Czy w Twojej Multiagencji występują problemy z rozliczeniami? Błędy w raportach, opóźnienia związane z wynagrodzeniem, a może masz wrażenie, że trwa to zbyt długo?
Rozliczenia prowizji to element, który wciąż sprawia wiele kłopotów. Nie jest to nikomu obce. Kilka, kilkanaście raportów prowizyjnych, rozliczenia dla pracowników, zwroty, błędy w raportach… To jedne z najczęściej pojawiających się problemów. Czy jest ich więcej?
Normą jest to, że aby rozwiązać problem to należy go najpierw zdefiniować i przystąpić do jego rozwiązywania. W tym artykule nawiązujemy do problemów. Jednak jeżeli chciałbyś już teraz poznać rozwiązania to zapraszam Cię do tego artykułu. 7 sposobów na usprawnienie rozliczeń prowizyjnych w Multiagencji.
Dlaczego Multiagencje wciąż mają problemy z rozliczaniem prowizji?
Błędy i opóźnienia przy wypłacaniu prowizji to nadal chleb powszedni w życiu Multiagencji. Często powoduje frustrację oraz stres wśród pracowników administracji i Agentów.
W swojej karierze zawodowej zarządzałem zespołem doradców i co miesiąc doświadczaliśmy opóźnień w rozliczeniach. W rzeczywistości nigdy nie wiedzieliśmy ani dokładnie, ani kiedy i w jakiej wysokości otrzymamy prowizję. To powodowało spadek motywacji w zespole i słabe wyniki sprzedaży w kolejnym okresie.
Problemy związane z rozliczeniami prowizji możemy podzielić na dwie główne grupy:
- W zakresie współpracy na linii Towarzystwo Ubezpieczeniowe, a Multiagencja (zewnętrzne)
- W zakresie rozliczeń z siecią sprzedaży, a Multiagencją (wewnętrzne)
Rozliczenia prowizji pomiędzy Towarzystwem, a Multiagencją
Problemy w rozliczeniach prowizji przy tej współpracy to przede wszystkim:
- Błędne stawki prowizyjne dla multiagencji – przypisywanie nieodpowiednich stawek prowizyjnych za sprzedane produkty;
- Braki odpowiednich pozycji w pliku rozliczeniowym – kiedy TU nie uwzględniło wszystkich pozycji, których spodziewa się Multiagencja;
- Błędy w korektach (storno) – występujące, kiedy Multiagencja musi zwrócić część wypłaconej prowizji z uwagi na rezygnację klienta;
- Brak standardu plików rozliczeniowych – każde TU posiada swoje standardy plików rozliczeniowych, które mają odmienne struktury – to często sprawia duże problemy w administracji Multiagencji i znacząco wydłuża dalszy proces wypłaty prowizji dla sieci sprzedaży;
- Brak wyliczania prowizji planowanej po stronie Multiagencji – praca wówczas tylko w oparciu o raporty prowizyjne z TU – przez co dużo ciężej rozliczać prowizję dla Agentów i OFWCA. Do samego końca rozliczenia nie wiadomo jakiej prowizji się spodziewać. Ze względu na to jest ciężej znaleźć błędy w rozliczeniach i nie ma możliwości porównania oczekiwanej prowizji, a tej rzeczywiście otrzymanej od TU;
- Problemy w rozliczaniu dodatkowych premii czy konkursów, które wynikają z osiągnięcia celów sprzedażowych ustalonych między Multiagencją, a TU.
Rozliczenia w Multiagencji pomiędzy siecią sprzedaży Agentów, OFWCA
Drugim obszarem problemów z rozliczeniami prowizji są te wewnątrz organizacji. Należą do nich:
- Podział prowizji w strukturze organizacyjnej – inne prowizje w zależności od stanowiska, progów prowizyjnych lub indywidualnych ustaleń z Agentami i OFWCA;
- Wyliczenie między prowizji tzw. dyferencji dla kierowników czy dyrektorów;
- Problemy z wypłatą tylko za polisy, z których Multiagencja nie dostała jeszcze prowizji od TU, a w rozliczeniach wypłaca ją dla pracowników.
- Problemy z uwzględnieniem podziału prowizji – w sytuacji kiedy w podpisaniu umowy z klientem brał udział więcej niż jeden Agent;
- Uwzględnienie historyczności dla polis rozliczanych przez dłuży okres (np. przy płatnościach rozbitych na raty) tzn. uwzględnienie stawek prowizyjnych Agenta na dzień podpisania umowy;
- Obsługa zwrotów tzw. storno dla polis z których klient zrezygnował;
- Problemy związane z różnymi sposobami rozliczeń dla różnych produktów;
- Problemy związane z różnymi stawkami prowizyjnymi dla różnych ryzyk w ramach jednej polisy;
Ilość problemów, jakie najczęściej wskazują Multiagencje w rozmowach z pracownikami Berg System. Udowadniają, że rozliczenia prowizji są bardzo skomplikowanym procesem. Błąd oznacza często stres i frustrację osób, które czekają co miesiąc na wypłatę.
O tym, jak rozwiązać najczęstsze problemy z rozliczeniami prowizji oraz jak spowodować, aby rozliczenia prowizji motywowały do realizacji celów sprzedażowych, a nie były powodem frustracji, można przeczytać w kolejnym artykule.
