Dziś coraz więcej osób i organizacji poszukuje narzędzi, które pozwoliłyby im uzyskać lepszą efektywność i produktywność w codziennej pracy. Ciągłymi problemami zarządzających jest to, jak poprawić wymianę informacji w zespole, jak zwiększyć skuteczność i efektywność pracy, czy jak monitorować i oceniać postępy w realizacji celów.
Właściwie każdy z tych problemów eliminuje praca w systemie CRM, który wykorzystują zespoły sprzedażowe. W tym artykule jednak opiszemy jedno z ciekawszych i zarazem prostszych narzędzi, które pozwalają ogarnąć chaos w pracy zespołu, a który można sprytnie połączyć z tym, jakie informacje daje nam program do zarządzania relacjami z klientami i organizacji pracy zespołów handlowych. To spotkania Daily.
Co to jest Daily?
Daily jest terminem, który oznacza codzienne działanie. Daily, jako narzędzie, to coś, co pozwala na planowanie, monitorowanie i optymalizację codziennego harmonogramu pracy, a także umożliwia zarządzanie zespołem.
Daily można traktować jako sprawozdanie z tego, co działo się dzień wcześniej i co planuje się zrobić w dniu bieżącym. Pozwala więc na śledzenie postępów i uzyskanie bieżących informacji o pracy zespołu.
Organizuj harmonogram pracy w systemie CRM. Twórz zadania dla siebie i zespołu.
Jak robić Daily?
To spotkanie odbywające się codziennie, zazwyczaj rozpoczynające dzień pracy. Daily jest krótkie i powinno trwać zaledwie kilka minut. Można je zrobić stacjonarnie w biurze lub zebrać wszystkich na telekonferencji. Ważne, żeby za każdym razem spotkanie w ramach Daily miało taki sam charakter i to samo miejsce.
Spotkanie w formule Daily ma swój charakterystyczny przebieg. Składa się z kilku pytań, na podstawie których manager robi z każdą z osób z zespołu krótki przegląd pracy.
Jakie pytania na Daily są najważniejsze?
- Co zrobiłeś wczoraj?
- Co planujesz zrobić dzisiaj?
- Czy potrzebujesz pomocy w jakiejś kwestii?
Dlaczego warto stosować Daily w codziennej pracy?
Kiedy myślimy o cyklu pracy handlowca, zazwyczaj myślimy o okresach miesięcznych, kwartalnych czy rocznych. To wtedy nadchodzi moment, w którym mówimy „sprawdzam”, rozliczamy wyniki i przyznajemy premie.
Scenariusz pracy działu sprzedaży podczas każdego miesiąca wygląda tak samo… jest ogólny plan sprzedażowy i wyznaczony dla każdego handlowca cel sprzedażowy.
W większości zespołów handlowych pojawia się ten sam rytuał działania. Gdy zbliża się 30-ty dzień każdego miesiąca, następuje nerwowe podliczanie targetu. Zazwyczaj rozpoczyna się wtedy tzw. „spina”, by dowieźć wynik. Po intensywnym zakończeniu miesiąca nadchodzi rozluźnienie, a potem znowu ten sam schemat.
Nie wiesz co robią handlowcy? Zacznijcie pracować na systemie CRM. Zobaczysz jak działa Twój zespół.
Na szczęście, nie zawsze tak musi być, bo kluczem do tego, jest właśnie Daily, czyli codzienne, krótkie spotkania statusowe.
W kontekście zarządzania zespołem i organizacji czasu pracy, pojęcie to nabiera szczególnego znaczenia. Optymalizacja codziennego harmonogramu pracy może przynieść wiele korzyści dla zespołu i całej firmy.
Dzięki Daily można lepiej zaplanować swoje obowiązki i uniknąć chaosu. Jest to bardzo ważne właśnie w przypadku osób, które mają wiele różnych zadań i projektów, a także dla zespołów, które muszą współpracować, aby osiągnąć wspólne cele.
Jak Daily wpływa na zarządzanie zespołem?
Jak codziennie rozliczać zespół handlowy z podjętych przez nich działań? Nie da się tego zrobić, jeśli nie zacznie się od samego początku. Najpierw należy uporządkować i ułożyć proces sprzedaży. Jeśli proces sprzedaży jest niepoukładany, próżno szukać logiki w tym, co poszczególni handlowcy zrobili, a potem jeszcze sprawiedliwie to oceniać. Dlaczego?
Jeśli proces sprzedaży jest niezorganizowany, to może prowadzić do kilku problemów:
- Niższa efektywność pracowników: brak jasnego planu i harmonogramu działań sprzedażowych może powodować brak skuteczności i efektywności zespołu handlowego.
- Mniejsza liczba zakończonych transakcji: niejasne lub brakujące kroki w procesie sprzedaży mogą prowadzić do tego, że w procesie jest dużo niezakończonych transakcji.
