to czy występują ewentualne ograniczenia przy imporcie danych takie jak:
- Określony format pliku
- Ilośc danych w jednym pliku
Różnica może być bardzo duża. To wszystko zależy ile miesięcznie mamy pozycji w plikach rozliczeniowych. Sam program powinien być przystosowany do odpowiedniej wielkości, aby był skuteczny.
Struktura firmy. Czy każdy posiada taki sam próg prowizyjny za dany produkt?
System do rozliczeń musi rozpoznawać dane pracownika na polisie i jego stanowisko, aby odpowiednio określić próg prowizyjny. Berg System, dzięki takiemu rozwiązaniu w sposób automatyczny liczy prowizję planowaną i rzeczywistą.
- Wykonuj regularny przegląd struktury prowizji oraz jej dostosowanie do zmieniających się warunków rynkowych i wewnętrznych polityk Multiagencji.
Generowanie raportów
Jest to element, który pozwoli sprawdzić, jak rzeczywiście wygląda sytuacja w organizacji. Zestawienie planowanej i rzeczywistej prowizji pozwoli na wygenerowanie raportu wypłaconych prowizji i porównania tego z planowanymi. Dodatkowo sam pracownik będzie mógł sprawdzić i pobrać raport wprost z systemu.
- Prowizja planowana jest liczona z rejestru sprzedanych polis miesięcznych, a rzeczywista z inkasa składek i raportów prowizyjnych z TU. Porównanie tych raportów umożliwia identyfikację rozbieżności i weryfikację prawidłowości naliczonych prowizji, co również pomaga określić rzeczywistą zyskowność Multiagencji.
Podsumowanie
Wprowadzenie oprogramowania pozwoli na rzetelne i automatyczne rozliczanie prowizji co usprawni działania i pozwoli na uniknięcie frustracji i stresu ze strony pracowników.
W kilku krokach można wykonać działania, które w niektórych przypadkach wymagają zatrudnienia osoby na pełny etat.
Czy jest to rozwiązanie, które będzie wartościowe i pozwoli na rozwiązanie wielu problemów?
Pytania i odpowiedzi:
Dlaczego w Multiagencjach pojawiają się błędy w rozliczeniach prowizji?
Błędy w rozliczeniach wynikają z wielu czynników, takich jak brak standaryzacji plików rozliczeniowych dostarczanych przez Towarzystwa Ubezpieczeniowe (TU), różnice w stawkach prowizyjnych, które są przypisywane niewłaściwie, czy też brak automatyzacji w przetwarzaniu danych. Problemy te potęgują się, gdy Multiagencja współpracuje z wieloma TU, które używają różnych formatów i struktur plików, co komplikuje integrację danych.
Jakie są najczęstsze problemy z rozliczeniami prowizji między TU a Multiagencją?
Do najczęstszych problemów należą błędne przypisanie stawek prowizyjnych, pominięcie pozycji w plikach rozliczeniowych, trudności w obsłudze zwrotów prowizji (storno) oraz brak możliwości przewidywania prowizji. Dodatkowo, różne formaty plików i brak jednolitych standardów danych między TU a Multiagencjami powodują opóźnienia i zwiększają ryzyko błędów. Problemy te wpływają na czas wypłaty prowizji dla agentów oraz obniżają zaufanie do systemu rozliczeniowego.
Co można zrobić, aby usprawnić proces rozliczeń prowizji?
Kluczowe rozwiązania to wprowadzenie systemów do automatycznego rozliczania prowizji, które są przystosowane do importu danych z różnych plików i formatów. Ważne jest również poprawienie komunikacji z TU poprzez wprowadzenie procedur na wypadek błędów, takich jak automatyczne zgłoszenia niezgodności oraz dedykowane kanały komunikacyjne. Wewnętrznie, Multiagencje powinny ustalić przejrzyste zasady podziału prowizji i regularnie weryfikować ich zgodność z aktualnymi strukturami organizacyjnymi.
Jakie korzyści daje system do automatyzacji rozliczeń prowizji?
Automatyzacja rozliczeń eliminuje błędy wynikające z ręcznego przetwarzania danych, przyspiesza proces rozliczeń i zapewnia przejrzystość. Systemy te umożliwiają automatyczne przydzielanie prowizji zgodnie z określonymi zasadami, generowanie raportów oraz porównanie prowizji planowanych z rzeczywistymi. Dzięki temu Multiagencje mogą lepiej zarządzać swoimi finansami, zwiększać efektywność operacyjną i budować zaufanie wśród agentów.
Dlaczego porównanie prowizji planowanej i rzeczywistej jest tak ważne?
Porównanie prowizji planowanej z rzeczywistą pozwala na szybkie wykrycie rozbieżności, co jest kluczowe w złożonych procesach sprzedaży i rozliczeń. Dzięki temu Multiagencje mogą zidentyfikować potencjalne błędy, takie jak różnice w naliczaniu prowizji przez TU, i wprowadzać korekty zanim wpłyną one na wypłaty dla agentów. Takie podejście zwiększa kontrolę nad rentownością, redukuje ryzyko strat finansowych i poprawia przejrzystość procesów rozliczeniowych.
