Rozliczenia prowizji od sprzedaży nie opierają się wszędzie na tych samych warunkach. Prowizje i sposób ich wyliczania różnią się w firmach i branżach, między sprzedawanymi produktami czy usługami, a nawet między stanowiskami w strukturze organizacji.
Ręczne rozliczenia prowizji od sprzedaży nie są więc łatwe, a określenie ich wysokości jest czasami wyzwaniem.
Wykonywane skomplikowanych wyliczeń za pomocą arkuszy kalkulacyjnych jest podatne na błędy ludzkie. Nawet niewielki błąd w formule lub wprowadzeniu danych, skutkuje niewłaściwą wypłatą prowizji.
W tradycyjnym podejściu do rozliczeń stawek motywacyjnych często dochodzi również do opóźnień w wypłatach wynagrodzenia. Gdy poślizgi stają się czymś naturalnym, handlowcy tracą zaufanie do firmy. Brak przewidywalności wypłat powoduje u nich również spadek motywacji.
W tym artykule przedstawimy więc rozwiązanie, które eliminuje problemy z rozliczeniami prowizji, automatyzuje je i przynosi pewność oraz przewidywalność płacową dla pracowników.
Gdzie działają rozliczenia prowizji od sprzedaży usług i produktów?
Prowizje stanowią popularny instrument motywacyjny, który skutecznie zachęca pracowników i pośredników do aktywnego uczestnictwa w procesie sprzedaży oraz pomaga w osiąganiu założonych celów sprzedażowych.
Polecany artykuł:
Dlatego też pewnie, systemy prowizji od sprzedaży mają zastosowanie w wielu branżach, zarówno w sektorze B2B, jak i B2C.
Oto niektóre z nich:
- Finanse: Doradcy finansowi otrzymują prowizje od sprzedaży produktów finansowych.
- Ubezpieczenia: Agenci ubezpieczeniowi otrzymują prowizje od sprzedaży polis ubezpieczeniowych.
- Fotowoltaika: Handlarze fotowoltaiki swoje zarobki opierają głównie na prowizji liczonej od mocy sprzedanej instalacji.
- Nieruchomości: Agenci nieruchomości otrzymują prowizje od sprzedaży nieruchomości.
- Motoryzacja (automotive): Przedstawiciele handlowi w salonach samochodowych otrzymują prowizje od sprzedaży pojazdów i produktów dodatkowych.
Stawki prowizyjne. Rozliczenia prowizji od sprzedaży w rozbudowanych strukturach Twojej firmy
Każda firma ma jednak swoje strategie sprzedażowe i modele sprzedaży, co wymaga, aby prowizje były zgodne z tymi strategiami, nawet przy bardzo dużym zróżnicowaniu ich struktury.
Najlepsze sposoby naliczania stawki prowizji
Sposoby naliczania prowizji od sprzedaży są bardzo różne: mogą obejmować zmienne stawki prowizyjne w zależności od sprzedanych konkretnych jednostek produktów czy usług, od wyników, dodatkowe premie za osiągnięcie wyznaczonych celów, czy różne modele rozliczeń dla różnych grup pracowników.
Firma może mieć zatrudnionych zarówno pracowników na umowie o pracę, jak i osoby współpracujące na zasadach B2B. Różne stawki, podatki, składki ZUS i wymogi prawne komplikują obliczenia. Poleganie na tradycyjnych, manualnych metodach, obliczania pensji pracownika na podstawie tak różnych zależności, jest czasochłonne i zwiększa ilość błędów.
Proces rozliczeń prowizji od sprzedaży jest więc sporym wyzwaniem dla wielu firm, szczególnie gdy skala ich działalności wzrasta, a liczba transakcji rośnie.
"Czy w tym miesiącu będą wypłacać prowizję?" - Rozliczanie prowizji sprzedawców, a brak odpowiedniej transparentności
W większości firm, handlowcy nie mają wglądu w wypracowane prowizje – muszą np. kontaktować się z działem księgowym i czekać na ich wyliczenia, żeby dowiedzieć się ile tak naprawdę już zarobili.
Takie oddzielenie wyników pracy od efektów sprzedaży wydaje się absurdalne i bezsensowne.
