Wdrożenie systemu CRM to jedna z ważniejszych decyzji, przed którymi stoją dziś banki spółdzielcze. Z jednej strony mają rosnące oczekiwania wobec doradców, potrzeba lepszej obsługi i pełniejszego wykorzystania portfela klientów. Z drugiej obawa, że każda zmiana technologiczna może spowolnić pracę oddziałów i wywołać opór wśród zespołu.
Tymczasem doświadczenia z wdrożeń CRM w bankach spółdzielczych pokazują, że nie musi tak być. Właściwie zaplanowane wdrożenie – etapowe, prowadzone proces po procesie – pozwala uruchomić nowy system bez rewolucji, bez zatrzymywania pracy i bez przeciążenia zespołu.
Gotowe procesy, które nie wymagają projektowania od zera
Fundamentalnym wsparciem dla sprawnego wdrożenia są gotowe narzędzia (moduły systemu) i konfiguracje oraz procesy przygotowane specjalnie z myślą o bankowości spółdzielczej.
W Berg Systemu nie trzeba wszystkiego budować od zera, bo większość konfiguracji jest gotowa i odzwierciedla najczęstsze scenariusze pracy doradców. Czas potrzebny na start skraca się więc do minimum.
Dotyczy to m.in.:
- rejestracji i kwalifikacji leadów,
- obsługi sprzedażowej.
- obsługi posprzedażowej – wznowień umów terminowych,
- zarządzania relacjami z klientami o różnych kontekstach,
- raportowania aktywności handlowej.
Dzięki temu już na wczesnym etapie system można testować na rzeczywistych danych, bez potrzeby długotrwałych analiz czy budowania struktury od podstaw.
Wdrożenie etapowe: system wchodzi do banku stopniowo
Najczęściej popełnianym błędem przy wdrażaniu systemów informatycznych jest próba uruchomienia wszystkiego „na raz”. To właśnie takie podejście prowadzi do przeciążenia doradców, chaosu organizacyjnego i finalnie do odrzucenia nowego narzędzia.
W bankach spółdzielczych, gdzie zespoły są większe i mniejsze, a praca doradców intensywna i rytmiczna, znacznie lepiej sprawdza się wdrożenie etapowe. Zamiast rewolucji mamy spokojne przechodzenie od jednego procesu do kolejnego.
Moduły mogą być wdrażane w logicznej kolejności, np.:
- Kartoteka klienta i dane kontaktowe
- Obsługa wznowień i kończących się produktów
- Leady i działania marketingowe
- Raporty i statystyki pracy doradców
Dzięki temu doradcy mają czas się oswoić z systemem, uczyć się go krok po kroku, w miarę jak kolejne funkcje stają się dostępne.
Praca równoległa: bez ryzyka przestoju
Jedną z kluczowych obaw zarządów przed wdrożeniem CRM jest pytanie: czy system nie zatrzyma pracy doradców? I tu odpowiedź brzmi: nie musi.
Przy rozpoczynaniu pracy z CRM możliwa jest praca równoległa z dotychczasowymi narzędziami. Oznacza to, że w trakcie konfiguracji CRM i szkoleń doradcy nadal korzystają ze znanych sobie systemów, a nowe procesy są testowane pilotażowo, np. tylko w jednym obszarze.
Dzięki temu:
- nie dochodzi do przerw w obsłudze klientów,
- system jest wdrażany bez presji czasowej,
- a użytkownicy zyskują realną szansę, by poznać CRM w praktyce.
To podejście pozwala również na „uczenie się na żywym organizmie” i szybkie poprawki, dostosowanie procesów i zbieranie feedbacku przed pełnym uruchomieniem.
Szkolenia w rytmie organizacji
Nowy system to nowe nawyki. Dlatego każdy etap wdrożenia Berg System jest wspierany przez cykliczne szkolenia – zarówno zdalne, jak i stacjonarne, które są prowadzone przez doświadczonych konsultantów. Banki otrzymują wsparcie w postaci:
- szkoleń tematycznych (np. tylko kartoteka, tylko wznowienia),
- pracy na danych rzeczywistych,
- oraz konsultacji z ekspertami branżowymi, którzy rozumieją kontekst banku spółdzielczego.
Taki model edukacji jest bardzo skuteczny, ponieważ nie wybija zespołu z rytmu codziennej pracy.
CRM, który po prostu „wchodzi” do organizacji
Efekt? Bank wdraża CRM bez „szoku systemowego”. Praca toczy się normalnie, a doradcy, zamiast uczyć się wszystkiego od zera, stopniowo przyswajają nowe funkcjonalności.
Zarząd ma pełną kontrolę nad przebiegiem wdrożenia. Może zacząć od jednego oddziału, jednego procesu lub jednej grupy użytkowników i rozszerzać zakres zgodnie z gotowością zespołu.
Warto podkreślić: nie każda zmiana musi być skokiem na głęboką wodę. Wdrożenie CRM w banku spółdzielczym może być procesem zaplanowanym w tempie organizacji. Wystarczy dobrze zaplanowana zmiana, a CRM zacznie wspierać skuteczność zespołu w osiąganiu lepszych wyników ze sprzedaży, w tym z wznowień umów oraz cross – sellingu produktów odsetkowych i pozaodsetkowych.
Pytania i odpowiedzi:
Czy system CRM dla banku spółdzielczego musi być budowany od podstaw?
Nie. W Berg System większość procesów jest już gotowa i oparta na realnych scenariuszach pracy doradców. Dzięki temu wdrożenie nie wymaga czasochłonnego projektowania systemu od zera i można od razu pracować na rzeczywistych danych.
Jak długo trwa wdrożenie CRM w banku spółdzielczym?
Czas wdrożenia zależy od zakresu i liczby oddziałów, ale dzięki gotowym konfiguracjom i pracy równoległej pierwsze moduły można uruchomić już po kilku tygodniach. Cały proces można rozłożyć na etapy zgodnie z możliwościami zespołu.
Czy wdrożenie CRM wymaga dużych zmian organizacyjnych w banku?
Nie, jeśli jest prowadzone w sposób etapowy i przemyślany. W Berg System wdrożenia opierają się na gotowych procesach, co eliminuje konieczność przebudowy całej organizacji. Zmiany są wprowadzane proces po procesie.
Jak zaplanować szkolenia z CRM dla doradców w banku spółdzielczym?
Szkolenia powinny być tematyczne i prowadzone w rytmie pracy oddziałów. Najlepiej sprawdzają się szkolenia podzielone na moduły, np. tylko kartoteka, tylko wznowienia, tak by doradcy mogli uczyć się systemu stopniowo.
Jak CRM pomaga w realizacji planów sprzedażowych banku spółdzielczego?
System CRM wspiera doradców w bieżącej pracy – przypomina o wznowieniach, wskazuje klientów z potencjałem cross-sellingu i umożliwia prowadzenie kampanii marketingowych. Zarząd i kierownicy otrzymują narzędzia do monitorowania aktywności, realizacji celów i podejmowania decyzji na podstawie danych.
