Czy zastanawiasz się wciąż jak uporządkować dokumenty klienta, a przy tym mieć do nich szybki dostęp? Może Twoi pracownicy wciąż szukają w segregatorach polis? Na Twoim biurku pełno dokumentów, a na koniec pracy masz już dość tego ciągłego porządkowania papierów? Znam ten problem. Sam niekiedy szukam informacji, które zapisałem i położyłem wśród innych dokumentów.
Takie poszukiwania powodują, że bez sensu tracisz swój czas. Twoja obsługa klienta wydłuża się. Czujesz się wtedy sfrustrowany? Denerwuje Cię ciągłe szukanie? Tak wiem. Jest na to wiele sposób i systematyczność może Cię uratować. Tylko co, gdy potrzebujesz dokumentu klienta, który jest przykładowo sprzed dwóch lat? Może zastanawiasz się teraz w jaki sposób można to rozwiązać?
Dostęp do dokumentów klienta z jednego miejsca dla Ciebie i pracowników
Technologia pozwala nam na bezpieczne i uporządkowane przechowywanie dokumentu, a co najciekawsze możesz mieć do nich dostęp nawet z telefonu. Dodatkowa kopia zapasowa Twojej bazy zwiększa Twoje bezpieczeństwo. Takie rozwiązanie jest bardzo proste i skuteczne.
Załączniki. To właśnie ten element Twojej bazy klientów, który pozwoli na oszczędzanie Twojego czasu na dodatkowe poszukiwania. Niekiedy można tak długo szukać dokumentów, że aż pokuszę się o nazwanie tego przygodą wśród segregatorów. Sam przecież o tym wiesz. Prawda?
W tym miejscu nie tylko znajdziesz polisy, ale również zachowasz tam zgody RODO, skany dowodów rejestracyjnych czy wypowiedzeń klienta. Cały system jest tak skonstruowany, że tworzy kopię zapasową Twojej bazy i jest przystosowany do RODO. Co powoduje, że Twoje dokumenty są bezpieczne, a odnalezienie ich już nie zajmuje dużej ilości czasu.
W Twojej kartotece, na panelu klienta odnajdziesz zakładkę załączniki. To właśnie tutaj dodasz dokument i opiszesz go tak, abyś mógł go jeszcze szybciej odnaleźć.
To bardzo proste. Wpisz imię i nazwisko klienta, przejdź do jego kartoteki i kliknij załączniki. Dzięki temu zaoszczędzisz sobie zbędnych poszukiwań, nieuporządkowanych papierów na Twoim biurku czy chaosu, gdy nie będziesz mógł odnaleźć potrzebnego Ci dokumentu.
Dodatkowo każdy z Twoich pracowników będzie miał również bardzo prosty dostęp i możliwość dodawania załączników. Co pozwoli Ci na skuteczne kontrolowanie wystawionych polis dla konkretnego klienta i całej reszty.
Czy Twoje szafki są pełne segregatorów?
Takie pytanie zadałem właścicielowi jednej z multiagencji. Okazało się, że tak. Zapytałem:
„Marku, ale jak Ty odnajdujesz się w tym wszystkim przy prawie tysięcznej bazie klientów?”
„Jeżeli potrzebuję konkretnego dokumentu to mam opisane segregatory w taki sposób: rok, miesiąc i wszystko posegregowane alfabetycznie”
Gdybyś widział moje zdziwienie. Nie wyobrażam sobie poświęcać czasu na takie czynności, kiedy w tym czasie mogę zwiększać swoje zyski.
Oczywiście nie neguje takiego sposobu przechowywania dokumentów, bo dawniej musiałeś sobie z tym radzić. Tylko teraz jest ten czas, kiedy rozwój technologii pozwala na takie rozwiązania, które nie tylko oszczędzają nam czasu. Dodatkowo powodują, że nasza praca staje się wygodniejsza, a organizacja wewnątrz firmy uporządkowana.
Zdaje sobie również z tego sprawę, że niektóre towarzystwa pozwalają na rozliczanie dokumentacji online, a podpisany oryginał i tak musisz przechowywać. Jest to normalne i również znacznie nam ułatwia prace. Pewnie teraz myślisz, że skoro i tak musisz zbierać te dokumenty to załączniki nie będą Ci potrzebne. Tylko w tym przypadku przechowujesz dokumenty w segregatorach ze względu na narzucone Ci zasady. Załączniki są po to, abyś przy obsłudze klienta czy też sytuacji, która wymaga spojrzenia na polisę, zgodę RODO miał szybki, bezpośredni dostęp do tego.
Chcesz sprawdzić taką funkcję w praktyce? To nic trudnego. Kliknij przycisk poniżej, zarejestruj się, przetestuj bez zobowiązania. Masz 14 dni od rejestracji na darmowe testowanie.
*GWARANCJA* Nie wymagamy przedłużenia po okresie darmowego testowania. Nasz zespół pomoże Ci w każdym aspekcie programu CRM dla agentów ubezpieczeniowych i multiagencji. Wystarczy, że napiszesz na czacie lub zadzwonisz.