W Berg System działa połączenie tych dwóch elementów – czyli systemu CRM i systemu do rozliczeń prowizji – umożliwiając pracownikom natychmiastowe uzyskanie informacji o swoich zarobkach związanych z danymi klientami oraz przyszłymi sprzedażami.
Doradcy mają w swoim programie CRM regularne informacje o tym co się dzieje w procesie sprzedaży, ale i o wypracowanej prowizji w bieżącym miesiącu, oczekiwanej prowizji z kontynuacji umów z poprzednich miesięcy oraz planowanej prowizji związanej z aktywnymi tematami.
W systemie uwzględniane są różne modele rozliczeń prowizyjnych. Program może więc sprostać wymaganiom różnych branż, zarówno tych opartych wyłącznie na prowizjach, jak i hybrydowych rozwiązaniach, łączących bazowe wynagrodzenie i prowizję. Narzędzie, w ramach indywidualnego wdrożenia, może też zostać dostosowane do potrzeb każdej firmy i administracji, która działa inaczej wszyscy.
Przeczytaj Case Study z wdrożenia systemu rozliczeń prowizji w Poczta Polska Dystrybucja.
Podstawowe wsparcie dla księgowych. Jak działa system do procesu rozliczeń prowizji?
Automatyczny system rozliczeń pozwala powiązać stawki prowizyjne z konkretnymi produktami i usługami oraz dostosować je do różnych stanowisk w firmie.
Ważne jest tu również powiązanie prowizji bezpośrednio z umową, która dotyczy sprzedaży, oraz monitorowanie płatności klientów.
W przypadku umów ratalnych system automatycznie śledzi wpływy na konto bankowe i odpowiednio rozlicza z nich prowizje.
Tego typu raportowanie pomaga wychwycić opóźnienia w płatnościach od klientów i pozwala na wdrożenie miękkiej windykacji.
Zalety systemu rozliczeń wysokości prowizji
Zaawansowany system automatycznego rozliczania prowizji od sprzedaży w Berg System, to w zasadzie coś czym nie mogą się raczej pochwalić inne systemy CRM. Nie ma na rynku takich połączeń. A szkoda, bo ma to wiele korzyści dla firm i ich działów sprzedaży:
Wzmacnia motywację i zaangażowanie: Prawidłowe i terminowe rozliczenia prowizji utrzymują na wysokim poziomie motywację handlowców do osiągania lepszych wyników. Handlowcy obserwując na bieżąco jej zwiększający się poziom z każdą wygraną i opłaconą sprzedażą, mobilizują się jeszcze bardziej do działania.
Daje przewidywalność i bezpieczeństwo: Automatyzacja procesu rozliczeń prowizji zapewnia przewidywalność zarówno dla pracowników, jak i dla firmy. Pracownicy wiedzą, kiedy i za co otrzymają wynagrodzenie, co pozwala na stabilizację ich sytuacji finansowej. Zarząd firmy z kolei, może lepiej planować koszty i zminimalizować ryzyko nieoczekiwanych strat, gdy np. niekontrolowanie wypłacą zbyt wysokie premie.
Eliminuje błędy: System automatycznego rozliczania prowizji eliminuje ryzyko błędów wynikających z ręcznych obliczeń i wprowadzania danych do arkuszy Excel. Dzięki temu proces rozliczeń staje się niezawodny i dokładny. Program sam wskazuje nieścisłości w plikach prowizyjnych – duplikaty, brak powiązań sprzedaży z umową, itp.
Oszczędza czas i zasoby: Automatyzacja rozliczeń prowizji przyspiesza cały proces wypłat wynagrodzeń, eliminując czasochłonne obliczenia i pracę księgowych. Przy dużym wolumenie danych, jakie potrafią mieć np. korporacje czy średnie i duże przedsiębiorstwa, rozliczanie prowizji z dni skraca się do godzin.
Aktualne raporty: Zautomatyzowane raporty i powiadomienia pozwalają pracownikom i zarządowi skupić się na innych, strategicznych zadaniach.
Rozliczenia prowizji od sprzedaży - co jeszcze powinienem wiedzieć?
Jeśli, Twoja firma myśli o tym, żeby zautomatyzować u siebie procesy rozliczeń, albo żeby wyeliminować z tego procesu chaos spowodowany np. tym, że pliki prowizyjne pochodzą z różnych źródeł i nie są nigdzie scentralizowane, to przejdź tutaj: Szybkie rozliczenia prowizji dla każdego i dowiedz się jeszcze więcej na temat rozliczania prowizji w sprzedaży.
