Klienci
Conditor
CONDITOR to jedna z 10 największych Multiagencji Ubezpieczeniowych działających w Polsce.
16 października, 2023
System rekrutacji agentów w Towarzystwie Ubezpieczeniowym
e-Rekrutacja
Natalia Skwierawska
6 marca, 2026
Czas czytania: 9 minut
Przejdź do sekcji
Tagi:
system rekrutacji agentów
automatyzacja procesów administracyjnych
workflow rekrutacyjny
generator umów
zarządzanie dokumentacją
kontrola statusów procesu
repozytorium dokumentów
integracja z systemami wewnętrznymi
bezpieczeństwo
zgodność prawna procesów
ślad audytowy
Active Directory
raporty
struktura sprzedaży
sieć sprzedaży ubezpieczeń
rejestracja dla wielu spółek
rekrutacja wielopodmiotowa
integracja Autenti
powiadomienia SMS
powiadomienia systemowe
Moduł rekrutacyjny Berg System został zaprojektowany dla Towarzystw Ubezpieczeniowych oraz sieci sprzedaży, w których skala operacji wyklucza ręczne zarządzanie procesami.
Rekrutacja w organizacji ubezpieczeniowej ma na celu nadanie nowej osobie uprawnień do sprzedaży produktów, co wymaga jej weryfikacji, rejestracji, przeszkolenia oraz formalnego dopuszczenia do sprzedaży. Proces obejmuje jednocześnie wymagania regulacyjne KNF, oświadczenia prawne, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, różne warianty umów oraz współpracę z systemami szkoleniowymi i podpisu elektronicznego.
System Berg porządkuje te działania w jeden spójny proces cyfrowy, automatyzując czynności administracyjne, centralizując dane kandydatów oraz kontrolując kompletność dokumentów, terminy szkoleń i statusy poszczególnych etapów. Umożliwia prowadzenie rekrutacji jako logicznej sekwencji kroków – od zgłoszenia kandydata aż do nadania uprawnień sprzedażowych – z jasno określoną odpowiedzialnością i pełną widocznością procesu dla wszystkich zaangażowanych ról.
Rozwiązanie zostało przygotowane z uwzględnieniem wytycznych KNF, zasad RODO oraz standardów bezpieczeństwa wymaganych przez instytucje finansowe. Z perspektywy działów IT istotne jest również to, że Berg System integruje się z istniejącą architekturą organizacji, w tym usługami katalogowymi (np. Active Directory), systemami wewnętrznymi czy narzędziami podpisu elektronicznego – dzięki czemu nie stanowi bariery technologicznej dla wdrożenia.
W organizacjach posiadających więcej niż jeden podmiot prawny system umożliwia prowadzenie jednego procesu rejestracyjnego dla wielu spółek równocześnie, na przykład jednoczesne zgłoszenie kandydata do spółki majątkowej i życiowej w ramach jednego przepływu danych i dokumentów. Pozwala to zachować spójność informacji, ograniczyć wielokrotne wprowadzanie tych samych danych oraz utrzymać pełną kontrolę nad statusem uprawnień w różnych strukturach organizacyjnych.
System pełni jednocześnie funkcję centralnego repozytorium dokumentów procesu rekrutacji. Dokumentacja jest przechowywana wraz z historią zmian, statusami oraz informacją o osobach wykonujących działania, a rozwiązanie umożliwia jej udostępnianie w formie trwałego nośnika zgodnie z wymaganiami regulacyjnymi rynku finansowego i regulacjami obowiązującymi w sektorze ubezpieczeniowym.
O jakich potrzebach mówią nasi klienci?
