Intranet dla firm, to dziś coś więcej niż tablica ogłoszeń. W pracy zdalnej i hybrydowej, Intranet przestał być w końcu tylko firmowym dodatkiem – stał się niezbędnym narzędziem, łączącym pracowników, usprawniającym przepływ informacji i wzmacniającym kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa.
Jak jednak stworzyć Intranet, który nie będzie kolejną z zakładek w przeglądarce, lecz miejscem, do którego pracownicy będą wracać z przyjemnością?
Znajdziesz tu inspirację, która z powodzeniem realizuje ideę aktywnej komunikacji w firmie, czyniąc z Intranetu narzędzie, które ułatwia zarządzanie procesami i wspiera efektywną komunikację.
Dlaczego Twój biznes potrzebuje Intranetu?
Wyobraź sobie miejsce, gdzie wszystkie potrzebne informacje są na wyciągnięcie ręki, gdzie każdy pracownik, niezależnie od swojego stanowiska, ma głos, a współpraca nie zna granic oddziałów czy stref czasowych.
To właśnie Intranet – serce komunikacji wewnętrznej, które nie tylko ułatwia zarządzanie wiedzą, ale także zwiększa zaangażowanie i satysfakcję pracowników.
Oto co sprawia, że Intranet może być niezastąpionym narzędziem w Twojej firmie:
Centralizacja komunikacji: Wszystkie wiadomości, ogłoszenia i aktualizacje są tu łatwo dostępne. Różne funkcje intranetu wspierają zarówno zarządzanie zasobami, jak i przepływ informacji, czyniąc z niego potężne narzędzie w rękach pracowników. Dzięki niemu kończy się chaos komunikacyjny i poprawia się efektywność dystrybucji informacji.
Zarządzanie wiedzą: W Intranecie możesz tworzyć bazę wiedzy, która będzie rosła wraz z firmą. Dokumenty, procedury, FAQ – wszystko w jednym miejscu, podobnie jak działa to w sharepoint online. Takie podejście do współdzielenia informacji wpiera system obiegu dokumentów w całej organizacji.
Zaangażowanie pracowników: Intranet wyposażony w funkcje społecznościowe, takie jak fora dyskusyjne czy sekcje do wspólnych inicjatyw, buduje poczucie przynależności i wspiera wymianę pomysłów pomiędzy zespołami. To, w połączeniu z możliwościami narzędzi automatyzujących procesy w firmie, pozwala na tworzenie projektu Intranetu, który jest żywym organizmem wspierającym życie firmy.
Intranet dla firm, który możesz dopasować do Waszych potrzeb.
Funkcje Intranetu. Aplikacja dla pracowników czy baza wiedzy?
Zanim zaczniesz szukać, jaki jest najlepszy Intranet dla firm, zastanów się, jakie są dla Ciebie najważniejsze cele wdrożenia Intranetu i czego tak naprawdę potrzebuje Twoja organizacja?
Czy mają być to wewnętrzne media społecznościowe, czy priorytetem jest współdzielenie dokumentów? A może to i to?
Dobry Intranet łączy w sobie obie te funkcje, zapewniając równowagę między komunikacją a zarządzaniem zasobami. Powinien przy tym być skalowalny, aby mógł rozwijać się razem z firmą i gwarantujący łatwy dostęp do zasobów, niezależnie od miejsca i czasu.
Intranet dla firm - co oferuje?
Intranet to kompleksowe narzędzie, które spełnia różne potrzeby organizacji. Oto kilka kluczowych funkcji, które zwykle oferuje:
Centralne archiwum dokumentów: Zapewnia jedno wspólne miejsce do przechowywania wszystkich ważnych dokumentów, takich jak pisma, zarządzenia, wzory, uchwały, broszury produktów, procedury i kontakty. Daje szybki dostęp do aktualnych plików i informacji.
Platforma komunikacyjna: Umożliwia wymianę informacji między pracownikami poprzez forum dyskusyjne, system czatu, wiadomości, tablicę ogłoszeń, czy możliwość komentowania i polubienia postów. To strefa informacji, w której pracownicy mogą powiadomić innych o ważnych wydarzeniach, sukcesach, zmianach w organizacji czy prosić o pomoc w rozwiązaniu problemu. Przestrzeń do dzielenia się pomysłami, wiedzą, doświadczeniem oraz do wspierania się nawzajem w różnych kwestiach zawodowych i nie tylko.
Newsletter i aktualności: Ten element Intranetu zawiera aktualności firmowe, które informują i angażują pracowników. Newsletter regularnie dostarcza aktualizacje i komunikaty dotyczące ważnych wydarzeń, zmian w organizacji, nowościach produktowych czy sukcesach firmy.
Moduł E-learningowy i platforma szkoleniowa: Oferuje specjalistyczne kursy i szkolenia online, w tym szkolenia zawodowe IDD, zaprojektowane do samodzielnej nauki, pozwalające pracownikom zdobywać i aktualizować swoje kwalifikacje w dogodnym czasie i przy niższych kosztach.
Onboarding pracowniczy: Udostępnia przestrzeń, w której poprzez dostęp do firmowego Intranetu, każdy nowy pracownik może zacząć swoją drogę do wdrożenia się do zadań. Otrzymując dostęp do szkoleń onbordingowych, znajdzie tu wymagane szkolenia, wszystkie procedury czy potrzebne kontakty.
Baza wiedzy: Gromadzi zbiory artykułów, najlepszych praktyk, FAQ oraz innych materiałów pomocniczych, które wspierają pracowników w codziennych zadaniach i decyzjach. Repozytorium informacji jest fundamentem dla efektywnego zarządzania wiedzą.
