Rozwiązanie problemów rozliczeń prowizyjnych dla Multiagencji

Rozwiązanie problemów rozliczeń prowizyjnych dla Multiagencji

Ubezpieczenia – to branża, gdzie wypłata dla pracowników jest oparta w większości o prowizję ze sprzedaży. Jest to jednak element, który wciąż generuje wiele problemów i często przy dużej ilości rozliczeń wymaga nawet i zatrudnienia pracowników na pełen etat.

Po zdefiniowaniu najczęściej pojawiających się błędów z rozliczeniami przyszedł moment na rozwiązania. W tym artykule dowiesz się w jaki sposób można rozwiązać problemy z rozliczeniami prowizyjnymi. To skomplikowany proces, w którym często występują błędy. Jest jednak na to ratunek, aby poradzić sobie z nimi można zastosować kilka, prostych rozwiązań.

Zdaję sobie z tego sprawę, że wiele tych błędów można by było rozwiązać poprzez samo uproszczenie sposobu rozliczeń. Jednakże można to zrobić bez ingerowania w model biznesowy TU, czy Multiagencji. Do prostych rozwiązań można zastosowań dodatkowo oprogramowanie, które zautomatyzuje cały proces.

Z pozoru banalne i może wydawać się, że jest to całkiem niepotrzebne. Jednakże czy jest tak naprawdę?

7 sposobów na problemy z rozliczeniami prowizji

1. Poprawa komunikacji pomiędzy TU i Multiagencją jak i również pomiędzy Multiagencją i Agentem/OFWCA

Dlaczego na to zwracam uwagę? Same błędy i nieodpowiednio wysokie wynagrodzenie potrafią wywołać emocję. Niezależnie od tego co się dzieje należy zdawać sobie z tego sprawę, że błędy występują i pewnie będą zdarzać się w przyszłości. Warto to komunikować, a dzięki temu unikniemy niepotrzebnych nerwów.

Rozmawiaj z Towarzystwami i Agentami. Wielokrotnie spotkałem się z sytuacjami, gdzie towarzystwo zmieniło format pliku rozliczeniowego, gdy o to poprosiła Multiagencja.

Jednak co z Agentami / OFWCA. Dlaczego jest to tak ważny element? Problem pojawia się, kiedy otrzymujemy wypłatę niższą od oczekiwanej. Siłą rzeczy chcemy znać od razu tego przyczynę. SMS’y lub system do komunikacji wewnętrznej będzie idealnym rozwiązaniem.

Jasno przekażmy, że w tym miesiącu będą opóźnienia wraz z podaniem powodów. To pozwoli zachować spokój wewnątrz Multiagencji i lepsze relacje, a przecież to też ma wpływ na sprzedaż. Nie zapomnijmy wspomnieć, kiedy dany problem zostanie rozwiązany.

2. Procedury na wypadek błędu w rozliczeniach

Dodatkowo można wprowadzić procedury na wypadek błędów w rozliczeniach tak, aby każdy wiedział w jaki sposób ma się zachowywać w określonym przypadku. Co na przykład można zastosować?

  • Przygotowany mail, którego wysyłamy do wszystkich z informacją o błędzie, opóźnieniu i terminie rozwiązania. Dodatkowo przygotowujemy osobny adres email, na który można przesyłać zgłoszenia o błędach, czyli ewentualne reklamacje.
  • Zastosować system wewnętrznej komunikacji jak np. Intranet, na którym na bieżąco będziemy przekazywać informacje lub wykorzystać możliwość wysyłania automatycznych SMS’ów 

3. Ustalenie konkretnej daty wypłaty prowizji. Czyli nie wcześniej, nie później.

 (J. Welch pisał o tym w książce „Winning”, legendarny, wieloletni CEO General Electric) – możemy założyć, że wypłacamy prowizję 15 dnia każdego miesiąca. Jednak co się stanie, gdy wypłata będzie 20 dnia miesiąca?

  • Już od dnia 16 współpracownicy będą coraz bardziej zdenerwowani, będą dzwonić i pisać z pytaniami o wypłatę prowizji. Frustracja będzie narastać z każdą godziną. Możemy pomyśleć, że okres pomiędzy 15, a 20 jest niewielki, a jednak z drugiej strony to cały roboczy tydzień – ¼ miesiąca. 

Czy można na to pozwolić, aby Multiagencja nie pracowała przez taki czas w 100%? Aby w tym czasie współpracownicy byli zdemotywowani?

Nie zadajemy sobie pytania czy będzie to miało wpływ na wyniki sprzedaży, ale jak duży będzie to wpływ. Czy mamy inny scenariusz na taką sytuację?

