Wdrożenie CRM to wprowadzenie specjalnego oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami w firmie. Proces ten obejmuje dopasowanie systemu do potrzeb firmy, wybór odpowiednich osób do wdrożenia, szkolenie pracowników, przeniesienie danych oraz monitorowanie działania systemu po jego uruchomieniu, aby zapewnić jego skuteczność i optymalizację.
Pierwsze dwa artykuły naszej serii omówiły analizę potrzeb firmy przed wyborem systemu CRM oraz proces porównania i wyboru odpowiedniego programu. W trzeciej części skoncentrujemy się na kolejnych etapach wdrożenia CRM oraz działaniach po jego oddaniu użytkownikom.
Przejdź do innych artykułów z tej serii:
- Czego szukam?
- Jak mam wybrać CRM?
- Tutaj jesteś: Jak wdrożyć CRM?
Wdrożenie CRM - wybór firmy, która robi wdrożenia CRM
Zacznijmy od tego, że fundamentalne znaczenie dla udanego wdrożenia ma wybór dostawcy, który może pochwalić się nie tylko odpowiednim oprogramowaniem, ale który ma również doświadczenie w jego wdrażaniu w firmach podobnych do Twojej.
Przeszkoleni w najnowszych technologiach i metodologiach wdrożeniowych specjaliści zapewniają, że projekt zostanie przeprowadzony efektywnie, w terminie i w ramach ustalonego budżetu.
Dostawca i nabywca CRM - współpraca
Wdrożenie systemu CRM w organizacji to proces wymagający nie tylko technicznej wiedzy, ale również głębokiego zrozumienia operacyjnych i biznesowych potrzeb firmy.
Proces ten powinien być przemyślany i zorganizowany tak, aby zapewnić Wam maksymalną efektywność i przyjęcie systemu przez wszystkich użytkowników.
Wdrożenie CRM. Jak to działa w Berg System?
Podczas wdrożenia systemu CRM tworzymy u siebie zespół wdrożeniowy, który składa się z pracowników o największym doświadczeniu w implementacji i dostosowywaniu systemu dla danej branży.
Ich koordynatorem jest Analityk Biznesowy, który jest głównym punktem kontaktowym dla klienta. To na nim ciąży odpowiedzialność, aby wszystkie wymagania biznesowe klienta, przełożyć na język techniczny dla programistów.
On również powinien doradzić najkorzystniejsze rozwiązania i pokazać co w systemie się sprawdza u innych, a gdzie należy uważać, żeby nie popełnić błędów we wdrożeniu.
Z kolei po stronie nabywcy CRM, również utworzony powinien być specjalny zespół. Jego zadaniem powinno być przekazanie wymagań i koordynacja wdrożenia podczas cyklicznych spotkań z dostawcą systemu CRM.
Analiza przedwdrożeniowa
Przed przystąpieniem do właściwego wdrożenia, dostawca CRM musi dokładnie zrozumieć potrzeby i procesy, które działają w Waszej firmie.
W tym celu, w Berg System proponujemy spotkanie i wykonanie analizy przedwdrożeniowej.
To etap, na którym dokładnie możemy poznać specyfikę działalności firmy, zidentyfikować kluczowe procesy biznesowe oraz wyzwania.
Takie podejście pozwala zdecydować, w jakim stopniu system gotowy jest na to, żeby już teraz pomóc, a w jakim należy dostosować jego funkcjonalności do Waszych rzeczywistych potrzeb i oczekiwań.
Kluczowe działania na tym etapie obejmują:
- Przeprowadzenie wywiadów i sesji roboczych z głównymi interesariuszami projektu w celu zrozumienia ich oczekiwań i potrzeb.
- Analizę obecnie używanych narzędzi i procesów, aby zidentyfikować możliwości integracji oraz potrzeby zmian.
- Identyfikację i dokumentację wymagań funkcjonalnych i technicznych, które CRM będzie musiał spełniać
- Przedstawienie koncepcji na wdrożenie CRM, ustalenie harmonogramów i budżetu.
Pobierz checklistę prawidłowego wdrożenia systemu CRM
Etapowe wdrożenie CRM
Proces wdrożenia narzędzi Berg System odbywa się etapowo w dostosowaniu do wymagań klienta.
- Współpraca z klientem polega na wspólnym budowaniu rozwiązania w oparciu o regularne spotkania i dyskusje.
- Już od samego początku klient ma dostęp do systemu i może korzystać z jego podstawowych funkcjonalności.
- Projekt wdrożenia dzielimy na sprinty, które pozwalają stopniowo testować implementowane zmiany i zgłaszać uwagi.
- Po uruchomieniu systemu, w kształcie, w jakim został on zamówiony, ponownie przechodzimy do etapu testów i zgłaszania uwag ze strony klienta.
- Po uwzględnieniu tych uwag i zapewnieniu pełnej zgodności z oczekiwaniami projekt jest uważany za zakończony.
Taka metodyka nie tylko zapewnia lepsze zarządzanie projektem, ale również pozwala na stopniowe przyzwyczajanie użytkowników do nowego systemu, minimalizując opór wobec zmian.
Instalacja i personalizacja CRM
Instalacja systemu CRM to więcej niż tylko jego techniczne uruchomienie. Na tym etapie konfigurujemy system tak, aby odpowiadał specyficznym potrzebom operacyjnym firmy, co obejmuje dostosowanie interfejsu, ustawienie parametrów działania oraz integrację z innymi używanymi systemami.
Dzięki integracji z innymi systemami używanymi w firmie CRM nie jest izolowanym narzędziem, ale staje się częścią spójnego ekosystemu technologicznego.
