Systemy prowizyjne to zaawansowane narzędzia informatyczne wykorzystujące technologię Business Intelligence (BI) do automatyzacji procesu kalkulacji i rozliczania prowizji lub dodatkowych bonusów w organizacji.
Te narzędzia stosowane są zarówno w sieciach sprzedaży własnych, jak i przy współpracy z partnerami zewnętrznymi. Ich zastosowanie jest wszechstronne. Obejmuje różne sektory rynku, od sieci handlowych, przez dystrybutorów produktów finansowych, jak ubezpieczenia i kredyty, po branże takie jak OZE, nieruchomości, itp.
Systemy rozliczeń prowizji pomagają im w efektywnym zarządzaniu wynagrodzeniami. Automatyzacja przekłada się na szybsze, dokładniejsze i bardziej sprawiedliwe procesy rozliczeniowe. A to jest fundamentalne dla budowania motywacji wśród sprzedawców i utrzymywania trwałych relacji biznesowych.
Z tego tekstu, dowiesz się, jak system rozliczeń prowizji działa w połączeniu z system CRM i jakie korzyści daje takie połączenie.
System prowizyjny i automatyzacja rozliczeń
Zacznijmy od tego, że tradycyjne metody obliczania prowizji, które opierają się na rozproszonych danych i arkuszach kalkulacyjnych, nie mają już szans konkurować z nowoczesnymi systemami rozliczeń prowizji.
- Systemy do rozliczania prowizji zbierają dane z różnych źródeł w jednym miejscu. Oferują aktualny i kompleksowy widok na wyniki sprzedaży oraz osiągnięcia indywidualne i zespołowe. Eliminują też potrzebę ręcznego wprowadzania danych i potencjalne błędy z tym związane.
Dzięki automatyzacji, w bardzo krótkim czasie, oprogramowanie jest w stanie przetworzyć z dużą precyzją ogromne ilości danych. To pozwala na szybkie obliczanie prowizji dla skomplikowanych struktur sprzedażowych, które uwzględniają różnorodne czynniki, takie jak np.:
- wartość sprzedaży,
- marże produktów, specjalne premie za wyniki, czy
- obejmowane stanowisko w strukturze firmy.
Efektywność takiego narzędzia przekłada się na lepsze zarządzanie zasobami i oszczędność czasu. To oznacza, że menedżerowie i zespoły finansowe mogą poświęcić go na zupełnie inne zadania.
Przejrzystość w systemie premiowym jest możliwa?
Systemy prowizyjne zwiększają przejrzystość procesu rozliczania prowizji, co bezpośrednio wpływa na motywację pracowników.
Dzięki dostępowi do interaktywnych dashboardów i raportów sprzedawcy mogą na bieżąco śledzić swoje wyniki sprzedażowe. Widzą naliczone prowizje oraz zagwarantowane wynagrodzenie.
Taka natychmiastowa informacja zwrotna z wykonanej sprzedaży nie tylko podnosi moralne pracowników, ale również umożliwia im lepsze planowanie osobistych finansów i zmiany w strategiach sprzedaży.
System daje również możliwość wprowadzania motywacyjnych konkursów sprzedażowych i programów premiowych. To dodatkowo wzmacnia zaangażowanie zespołu i sprzyja zdrowej rywalizacji.
System premiowy, a lepsza jakość danych i szybsze decyzje
Dostęp do dokładnych i aktualnych danych niezwykle pomaga managerom.
- Systemy prowizyjne umożliwiają szybkie agregowanie danych z różnych źródeł.
To pozwala na dokładną analizę wyników sprzedaży i efektywności działań zespołów, które podlegają kierownikowi sprzedaży.
Cztery kluczowe korzyści, to:
- Lepsza kontrola procesu sprzedaży.
- Szybsze reagowanie na ewentualne zmiany w wynikach sprzedaży.
- Szybkie wykrywanie i reagowanie na ewentualne problemy handlowców.
- Kontrola całego procesu rozliczeń.
Możliwość monitorowania efektywności sprzedaży pozwala również na szybkie dostosowywanie planów premiowych czy wprowadzanie nowych produktów na rynek.
Mogą Cię zainteresować:
Prognozowanie sprzedaży – koniec z domysłami
Prognozowanie sprzedaży jako narzędzie zarządzania umożliwia ustalenie priorytetów zarówno dla...
