Zalety CRM których nie ma Excel

Zalety CRM, których nie ma Excel

Zalety CRM, których nie ma Excel

Zalety CRM których nie ma Excel

Zalety CRM, których nie ma Excel

Jakie zalety CRM ma do zaoferowania i dlaczego część z nich pozostaje poza zasięgiem tradycyjnych narzędzi, takich jak Excel? 

Przecież wiele firm nadal polega na tradycyjnych rozwiązaniach, gdzie Excel pomaga im w gromadzeniu i analizowaniu danych.

Jest tylko jeden problem. W pewnym momencie rozwoju swojego biznesu, firmy zajmujące się sprzedażą produktów czy usług, posiadające średnie i duże zespoły sprzedażowe, stają przed pytaniem, co dalej.

Danych jest tak dużo, że Excel nie pozwala na efektywną pracę. Nie wiadomo, jak ogarnąć chaos i zebrać w jednym miejscu zgromadzone informacje o klientach? Jak mieć szybki wgląd w historię kontaktów, nie przeklikując się po mailach? W jaki sposób schematycznie zarządzać relacjami z klientem i wystąpić do niego ze spersonalizowaną ofertą w czasie, kiedy może jej potrzebować? Jak dbać o lojalność klienta i jego powtórne zakupy? 

Przyjrzymy się więc zaletom CRM, których nie znajdziemy w tradycyjnym oprogramowaniu do analizy danych, zwracając uwagę na unikalne korzyści, jakie dostarcza CRM, czyli narzędzie wspierające zarządzanie relacjami z klientami, administrowanie umowami i dokumentami oraz zarządzanie zespołami handlowymi w sieciach sprzedaży.

Spis treści

Zalety CRM których nie ma Excel planowanie, monitorowanie, mierzenie sprzedaży
Planowanie, monitorowanie, mierzenie sprzedaży

Po co jest CRM?

CRM jest w firmie po to, żeby tworzyć w niej jedno środowisko pracy z klientem. Poczynając od pracy na potencjalnym kliencie, potem na kliencie w procesie sprzedaży, w trakcie realizacji umowy czy w trybie reklamacji. 

Ale CRM jest też po to, żeby pracować na danych, kiedy planowane są jakieś działania marketingowe. Łatwo w nim analizować wszystkie dostępne informacje, filtrować je i tworzyć na ich podstawie segmenty grup docelowych. 

Kolejny ważny element, to jego funkcje, które pozwalają na zarządzanie siecią sprzedaży i pracą handlowców, dzięki czemu można kontrolować na bieżąco, to co dzieje się w sprzedaży i wpływać na efektywniejsze działanie pracowników.

To narzędzie, z którego powinien korzystać dział sprzedaży, marketingu i obsługi klienta.

Bo, niezależnie kto w jakim dziale pracuje, powinien wiedzieć co z danym klientem się dzieje. Jaka jest jego historia kontaktu, jakie zadania są do niego przypisane, jakie sprawy się na nim toczą czy jakie dokumenty są pod niego podpięte.

Pobierz checklistę prawidłowego wdrożenia systemu CRM

Przetestuj Berg System i sprawdź jakie korzyści CRM może dać Twojej firmie.

Oczywiście można dalej próbować zbierać informacje o transakcjach klientów, umowach i dokumentach w plikach Excel’a, w specjalnych folderach na wspólnym dysku albo na karteczkach i w notatniku. Wykorzystywany przez wszystkich od lat arkusz kalkulacyjny poradzi sobie również z różnego rodzaju przeliczeniami i analizami.

Ale filozofia CRM, czyli customer relationship management, polega na tym, żeby tak przeprowadzić proces zakupowy klienta, od leada po obsługę posprzedażową, żeby ten sam klient wrócił do nas po ponowny zakup.

W Excelu niestety trudno o stworzenie środowiska pracy, w którym uda się zarządzać relacją. 

Zalety CRM których nie ma Excel_ karta klienta
Karta klienta

Wady Excela vs zalety CRM

Przyjrzymy się zatem, dlaczego systemy CRM stają się takie niezbędne w dzisiejszym środowisku biznesowym. Co czyni CRM unikalnym i dlaczego przewyższa on Excel’a w wielu kluczowych aspektach?