01
Jako Towarzystwo Ubezpieczeniowe chcę:
mieć pełną kontrolę nad tym, kto i na jakiej podstawie sprzedaje nasze produkty ubezpieczeniowe. Potrzebuję jednego procesu, który pokazuje aktualny status agentów i OFWCA – od zgłoszenia, przez nadanie uprawnień, aż po wyrejestrowanie. W procesach zdalnych chcę mieć pewność, że dane i oświadczenia zostały wprowadzone przez samego kandydata i potwierdzone w sposób zgodny z wymogami prawnymi.
02
Jako osoba odpowiedzialna za rekrutację agentów i OFWCA chcę:
mieć jedno miejsce, w którym widzę cały proces – od zgłoszenia kandydata, przez dokumenty i egzaminy, aż po podpisanie umowy lub jej zakończenie. Kandydaci przesyłają dokumenty etapami, a proces trwa tygodniami, co bez jednego centralnego miejsca znacząco wydłuża czas wejścia agenta do sprzedaży.
03
Jako menedżer zarządzający siecią sprzedaży chcę:
móc inicjować proces rejestracji i nie tracić widoczności tego, co dzieje się dalej. Chcę wiedzieć, czy kandydat przesłał dokumenty, czy czeka na podpisanie umowy, czy proces utknął po stronie administracji.
04
Jako agent lub OFWCA chcę:
mieć jedno miejsce, w którym widzę swoje uprawnienia sprzedażowe. Potrzebuję jasnej informacji, na jakim etapie jestem i czego jeszcze ode mnie brakuje, bez konieczności ciągłego kontaktu z centralą.
Jak Berg System rozwiązuje problem?
W Berg System proces rekrutacji działa jako logiczna sekwencja kroków, które prowadzą organizację i kandydata od pierwszego zgłoszenia aż do momentu podpisania umowy i nadania uprawnień sprzedażowych.
Kluczową rolę odgrywa tutaj uporządkowanie odpowiedzialności, centralizacja danych oraz automatyczne przechodzenie między etapami.
Poniżej pokazujemy, jak wygląda ten proces w praktyce.
Uwaga! Elementy procesu rekrutacji dopasowujemy do wymogów określonych przez organizację, czyli tego: jakie kroki składają się na rekrutację agenta lub OFWCA (innego kandydata), jakie dokumenty są wymagane, jakie statusy powinien przejść proces oraz kto odpowiada za poszczególne etapy. To wszystko następnie jest odwzorowywane w naszym narzędziu.
1. Zgłoszenie kandydata
Proces rozpoczyna się w strukturze sprzedażowej – najczęściej z poziomu dyrektora lub pracownika administracyjnego, który zgłasza kandydata do konkretnego oddziału, zespołu lub wakatu w organizacji. Dzięki temu kandydat od pierwszego dnia jest widoczny operacyjnie, jest przypisany do procesu, ma przypisaną odpowiedzialność i miejsce w strukturze.
Po dodaniu do systemu, Berg System tworzy rekord „Kandydat” i automatycznie wysyła do kandydata powiadomienie e-mail lub SMS, w którym otrzymuje dostęp do procesu rejestracyjnego.
Sugerujemy, aby pierwszym krokiem kontrolowanym w tym przypadku było potwierdzenie tożsamości: imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu. Jeśli dane są zgodne – kandydat otrzymuje kod SMS autoryzacyjny.
Wskazówka! Rekomendujemy stosowanie formularzy potwierdzonych przez kandydata, np. kodem SMS. Tak wygenerowane dokumenty zawierają informację o dacie, czasie i sposobie potwierdzenia, co tworzy ślad procesowy możliwy do łatwego odtworzenia na potrzeby audytu lub kontroli.
2. Formularz rejestracyjny
Wpisanie kodu SMS umożliwia przejście do właściwego formularza rejestracyjnego. Formularz rejestracyjny obejmujący wszystkie dane wymagane do procesu: od informacji osobowych i kontaktowych, przez oświadczenia prawne, aż po dane działalności gospodarczej czy numer KNF.