Pytania i odpowiedzi:
Jakie są rodzaje faktur za prowizję od sprzedaży?
Rodzaje faktur za prowizję od sprzedaży mogą się różnić w zależności od charakteru działalności oraz rodzaju współpracy między firmami. Najczęściej wystawiane są faktury VAT lub faktury bez VAT, w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT. Dla podatników VAT należy uwzględnić odpowiednie stawki podatkowe, zależne od oferowanych usług lub towarów. W niektórych przypadkach wystawia się faktury korygujące, np. w razie zmiany kwoty prowizji lub błędów w rozliczeniach. Dobrze zarządzany system CRM pozwala automatyzować proces wystawiania faktur, co minimalizuje błędy i oszczędza czas.
Jakie branże mogą korzystać z systemów prowizyjnych?
Systemy prowizyjne są szeroko stosowane w branżach takich jak finanse, ubezpieczenia, fotowoltaika, nieruchomości czy motoryzacja. W każdej z tych branż prowizje stanowią podstawowy element motywacyjny dla handlowców. Na przykład w finansach doradcy otrzymują prowizje od sprzedaży produktów finansowych, a w nieruchomościach agenci są wynagradzani za każdą sfinalizowaną transakcję. Tego rodzaju systemy wspierają zarówno działalność gospodarczą małych firm, jak i korporacji, umożliwiając ciągłe zarządzanie rozliczeniami i zwiększanie efektywności sprzedaży.
Czy systemy rozliczeń prowizyjnych mogą wspierać podmioty zwolnione z VAT?
Tak, systemy rozliczeń prowizyjnych mogą być dostosowane do podmiotów zwolnionych z VAT. W takich przypadkach wartość prowizji nie jest powiększana o podatek VAT, a system automatycznie uwzględnia specyfikę rozliczeń w ramach działalności zwolnionej. To szczególnie przydatne dla firm działających w ramach małej działalności gospodarczej lub dla tych, które korzystają ze zwolnień w określonym zakresie. Dzięki takiemu rozwiązaniu firmy mogą zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi bez dodatkowych obciążeń administracyjnych.
Jakie umowy mogą być podstawą rozliczeń prowizyjnych?
Rozliczenia prowizyjne mogą dotyczyć różnych rodzajów umów, w tym umów o pracę, kontraktów B2B czy umów agencyjnych. Każda z tych form współpracy wiąże się z innymi zasadami naliczania prowizji. Na przykład w przypadku umów o pracę konieczne jest uwzględnienie składek ZUS, podczas gdy umowy B2B wymagają rozliczeń w oparciu o faktury VAT. Automatyczny system rozliczeń prowizyjnych pozwala uwzględnić te różnice, oferując wsparcie w zakresie zarządzania nawet skomplikowanymi strukturami umów.
W jaki sposób automatyzacja rozliczeń prowizyjnych wpływa na działalność gospodarczą?
Automatyzacja rozliczeń prowizyjnych przynosi szereg korzyści dla działalności gospodarczej. Przede wszystkim eliminuje błędy wynikające z ręcznych obliczeń, co zapewnia większą dokładność i przewidywalność wypłat. Poza tym procesy te są szybsze i mniej czasochłonne, co pozwala firmom skoncentrować się na kluczowych obszarach działalności. Automatyczne systemy mogą również służyć jako wsparcie w zarządzaniu kosztami, umożliwiając lepsze planowanie finansowe. Dzięki temu firmy zyskują przewagę konkurencyjną i zwiększają efektywność sprzedaży.
Jakie elementy należy uwzględnić przy wyborze i stosowaniu systemu rozliczeń prowizyjnych?
Wybór i zakup systemu rozliczeń prowizyjnych powinien opierać się na takich elementach jak elastyczność dostosowania do różnych modeli prowizyjnych, integracja z istniejącym systemem CRM oraz możliwość raportowania w czasie rzeczywistym. Ważne jest również uwzględnienie specyfiki branży, w której działa firma, aby system odpowiadał na jej konkretne potrzeby. Na przykład w niektórych przypadkach istotna będzie funkcja monitorowania płatności od klientów, co może służyć do automatycznego naliczania prowizji przy umowach ratalnych.
