100 pośredników obsługiwanych przez Berg System
Branża: Ubezpieczenia
Ilość użytkowników: od 100 do 500
Korzysta od: 2016 roku
Charakterystyka Klienta
Grupa Expectum jest niezależnym integratorem na rynku ubezpieczeniowym. Posiada własną ogólnopolską sieć sprzedaży. W tej chwili z Grupą Expectum związanych jest ponad 100 pośredników (OFWCA). Oferuje ona szeroki zakres produktów: od ubezpieczeń komunikacyjnych, ubezpieczenia grupa otwarta, poprzez polisy na życie aż po produkty emerytalne. W swojej ofercie ma również rozwiązania dla firm, jak i produkty finansowe, takie jak kredyty i leasingi. Współpracuje z największymi towarzystwami ubezpieczeniowymi w Polsce i na świecie. Za Grupą Expectum stoi kilkanaście lat tradycji. Firma rozwija się w bardzo szybkim tempie. Obroty rosną o ponad 50 procent rok do roku. Od początku 2016 roku, Grupa Expectum korzysta z oprogramowania Berg System.
Punkt wyjścia
Rozwój sieci Expectum był mocno ograniczony przez to, że firma korzystała z systemu, który nie był dostosowany do branży ubezpieczeniowej. Rozpoczęcie współpracy z nowym pośrednikiem pociągało za sobą znaczący wzrost obsługi administracyjnej związanej z liczeniem prowizji. Ponadto wcześniej stosowane rozwiązanie nie pozwalało na strukturalność, czyli udostępnianie każdemu z członków zespołu tylko jego kontaktów.
Wcześniej korzystaliśmy z ogólnego systemu CRM, ale był on niedostosowany do specyfiki rynku ubezpieczeniowego. Sprawdzał się przy klasycznym modelu sprzedaży towarów i usług. Nie miał „polis”, ale „transakcje” i „faktury”, czy też niewykorzystywany przez nas moduł magazynowy. To sprawiało, że nie mogliśmy go pokazywać na zewnątrz, na przykład naszym pośrednikom.
Definicja problemu
- Dotychczasowy CRM nie był dostosowany do branży ubezpieczeniowej, brak możliwości wdrożenia u pośredników
- Brak możliwości udostępnienia on-line systemu i informacji o Kliencie dla Agentów
- W dotychczasowym CRM-ie brak było modułu rozliczeń prowizyjnych
Obawy związane z wdrożeniem
Najbardziej obawialiśmy się problemu z migracją danych. Udało się ją zrobić aż w 85 procentach. Ale to wynikało z niespójności danych. Osobną sprawą były rozliczenia prowizyjne. Umówmy się – coś co w założeniach sprawdza się dobrze, nie zawsze działa tak dobrze w rzeczywistości. Wiele sobie obiecywaliśmy po module rozliczeń, bo nierzadko rozliczamy prowizję doradcom za sprzedaż sprzed paru lat, a pliki rozliczeniowe z niektórych Towarzystw Ubezpieczeniowych potrafią zawierać błędy, niekompletne dane.
Rozwiązanie
W przypadku Expectum wzięliśmy na siebie kontakt z dostawcą poprzedniego rozwiązania. Dzięki temu mogliśmy cały proces przeprowadzić bardzo sprawnie. Wykorzystaliśmy narzędzie Importu, które jest w Berg System. Zaimportowaliśmy bazy: Pośredników, Klientów i Sprzedanych Polis wraz z powiązaniami pomiędzy nimi. Wyzwaniem, przed którym staliśmy było przeniesienie ponad 100 tysięcy rekordów (kontakty, polisy, wydarzenia itp.), które były ze sobą powiązane nie zawsze w prosty sposób. Np. ze względu na rozliczenia prowizyjne musieliśmy odwzorować w Berg System strukturę organizacyjną firmy i wszystkie wynikające z tego powiązania pomiędzy rekordami. Musieliśmy przygotować system na przyjęcie dużej ilości danych z uwzględnieniem widoczności strukturalnej. Tak, aby każdy Agent miał dostęp tylko do danych swoich klientów.
Efekt biznesowy
Biznes ubezpieczeniowy jest dość prosty. Należy dbać o stały przyrost nowych klientów, pilnować wznowień i pracować z obecnymi klientami, aby dosprzedawać im kolejne produkty. W przyszłości chcemy dążyć do tego aby struktura naszych przychodów opierała się w jak największym stopniu o obsługę klienta i dosprzedaż. Dążymy do zmniejszenia udziału szukanie nowego klienta w portfelu sprzedaży. I na to pozawala dobry system CRM.
Rozliczenia prowizyjne, które wcześniej dwóm pracownikom biurowym zajmowały cały etat, obecnie są wykonywa w ciągu kilku godzin i nie potrzeba do tego specjalistycznej wiedzy informatycznej. Do tego celu wykorzystano Moduł Importowy, który w Berg System obsługuje wszystkie rodzaje plików rozliczeniowych z towarzystw ubezpieczeniowych.
Dzięki temu, że Berg System jest dostosowany do specyfiki branży, mogliśmy go wdrożyć u naszych pośredników. Kluczowe tu były dwie rzeczy których nie miał poprzedni system: udostępnianie strukturalne kontaktów oraz wykorzystanie modułu rozliczania prowizji. Udało nam się też zwiększyć uproduktowienie klientów z poziomu 2,5, do ponad 4, a poziom wznowień produktów wyniósł 93 procent rok do roku. Wznowienie klienta jest obecnie tak oczywiste, że dziwimy się tym pojedynczym przypadkom, kiedy nie są one robione.
Podsumowując efekt biznesowy:
W przypadku case study Grupy Exectum, można realnie ocenić efekty działania Berg System. Po pierwsze dane dotyczą roku współpracy. Po drugie dane dotyczą dużej grupy – 100 pośredników.
- Wdrożenie systemu on-line u pośredników (wcześniej niemożliwe);
- Dostosowanie procesu sprzedażowego do wymogów branży ubezpieczeniowej;
- Oszczędność czasu niezbędnego na administrację rozliczeń;
- Zwiększenie średniej liczby produktów zakupionych u klienta do 4;
- Wznowienia na poziomie 93%;
