Systemy prowizyjne to zaawansowane narzędzia informatyczne wykorzystujące technologię Business Intelligence (BI) do automatyzacji procesu kalkulacji i rozliczania prowizji lub dodatkowych bonusów w organizacji.
Te narzędzia stosowane są zarówno w sieciach sprzedaży własnych, jak i przy współpracy z partnerami zewnętrznymi. Ich zastosowanie jest wszechstronne. Obejmuje różne sektory rynku, od sieci handlowych, przez dystrybutorów produktów finansowych, jak ubezpieczenia i kredyty, po branże takie jak OZE, nieruchomości, itp.
Systemy rozliczeń prowizji pomagają im w efektywnym zarządzaniu wynagrodzeniami. Automatyzacja przekłada się na szybsze, dokładniejsze i bardziej sprawiedliwe procesy rozliczeniowe. A to jest fundamentalne dla budowania motywacji wśród sprzedawców i utrzymywania trwałych relacji biznesowych.
Z tego tekstu, dowiesz się, jak system rozliczeń prowizji działa w połączeniu z system CRM i jakie korzyści daje takie połączenie.
System prowizyjny i automatyzacja rozliczeń
Zacznijmy od tego, że tradycyjne metody obliczania prowizji, które opierają się na rozproszonych danych i arkuszach kalkulacyjnych, nie mają już szans konkurować z nowoczesnymi systemami rozliczeń prowizji.
- Systemy do rozliczania prowizji zbierają dane z różnych źródeł w jednym miejscu. Oferują aktualny i kompleksowy widok na wyniki sprzedaży oraz osiągnięcia indywidualne i zespołowe. Eliminują też potrzebę ręcznego wprowadzania danych i potencjalne błędy z tym związane.
Dzięki automatyzacji, w bardzo krótkim czasie, oprogramowanie jest w stanie przetworzyć z dużą precyzją ogromne ilości danych. To pozwala na szybkie obliczanie prowizji dla skomplikowanych struktur sprzedażowych, które uwzględniają różnorodne czynniki, takie jak np.:
- wartość sprzedaży,
- marże produktów, specjalne premie za wyniki, czy
- obejmowane stanowisko w strukturze firmy.
Efektywność takiego narzędzia przekłada się na lepsze zarządzanie zasobami i oszczędność czasu. To oznacza, że menedżerowie i zespoły finansowe mogą poświęcić go na zupełnie inne zadania.
Przejrzystość w systemie premiowym jest możliwa?
Systemy prowizyjne zwiększają przejrzystość procesu rozliczania prowizji, co bezpośrednio wpływa na motywację pracowników.
Dzięki dostępowi do interaktywnych dashboardów i raportów sprzedawcy mogą na bieżąco śledzić swoje wyniki sprzedażowe. Widzą naliczone prowizje oraz zagwarantowane wynagrodzenie.
Taka natychmiastowa informacja zwrotna z wykonanej sprzedaży nie tylko podnosi moralne pracowników, ale również umożliwia im lepsze planowanie osobistych finansów i zmiany w strategiach sprzedaży.
System daje również możliwość wprowadzania motywacyjnych konkursów sprzedażowych i programów premiowych. To dodatkowo wzmacnia zaangażowanie zespołu i sprzyja zdrowej rywalizacji.
System premiowy, a lepsza jakość danych i szybsze decyzje
Dostęp do dokładnych i aktualnych danych niezwykle pomaga managerom.
- Systemy prowizyjne umożliwiają szybkie agregowanie danych z różnych źródeł.
To pozwala na dokładną analizę wyników sprzedaży i efektywności działań zespołów, które podlegają kierownikowi sprzedaży.
Cztery kluczowe korzyści, to:
- Lepsza kontrola procesu sprzedaży.
- Szybsze reagowanie na ewentualne zmiany w wynikach sprzedaży.
- Szybkie wykrywanie i reagowanie na ewentualne problemy handlowców.
- Kontrola całego procesu rozliczeń.
Możliwość monitorowania efektywności sprzedaży pozwala również na szybkie dostosowywanie planów premiowych czy wprowadzanie nowych produktów na rynek.
Mogą Cię zainteresować:
Prognozowanie sprzedaży – koniec z domysłami
Prognozowanie sprzedaży jako narzędzie zarządzania umożliwia ustalenie priorytetów zarówno dla...
Prognozowanie sprzedaży – koniec z domysłami
Skuteczny plan sprzedażowy w 7 krokach. Twój plan sprzedaży
Skuteczny plan sprzedażowy w 7 krokach. Twój plan sprzedaży
Wynagrodzenie prowizyjne: wyzwania branży finansowej i ubezpieczeniowej
Elastyczność i adaptacja
W branżach finansowej i ubezpieczeniowej, gdzie struktury sprzedaży są złożone, a procesy rozliczeniowe wielowarstwowe, systemy prowizyjne muszą wykazywać się wyjątkową elastycznością i zdolnością do adaptacji.
Przyjmowanie plików z incasem, czyli rozliczenie partii płatności rozłożonych na raty, stanowi tylko fragment szerokiego spektrum wymagań stawianych przed zaawansowanymi systemami prowizyjnymi.
Obsługa złożonych struktur rozliczeniowych
Wyzwanie pojawia się, gdy mamy jakieś progi prowizji i wyzwalacze prowizji, albo systemy premiowe miesięczne, kwartalne lub dłuższe.
Gdy dochodzi do tego konieczności obsługi dzielenia prowizji pomiędzy kilku sprzedawców czy zarządzanie nadprowizjami, problemy się piętrzą.
