Pan Wojciech jest agentem w mieście wojewódzkim. Ubezpieczeniami zajmuje się już od kilkunastu lat, a w swojej ofercie ma produkty kilku towarzystw. Przez ten czas dorobił się grona stałych klientów, choć każdego dnia pozyskuje nowych. Każdemu chce pomóc. Jednak już wkrótce, jego dobre serce może go słono kosztować.

Pod koniec maja 2018 roku zaczynają obowiązywać przepisy RODO. To ogólnoeuropejskie rozporządzenie, które ma na celu ujednolicenie przepisów o ochronie danych osobowych we wszystkich krajach Unii. Wprowadza wysokie kary (do 20 milionów euro lub nawet 4% rocznego obrotu) za niedostosowanie się do nowych wymagań.

Wróćmy jednak do Pana Wojciecha. Na potrzeby wystawienia dokumentów ubezpieczeniowych przetwarza dane osobowe swoich klientów. Zaczynał jeszcze z wizytownikiem, ale dość szybko przesiadł się na Excela. Łatwość sortowania, dodawania nowych klientów i pracy na bazie – to były atuty, które go przekonały do tej zmiany. O ciemnych stronach tego rozwiązania pisaliśmy m.in. tutaj. Choć kosztuje go to trochę czasu, w sumie się opłaci.

Ponieważ jest skrupulatny, ma w swojej bazie każdego klienta, dla którego wystawił polisę. Plik ma tylko na swój użytek, pracuje sam – prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Co jakiś czas robi backup i zgrywa plik na dysk zewnętrzny. Ponieważ pan Wojciech jest również niezwykle i dba o bezpieczeństwo dysku i laptopa, raczej nie grozi mu sytuacja utraty nośnika (choć każdy, kto pracuje w ubezpieczeniach wie doskonale, że rzeczy „niemożliwe” zdarzają się częściej niż można by się spodziewać). W podobny sposób działają tysiące innych agentów.

Pan Wojciech jest lubiany przez swoich stałych klientów, cenią jego doświadczenie i chęć pomocy. Wiedzą, że zawsze mogą do niego zadzwonić, a on wyszuka dla nich najlepszą aktualnie ofertę rynkową. Nie wiedzą jednak, że Pan Wojciech balansuje na granicy prawa.

Z punktu widzenia obecnie obowiązujących przepisów, pan Wojciech powinien mieć zgodę każdego ze swoich klientów na przetwarzanie danych, w celu przedstawienia innych ofert. Choć oczywiste jest, że swe działania podejmuje po to, by pomóc swoim klientom, to jednak niedopełnienie tego obowiązku, może prowadzić do dużych kar. Dlaczego? Ponieważ przy wystawianiu polisy, zazwyczaj klient zgadza się na przetwarzanie danych przez konkretne towarzystwo. To zdejmuje z agenta odpowiedzialność (dane są przetwarzane w systemach ubezpieczyciela), ale i zamyka drogę do legalnego szukania lepszych ofert w innych towarzystwach.

Chyba, że Pan Wojciech zadbał o odpowiednie zgody?

Jeśli chcesz otrzymać wzór zgody, który pomoże Ci uniknąć kłopotów Pana Wojciecha – napisz do nas [email protected].