  • Owszem, administracja działa sprawnie, rozliczenia są gotowe na 10 dzień miesiąca i wtedy następuje wypłata. Każdy współpracownik jest pozytywnie zaskoczony, że dostaje rozliczenie 5 dni wcześniej. Przychodzi kolejny miesiąc, kiedy sprawdzamy swój stan konta już 10 dnia. Każdy z nas szybko przyzwyczaja się do lepszego i w kolejnych miesiącach również będzie tego oczekiwał.

Tylko co wtedy, kiedy nie uda się wypłacić prowizji wcześniej? Znowu następuje rozchwianie i powracamy do pierwszego scenariusza. Dlatego tak ważne jest to, aby mieć ustalone, stałe standardy przy rozliczaniu prowizji.

4. Osobne liczenie prowizji rzeczywistej i planowanej

Pamiętajmy jednak, że prowizja planowana według nas to ta, która jest liczona na podstawie rejestru sprzedanych polis z całego miesiąca, a rzeczywista to ta, która jest liczona na podstawie inkasa składek i raportów prowizyjnych z TU.

 

Zestawienie tych raportów obok siebie pozwoli na sprawdzenie ewentualnych rozbieżności, na jakich umowach występują i czy przypadkiem nie została naliczona zbyt wysoka prowizja.

Dodatkowo jest to element, który określi rzeczywistą zyskowność Multiagencji.

rozliczenia_prowizyjne_prowizje_porownanie

Czy istnieją rozwiązania, które zautomatyzują pracę przy rozliczeniach?

Możemy wyobrazić sobie mniej błędów i poświęconego czasu na rozliczenia, automatyczne przydzielanie prowizji i generowanie wypłaty, zestawienia i statystyki, które jasno określą sytuację Multiagencji.

5. Przygotowanie programu do importu różnych plików prowizyjnych

System powinien sam poprawnie zaczytać wszystkie pliki. W tym przypadku warto zwrócić uwagę na to, że są wymagane określone formaty plików, które system może zaczytać i ilość danych w jednym pliku.

 

Zwróćmy uwagę na to. Ponieważ jest to bardzo duża różnica, jeżeli mamy wczytać 100 pozycji, a 50000. Program musi być przystosowany do odpowiedniej wielkości, aby był skuteczny.

towarzystwa_ubez_okręgi

6. Struktura firmy. Czy każdy posiada taki sam próg prowizyjny za dany produkt?

Na zarejestrowanej w systemie polisie powinny znajdować się również dane pracownika, który ma określony próg prowizyjny. Dzięki temu oprogramowanie w sposób automatyczny liczy planowaną prowizję i rzeczywistą dla pracownika i firmy.

 
rozliczenia_prowizyjne_rozne_rozliczenia_tabela

7. Generowanie raportów

Jest to element, który pozwoli sprawdzić jak rzeczywiście wygląda sytuacja w Multiagencji. Zestawienie planowanej i rzeczywistej prowizji pozwoli na wygenerowanie raportu wypłaconych prowizji i porównania tego z planowanymi prowizjami. Dodatkowo sam pracownik będzie mógł sprawdzić i pobrać raport prowizyjny wprost z systemu.

 
rozliczenia_prowizyjne_prowizje_wygenerowane_v2

Zatem samo wprowadzenie oprogramowania pozwoli na rzetelne i automatyczne rozliczanie prowizji co usprawni działania i pozwoli na uniknięcie frustracji i stresu ze strony pracowników.

W kilku krokach można wykonać działania, które w niektórych przypadkach wymagają zatrudnienia osoby na pełny etat.

Czy jest to rozwiązanie, które będzie wartościowe i pozwoli na rozwiązanie wielu problemów?

Podziel się artykułem

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on print
Share on email

Przetestuj nas!

Umów się na prezentację z naszym ekspertem:

TRZYMAJ RĘKĘ NA PULSIE

Zapisz się do naszego newslettera

Otrzymuj najnowsze informacje dotyczące rynku finansów, ważnych zmian w prawie oraz porad jak usprawnić Twoje działania, abyś zarabiał jeszcze więcej. Ponadto otrzymasz od nas wskazówki jak wykorzystać Berg System podczas swojej codziennej pracy.

Zgadzasz się na otrzymywanie wiadomości o treści marketingowej dotyczącej Berg System na Twój adres e-mail.

Narzędzie CRM do zarządzania sprzedażą w branży fotowoltaicznej

CRM dla fotowoltaiki – zarządzaj sprzedażą

Sprzedaż fotowoltaiki to z pewnością złożony proces, który wymaga skupienia, uwagi i odpowiedniego delegowania zadań. To projektowanie, organizowanie dofinansowania dla klienta, składanie zamówień, montaż itp… 

Przewiń do góry

Ta witryna używa plików cookies (tzw. ciasteczek) w celu poprawienia Twojego doświadczenia na tej stronie.