W sobotni poranek Pana Krzysztofa obudził sygnał przychodzącej wiadomości e-mail. Normalnie, by poczekał do poniedziałku, ale miał dziwne przeczucie. Starał się nie załatwiać spraw zawodowych poza godzinami pracy, ale odkąd miał podpiętą skrzynkę pocztową do smartfona, zdarzało się, że jednak siadał do pracy. Po kilku kliknięciach jego oczom ukazał się mail od kancelarii prawnej. Poczuł, że jego serce zaczyna szybciej bić. Temat wiadomości zwiastował kłopoty: „Pańska agencja ubezpieczeniowa nie spełnia wymogów RODO”. W dalszej maila części dowiedział się, że dowody zostały już zabezpieczone, a nadawca proponuje usługę dostosowania procedur do wymogów ustawy. W przeciwnym razie, firmie grozi ogromna kara. Taki scenariusz, już wkrótce może być całkiem realny.

Na miesiąc przed wejściem w życie przepisów RODO, znalezienie prawnika, który miałby kompetencje, a przede wszystkim czas na przystosowanie firmy do takiego wymogów rozporządzenia. Kancelarie prawne mają zabukowane wszystkie terminy, ale złoty czas na zarabianie na RODO nie przeminie z dniem 25 maja. Wtedy do gry wejdą kolejni gracze – prawnicy, którzy będą się specjalizowali w szukaniu firm, które nie spełniają wymogów regulacji. Właśnie tacy, jak nadawcy maila do Pana Krzysztofa.

Skąd kancelaria wiedziała, że Pan Krzysztof nie dostosował swojej działalności do wymogów RODO? Bardzo prosto. Sprawdziła, jak wygląda zgoda na przetwarzanie danych, którą wykorzystuje w swojej agencji. Prawnicy nie musieli nawet odwiedzać biura, w którym pracuje Pan Krzysztof. Wystarczyło sprawdzić, w jaki sposób zbiera zgody na przetwarzanie danych osobowych. Zaniedbanie w tak podstawowym obszarze było jasnym sygnałem dla kancelarii – znalazła ofiarę.

Co powinna zawierać zgoda na przetwarzanie danych osobowych?

RODO wyraźnie określa, jakie informacje powinna zawierać poprawna zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Po pierwsze musi jasno określać, kto jest administratorem danych osobowych. W przypadku agencji lub multiagencji, to nie zawsze łatwo określić. Po drugie – należy poinformować na jakie potrzeby dane będą zbierane. Po trzecie – przez jaki czas. Należy również zawrzeć informację o prawie do modyfikacji, usunięcia, sprostowania i ograniczenia przetwarzania danych w tym o prawie do zapomnienia. Również, jeśli chcemy profilować (automatycznie przypisywać do odpowiednich grup) musimy o tym poinformować. Te firmy, które powołają Inspektora Danych Osobowych muszą podać jego dane kontaktowe.

Wszystkie te informacje mają być napisane prostym językiem, zrozumiałym dla każdego. Dodatkowo wyzwaniem jest to, że zgoda ma być wyrażona jednoznacznie. Wola ma być wyrażona w sposób wyraźnie potwierdzający udzielenie przyzwolenia na przetwarzanie danych.

Jakich informacji nie zawierała zgoda, której używał Pan Krzysztof w swojej firmie? Nie jest to ważne. Niewielkie uchybienia były punktem zaczepienia dla kancelarii, która za swoje usług zaproponowała bardzo wysoką stawkę za swoje usługi. Na firmy, które nie dostosują się do wymogów RODO, będą czyhać pułapki zastawione przez sprytne kancelarie. Dlatego już teraz warto zadbać o to podstawy. Jeśli chcesz uzyskać wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych – wyślij maila na [email protected].