CRM on-premise to alternatywa dla rozwiązań chmurowych tzw. cloud, zwłaszcza w branżach regulowanych i firmach B2B z wysokimi wymaganiami bezpieczeństwa danych.
W tym artykule wyjaśniamy czym jest model on-premise, dla kogo się sprawdza, jakie ma zalety, czy ma jakieś ograniczenia oraz kiedy warto go rozważyć zamiast standardowego SaaS.
Jeśli więc nie do końca wiesz od czego zależy wybór między CRM on-premise a chmurą, to tu dostaniesz narzędzia do podjęcia decyzji.
Wybór modelu wdrożenia - decyzja, która ma znaczenie
Wdrożenie systemu CRM to nie tylko wybór funkcjonalności. To również decyzja o tym, gdzie będą przechowywane dane, kto będzie odpowiadał za infrastrukturę, kto odpowiada za backupy, za reagowanie na awarie, za zgodność z przepisami i jak system będzie rozwijany.
On-premise i chmura to dwa podejścia, które różnią się kosztami, odpowiedzialnością, elastycznością i szybkością działania. Dla niektórych kluczowe jest pełne panowanie nad środowiskiem i możliwość głębokiego dostosowania systemu do własnych procesów. Dla innych to elastyczność kosztowa i szybkie wdrożenie. W której grupie jesteś Ty?
Czym jest CRM on-premise i jak działa?
System CRM on-premise to oprogramowanie instalowane na własnych serwerach lub w infrastrukturze zarządzanej przez partnera technologicznego.
W odróżnieniu od rozwiązań chmurowych (SaaS), gdzie system jest dostarczany jako usługa i działa w środowisku dzielonym z innymi firmami, on-premise oferuje pełną niezależność w zakresie lokalizacji danych, konfiguracji, dostępu i rozwoju systemu.
W przypadku banków spółdzielczych czy towarzystw ubezpieczeniowych model on-premise pozwala zachować pełną suwerenność danych i spełnić restrykcyjne wymogi prawa bankowego czy obowiązków nakładanych przez KNF. W chmurze odpowiedzialność za zgodność rozwiązania z regulacjami prawnymi spada na dostawcę. Tyle tylko, że nie każdy to oferuje. Jeśli więc masz specyficzne wymagania, które trudno spełnić standardowym oprogramowaniem, on-premise może być lepszym wyborem.
Główne cechy CRM on-premise:
CRM on-premise to rozwiązanie szczególnie atrakcyjne dla firm, które posiadają rozwiniętą infrastrukturę IT.
- Model własnościowy: możesz kupić licencję na własność.
- Instalacja lokalna: system jest zainstalowany na serwerze należącym do firmy lub na serwerze dedykowanym u dostawcy infrastruktury.
- Zarządzanie wewnętrzne: aktualizacje, backupy, dostępy i polityki bezpieczeństwa są realizowane przez dział IT organizacji lub partnera.
- Brak zależności od połączenia zewnętrznego: system może działać w zamkniętej sieci.
- Możliwość rozbudowy: organizacja może rozwijać i modyfikować system zgodnie z potrzebami, bez ograniczeń licencyjnych typowych dla SaaS.
- Integracje niestandardowe: są łatwiejsze do zrobienia przy lokalnej instalacji, szczególnie jeśli firma ma nietypowe systemy wewnętrzne.
Jeśli firma jest duża i się rozwija, system CRM musi za tym nadążać. Przeanalizuj więc budżet, skalę swojej firmy, wymagania bezpieczeństwa i plany na przyszłość, by umieć odpowiedzieć sobie na pytanie, co dla Ciebie lepsze. Czy zwykły Saas, czy jednak potrzebujesz czegoś więcej.
Dla kogo rozwiązanie on-premise ma sens?
