Inna technologia oprogramowania CRM, inne koszty
Każdy wybór technologii systemu CRM wiąże się z pewnymi kosztami – nie tylko finansowymi, ale także związanymi z adaptacją przez zespół, integracją z innymi systemami itp.
- Jeśli firma wdraża system udostępniany w formie “pudełkowej”, czyli z tzw. gotowych modułów, z których wybiera się pakiety funkcjonalne, to głównym kosztem jest miesięczny abonament per użytkownik.
- Na zupełnie inne koszty należy się nastawić, gdy chcemy budować system od podstaw z Softwar House’em. Tu liczyć się trzeba nie tylko z kosztami związanymi z budową systemu, ale również z licencją, jego utrzymaniem, czy każdorazowym dorabianiem kolejnych funkcjonalności.
CRM można wdrożyć tanio i szybko, ale bez spektakularnych rezultatów, albo długo i drogo, ale również bez efektu, jakiego się oczekiwało.
Dlaczego? Bo np. zawiodła analiza przedwdrożeniowa, albo samo wdrożenie odbyło się po łebkach, bez późniejszego szkolenia dla jego użytkowników i pomocy ze strony supportu w momencie pojawiających się trudności i błędów.
W Berg System, przed każdym wdrożeniem, które wymaga modyfikacji naszego systemu, zalecamy przeprowadzenie przez Nas analizy przedwdrożeniowej. Takie podejście gwarantuje, że budżet potrzebny do wdrożenia systemu CRM jest jasno określony i przewidywalny.
Polecany artykuł:
Chcesz prawidłowo przejść przez proces wyboru i wdrożenia systemu CRM? Przeczytaj poniższe artykuły:
Pobierz checklistę prawidłowego wdrożenia systemu CRM w firmie
Ile kosztuje wdrożenie CRM?
Bardzo trudno wprost powiedzieć ile kosztuje wdrożenie systemu CRM. Ale można wskazać, co generuje koszty przy wdrożeniu systemu CRM.
Na co będą potrzebne pieniądze? Wyliczmy to:
1. Budżet na analizę biznesową i analizę procesów – trzeba zastanowić się, po co ten CRM ma być wdrożony i co ma dać firmie. To koszty osoby czy firmy, która taką analizę wykona.
2. Budżet na wdrożenie: zaliczyć tu można takie elementy jak np. przygotowanie infrastruktury informatycznej czy integracje z innymi systemami.
3. Support – może być odpłatny lub nieodpłatny. Niestety brak takiego wsparcia może potem spowodować, że całe oprogramowanie nie będzie wykorzystywane w prawidłowy sposób i wydane pieniądze zostaną wyrzucane w błoto.
4. Aktualizacje systemu – zazwyczaj są w usługach abonamentowych, a trzeba o nie zadbać w usługach oferowanych przez Software house . Jeżeli wydamy setki tys. zł na zbudowanie systemu dedykowanego dla naszej firm, a nie będzie on aktualizowany, to za 2 – 3 lata będzie nadawał się do wyrzucenia do kosza. Niestety tak szybko zmienia się technologia, komponenty, a system straci w tym czasie na bezpieczeństwie i wydajności.
5. Koszty utrzymania systemu – w modelach abonamentowych, koszty te leżą po stronie dostawcy. To on np. dba o to, że jeżeli zabraknie miejsca na serwerach, dane przenosi na większe i wydajniejsze maszyny. W przypadku, gdy program jest własnością firmy, która zleciła jego zbudowanie – sama musi dbać o to, żeby mieć na pokładzie administratora systemu, który zadba o wszelkie zmiany i jego prawidłowe działanie.
6. Koszt szkolenia dla współpracowników – czy to robi zespół wewnętrzny czy zewnętrzny, wymaga to jednak wydania środków. W firmie muszę być osoby, które będą umiały przeszkolić nowych pracowników z używania systemu. Niestety rotacja w sprzedaży jest duża, a żadne narzędzie nie będzie skuteczne, jak ludzie nie będą umieli na nim pracować.