  • Excel nie wyeliminuje tego, że ktoś zapomni go uzupełniać na bieżąco. Systemy CRM wymuszają zaś na użytkowniku wypełnianie wyznaczonych pól, określonych jako wymagalne. W ten sposób nic nie ginie.
  • Excel nie przypomina o zaplanowanych zadaniach czy potrzebie wykonania telefonu do klienta. W systemach CRM są zaś specjalne alerty czy wiadomości z przypomnieniem dla handlowca, wysyłane w formie SMS czy informacji na skrzynkę e-mail.
  • Excel nie pozwala zarządzać zespołem i nie pokaże, jakie wybrani pracownicy mają aktualnie obłożenie. Program CRM jest natomiast miejscem, w którym oprócz bazy klientów jest też Panel pracownika i Panel managerski. Pozwala więc zarządzać zadaniami i kontrolować postępy prac. 
  • Excel nie pokaże w czasie rzeczywistym wyników działań handlowców. CRM to zaś automat, który na bieżąco generuje najważniejsze raporty i statystyki, bez których nie obejdzie się żaden manager sprzedaży, który musi monitorować na bieżąco, co dzieje się w jego dziale.
  • Excel w końcu nie pomoże w przygotowaniu kampanii marketingowych. A używając systemu CRM, można to zrobić w zasadzie kilkoma kliknięciami. Filtrując bazę danych po wybranych tagach, które odpowiadają wybranym cechą klientów i sprowadzając ich do wspólnego mianownika, w CRM można zrobić np. własną kampanię SMS.
Korzyści CRM można mnożyć, ale wyłącznie z systemem, który zna Twoje problemy i zaspokaja Twoje potrzeby.

Na jakie cele zorientowane są systemy klasy CRM?

Ci, którzy myślą o zastąpieniu Excela system CRM, muszą być świadomi tego, jaki mają w tym cel. Co system CRM powinien w firmie poprawić, co powinien nowego firmie dać?

Podstawowe cele wdrożenia systemu CRM

1. Budowanie lojalności klienta.

Lojalność klienta wobec firmy, będzie rosła wraz z jakością i szybkością obsługi. Dochodzi do tego również aspekt uważności skierowany na potrzeby klienta. Żaden inny program, jak właśnie program CRM, nie jest w stanie wesprzeć sprzedawcy czy doradcy w zaspakajaniu wymagań klienta zgodnie z jego życzeniami. 

Zgromadzone dane mogą być za każdym razem indywidualnie badane, a funkcjonalności CRM dają możliwość tworzenia dedykowanej komunikacji z dopasowaną ofertą wysyłaną wyłącznie do tych klientów, którzy tego chcą i którzy tych informacji potrzebują.

2. Zwiększenie sprzedaży. 

Słupki sprzedaży demotywują, gdy spadają i motywują do dalszego działania, kiedy rosną. Celem każdego przedsiębiorstwa jest osiągnięcie progu rentowności i maksymalizacja zysków. Większe zyski osiągać można poprzez pozyskiwanie potencjalnych klientów przy pomocy różnych kanałów komunikacji, ale też poprzez uproduktowienie stałych klientów. Mając szereg informacji o danym kliencie zebranych w systemie CRM, dużo łatwiej dokonać tego drugiego.  

3. Zwiększenie efektywności pracy handlowców, działu obsługi i marketingu.

Celem systemu CRM jest zwiększenie efektywności pracy wszystkich pracowników, którzy mają styczność z klientem, ale i osób zarządzających nimi. 

W odróżnieniu od wielu systemów informatycznych instalowanych na komputerach pracowników, system CRM działa w chmurze. Oznacza to, że aplikacja CRM gwarantuje szybki dostęp do systemu wszędzie tam, gdzie działa pracownik. Sprawdza się to w pracy zdalnej i w zespołach rozproszonych, bo każdy na bieżąco ma wgląd w te same dane i dokumenty. 

Nikt nie traci czasu na przepisywanie notatek ze spotkania w terenie, na wykonywanie telefonów i pisanie wiadomości e-mail pozwalających dowiedzieć się, kto i co ustalił z klientem oraz na jakim etapie toczą się jego sprawy.