Do formularza można dołączyć m.in.: KRK, dyplomy i zaświadczenia. Jeśli kandydat nie posiada dokumentów, może je dosłać później, a administracja może oznaczać ich poprawność w checklistach, gdzie każdy dokument ma swój status: oczekuje / dostarczony / zweryfikowany. Dzięki temu Towarzystwo może obsługiwać zarówno przypadki kompletne, jak i te rozciągnięte w czasie.
Zamiast kilku dokumentów papierowych Towarzystwo otrzymuje jeden spójny proces zbierania danych, które później Berg System wykorzystuje do generowania dokumentów.
System rozdziela widoki zgodnie z rolą użytkownika, co rekomendujemy jako dobrą praktykę w dużych sieciach sprzedaży. Eliminujemy tym samym potrzebę telefonów i maili, bo każda ze stron widzi swój wycinek procesu w czasie rzeczywistym.
- Administracja widzi całość procesu i miejsca wymagające interwencji.
- Menedżerowie widzą status swoich agentów i mogą inicjować kolejne rejestracje w terenie.
- Agenci i OFWCA widzą własny status w każdym towarzystwie oraz listę brakujących działań.
3. Szkolenia
W praktyce rekrutacja nie zawsze przebiega liniowo, dlatego system umożliwia równoległe prowadzenie etapów.
Kandydat może zostać zapisany na szkolenie lub egzamin jeszcze przed pełnym skompletowaniem dokumentów, co znacząco skraca czas wejścia do sprzedaży i pozwala dostosować proces do realiów organizacyjnych.
Po zakończeniu szkolenia i egzaminu status w systemie jest aktualizowany. Dopiero spełnienie wszystkich warunków formalnych umożliwia przejście do kolejnego etapu.
4. Generowanie właściwego wariantu umowy
Po spełnieniu warunków formalnych system automatycznie generuje właściwy wariant umowy dopasowany do roli kandydata w strukturze. OFWCA, kierownik, dyrektor – różne role mogą determinować różne zapisy dokumentach PDF.
5. Integracja z Autenti i podpis (opcjonalny element procesu)
Wygenerowane dokumenty mogą zostać przekazywane przez Berg System do podpisu elektronicznego – np. poprzez integrację z Autenti. Dzięki temu podpis nie jest „poza systemem”, a jest naturalnym domknięciem procesu.
Kandydat podpisuje dokument, następnie podpisują go osoby po stronie organizacji. Po zakończeniu podpisu system aktualizuje status kandydata i jednoznacznie wskazuje moment, w którym osoba może rozpocząć sprzedaż produktów.
Gdzie to jeszcze zadziała?
Mechanizm modułu rekrutacyjnego Berg System sprawdza się wszędzie tam, gdzie:
01
Wymagana jest rejestracja dla wielu spółek np.: w spółce majątkowej i życiowej w TU
02
Proces jest wieloetapowy i rozciągnięty w czasie
03
Kluczowa jest kontrola statusów i dokumentów
04
Skala wyklucza ręczne zarządzanie
05
Wymagana jest integracja z różnymi wewnętrznymi systemami
06
Wymagane jest spięcie procesów rekrutacyjnych w jedną całość
Dlatego z rozwiązania korzystają nie tylko Towarzystwa i Multiagencje, ale również inne duże sieci sprzedaży o rozproszonej strukturze.
Dołącz do nas na najbliższych Rozwojowych czwartkach!
Ten temat omawiamy również podczas Rozwojowych czwartków, pokazując na żywo, jak wygląda praca na rzeczywistych danych z realnym portfelem klientów i faktycznymi terminami wznowień.
- Szkolenie online
- Szkolenie darmowe
Efekt biznesowy u naszych klientów
1. Pełna kontrola procesu rekrutacji
Usystematyzowanie rekrutacji pozwala Towarzystwu uzyskać pełną kontrolę nad statusem agentów w całej strukturze. Każdy etap procesu, kompletność dokumentów i odpowiedzialność są widoczne w czasie rzeczywistym, bez ręcznego sprawdzania i domysłów. Automatyzacja i równoległe prowadzenie etapów skracają czas wejścia agenta do sprzedaży, co bezpośrednio wpływa na tempo rozwoju sieci i wyniki biznesowe.