- Trudności w tworzeniu raportów: brak uporządkowanego procesu sprzedaży może utrudniać tworzenie i analizowanie raportów dotyczących wyników sprzedaży.
- Zniechęcenie pracowników: pracownicy, którzy muszą radzić sobie z chaotycznym procesem sprzedaży, mogą czuć się zniechęceni i zmęczeni, co może wpłynąć na ich wydajność i satysfakcję z pracy.
Dopiero potem można ustalać codzienny harmonogram pracy i zadania, jakie należy wykonać na każdym etapie procesu sprzedaży, aby każda szansa sprzedaży miała szansę zamknąć się wygraną.
Chaos w procesie sprzedaży? Ułóż prawidłowy proces sprzedaży i trzymaj rękę na pulsie.
Co Daily daje managerowi sprzedaży?
Koordynacja zespołu dzięki codziennym spotkaniom statusowym jest dla managera dużo łatwiejsza, niż kontrola tego co robi zespół, na podstawie wyrywkowego wywoływania do odpowiedzi poszczególnych członków zespołu raz na jakiś czas.
Daily pozwala na lepsze zarządzanie zespołem, ponieważ umożliwia śledzenie postępów i przydzielanie zadań poszczególnym członkom zespołu. Jest to bardzo ważne, aby się upewnić, że wszyscy członkowie zespołu wiedzą, co mają robić i kiedy to zrobić, a także, by zweryfikować czy projekty są realizowane zgodnie z harmonogramem.
Codzienne raportowanie przez zespół z postępów z wykonanych zadań, pozwala managerowi na bieżąco śledzić, co się dzieje w procesie sprzedaży.
W razie potrzeby zarządzający może natychmiast dostosować zadania do zmieniających się okoliczności. Manager może usunąć z procesu sprzedaży nierokujących klientów, a zespół może skupić się na priorytetach i skutecznie działać tam, gdzie ma to sens.
Manager regularnie rozmawiając z zespołem, może również rozwiązywać pojawiające się problemy i udzielić wsparcia konkretnym członkom zespołu. Może np. dostosować zadania do pracownika i wykorzystać możliwie jak najlepiej jego potencjał.
Jeśli np. pracownik ma słabą konwersję z rozmów sprzedażowych, to sygnał dla managera, że trzeba przesłuchać te rozmowy i danego pracownika może jeszcze raz przeszkolić. Warto też zweryfikować czy dzwoni do klienta zaraz po złożonej prośbie o kontakt, czy może dopiero po jakimś czasie.
Jakie narzędzia mogą pomóc w przeprowadzeniu Daily?
Wybór narzędzia, które może być źródłem informacji o tym, co dzieje się w harmonogramie zadań i procesie sprzedaży w firmie, zależy od potrzeb i wymagań organizacji oraz indywidualnych preferencji użytkowników. Ważne, jednak aby wybrane narzędzie było łatwe w obsłudze, intuicyjne i umożliwiało efektywne i skuteczne przeprowadzenie spotkania z zespołem.
Ręczne robienie zestawień i raportów pokazujących co się dzieje w dziale sprzedaży i jak realizowane są cele ogólne i cele poszczególnych członków zespołu pochłania niezwykle dużo czasu menedżera. Dlatego też najlepiej, aby był to program, który generuje raporty w czasie rzeczywistym.
Wykorzystując możliwości systemu CRM, można na jednym ekranie podglądnąć wszystkie prace i ich statusy. W Berg System są nimi Szanse Sprzedaży.
W systemie na jednej karcie widoczny jest cały proces sprzedaży. Wszystkie rozpoczęte działania są podzielone na etapy, na których aktualnie są poszczególni handlowcy.
W systemie CRM od Berg System zobaczymy również ostrzeżenia o bliskich lub przedawnionych zadaniach do wykonania.
Spotkania Daily łącz z tym, co pokazują Ci raporty w Berg System.
Prawidłowe wykorzystanie 3 najważniejszych funkcji programu CRM w połączeniu ze spotkaniami Daily prowadzi do poprawy skuteczności sprzedaży i systematycznego wzrostu liczby nowych klientów w każdym miesiącu.
W ten sposób działamy również my, członkowie zespołu Berg System. Skuteczność naszej sprzedaży, pomimo trudnych czasów, wzrosła z kilku procent w 2021 roku do ponad 20,9 proc.zamkniętych transakcji w roku 2022.
Doświadczenia naszych klientów pokazują, że podobne efekty można uzyskać praktycznie w każdej innej branży: w fotowoltaice, leasingach, usługach ubezpieczeniowych, finansowych, agencjach reklamowych.
Jeśli również chcesz zwiększyć efektywność Twojego zespołu, skorzystaj z naszego programu CRM i wprowadź systematyczne spotkania Daily w swojej firmie.