Wdrożenie CRM on-premise dobrze sprawdza się w organizacjach:
- przetwarzających dane wrażliwe, np. dane osobowe klientów, informacje o zdrowiu, informacje finansowe czy dane techniczne instalacji,
- działających w branżach objętych regulacjami, takich jak sektor bankowy, energetyczny, ubezpieczeniowy, ochrona zdrowia czy administracja publiczna,
- z kontraktami wymagającymi suwerenności danych, np. przetargami publicznymi, projektami unijnymi, projektami wojskowymi lub specjalnymi strefami danych,
- wymagających integracji z lokalnymi systemami ERP, DMS, BI, gdzie opóźnienia w komunikacji API są niedopuszczalne,
- w których ważne są aspekty zgodności z normami, takimi jak RODO (GDPR), ISO, IDD, KNF, DORA czy APK.
Dla przykładu, banki, towarzystwa ubezpieczeniowe czy multiagencje decydują się na model on-premise ze względu na potrzebę integracji z wewnętrzną hurtownią danych. Dzięki temu doradcy pracują na jednym spójnym widoku klienta, bez opóźnień i duplikacji danych.
CRM on-premise a chmurowy - porównanie krok po kroku
| Kryterium | CRM on-premise | CRM chmurowy (SaaS) |
|---|---|---|
| Instalacja | Na własnych serwerach lub dedykowanej infrastrukturze | U dostawcy, w środowisku współdzielonym |
| Koszty początkowe | Wyższe (licencja, serwery, wdrożenie) | Niższe (abonament) |
| Koszty długoterminowe | Stałe, bez opłat abonamentowych | Miesięczne opłaty przez czas korzystania |
| Utrzymanie | Po stronie klienta lub partnera | Po stronie dostawcy |
| Bezpieczeństwo danych | Pełna kontrola lokalna | Zależna od polityk chmurowych |
| Aktualizacje | Wymagają zaangażowania IT | Automatyczne |
| Integracje | Pełna elastyczność | Ograniczone do dostępnych API |
| Praca zdalna | Wymaga VPN lub bramy zdalnej | Gotowa do użycia przez przeglądarkę |
| Zależność od dostawcy | Niska | Wysoka |
| Zgodność z regulacjami | W pełni konfigurowalna lokalnie | Wymaga zgodności dostawcy cloud |
Koszty CRM w chmurze a instalacji on-premise. Co wziąć pod uwagę?
Cloud jest tańszy na start, ale niekoniecznie w długim okresie. On-premise to większy próg wejścia, ale koszt rozkłada się w czasie i nie rośnie liniowo wraz z liczbą użytkowników. To może być znaczące przy większych zespołach sprzedaży.
CRM w chmurze działa w modelu subskrypcyjnym, więc płacisz miesięcznie lub rocznie, bez konieczności inwestowania w sprzęt. W przypadku CRM on-premise płacisz jednorazowo za licencję oprogramowania, serwery i infrastrukturę IT. Są też wydatki na utrzymanie, tj.konserwacja sprzętu, aktualizacje i wynagrodzenia dla zespołu IT.
Jak wygląda wdrożenie systemu on-premise?
Proces wdrożenia CRM on-premise jest bardziej złożony niż w przypadku systemów chmurowych, ale pozwala na dogłębne dopasowanie rozwiązania do organizacji. Typowy przebieg:
- Analiza przedwdrożeniowa – rozpoznanie potrzeb procesowych i technologicznych.
- Projekt architektury – dopasowanie modelu infrastruktury (lokalna, hybrydowa, chmura).
- Przygotowanie serwerów i środowiska testowego.
- Instalacja aplikacji, konfiguracja zabezpieczeń i uprawnień.
- Migracja danych z poprzednich systemów lub import danych startowych.
- Testy wydajnościowe i bezpieczeństwa.
- Szkolenie użytkowników i administratorów.
- Start produkcyjny z pełnym wsparciem.
Berg System zapewnia model wdrożenia dostosowany do potrzeb klienta. Szczegóły możesz znaleźć na naszej stronie Dedykowane wdrożenie.
Plusy i minusy systemów on-premise
Zalety:
- Pełna kontrola nad danymi i środowiskiem systemowym.
- Możliwość dostosowania do specyficznych procesów i polityk organizacyjnych.
- Brak zależności od cykli aktualizacji dostawcy SaaS.