  • Manager może monitorować działania handlowców i planować im kolejne zadania. Wie, jakie są efekty ich pracy, bo od ręki ma wszystkie istotne raporty i statystyki wspierające jego decyzje zarządcze.
  • Sprzedawcy nie mają szansy zapomnieć o kliencie i swoich zadaniach, bo dostają automatyczne przypomnienia. Widzą prowadzone procesy i szanse sprzedaży na tablicy Kanban.
  • Osoby, przejmujące prace nad klientem, zawsze są doinformowane, bo mają wszystkie dane o kliencie zebrane w jednym widoku w karcie klienta.
  • Dział marketingu ma natomiast dostęp do szerokiego spektrum informacji, na podstawie których może z łatwością budować komunikację z klientami i kampanie marketingowe.
Tego nie da Ci Excel. Wypróbuj Berg System.

4. Wykorzystanie zebranych informacji w dosprzedaży 

CRM nie powinien być wyłącznie miejscem, w którym odnotowuje się informacje o kliencie i o jego umowach.

Ważne, by stanowił źródło łatwo przetwarzanych danych, które wykorzystać można w cross-sellingu i up-sellingu. W systemie takim jak np. Berg System, do oznaczania istotnych informacji służą tagi. Otagowane dane łatwo filtrować i tworzyć na ich podstawie segmenty potencjalnych klientów na dosprzedaż. 

Przykładowo, jeśli firma zajmuje się sprzedażą ubezpieczeń, to w systemie w prosty sposób odszukać można wszystkich klientów, do których podpięto np. tag – dziecko. Dzięki temu, przed okresem wakacji, ferii czy rozpoczynającego roku szkolnego, bez zbędnego tracenia czasu, zbudować można listę klientów, dla których stworzona zostanie dedykowana kampania marketingowa promująca potrzebę posiadania ubezpieczenia chroniącego dzieci przed wypadkami i uszczerbkami na zdrowiu.

Jakie problemy rozwiązuje system CRM?

CRM jest programem od zadań specjalnych, o ile jako narzędzie jest poprawnie wykorzystywany przez jego użytkowników. 

Jakie problemy eliminuje system CRM?

Podzielmy je na kategorie:

1. Dotychczasowe rozwiązania informatyczne 

  • przestarzały system
  • praca na Excelu
  • brak gwarancji bezpieczeństwa przechowywanych danych

2. Dane 

  • braki w danych
  • chaos i niejednolita jakość informacji
  • informacje porozrzucane po różnych miejscach (systemy, foldery, odręczne notatki)

3. Klient 

  • brak wiedzy o tym kto zajmuje się klientem
  • brak wiedzy na jakim etapie są ustalenia z klientem
  • nie wiadomo z jakiego powodu klient zrezygnował z kontynuowania zakupu
  • klient dokonał zakupu tylko raz i już nie powrócił

4. Zespół 

  • praca na różnych, niepołączonych ze sobą systemach
  • zespół jest niezorganizowany, jest problem z delegowaniem zadań
  • brak skomunikowania pomiędzy członkami różnych zespołów mających styk z tym samym klientem
  • gubienie się w ilości tematów
  • strata czasu na wykonywanie czynności powtarzalnych
  • papierologia i brak czasu na aktywną sprzedaż
  • brak podglądu pod kalendarze handlowców

5. Raporty 

  • brak wiedzy jak działania handlowców wpływają na wyniki firmy
  • przestarzałe dane
  • niekompletne raporty, zbyt mało informacji, żeby wyciągać prawidłowe wnioski
  • długie oczekiwanie na przygotowanie zestawień
Zalety CRM których nie ma Excel_ statystyki sprzedaży

Jeśli program CRM ma być lekiem na konkretne problemy firmy, to wybór takiego systemu musi być dobrze przemyślany, a jego późniejsze wdrożenie profesjonalnie wykonane. 

Błędy wdrożeniowe, z którymi borykają się firmy próbujące wdrożyć system CRM w firmie na własną ręką, często przynoszą skutek odwrotny i pogłębiają problemy organizacji. 

Warto więc oddać to zadanie doświadczonym podmiotom, które tak jak np. Berg System, wdrażają system CRM w dużych firmach, po wcześniejszym wykonaniu analizy przedwdrożeniowej. 

Jakie firmy korzystają z CRM?

Z systemów CRM mogą korzystać wszystkie przedsiębiorstwa, które prowadzą sprzedaż produktów lub usług do firm (B2B) oraz wszystkie firmy, które sprzedają w modelu B2C – szczególnie takie produkty lub usługi, których proces zakupu wymaga więcej niż jednego spotkania czy rozmowy.