Zadania do wykonania:
- Dostosowanie interfejsu użytkownika do potrzeb różnych działów, aby zapewnić łatwość użycia i dostępność potrzebnych funkcji.
- Ustawienie procesów automatyzacji, które usprawnią rutynowe zadania.
- Integracja CRM z istniejącymi systemami takimi jak platformy e-mailowe, narzędzia do marketingu, system rozliczeń prowizji, system księgowy czy inne, aby zapewnić płynny przepływ danych i operacji.
Import danych do systemu CRM
Jak wiadomo, dane są życiem systemu CRM. Ich jakość bezpośrednio wpływa na funkcjonalność i niezawodność tego programu. Dlatego krytyczne znaczenie ma ich prawidłowe przygotowanie przed zaimportowaniem do nowego systemu.
Proces przygotowania danych obejmuje:
- Audyt danych: przegląd i czyszczenie baz danych z nieaktualnych informacji i duplikatów.
- Ujednolicenie formatów: standaryzacja danych, takich jak formaty dat i adresów, aby zapewnić ich spójność i prawidłowe przetwarzanie przez nowy system CRM.
- Migracja danych: przeprowadzenie testów na próbnych danych, aby upewnić się, że proces importu przebiega prawidłowo, a następnie bezpieczne przeniesienie oczyszczonych i ujednoliconych danych do systemu CRM, z możliwością łatwego eksportu i importu w przyszłości.
Szkolenia dla użytkowników systemu CRM
Samo wdrożenie CRM nic nie da, jeśli będziecie na nim pracować “na czuja”. Użytkownicy systemu powinni mieć zapewnione odpowiednie szkolenia.
Obejmować one powinny nie tylko obsługę samego systemu, ale także przedstawienie realnych scenariuszy wykorzystania CRM w codziennych procesach biznesowych.
Elementy programu szkoleniowego, o których powinniście pomyśleć:
- Praktyczne warsztaty pomagające użytkownikom zrozumieć, jak korzystać z systemu w ich codziennej pracy.
- Dostarczenie instruktaży i FAQ, które użytkownicy mogą wykorzystać po szkoleniu.
- Ustanowienie kanałów wsparcia, takich jak helpdesk czy konsultacje, które pomogą użytkownikom w rozwiązywaniu problemów operacyjnych.
Użytkownicy, zwłaszcza na początkowych etapach użytkowania systemu, mogą napotkać problemy z obsługą, zapomnieć elementy przeszkolenia lub zetknąć się z błędami aplikacji. W takiej sytuacji powinni wiedzieć do kogo mogą się zwrócić.
Po waszej stronie powinien to być np. administrator wewnętrzny, który odpowie na pytania pracowników. A jeśli sam napotka na trudności, zgłosi się do naszego Helpdesku.
Monitorowanie i dostosowywanie systemu CRM
Wdrożenie CRM to nie koniec, lecz początek procesu doskonalenia i adaptacji systemu oddanego do rąk pracowników.
Kontrola pracy zespołu i możliwość obserwowania tego co i jak robią, pomoże Ci zorientować się, gdzie w procesach przekombinowaliście, albo gdzie należy je jeszcze uszczelnić.
- Regularnie sprawdzaj, jak pracownicy używają systemu CRM, by wykrywać nieprawidłowości i obszary do poprawy.
Bez nadzoru, pracownicy mogą w dalszym ciągu wykonywać część działań poza systemem, albo podczas uzupełniania informacji w programie, robić w nim błędy, które w efekcie odbiją się na raportach i danych, które staną się bezużyteczne.
- Regularnie zbieraj feedback od użytkowników. Należy być otwartym na sugestie zmian, które mogą jeszcze bardziej poprawić jego funkcjonalność.
Pamiętajmy też, że technologie bardzo szybko się zmieniają i unowocześniają. Dlatego też regularne aktualizacje i dostosowania pomagają w utrzymaniu systemu CRM w najlepszej kondycji i zgodności z rozwijającymi się potrzebami firmy.
Ciągła opieka i wsparcie dostawcy systemu CRM
Berg System zapewnia nie tylko techniczne wdrożenie CRM, ale także ciągłe wsparcie po zakończeniu procesu instalacji.
Oferujemy szkolenia, warsztaty oraz pomoc techniczną, aby użytkownicy mogli w pełni wykorzystać możliwości systemu.
Nasze zaangażowanie w długoterminową współpracę z klientami pozwala na ciągłe doskonalenie wdrożonych rozwiązań. W tym celu utrzymujemy zespół ekspertów, którzy wdrażali CRM i znają już specyfikę działania danej organizacji.
Wdrożenie CRM - podsumowanie
Po pierwsze, prawidłowe wdrożenie systemu CRM wymaga nie tylko technicznej wiedzy, ale także głębokiego zrozumienia procesów biznesowych klienta. Nie każdy ma kompetencje, by jedno i drugie połączyć.
Po drugie, samo zakończenie procesu wdrożenia systemu CRM nie oznacza zakończenia działań związanych z nim. Należy ciągle pracować nad optymalizacją jego funkcjonowania, aby maksymalnie wykorzystać jego potencjał.
Jeśli myślisz o wdrożeniu systemu CRM, potrzebujesz systemu dostosowanego pod siebie, zainstalowanego na swoich serwerach, integracji różnych systemów w jedno środowisko pracy, wymagasz indywidualnego wsparcia SLA, poszukujesz elastycznego modelu licencyjnego czy potrzebujesz rozwiązania zgodnego z prawem, zgłoś się do Nas. Porozmawiamy o tym, w jaki sposób możemy Ci szybko pomóc.
Przeczytaj więcej na temat Indywidualnego wdrożenia systemu CRM dla Twojej firmy.