- Możliwość budowy niestandardowych integracji z lokalnymi systemami ERP, BI, DMS.
- Zgodność z regulacjami krajowymi i sektorowymi (np. konieczność lokalizacji danych w kraju).
- Technologia zgodna z najnowszymi rozwiązaniami
Wady:
- Wyższy koszt wejścia (infrastruktura, licencja, projekt wdrożeniowy).
- Odpowiedzialność za utrzymanie systemu i infrastruktury.
- Większa zależność od działu IT lub partnera technologicznego.
- Potrzeba planowania i realizacji aktualizacji oraz procedur disaster recovery.
Jak wybrać najlepszy CRM on-premise?
Zanim wybierzesz odpowiednie narzędzie i dostawcę systemu CRM dla Twojej firmy, przeanalizuj te kilka kryteriów wyboru:
1. Czy system CRM pozwala na zarządzanie uprawnieniami?
Zarówno CRM w chmurze jak i on-premise zainstalowany na własnych serwerach pozwala na pełne panowanie nad uprawnieniami i nadawanie ról zgodnie z polityką bezpieczeństwa Twojej organizacji.
2. Czy CRM może współpracować z moimi narzędziami analitycznymi i finansowymi?
Integracja systemu CRM z narzędziami analitycznymi (BI, ERP) i finansowymi pozwala nie tylko na obsługę klientów, ale również na pełne zarządzanie procesami biznesowymi. Oprogramowanie on-premise sprawdzi się najlepiej tam, gdzie konieczna jest wymiana danych w czasie rzeczywistym z systemem ERP lub platformą raportową. W przypadku chmury integracje często są ograniczone do standardowych API, co może być niewystarczające w bardziej złożonych implementacjach.
3. Czy dostawca rozumie wymogi regulacyjne mojej branży?
System CRM wdrożony w branżach regulowanych (banki, TU) musi uwzględniać przepisy dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych. Rozumienie wytycznych KNF, RODO czy DORA to nie opcja, ale obowiązek. W przypadku on-premise wszystkie dane przechowywane są na własnych serwerach organizacji, co daje większą kontrolę nad zgodnością. W modelu chmurowym (cloud) należy upewnić się, że dostawca spełnia wymagania i posiada certyfikaty dotyczące bezpieczeństwa.
4. Czy mam możliwość rozwoju oprogramowania CRM w przyszłości bez większych kosztów?
Rozwój systemu CRM to inwestycja długoterminowa. W modelu on-premise możesz spersonalizować platformę i rozbudowywać ją zgodnie z potrzebami biznesu, bez uzależnienia od cykli aktualizacji zewnętrznego dostawcy. Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że system CRM sprawdzi się najlepiej nie tylko dziś, ale i za kilka lat, gdy procesów sprzedażowych będzie więcej. W przypadku rozwiązań SaaS w chmurze dodatkowe funkcjonalności mogą wymagać dopłaty lub zakupu wyższego planu abonamentowego.
5. Czy system CRM posiada otwarte API i dokumentację techniczną dla partnerów IT?
Otwarte API i pełna dokumentacja techniczna to gwarancja, że system CRM nie stanie się zamkniętą „czarną skrzynką”. Producent oprogramowania, który udostępnia elastyczne API, daje możliwość dostosowania systemu do specyficznych potrzeb i zapewnia większą niezależność od jednego dostawcy.
Berg System dostarcza CRM w modelu on-premise, cloud i hybrydowym, co pozwala dostosować formę wdrożenia do organizacji. Klienci mogą zmieniać model w trakcie współpracy.
A może model hybrydowy?
Nie wszystkie firmy muszą decydować się wyłącznie na on-premise lub cloud. W praktyce możliwy jest również do wdrożenia model hybrydowy, który łączy zalety obu podejść.
Dla przykładu:
Główna baza danych CRM działa lokalnie, na własnych serwerach (ze względów na politykę bezpieczeństwa lub integrację z innymi systemami). Natomiast aplikacja mobilna, e-learning czy panel klienta funkcjonują w chmurze, co umożliwia wygodny dostęp przez Internet.