Może to być CRM dla małych firm, CRM dla średnich firm, CRM dla dużych firm – w praktyce, każdego rodzaju biznesy i branże mogą znaleźć w tym narzędziu coś dla siebie.

  • CRM dla ubezpieczeń – Program dla multiagencji ubezpieczeniowych, dla agenta ubezpieczeniowego,  dla brokerów ubezpieczeniowych.
  • CRM dla finansów – Program dla firm sprzedających kredyty, pożyczki pozabankowe, leasingi, inwestycje.
  • CRM dla fotowoltaiki – Program dla firm sprzedających panele fotowoltaiczne, pompy ciepła czy magazyny energii.
  • CRM dla automotiv – Program dla dealerów samochodowych.
  • CRM dla nieruchomości – Program dla biur nieruchomości i deweloperów, firm wynajmujących biura i powierzchnie magazynowe.
  • CRM dla produkcji – Program dla producentów różnego rodzaju dóbr.
  • CRM dla MLM – Program dla firm z wielopoziomową strukturą MLM.

Sprawdź, kim są klienci Berg System. Jakie to firmy, jakie to branże, jakie są ich historie wdrożeń systemu CRM?

10 Korzyści CRM - podsumowanie

Pamiętajmy, że wdrożenie systemu CRM przełoży się na nową, lepszą jakość funkcjonowania firmy i zespołu, ale tylko wtedy gdy:

  1. System CRM zostanie prawidłowo dobrany do profilu działalności firmy.
  2. Program będzie prawidłowo wdrożony.
  3. Użytkownicy systemu będą przeszkoleni z używania systemu i jego funkcjonalności.

Jeśli powyższe elementy zostaną spełnione, to korzyści CRM można zestawić w następujących 10 punktach:

  1. CRM usprawnia  i automatyzuje prowadzenie działań operacyjnych tj. prowadzenie procesu sprzedaży, administracyjnych i zarządczych, dając jego użytkownikom niezbędne narzędzia do pracy.
  2. Program CRM udostępnia jedno źródło informacji, jedno źródło danych. 
  3. Program CRM pozwala skomunikować ze sobą różne osoby odpowiedzialne za realizację założeń zawartych w podpisanej umowie. 
  4. CRM automatyzuje czynności powtarzalne i skraca czas pracy.
  5. System CRM zwiększa efektywność pracy.
  6. Używanie systemu CRM wpływa na zwiększenie jakości obsługi klienta i jego utrzymanie (lojalność).
  7. Program CRM daje przewidywalność wyników, dzięki raportom i statystykom generowanym w czasie rzeczywistym.
  8. Wykorzystanie w codziennej pracy systemu CRM obniża koszty (tworzenia kampanii marketingowych, obsługi klientów)
  9. Praca na systemie CRM zwiększa zyski firmy (eliminuje działania nieprzynoszące efektów czy nieperspektywicznych klientów)
  10. CRM pozwala generować dodatkowe szanse sprzedaży. 

Te artykuły mogą Cię zainteresować:

Zalety CRM można by mnożyć. Jednak najważniejsze są fakty – a te mówią, że firmy współpracujące z Berg System mają dynamikę sprzedaży kilkukrotnie wyższą niż średnia dla danej branży. Firmy te w pełni wykorzystują możliwości systemu, bo są do tego świetnie przygotowane przez zespół wdrożeniowy i konsultantów Berg System.

Żeby się przekonać o możliwościach i korzyściach, jakie w codziennej pracy zamiast Excela daje CRM, wypróbuj go bezpłatnie przez 14 dni. 

Przetestuj Berg System CRM bezpłatnie

Natalia Skwierawska
Natalia Skwierawska
Od początku swojej kariery zawodowej związana jestem z bankowością i ubezpieczeniami. Przez lata pracowałam dla jednej z największych porówynywarek finansowych w Polsce, gdzie jako Menager ds. produktów finansowych poznałam produkty bankowe i ubezpieczeniowe od podszewki. Mam też kilkuletnie doświadczenie dziennikarskie. Pisałam w Rzeczpospolitej i Gazecie Giełdy Parkiet. W 2018 r., podczas wręczania Nagród Dziennikarskich Związku Banków Polskich im. Mariana Krzaka, uhonorowana zostałam Wyróżnieniem za przystępne i zrozumiałe prezentowanie kwestii związanych z finansami osobistymi i wkład w edukację ekonomiczną Polaków.

Blog

Polecane artykuły
Scroll to Top