7. Niewiele systemów abonamentowych stosuje rozwiązania SLA, czyli tzw. gwarantowany dostęp do usługi i gwarantowany czas na naprawienie błędów, jeśli takie wystąpią. Klienci często potrzebują takiej gwarancji – najczęściej te biznesy, dla których od funkcjonowania systemu zależy ich sukces lub porażka. Jeśli system CRM nie będzie działać, to jego użytkownicy nie będą mogli sprzedawać. Straty spowodowane kilkugodzinnym brakiem dostępu do systemu, są nieporównywalnie mniejsze, niż czekanie na wznowienie poprawnego działania programy przez kilka dni.
8. Koszty wdrożenia nowych funkcjonalności, czyli pomysły na nowe usprawnienia, elementy systemu, które pojawiają się po jakimś czasie pracy na systemie. Mogą one stanowić średnio około 15 proc. kosztów wytworzenia całego systemu.
Ile kosztuje program CRM i jak nie przepłacić? Analiza kosztu wdrożenia
Pamiętaj, że powinieneś znaleźć złoty środek między tym, co system oferuje, a tym, ile kosztuje.
Kluczowe jest, aby nie przepłacać za funkcje, których nie potrzebujesz, ale jednocześnie upewnić się, że system spełni wszystkie Twoje wymagania.
Żeby nie przepalać czasu i budżetu przez swoje złe wybory, wcześniej zadaj sobie te pytania:
- Jak długo dostawca CRM działa na rynku i jakie ma doświadczenie oraz rekomendacje?
- Czy wybrane rozwiązanie lub dostawca rozwiązania, rozumie potrzeby branży w jakiej działasz? Czy oferuje funkcje branżowe, czy wyłącznie uniwersalne?
- Czy partner, którym staje się dla Ciebie wytwórca CRM, będzie świadczył wsparcie technologiczne i dokonywał aktualizacji systemu w przyszłości?
- Czy firma wdrażająca CRM oferuje support i konsultacje doradcze, szkolenia dla użytkowników systemu?
Negatywna odpowiedź, to koszty po Twojej stronie.
Darmowy CRM
Jeśli system CRM jest za darmo, to najczęściej są w nim usługi dodatkowe, za które niestety i tak trzeba zakupić.
Taki system ma najczęściej wyłączone część najważniejszych funkcji, a dopasowanie go do indywidualnych potrzeb będzie w końcu i tak skutkowało zakupem licencji lub dostępu do rozszerzonej wersji systemu.
Niezależnie od ceny systemu, darmowości czy nie – w przypadku wyboru programu do zarządzania relacjami z klientami i wyboru firmy, która wykona wdrożenie systemu CRM, zawsze trzeba patrzeć na korzyści i koszty utraconych korzyści.
Co mi to da, jeśli zaoszczędzę, a program i taki będzie nieprzydatny i nie pozwoli mi w osiągnięciu progu rentowności czy zwiększeniu zysków rok do roku? Lepiej to sobie przekalkulować.
Podsumowanie
Pamiętaj, że wybierając rozwiązanie pudełkowe, kupuje się gotowy CRM, który zazwyczaj nie zakłada wdrażania żadnych zmian. Te systemy są na tyle uniwersalnie, żeby sprostać podstawowym potrzebom jak najszerszego grona użytkowników.
Dla biznesów, które mają skomplikowane procesy sprzedażowe, czy opierają sprzedaż na produktach o specyficznej konstrukcji, np. wymagającej funkcji pilnowania wznowień umowy, monitorowania postępów realizacji umowy i możliwości obsługi posprzedażowej, potrzebne są dedykowane funkcje branżowe.
