Od logowania do wyników. Przeczytaj nasz praktyczny przewodnik po codziennym wykorzystaniu systemu CRM.
Pokazujemy w nim realny przykład: działań doradcy, kierownika zespołu i członka zarządu w firmie. Zobaczysz, że nie trzeba być świetnym planistą, by dobrze wykorzystać dzień, bo CRM to robi za Ciebie.
Czy CRM to tylko baza do zapisywania kontaktów?
Jeszcze kilka lat temu wiele firm utożsamiało CRM z elektronicznym notatnikiem, miejscem, gdzie zapisujemy dane klientów i może kilka notatek z rozmów. Dziś to podejście jest równie przestarzałe, jak trzymanie dokumentów w segregatorach.
Godzina 8:00 – Poranny przegląd systemu: nie zaczynasz od maila, tylko od CRM
Doradca zaczyna dzień od zalogowania się do CRM. Na pulpicie ma widok dzienny, a w nim widzi:
- zadania przydzielone przez kierownika lub system, przypisane z kampanii, szans sprzedaży i wznowień.
- listę kontaktów, do których trzeba zadzwonić (np. kończy się im ubezpieczenie, raty lub umowa),
- wydarzenia z kalendarza – spotkania, telefony, follow-upy.
- alerty do kampanii (np. klient dostał newsletter i kliknął w ofertę leasingu)
CRM działa jak kontekstowa mapa dnia i nie musisz wszystkiego pamiętać ani pilnować. CRM automatycznie przypomina o zbliżających się końcach produktów: polis, lokat, kredytów. Doradca widzi, kto ma co zakończyć, i jaki produkt może zaproponować w zamian. Nie potrzebuje Excela Wszystko jest w systemie: historia, dokumenty, przypomnienia, gotowe szablony dokumentów.
Kierownik może dokonać porannego przeglądu aktywności zespołu. Loguje się do systemu i od razu widzi dashboard: kto ile wykonał aktywności, ile umów jest w procesie, ile szans sprzedaży wygenerowano w ostatnim tygodniu. Widzi też czerwone lampki, czyli np. brak wznowień u niektórych doradców.
Na podstawie danych z CRM, decyduje, gdzie skierować działania zespołu. Czy zwiększamy nacisk na klientów z utraconym kontaktem? Czy może trzeba pomóc doradcom z kampanią dosprzedażową?
Zarząd nie pracuje z CRM na poziomie klienta. Pracuje na poziomie danych. W systemie dostępne są pulpity strategiczne: pokazujące sprzedaż wg produktów, efektywność oddziałów, wyniki kampanii, jakość wznowień, poziom cross-sellingu.
Godzina 10:00 – Rozmowa z klientem oparta na kontekście.
Doradca dzwoni do klienta. Ale zanim kliknie „zadzwoń”, system podpowiada:
- z jakim doradcą klient wcześniej rozmawiał, jaka umowa jest w realizacji, co zostało uzgodnione, jakie dokumenty są już złożone,
- klient miał kredyt gotówkowy, który się właśnie kończy,
- wcześniej interesował się leasingiem, kliknął w link z kampanii,
- ma wpływy 800+ i prowadzi działalność gospodarczą,
- jego dzieci są w wieku szkolnym, w zeszłym roku kupił NNW,
- nie ma aktualnej zgody marketingowej i warto ją pozyskać.
System centralizuje wszystkie punkty styku z klientem. To wszystko daje dobrze prowadzona i uzupełniana kartoteka klienta. Sprawia, że masz pod ręką wszystko: historię kontaktu, poprzednie produkty, notatki ze spotkań, zgody marketingowe, dane z innych systemów (np. scoring, oceny ryzyka, płatności). To realne wsparcie doradztwa, bo nie trzeba przełączać się między systemami.
Jeśli klient nie zdecydował się rok temu na NNW dla dziecka, to system o tym przypomni. Jeśli w BIK pojawił się zewnętrzny kredyt, CRM wskaże okazję do działania (np. refinansowanie lub konsolidacja). Jeśli klient nie ma którejś ze zgód marketingowych, można ją potwierdzić SMS-em lub e-mailem bez wychodzenia z rozmowy.
Po spotkaniu z klientem doradca nie pisze raportu w Wordzie. Otwiera kartę klienta, dodaje notatkę głosową lub tekstową, zaznacza etap rozmowy handlowej, dodaje dokumenty, ustawia kolejne zadanie. Wszystko w jednym miejscu.
Godzina 12:00 – Współpraca zespołowa: kampanie, leady, działania
CRM to nie tylko praca indywidualna doradcy. To przede wszystkim system wspólnej pracy sprzedaży i marketingu.
W Berg System:
- tworzysz segmentację: reguły są oparte na danych z konta, scoringu, historii produktów.
- system generuje listę klientów i automatycznie przypisuje zadania doradcom.
- każdy doradca widzi swoją listę działań i kontaktuje się zgodnie z harmonogramem.
- efekty trafiają do dashboardu kampanii: kontakt, wynik, notatki, sprzedaż.
Przykład? Kampania do klientów, którzy wykazują wysoką aktywność na koncie, ale nie mają ubezpieczenia, klienci zewnętrzni z wpływami 5000+, bez konta oszczędnościowego – tym wszystkim można się zająć, zaplanować działania i generować dodatkowe zyski.