Dobry system musi więc mieć możliwość rozliczenia, w którym np. pracownicy otrzymują 10% prowizji od każdej transakcji, a lider zespołu – dodatkowy 1% od łącznej wartości sprzedaży zrealizowanej przez grupę, tzw. prowizja od prowizji. Powinien być gotowy na każde inne kompilacje.
Automatyczne wykrywanie odstępstw i błędów
Kluczową funkcjonalnością, której wymaga pewnie każda branża, ale gdy koncentrujemy się na ubezpieczeniach, to będzie to skuteczność systemu i jego zdolność do automatycznego wykrywania błędów i odstępstw w wypłatach dokonywanych przez Towarzystwa Ubezpieczeniowe (TU).
Zarówno rozliczający się z TU, jak i wypłacający prowizje agentom, muszą mieć możliwość szybkiej weryfikacji, czy doszło do błędu po stronie TU, czy błąd wystąpił wewnątrz własnej organizacji.
Adaptacja do różnorodnych standardów rozliczeń
Towarzystwa Ubezpieczeniowe często stosują różne standardy w rozliczeniach prowizyjnych. Są to często odmienne konstrukcje kolumn czy kolejności w raportach. System prowizyjny musi być na tyle elastyczny, aby mógł przetwarzać te różnice, eliminując duble czy braki polis.
Zaawansowane systemy oferują tzw. wrzutnie do plików. Po wrzuceniu plików z raportami sprzedaży system przetwarza dane i wskazuje na kategorie błędów tj.np. niejednoznaczność w przypisaniu polis (nie wiadomo, komu przypisać sprzedaż)..
Jaki wybrać system prowizyjny do generowania rozliczeń z handlowcami?
Podsumowując więc, kluczowym aspektem przy wyborze systemu prowizyjnego jest jego zdolność do dostosowania się do unikalnych wymagań i specyfiki danej organizacji.
- Idealny i skuteczny system umożliwia zaprojektowanie elastycznych procesów kalkulacji prowizji, które mogą być łatwo modyfikowane w miarę rozwoju firmy i zmian na rynku.
- Przy wyborze systemu warto zwrócić uwagę na jego integrację z innymi systemami informatycznymi w organizacji oraz dostęp do zaawansowanych funkcji analitycznych i raportowych.
W tym kontekście warto wspomnieć o doświadczeniu Berg System, które pozwoliło na realizacje wielu zaawansowanych projektów wdrożeniowych systemu rozliczeń prowizji.
Przykładem niech będzie współpraca z Pocztą Polską. Tam wynagrodzenie prowizyjne stosowane przez organizację jest tak różnorodne, że wymagało skonkretyzowania i pomocy w spisaniu wymagań służących do realizacji wdrożenia nowego oprogramowania odpowiadającego ich potrzebom.
Podobnie było u klienta z branży automotive. W Grupie Bemo połączono system rozliczeń prowizji z systemem księgowym Symfonia, z systemami bankowymi oraz opłatomatami, a przedstawiciele handlowi mogą korzystać z opcji samofakturowania.
Tu przeczytasz pełne historie wdrożeń systemu do rozliczeń prowizji i nie tylko...
Pytania i odpowiedzi:
Co to jest system prowizyjny w kontekście sprzedaży?
System prowizyjny w kontekście sprzedaży to system motywacyjny, który pozwala wynagradzać handlowców na podstawie wyników, takich jak liczba sprzedanych produktów czy osiąganie celów sprzedażowych. Dobry system prowizyjny powinien być dostosowany do strategii firmy i uwzględniać progi prowizyjne, aby motywować pracowników do zwiększania wyników. Ważne jest, by system był optymalny, unikał generowania zbyt wysokich kosztów, wspierał lojalność wobec firmy i w efekcie następował rozwój organizacji.
Jakie są korzyści z wprowadzenia systemu prowizyjnego dla sprzedawców?
Wprowadzenie systemu prowizyjnego dla sprzedawców przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i przedsiębiorstwu. Prowizja od sprzedaży motywuje handlowców do zwiększania wyników i osiągania celów firmy, co prowadzi do wzrostu zysków. System motywacyjny dla handlowców, odpowiednio dopasowany i adekwatny, poprawia atmosferę w zespole oraz buduje lepsze relacje z klientami, przyczyniając się do długofalowego rozwoju.
Jak ustalać stawkę prowizji w systemie prowizyjnym?
Stawkę prowizji w systemie prowizyjnym należy ustalać, uwzględniając rynkowe warunki, koszty związane ze sprzedażą oraz wielkość generowanego zysku. Pracodawca powinien dobrać różne formy motywacji, dostosowane do strategii firmy, by przyczyniały się do wzrostu organizacji. Stawki uzależnione od ilości produktów sprzedanych w dłuższej perspektywie mogą wspierać stabilny rozwój organizacji.
Jakie formy motywowania sprzedawców można wykorzystać w systemie prowizyjnym?
W systemie prowizyjnym można wykorzystać różne formy motywacji, takie jak prowizje uzależnione od wielkości sprzedaży produktów, premie za osiąganie celów finansowych czy nagrody za sprzedanie jak największej ilości towarów lub usług. System prowizyjny może prowadzić do poprawy efektywności, szczególnie gdy czas wypłaty prowizji jest dopasowany do oczekiwań sprzedawców, wspierając tym samym rozwój Twojej firmy.
Jak sprawdzić wydajność i skuteczność systemu prowizyjnego?
Wydajność systemu prowizyjnego można sprawdzić, analizując krótkoterminowy i długoterminowy wzrost wyników sprzedaży oraz jego wpływ na rozwój organizacji. Warto wykorzystać narzędzia digital, aby monitorować efekty prowizji w obszarach takich jak sprzedaż. Regularne raporty i dane analityczne pomogą ocenić, czy założone cele okazały się prawdą.
