Bezpłatne szkolenie: "Jak zwiększyć sprzedaż – czyli praktyczne zastosowania systemu CRM w banku spółdzielczym"

Multiagencja jako administrator danych osobowych. Jakie są podstawy prawne i konsekwencje tej decyzji

Marcin Konopka

16 stycznia, 2018

Czas czytania: 4 minuty

Ocena użytkowników:
multi_huśtawka

Spis treści

Potrzebujesz kontaktu z nami? Odpowiemy na Twoje pytania

W poprzednich artykułach nasz ekspert – radca prawny Patryk Koralewski – wskazywał, że multiagencja może występować jako procesor (sytuacja typowa) i jako administrator danych osobowych. Jakie są podstawy prawne i konsekwencje bycia administratorem? O ile w tym pierwszym przypadku wszelkie zgody i oświadczenia zbierane są w imieniu ubezpieczyciela, który określa ich treść w formularzach ubezpieczeniowych, a multiagencja przetwarza dane na podstawie powierzenia (w formie umowy). W przypadku występowania multiagencji jako administratora sytuacja wygląda diametralnie inaczej.

Administrator danych osobowych musi sam zadbać o zebranie odpowiednich zgód  tj. np. RODO w ubezpieczeniach i oświadczeń – po to, by później je móc wykorzystywać w działalności marketingowej. W jej zakresie mieści się, jak – już o tym pisaliśmy – działalność polegająca na przedstawianiu ofert ubezpieczeniowych (oczywiście klientowi, który już podpisał umowę z ubezpieczycielem). W praktyce możemy mieć do czynienia z dwoma podstawowymi rodzajami przetwarzania danych osobowych przez multiagencję i choć łączą się one nierozerwalnie, to w świetle prawa są to dwie różne kwestie.

Pierwsza, to etap, w którym multiagent chce przedstawić konkretną ofertę klientom, którzy znajdują się w jego bazie danych, jednak w tym celu musi wyselekcjonować dane na podstawie założonych wcześniej kryteriów. Robi tak, aby skierować ofertę produktu ubezpieczeniowego do konkretnych, a nie przypadkowych klientów. Taki wybór jest w świetle prawa przetworzeniem danych osobowych, który oczywiście musi legitymizować się określoną podstawą prawną (w naszym przypadku zgodą). Drugi to etap przedstawiania dobranej oferty klientom, czyli prościej mówiąc, kontakt z klientem.

I tu sprawa na gruncie przepisów prawnych się komplikuje. W przypadku pierwszego etapu multiagent powinien spełnić, generalnie mówiąc, co najmniej dwa wymogi prawne: zebrać odpowiednią zgodę oraz dopełnić obowiązku informacyjnego. W drugim przypadku wszystko zależy od tego, w jaki sposób będzie komunikował się z przyszłym klientem. Choć kontakt z klientem służy zawsze temu samemu celowi (przedstawienie oferty), to paradoksalnie, forma, w jakiej chcemy się komunikować będzie wymagała zebrania zupełnie innych zgód. Co więcej, w jednym przypadku zgoda w ogóle nie będzie wymagana. Aby nieco uporządkować tą kwestię podzielmy rozważmy trzy sytuacje.

bezpieczny crm
bezpieczny crm

W przypadku przetwarzania danych w etapie pierwszym, który polega na wyborze zbioru klientów, z którymi będziemy się komunikować, zgoda będzie zbierana na podstawie art. 23 ust. 1 pkt. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Natomiast w przypadku etapu drugiego, tj. kontaktu z klientem, należy wyróżnić trzy sposoby kontaktowania się. Możemy go podzielić na: tradycyjny (wysyłając indywidualną ofertę pocztą), poprzez kontakt drogą e-mail, oraz telefoniczny (głosowy lub w formie sms). Jak już wspomnieliśmy, droga, którą komunikujemy, tę samą ofertę, ma kolosalne znaczenie dla legalności naszego przedsięwzięcia. W przypadku kierowania oferty drogą tradycyjną, co do zasady, zgoda nie jest wymagana, ponieważ umożliwia to art. 23 ust. 1 pkt. 5 ustawy o ochronie danych osobowych. Znów jednak diabeł tkwi w szczegółach i w przypadku multiagencji wykorzystanie go zdaje się niepoprawne. Wynika to z faktu, iż działając jako agent, multiagencja nie jest administratorem danych osobowych, a jedynie procesorem, w związku z tym nie może danych wykorzystać w późniejszym czasie. Aby stać się administratorem, musi on zebrać odpowiednią zgodę. Wynika to z całości obowiązujących przepisów, choć dywagację w tym temacie zasługują na odrębny artykuł. Jednak tę zgodę możemy zmieścić w ramach zgody już zebranej na podstawie art. 23 ust. 1 pkt. 1, o której pisaliśmy powyżej.

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku kontaktu e-mailowego i telefonicznego. W tej sytuacji wchodzą w grę przepisy sektorowe, a konkretnie ustawy o świadczeniu usług elektronicznych oraz prawo telekomunikacyjne. Pierwsza z ustaw w art. 10 wymaga bowiem zgody na przesyłanie e-maili z ofertą handlową (co ma zapobiegać przesyłaniu spamu), druga natomiast wymaga zgody na kontakt telefoniczny (głosowy jak i sms) w art. 172. Te ustawy sektorowe mają zastosowanie do multiagencji. W praktyce wiec będziemy musieli zebrać nie jedną, a trzy zgody na działania marketingowe.

W przypadku komunikacji marketingowej, poza przypadkiem wysyłania korespondencji w formie tradycyjnej, konieczne jest zebranie dwóch kolejnych zgód, zgody na wysyłanie wiadomości elektronicznych oraz zgody na kontakt telefoniczny (głosowy czy sms), które to wynikają z odrębnych ustaw (prawo o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz prawo telekomunikacyjne). Podobnie sytuacja ma się w przypadku przedstawiania nowej oferty klientom.

Sprawdź, co Berg System jest w stanie osiągnąć dla Twojego biznesu
apple-touch-icon-120×120_zielony
Jak oceniasz ten artykuł?
Twoja opinia jest dla nas ważna i pozwala tworzyć lepsze treści
5 (ocen: 1)

Blog

Polecane artykuły

Zamień chaos w plan działań prowadzący do większej sprzedaży.

Bezpłatne szkolenie Praktyczne zastosowania systemu CRM w banku spółdzielczym
Bezpłatne szkolenie: Praktyczne zastosowania systemu CRM w banku spółdzielczym
Weź udział w bezpłatnym szkoleniu i zobacz system CRM od środka. Pokażemy Ci praktyczne zastosowania systemu...
Jak usprawnić pracę doradcy banku spółdzielczego
Jak usprawnić pracę doradcy banku spółdzielczego?
Dowiedz się, jak wprowadzając odpowiednie narzędzia pracy, można usprawnić działania doradcy w banku spółdzielczym?...
https://bergsystem.pl/wp-content/uploads/Jak-zarzadzac-relacjami-z-klientami-w-sprzedazy.jpg
Jak zarządzać relacjami z klientami w sprzedaży?
Jak zarządzać relacjami z klientami w sprzedaży? Poznaj strategie zarządzania relacjami z klientami. Zbuduj silne relacje...
Scroll to Top