Elementy grywalizacji: Motywuje pracowników poprzez konkursy, rankingi i wyzwania. Wspiera aktywną sprzedaż oraz realizację innych celów biznesowych. Grywalizacja jest skutecznym narzędziem do zwiększania zaangażowania i budowania kultury opartej na współzawodnictwie i nagradzaniu osiągnięć.
Dostęp do systemów firmowych: Integruje się z systemami zewnętrznymi, dając możliwość przejścia do innych systemów używanych w firmie bez konieczności wielokrotnego logowania się. To klucz do efektywnego zarządzania zasobami i uproszczenie dla wielu procesów operacyjnych.
Polecany artykuł:
Jak sprawić, by portal pracowniczy tętnił życiem firmy?
Zaangażowanie użytkowników, to budulec i fundament skutecznego Intranetu. Dlaczego? Ponieważ aktywnie uczestniczący pracownicy to gwarancja, że narzędzie będzie żywe, dynamiczne i przede wszystkim – użyteczne.
Udział pracowników w tworzeniu treści Intranetu
Zachęcanie pracowników do tworzenia treści to sposób na zbudowanie społeczności wokół Intranetu. Mogą to być artykuły dotyczące projektów, na których pracują, relacje z firmowych wydarzeń, a nawet blogi hobbystyczne.
Takie działania budują przynależność do społeczności pracowniczej i dają pracownikom poczucie, że mają realny wpływ na życie firmy. Dając pracownikom narzędzia do łatwego publikowania i udostępniania treści, ułatwiamy im wewnętrzną wymianę wiedzy i doświadczeń.
Regularne aktualizacje i ulepszenia firmowego Intranetu
Stałe doskonalenie Intranetu to proces, który nie może zostać zignorowany. Technologia nieustannie idzie do przodu, a wraz z nią rosną oczekiwania użytkowników.
Regularne aktualizacje i ulepszenia są nie tylko niezbędne do utrzymania wysokiego poziomu bezpieczeństwa, ale również do wprowadzania nowych, bardziej efektywnych funkcji czy integracji z zewnętrznymi aplikacjami. Spersonalizowany Intranet, dostosowany do specyficznych potrzeb i preferencji użytkowników, może znacząco zwiększyć ich zaangażowanie i satysfakcję z pracy.
Polecana strona:
Grywalizacja
Grywalizacja, czyli wprowadzenie elementów znanych z gier (np. punkty, odznaki, poziomy) do Intranetu, to skuteczny sposób na zwiększenie zaangażowania wśród pracowników, a zwłaszcza handlowców.
Sprzedawcy, motywowani do zdobywania nagród i wyróżnień, chętniej nie tylko korzystają z platformy, co przekłada się na większą aktywność wewnętrzną, ale chętniej angażują się w sprzedaż i budowanie pozytywnych relacji ze swoimi klientami.
Przyszłość Intranetu w firmie
W obliczu ewolucji pracy zdalnej i hybrydowej, Intranet staje się jeszcze ważniejszym elementem wspierającym spójność zespołu.
Technologie takie jak AI i machine learning mogą w przyszłości automatycznie personalizować treści, jeszcze bardziej ułatwiając dostęp do potrzebnych informacji.
Takie narzędzia jak Chat GPT już dziś można wykorzystywać do szybkiego budowania treści, po to by na bieżąco zasilać go nowymi materiałami.
Spersonalizowany Intranet. Przykład udanego wdrożenia
Doskonałym przykładem na to, jak efektywnie wykorzystać Intranet do budowania kultury organizacyjnej firmy, jest narzędzie od Berg System. W Berg Intranet, zarówno pracownicy centrali, jak i ci z mniejszych oddziałów, mają dostęp do jednolitego archiwum danych.
To zapewnia wszystkim aktualne i jednolite informacje, eliminując chaos i luki informacyjne. Dokumenty tak dynamicznie zmieniające się, chociażby w branży ubezpieczeń, leasingów czy kredytów są tu zawsze pod ręką.
Platforma wychodzi również naprzeciw innym potrzebom firm i oferuje modułu e-learningowy. To nie tylko sposób na zmniejszenie kosztów szkoleń, ale również na zwiększenie elastyczności edukacji pracowników. Pracownicy mogą korzystać ze szkoleń w dogodnym dla siebie czasie, co sprawia, że proces edukacyjny jest bardziej efektywny.
Intranet w Berg System działa jak firmowy Facebook, tworząc przestrzeń do współpracy, dyskusji i dzielenia się pomysłami online. To doskonały sposób na utrzymanie pozytywnych relacji między pracownikami, nawet gdy praca zdalna stała się normą.
Narzędzie sprawdza się również w motywowaniu pracowników poprzez wewnętrzne konkursy i rankingi najlepszych sprzedawców. To pozytywnie wpływa na ich zaangażowanie i efektywność pracy.
Możliwość testowania Intranetu dla firm przez 14 dni za darmo.
Cele wdrażania Intranetu osiągnięte
Przykłady firm takich jak Grupa Punkta czy Conditor , które wdrożyły to rozwiązanie i spersonalizowały je pod własne wymagania, pokazują, że sukces prawidłowej komunikacji w organizacji tkwi w zrozumieniu i realizacji potrzeb pracowników.
Kluczowe dla obu przedsiębiorstw, było pozbycie się chaosu i dezinformacji wynikającej z braku dostępności tych samych informacji dla wszystkich pracowników, czy pomieszanie wszystkiego, co jest w obiegu w firmie z przedawnionymi i nieaktualnymi dokumentami i danymi.
Te firmy odnotowały usprawnienie procesów i lepszą organizację pracy. Co ważne, Intranet pozwolił im na stworzenie przestrzeni, w której pracownicy czują się wysłuchani i docenieni.