Plan sprzedażowy w 7 krokach
Manager sprzedaży, za główne zadanie ma osiągnięcie wysokich wyników sprzedażowych....
Wynagrodzenie prowizyjne: wyzwania branży finansowej i ubezpieczeniowej
Elastyczność i adaptacja
W branżach finansowej i ubezpieczeniowej, gdzie struktury sprzedaży są złożone, a procesy rozliczeniowe wielowarstwowe, systemy prowizyjne muszą wykazywać się wyjątkową elastycznością i zdolnością do adaptacji.
Przyjmowanie plików z incasem, czyli rozliczenie partii płatności rozłożonych na raty, stanowi tylko fragment szerokiego spektrum wymagań stawianych przed zaawansowanymi systemami prowizyjnymi.
Obsługa złożonych struktur rozliczeniowych
Wyzwanie pojawia się, gdy mamy jakieś progi prowizji i wyzwalacze prowizji, albo systemy premiowe miesięczne, kwartalne lub dłuższe.
Gdy dochodzi do tego konieczności obsługi dzielenia prowizji pomiędzy kilku sprzedawców czy zarządzanie nadprowizjami, problemy się piętrzą.
Dobry system musi więc mieć możliwość rozliczenia, w którym np. pracownicy otrzymują 10% prowizji od każdej transakcji, a lider zespołu – dodatkowy 1% od łącznej wartości sprzedaży zrealizowanej przez grupę, tzw. prowizja od prowizji. Powinien być gotowy na każde inne kompilacje.
Automatyczne wykrywanie odstępstw i błędów
Kluczową funkcjonalnością, której wymaga pewnie każda branża, ale gdy koncentrujemy się na ubezpieczeniach, to będzie to skuteczność systemu i jego zdolność do automatycznego wykrywania błędów i odstępstw w wypłatach dokonywanych przez Towarzystwa Ubezpieczeniowe (TU).
Zarówno rozliczający się z TU, jak i wypłacający prowizje agentom, muszą mieć możliwość szybkiej weryfikacji, czy doszło do błędu po stronie TU, czy błąd wystąpił wewnątrz własnej organizacji.
Adaptacja do różnorodnych standardów rozliczeń
Towarzystwa Ubezpieczeniowe często stosują różne standardy w rozliczeniach prowizyjnych. Są to często odmienne konstrukcje kolumn czy kolejności w raportach. System prowizyjny musi być na tyle elastyczny, aby mógł przetwarzać te różnice, eliminując duble czy braki polis.
Zaawansowane systemy oferują tzw. wrzutnie do plików. Po wrzuceniu plików z raportami sprzedaży system przetwarza dane i wskazuje na kategorie błędów tj.np. niejednoznaczność w przypisaniu polis (nie wiadomo, komu przypisać sprzedaż)..
Jaki wybrać system prowizyjny do generowania rozliczeń z handlowcami?
Podsumowując więc, kluczowym aspektem przy wyborze systemu prowizyjnego jest jego zdolność do dostosowania się do unikalnych wymagań i specyfiki danej organizacji.
- Idealny i skuteczny system umożliwia zaprojektowanie elastycznych procesów kalkulacji prowizji, które mogą być łatwo modyfikowane w miarę rozwoju firmy i zmian na rynku.
- Przy wyborze systemu warto zwrócić uwagę na jego integrację z innymi systemami informatycznymi w organizacji oraz dostęp do zaawansowanych funkcji analitycznych i raportowych.
W tym kontekście warto wspomnieć o doświadczeniu Berg System, które pozwoliło na realizacje wielu zaawansowanych projektów wdrożeniowych systemu rozliczeń prowizji.
Przykładem niech będzie współpraca z Pocztą Polską. Tam wynagrodzenie prowizyjne stosowane przez organizację jest tak różnorodne, że wymagało skonkretyzowania i pomocy w spisaniu wymagań służących do realizacji wdrożenia nowego oprogramowania odpowiadającego ich potrzebom.
Podobnie było u klienta z branży automotive. W Grupie Bemo połączono system rozliczeń prowizji z systemem księgowym Symfonia, z systemami bankowymi oraz opłatomatami, a przedstawiciele handlowi mogą korzystać z opcji samofakturowania.
