Prognozowanie sprzedaży jako narzędzie zarządzania umożliwia ustalenie priorytetów zarówno dla działów sprzedaży jak i marketingu. Pomaga np. planować ile towaru wyprodukować albo ile produktów czy usług trzeba sprzedać.
Daje odpowiedź na pytanie, jaka może być przewidywana liczba leadów i jakie będą przychody. Pozwala również ustalić, na czym należy skupić uwagę w marketingu i w którym miejscu dorzucić więcej pieniędzy na reklamę, itd.
Mając prognozowany wynik dużo łatwiej porównywać, czy to co aktualnie wypracowaliśmy, jest zgodne z założeniami.
Być może, nasza skuteczność sprzedaży spada i to ważny sygnał, że gdzieś jest problem i należy szukać przyczyn, które pozwolą zminimalizować dalsze straty?
Zastanówmy się więc nad zagrożeniami. Co się dzieje, gdy ktoś wykonuje prognozy sprzedaży na bazie niekompletnych danych albo – co gorsza – na podstawie domysłów i swoich wyobrażeń na temat tego, jak działa jego biznes? Czy są jakieś pułapki z tym związane?
Pułapki arkuszy kalkulacyjnych
Każdy z nas, kto pracował na Excelu, nie raz spotkał się z sytuacją, w której szukał brakujących danych, które ktoś zapisał w innym pliku lub oddzielnej zakładce. Formatował kropki i przecinki, bo co inny pracownik, to inne dane wprowadza. Zmienił formułę i nie umiał wrócić do poprzedniej. Historii można by mnożyć.
Realia są takie, że firmy nadal korzystają z arkuszy kalkulacyjnych. I to nie tylko do zbierania prostych danych kontaktowych. Opierają się na nim również w tak poważnym temacie, jak zarządzanie i prognozowanie sprzedaży.
Ten program jest oczywiście powszechnie dostępny i wydaje się być wszechstronny. Ale czy da się w nim uniknąć najtrudniejszych problemów? Brak integracji danych, ryzyko błędów ludzkich, trudności w analizie trendów. Z praktyki wiemy, że nie.
Polecany artykuł:
Problem niepełnych i błędnych danych
Ciekawymi spostrzeżeniami podzielił się z nami w jednym z Case Studie’s Mateusz Lip, CEO z firmy Invest Mind, specjalizującej się w doradztwie finansowym.
Jego problemem było to, że ustalił błędne założenia dotyczące długości procesu sprzedaży. Taka prosta informacja, jak długość transakcji, była przez niego liczona na podstawie domysłów i tego co widział nieuporządkowanym odpowiednio Excelu.
Był przekonany, że w odniesieniu do każdego z produktów, jakie sprzedawali, proces sprzedaży był znacznie krótszy, niż wynikało to później z danych wyciągniętych z systemu CRM.
„Gdy myślisz, że coś trwa krócej i na tej podstawie potem robisz planowanie, to wszystko jest przekłamane.” – skomentował Lip.
Błędne dane mogą skutkować nie tylko niewłaściwymi prognozami sprzedaży. Mogą one również wprowadzić firmę na niewłaściwe tory rozwoju. Zaczynając od nieefektywnego alokowania zasobów, przez błędne decyzje dotyczące inwestycji, po nieadekwatne strategie marketingowe. Konsekwencje są dalekosiężne.
W Berg System można dodawać kilka procesów sprzedaży i jeśli firma sprzedaje więcej produktów niż jeden, to w systemie można obserwować, jak przebiega sprzedaż każdego z nich.
„Dziś wyciągam z systemu dane i słupki sprzedażowe, które pokazują ile łącznie było kredytów, jakie to były kredyty, patrzę ile trwał proces sprzedaży hipotek, a ile firmówek, czy jaka jest średnia wartość zlecenia, itd.
Wcześniej bym takich rzeczy sam sobie nie zestawił. Gdy pracowaliśmy na Excelu, nie było z czego. A przecież nie da się zarządzać danymi, których się nie ma.
Jako osoba zarządzająca, mogę teraz wejść w każdy proces sprzedaży i zobaczyć, kto tam jest, jak to jest podsumowane, policzone. Od razu widać czego się można spodziewać. Jak już mam policzone, że jakaś część klientów dochodzi do etapu „weryfikacja”, to już wiem, że 90 % z nich zamieni się w przychód dla firmy. System daje mi możliwość przewidywania tego co będzie się działo i lepszego planowania.” – podkreśla Pan Mateusz.
Oprogramowanie do prognozowania sprzedaży
Podsumowując, najważniejsza dla prawidłowego prognozowania sprzedaży, jest możliwość dokonania dokładnej analizy zgromadzonych danych.
Dlatego też, firmy potrzebują narzędzi, które pomogą im zrozumieć nie tylko historyczne wzorce sprzedaży, ale również aktualne trendy rynkowe i preferencje ich klientów czy ogólnie konsumentów.
Systemy CRM, analityka Big Data i rozwiązania AI mogą w tym zakresie zaoferować znaczącą pomoc.
W tym aspekcie, szczególnie ważny jest system CRM. Ten program, żeby działał w prawidłowy sposób, wymusza na jego użytkowniku systematyczne uzupełnianie danych. Nie pozwala również na wprowadzanie danych w różnych formatach. Można w nim więc utrzymać ład i porządek.
Prognozowanie sprzedaży - raporty i statystyki w CRM
W Berg System znaleźć można raporty otwartych szans sprzedaży, konwersji procesu, statystyki przegranych szans sprzedaży. Obserwować można nową sprzedaż, wznowienia, czy porównywać okres do okresu dynamikę sprzedaży.
Zastosowanie nowoczesnych technologii pozwala na przetwarzanie dużych wolumenów danych, ich analizę i tworzenie na ich podstawie bardzo precyzyjnych prognoz sprzedażowych.
Narzędzia te pozwalają na identyfikację trendów, które mogą być niezauważalne przy tradycyjnych metodach analizy. A to szalenie istotne, gdy myśli się o rozwoju firmy i byciu konkurencyjnym na rynku. I to właśnie było celem wspomnianej już firmy Invest Mind.
Przejście na system CRM, pozwoliło jej właścicielowi na dokładniejsze analizy i lepsze prognozowanie sprzedaży. Możliwość śledzenia różnych procesów sprzedaży, analizy długości transakcji czy przewidywania przychodów, to tylko niektóre z korzyści, które przyniosło im wdrożenie nowoczesnych narzędzi.
Warto w tym miejscu przeczytać całą historię zmiany, jaką przeszła ta firma po wdrożeniu Berg System i przejść na artykuł Invest Mind konkuruje profesjonalnym podejściem do klienta.