Taki model dobrze sprawdza się w bankowości, ubezpieczeniach i w branży OZE – czyli tam, gdzie część procesów musi pozostać wewnętrzna, a inne wymagają dostępności 24/7 z dowolnego miejsca.
Co dalej po wdrożeniu?
Decyzja o wdrożeniu CRM to dopiero początek. Dobrze wdrożony system powinien rosnąć razem z Twoją firmą. Dlatego w Berg System oferujemy:
- Opiekuna wdrożeniowego, który zna Twój projekt i pomaga w rozwoju systemu.
- Możliwość rozbudowy systemu – o dodatkowe moduły, integracje, dashboardy.
- Aktualizacje i wsparcie techniczne – zdalne lub lokalne, w zależności od wybranego modelu.
- Szkolenia dla zespołu, baza wiedzy i filmy instruktarzowe rozwijające kompetencje użytkowników.
Niezależnie od tego, czy wybierzesz chmurę, czy serwery lokalne – nie zostaniesz sam z systemem.
Zastanawiasz się, czy CRM on-premise to dobry wybór dla Twojej firmy?
Umów bezpłatną konsultację z naszym zespołem. Pokażemy Ci, jak może wyglądać wdrożenie na Twojej infrastrukturze, krok po kroku.
Umówmy się na rozmowę
- Konsultację przeprowadzi analityk biznesowy
- Zbada Twoje potrzeby i omówi możliwości ich realizacji
- Wspólnie okreslicie dalszy plan działania
- Umówicie spotkanie zdalnie lub stacjonarnie
Pytania i odpowiedzi:
Co to jest system CRM on-premise i czym różni się od chmury (cloud)?
System CRM on-premise to oprogramowanie instalowane na własnych serwerach przedsiębiorcy. Daje pełną kontrolę nad infrastrukturą i bezpieczeństwem danych. W modelu cloud (chmura) system działa w środowisku dostawcy i rozliczany jest w formule software as a service (SaaS). Wybór zależy od potrzeb – większa niezależność vs szybsze wdrożenie i mniejsze koszty początkowe.
Dlaczego przedsiębiorca w branży regulowanej częściej wybiera CRM on-premise?
Firmy z sektora bankowego, ubezpieczeniowego czy energetycznego często muszą przechowywać dane klientów na własnych serwerach ze względu na przepisy RODO, KNF i DORA. System CRM on-premise daje możliwość pełnej kontroli nad procesem zarządzania relacjami z klientami i dostosowania do wewnętrznych polityk bezpieczeństwa, co w modelu cloud bywa trudniejsze.
Jak działa aktualizacja w systemie CRM on-premise vs SaaS?
W modelu on-premise aktualizacje realizuje dział IT organizacji lub partner wdrożeniowy – oznacza to większą kontrolę, ale też dodatkowe obowiązki. W przypadku systemów SaaS (cloud) dostawca przeprowadza aktualizacje automatyczne, co odciąża przedsiębiorcę, ale ogranicza możliwość wyboru momentu wdrożenia zmian.
Czy system CRM w chmurze (cloud) jest bezpieczny dla średnich i dużych firm?
Dostawcy rozwiązań cloud tacy jak Berg System inwestują w zabezpieczenia i certyfikaty. Dla średnich i dużych przedsiębiorstw chmura bywa bezpieczniejsza niż własna infrastruktura, o ile spełnia wymogi dotyczące lokalizacji i przetwarzania danych w chmurze.
Jak wybrać najlepszy system CRM: chmura czy własna infrastruktura?
Wybór zależy od specyfiki biznesu i branży. Jeśli kluczowe są koszty startowe, mobilność i szybkie uruchomienie – lepszy będzie system CRM w chmurze (cloud). Jeżeli natomiast organizacja musi korzystać z prywatnej infrastruktury, mieć pełną kontrolę nad instalacją systemu i procesami bezpieczeństwa – sprawdzi się CRM on-premise. Najczęściej średnich i dużych przedsiębiorców interesuje też model hybrydowy, łączący oba światy.