W ich przypadku lepiej szukać na rynku dostawcy CRM, który będzie w stanie zagwarantować takie funkcje w gotowym narzędziu lub oferuje ich wytworzenie w ramach prac dodatkowych. O takich możliwościach przeczytasz na stronie Indywidualnego wdrożenia.
Pytania i odpowiedzi:
Jak zoptymalizować koszty wdrożenia CRM dla małej firmy?
Aby zoptymalizować koszty wdrożenia systemu CRM dla małej firmy, warto dokonać analizy potrzeb i wybrać tylko te funkcje, które są niezbędne. Koszt wdrożenia systemu CRM może być niższy, jeśli zdecydujesz się na model SaaS, który oferuje rozliczenie abonamentowe zależne od liczby użytkowników. Warto rozważyć polskie systemy CRM takie jak Berg System, które często oferują atrakcyjne warunki cenowe oraz integrację systemu CRM z innymi narzędziami używanymi w firmie (jak na przykład Slack albo systemy ERP), co pozwala na redukcję dodatkowych kosztów.
Jaka jest cena wdrożenia systemu CRM w zależności od liczby użytkowników?
Cena wdrożenia systemu CRM (Customer Relationship Managment) zależy od liczby użytkowników oraz wybranych funkcji. Dla małej firmy może to być koszt rzędu 50-300 złotych miesięcznie za użytkownika w modelu SaaS. Większa liczba użytkowników może wiązać się z dodatkowymi kosztami konfiguracji oraz wsparcia technicznego. Przy wyborze dedykowanego oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami trzeba uwzględnić koszty budowy, integracji i utrzymania systemu do obsługi klienta.
Jakie dodatkowe koszty może generować wdrożenie systemu CRM?
Wdrożenie systemu CRM może generować dodatkowe koszty, takie jak analiza przedwdrożeniowa, szkolenia pracowników czy wsparcie techniczne. CRM może wymagać regularnych aktualizacji oraz integracji z innymi narzędziami, co wiąże się z dodatkowymi wydatkami. Aby zoptymalizować koszty wdrożenia CRM, warto wybrać system dopasowany do specyficznych potrzeb firmy oraz upewnić się, że dostawca oferuje wsparcie posprzedażowe i pomoc w razie błędów.
Jak zoptymalizować czas i koszt wdrożenia systemu CRM?
Aby zoptymalizować czas wdrożenia systemu CRM, warto przeprowadzić wstępną analizę potrzeb i dokładnie zaplanować proces implementacji. Standardowym podejściem jest etapowe wdrażanie systemu, co pozwala na szybkie dostosowanie aplikacji do wymagań każdej firmy. Automatyzacja procesów oraz wsparcie techniczne dostawcy może skrócić czas wdrożenia, minimalizując ryzyko przestojów w działaniu firmy.
Czy warto inwestować w zaawansowane funkcje systemu CRM?
Inwestycja w zaawansowane funkcje systemu CRM może być kluczowa dla sukcesu średnich przedsiębiorstw oraz firm zajmujących się marketingiem. CRM może przynieść wymierne korzyści poprzez automatyzację procesów i segmentację klientów, co pozwala na lepsze raportowanie i analizę danych na temat klienta. Wybór systemu CRM zależy od wielu czynników, w tym od specyfiki branży oraz liczby użytkowników, dlatego warto rozważyć dostosowanie funkcji do potrzeb twojej firmy.
Jak uniknąć dużych kosztów podczas wyboru systemu CRM?
Aby uniknąć dużych kosztów podczas wyboru systemu CRM, warto skoncentrować się na rozwiązaniach, które oferują funkcje dostosowane do specyficznych potrzeb firmy. CRM wymaga wiedzy na temat automatyzacji procesów sprzedażowych oraz korzystania z systemu w celu maksymalizacji efektywności. Wybierając system CRM z podstawowymi funkcjami oraz możliwością zintegrowania z innymi narzędziami, można skutecznie redukować koszty wdrożenia i eksploatacji.
