100 pośredników obsługiwanych przez Berg System

Branża: Ubezpieczenia

Ilość użytkowników: od 100 do 500

Korzysta od: 2016 roku

Procent wznowień

Liczba nowych klientów

Liczba umów na Klienta

Charakterystyka Klienta

Grupa Expectum jest niezależnym integratorem na rynku ubezpieczeniowym. Posiada własną ogólnopolską sieć sprzedaży. W tej chwili z Grupą Expectum związanych jest ponad 100 pośredników (OFWCA). Oferuje ona szeroki zakres produktów: od ubezpieczeń komunikacyjnych, ubezpieczenia grupa otwarta, poprzez polisy na życie aż po produkty emerytalne. W swojej ofercie ma również rozwiązania dla firm, jak i produkty finansowe, takie jak kredyty i leasingi. Współpracuje z największymi towarzystwami ubezpieczeniowymi w Polsce i na świecie. Za Grupą Expectum stoi kilkanaście lat tradycji. Firma rozwija się w bardzo szybkim tempie. Obroty rosną o ponad 50 procent rok do roku. Od początku 2016 roku, Grupa Expectum korzysta z oprogramowania Berg System.

Punkt wyjścia

Rozwój sieci Expectum był mocno ograniczony przez to, że firma korzystała z systemu, który nie był dostosowany do branży ubezpieczeniowej. Rozpoczęcie współpracy z nowym pośrednikiem pociągało za sobą znaczący wzrost obsługi administracyjnej związanej z liczeniem prowizji. Ponadto wcześniej stosowane rozwiązanie nie pozwalało na strukturalność, czyli udostępnianie każdemu z członków zespołu tylko jego kontaktów.

Wcześniej korzystaliśmy z ogólnego systemu CRM, ale był on niedostosowany do specyfiki rynku ubezpieczeniowego. Sprawdzał się przy klasycznym modelu sprzedaży towarów i usług. Nie miał „polis”, ale „transakcje” i „faktury”, czy też niewykorzystywany przez nas moduł magazynowy. To sprawiało, że nie mogliśmy go pokazywać na zewnątrz, na przykład naszym pośrednikom.
Łukasz Małek, członek zarządu Grupy Expectum

Definicja problemu

Dotychczasowy CRM nie był dostosowany do branży ubezpieczeniowej, brak możliwości wdrożenia u pośredników
Brak możliwości udostępnienia on-line systemu i informacji o Kliencie dla Agentów
W dotychczasowym CRM-ie brak było modułu rozliczeń prowizyjnych

Obawy związane z wdrożeniem

Najbardziej obawialiśmy się problemu z migracją danych. Udało się ją zrobić aż w 85 procentach. Ale to wynikało z niespójności danych. Osobną sprawą były rozliczenia prowizyjne. Umówmy się – coś co w założeniach sprawdza się dobrze nie zawsze działa tak dobrze w rzeczywistością. Wiele sobie obiecywaliśmy po module rozliczeń, bo nierzadko rozliczamy prowizję doradcom za sprzedaż sprzed paru lat, a pliki rozliczeniowe z niektórych Towarzystw Ubezpieczeniowych potrafią zawierać błędy wybrakowane dane.
Łukasz Małek, członek zarządu Grupy Expectum

Rozwiązanie

W przypadku Expectum wzięliśmy na siebie kontakt z dostawcą poprzedniego rozwiązania. Dzięki temu mogliśmy cały proces przeprowadzić bardzo sprawnie. Wykorzystaliśmy narzędzie Importu, które jest w Berg System. Zaimportowaliśmy bazy: Pośredników, Klientów i Sprzedanych Polis wraz z powiązaniami pomiędzy nimi. Wyzwaniem, przed którym staliśmy było przeniesienie ponad 100 tysięcy rekordów (kontakty, polisy, wydarzenia itp.), które były ze sobą powiązane nie zawsze w prosty sposób. Np. ze względu na rozliczenia prowizyjne musieliśmy odwzorować w Berg System strukturę organizacyjną firmy i wszystkie wynikające z tego powiązania pomiędzy rekordami. Musieliśmy przygotować system na przyjęcie dużej ilości danych z uwzględnieniem widoczności strukturalnej. Tak, aby każdy Agent miał dostęp tylko do danych swoich klientów.
Daniel Kisiel, CTO Berg System

Efekt biznesowy

Biznes ubezpieczeniowy jest dość prosty. Należy dbać o stały przyrost nowych klientów, pilnować wznowień i pracować z obecnymi klientami, aby dosprzedawać im kolejne produkty. W przyszłości chcemy dążyć do tego aby struktura naszych przychodów opierała się w jak największym stopniu o obsługę klienta i dosprzedaż. Dążymy do zmniejszenia udziału szukanie nowego klienta w portfelu sprzedaży. I na to pozawala dobry system CRM.

Rozliczenia prowizyjne, które wcześniej dwóm pracownikom biurowym zajmowały cały etat, obecnie są wykonywa w ciągu kilku godzin i nie potrzeba do tego specjalistycznej wiedzy informatycznej. Do tego celu wykorzystano Moduł Importowy, który w Berg System obsługuje wszystkie rodzaje plików rozliczeniowych z towarzystw ubezpieczeniowych.

Dzięki temu, że Berg System jest dostosowany do specyfiki branży, mogliśmy go wdrożyć u naszych pośredników. Kluczowe tu były dwie rzeczy których nie miał poprzedni system: udostępnianie strukturalne kontaktów oraz wykorzystanie modułu rozliczania prowizji. Udało nam się też zwiększyć uproduktowienie klientów z poziomu 2,5, do ponad 4, a poziom wznowień produktów wyniósł 93 procent rok do roku. Wznowienie klienta jest obecnie tak oczywiste, że dziwimy się tym pojedynczym przypadkom, kiedy nie są one robione.
Łukasz Małek, członek zarządu Grupy Expectum

Podsumowując efekt biznesowy:

W przypadku case study Grupy Exectum, można realnie ocenić efekty działania Berg System. Po pierwsze dane dotyczą roku współpracy. Po drugie dane dotyczą dużej grupy – 100 pośredników.