2. Wyższa efektywność operacyjna zespołów
Automatyzacja rekrutacji ogranicza chaos informacyjny i wielokrotne ręczne czynności wykonywane przez administrację i menedżerów. Proces przestaje opierać się na komunikacji ad hoc, a zaczyna działać na statusach i regułach, co skraca czas uruchamiania agentów i odciąża zespoły operacyjne.
3. Mniejsze ryzyko regulacyjne i audytowe
Jednocześnie kontrolowane wprowadzanie danych, potwierdzane oświadczenia i pełna historia procesu tworzą spójny, odtwarzalny ślad rekrutacyjny. W przypadku kontroli lub audytu organizacja może jednoznacznie wykazać, kto, kiedy i na jakiej podstawie uzyskał uprawnienia sprzedażowe.
Case Study - Conditor
Przykładem naszej realizacji jest wdrożenie modułu rekrutacyjnego Berg System w Conditorze – jednej z największych multiagencji ubezpieczeniowych w Polsce. Integrator współpracuje z 30 towarzystwami ubezpieczeniowymi. Struktury multiagencji tworzą rozległą sieć sprzedaży, w której działa ponad 2 tysiące Partnerów Biznesowych, Agenci oraz OFWCA.
"Sieć sprzedaży CONDITORA, to niezależne podmioty, które działają z nami na zasadach B2B. Każda OFWCA może mieć swoich pracowników i liczne biura. Dodatkowo CONDITOR ma pracowników własnych, kierowników regionalnych, którzy opiekują się szeregiem tych podmiotów niezależnych, które sprzedają przez Nas produkty ubezpieczeniowe. Stąd rodzą się różne wyzwania związane z motywacją tych ludzi, administracją i zagadnieniami prawnymi. Potrzebowaliśmy systemu, który pozwoliłby nam tym wszystkim sprawnie zarządzać."
Rozwiązanie funkcjonuje również w organizacjach takich jak Nationale-Nederlanden czy Poczta Polska Dystrybucja, gdzie skala operacji i wymogi regulacyjne wymagają pełnej kontroli procesu.
Kolejne praktyczne zastosowania
Przejdź do kolejnego artykułu:
W Berg System w procesie sprzedaży (szansach sprzedaży) operujemy na zapytaniach. Broker wysyła zapytania do kilku lub kilkunastu towarzystw, negocjuje warunki i zbiera oferty w jeden "worek", by przedstawić klientowi rekomendację.
Z modułu rekrutacyjnego Berg System korzystają dziś Multiagencje, które zarządzają dużymi sieciami sprzedaży. Wspólnym mianownikiem tych organizacji jest skala i złożoność rejestracji agentów, OFWCA, czy jak w przypadku dużych integratorów ubezpieczeń - partnerów biznesowych.
System do rozliczania prowizji, to narzędzie, które wykonuje dziś pracę za dział księgowości i samodzielnie pilnuje finansów firm.
Jak uszczelnić proces wznowień? Od jakich potrzeb zaczyna się problem?
Chcesz sprawdzić, jak te mechanizmy zadziałają w Twojej strukturze?
Zapisz się na bezpłatną prezentację systemu:
Umówmy się na rozmowę
Wypełnij formularz, a my skontaktujemy się z Tobą, żeby porozmawiać o Twoich potrzebach. Jak będzie przebiegać taka rozmowa?
- Konsultację przeprowadzi analityk biznesowy
- Zbada Twoje potrzeby i omówi możliwości ich realizacji
- Wspólnie okreslicie dalszy plan działania
- Umówicie spotkanie zdalnie lub stacjonarnie