Zarząd może planować nowe działania, strategie i oferty na podstawie rzeczywistych danych. CRM daje dostęp do analityki klientów: ilu mamy klientów aktywnych, ilu ma tylko jeden produkt, ilu nie kontaktowało się od 6 miesięcy.
Kierownik ma bieżący podgląd na cały lejek: ile mamy leadów, ile zostało przekształconych w szanse, ile finalnie w umowy. Dzięki integracji z kampaniami marketingowymi może analizować, które kampanie działają najlepiej, a które wymagają zmiany.
CRM pozwala doradcy wysyłać spersonalizowane wiadomości do klientów z przypisanej mu grupy. Wybór grupy docelowej, przygotowanie komunikatu i wysyłka maila lub SMS-a zajmują kilka minut – bez angażowania działu marketingu.
Polecany artykuł:
Godzina 14:00 – Zarządzanie sprzedażą i wynikami
W Berg System kierownik może przypisać cele na poziomie doradcy, oddziału lub całej organizacji: ilościowe, wartościowe, produktowe. System sam monitoruje postępy, a on i zarząd widzą w czasie rzeczywistym, kto potrzebuje wsparcia, a kto już przekroczył plan.
Z poziomu systemu do zarządzania celami i jakością pracy, widoczne jest:
- czy zadania z kampanii są realizowane i jaki mają efekt.
- ile szans sprzedaży jest aktywnych, na jakim etapie i u kogo.
- którzy klienci są w kategorii „utraconych” i co zrobiono, by ich odzyskać.
- jak wygląda dzienne, tygodniowe i miesięczne wykonanie planów.
Cały dzień system automatycznie zbiera dane o wykonanych aktywnościach. Doradca nie musi niczego liczyć ani przepisywać. Wszystko trafia do raportów kierownika z podziałem na aktywności, produkty, etapy sprzedaży.
Kierownik może przeprowadzić rozmowy rozwojowe, mając w ręku twarde dane z systemu: porównania między doradcami, trendy w wynikach, skuteczność na różnych etapach lejka. Nie ma już rozmów „na oko”. Są konkrety: „Zobacz, masz dużo spotkań, ale mało szans, może trzeba poprawić kwalifikację leadów?”
Zarząd może zweryfikować, czy kampania kredytów hipotecznych przyniosła efekt? Czy zwiększenie liczby doradców w danym oddziale poprawiło wyniki? Dzięki CRM, odpowiedź nie musi być intuicyjna, bo w końcu jest liczona, porównywana i raportowana.
Polecany artykuł:
Godzina 17:00 – Zgodność, bezpieczeństwo, audyty – w tle, ale bez luk
Dzień kończysz… nie walką z arkuszami, tylko generowaniem raportu jednym kliknięciem.
Potrzebujesz audytu działań marketingowych, polityki zgód, polityki wznowień? Wszystko masz w systemie, gotowe do eksportu. Masz kontrolę, a nie chaos.
Każda branża regulowana, taka jak banki, ubezpieczenia, finanse, potrzebuje nie tylko skuteczności, ale i zgodności.
CRM jest wsparciem w obszarach takich jak:
- automatyczne dokumentowanie działań doradczych (zgodnie z IDD),
- rejestracja i archiwizacja zgód marketingowych (zgodnie z RODO),
- pełna ewidencja kontaktów, wniosków, dokumentów,
- przygotowanie audytów i raportów dla regulatorów.
Co istotne, to wszystko dzieje się bez obciążania zespołu dodatkową pracą. Procesy w sprzedaży są zautomatyzowane.
W firmach, które wdrożyły Berg System, zmienia się rytm dnia pracy.
- Doradcy mają jasne priorytety i kontekst działań.
- Kierownicy mogą planować sprzedaż i działania z pełnym ich monitoringiem.
- Zarząd widzi wyniki w czasie rzeczywistym.
- Klient otrzymuje lepszą, bardziej dopasowaną obsługę.
CRM, który jest dobrze wdrożony i dostosowany do branży:
- oszczędza czas.
- zwiększa jakość relacji z klientem.
- zmniejsza ryzyko błędów.
- daje pełną kontrolę nad procesem sprzedaży.
- ułatwia zarządzanie wynikami i zgodnością.
Wnioski końcowe – i pytania, które warto sobie dziś zadać
- Czy Twoi doradcy zaczynają dzień od informacji, co jest najważniejsze?
- Czy Twój system CRM prowadzi ich przez proces, czy tylko „rejestruje dane”?
- Czy kierownicy mogą działać na podstawie danych, a nie przeczuć?
- Czy jesteś w stanie dziś powiedzieć, ilu klientów jest gotowych na dosprzedaż?
- Czy Twoja firma zarządza relacjami, czy tylko reaguje na zapytania?
Jeśli choć jedno z tych pytań nie ma dziś satysfakcjonującej odpowiedzi, być może potrzebujesz CRM, który naprawdę działa.
Berg System, to CRM dla firm, które chcą działać mądrzej, nie więcej. Dla doradców, zespołów i organizacji, które rozumieją, że praca z klientem zaczyna się od wiedzy, a kończy na decyzji.
Zobacz, jak może wyglądać Twój dzień z CRM – zadzwoń i porozmawiajmy o Twoich potrzebach lub samodzielnie przetestuj nas system za darmo przez 14 dni.
