Jak przygotować się do zmiany systemu CRM?

Powodów zmiany systemu CRMowego jest wiele, ale nie zawsze oznaczają one to, że dane rozwiązanie do niczego się nie nadaje. Większość systemów jest dedykowana do konkretnych segmentów rynku i gdy Twoja firma dynamicznie się rozwija, to system z czasem przestaje realizować swoje zadania. Wprowadzanie nowych klientów zajmuje sporo czasu, a system nie pokazuje kluczowych dla handlowca informacji, przez co spada jego motywacja do pracy. Gdy struktura sprzedaży się rozrasta okazuje się, że jej menadżer nie ma wglądu w kluczowe wskaźniki procesu. To początek wielomiesięcznych problemów, których objawami będzie wzrastająca rotacja pracowników i pojawienie się chaosu w procesie sprzedażowym, co na koniec dnia przekłada się zawsze na spadek rentowności przedsiębiorstwa.

Zamiast próbować dopasować model swojej firmy do ograniczającego Cię systemu lepiej abyś wyruszył na poszukiwania nowego i przygotował się odpowiednio, do zmian. Sposób ich przeprowadzenia jest tak samo ważny, jak wybór nowego systemu, a może nawet ważniejszy w dłuższej perspektywie.

1.Wytłumacz zespołowi, dlaczego zmieniasz system CRM.

Smutną, lecz niepodważalną prawdą jest to, że jeśli Twój zespół nie zrozumie i nie wesprze zmiany systemu, to będzie to początek skomplikowanego, często kilkutygodniowego procesu kontrolowania poprawności korzystania z systemu.

Aby to zrobić wystarczy, że pokażesz w jaki sposób nowy system będzie wspierał ich pracę i wytłumaczysz, że to system, który w mniejszym stopniu będzie służył do kontroli, a w większym do wsparcia pracy sprzedażowej. Np. wdrażając system Berg CRM możemy wspólnie wytłumaczyć Twojemu zespołowi w jaki sposób działa nasz system prognozowania sprzedaży i w jaki sposób generowane przez tą funkcjonalność informacje wpłyną na zwiększenie sprzedaży. Ta sama funkcjonalność przekona również każdego menadżera sprzedaży, ponieważ pokazuje wartość kontraktów w czasie, a więc pozwala mu być spokojnym i więcej energii poświęcić na szkolenie handlowców niż kontrolę i strach o wyniki, za które odpowiada. Niesamowicie skutecznym rozwiązaniem jest również wdrażanie systemu etapami, zaczynając od najlepszych handlowców i przedstawienie go, jako nagrody za wybitne wyniki. Taka perspektywa sprawi, że reszta zespołu będzie wyczekiwać momentu, w którym otrzyma dostęp, a przez ten czas wyróżnieni handlowcy wykonają całą pracę za Ciebie. Z pewnością opowiedzą zespołowi jak genialne to narzędzie i jak pomaga im w pracy.

2. Wyczyść system z niepotrzebnych informacji.

Zanim rozpoczniesz przenoszenie danych z systemu dokonaj eksportu danych, aby mieć kopię i następnie poproś swoich współpracowników o to, aby wyczyścili system z niepotrzebnych i zduplikowanych informacji. Oczywiście podczas “czyszczenia” może zniknąć więcej informacji niż potrzeba, dlatego warto abyś miał kopię danych.

3. Skup swoją uwagę na danych oraz ich poprawnej migracji.

Zapewne wiesz o tym, że to po kilku miesiącach pracy w CRMie gromadzi się w nim sporo danych, które są niezwykle ważne dla Twojego biznesu. To nie tylko dane pokazujące możliwość nowych sprzedaży, ale też cała masa informacji na temat relacji z klientem. Większość mądrych sprzedawców gromadzi takie dane jak imiona dzieci klienta, informacje o zwierzakach oraz o tym, że gdzie ostatnio był na wakacjach. Niezależnie jakie dane wpisali tam Twoi współpracownicy – powinieneś zadbać aby pojawiły się w nowym systemie. Tutaj zaczynają się schody, ponieważ eksport danych bywa trudny, a czasem wręcz wymaga zatrudnienia dodatkowego specjalisty. My wspieramy klientów, którzy chcą przenieść swoje dane do naszego systemu. Bo wierzymy, że taki miły gest pokazuje, w jaki sposób traktujemy klientów.

4. Porozmawiaj z zespołem o jego potrzebach.

Nie od dziś wiadomo że zmiana rodzi niepewność a ta znowu rodzi opór. Ludzie z natury nie lubią zmian. Podobnie jest z systemem CRM. Jednak bardzo często się zdarza że firmy korzystają z przestarzałego rozwiązania które jest nielubiane przez zespół, dlatego zwłaszcza na początku z entuzjazmem przyjmują wiadomość o nowym CRMie. Należy te emocje podtrzymywać i wykorzystać do tego aby poszczególni członkowie zespołu byli ambasadorami dobrej zmiany. Słuchając ich sugestii i opinii nie tylko zyskamy orędowników co zyskamy obronę przed późniejszym krytykowaniem. W myśl zasady wywierania wpływu która mówi że swojego zdania bronimy do upadłego nawet jak się mylimy.

5. Zorganizuj szkolenie

Podczas zmiany systemu nie ma ważniejszego etapu, niż wdrożenie pracowników w funkcjonalności nowego systemu. Szkolenie powinno być przygotowane w oparciu o wiedzę zdobytą podczas korzystania z poprzedniego systemu, aby nie duplikować wiedzy i nie sprawić tym samym, że Twoi współpracownicy przestaną słuchać. To nie czas na tłumaczenie jak się dodaje kontakty, chyba, że w nowym systemie robi się to inaczej. Podczas takiego szkolenia warto pokazać w jaki sposób nowy system uzupełnia braki poprzedniego i poprosić szkoleniowca o to, aby opowiedział, jak te funkcje wpłynęły na wzrost sprzedaży u innych klientów.

6. Ustal datę zmiany systemu

Gdy już określisz jakiego systemu potrzebujesz oraz ile czasu zajmie wprowadzenie zmian to ustal datę, aby nadać tempa pracy. Wielokrotnie wdrażaliśmy systemu w ciągu 4-5 tygodni w taki sposób, że system był przyjęty i zaakceptowany przez większość struktury sprzedażowej. Co więcej, część naszych klientów pokazuje na swoich stronach, że z nami współpracują, bo zauważyli, że ułatwia to pozyskiwanie nowych handlowców. Gdy już ustalisz datę, to zadbaj, aby system z przeniesionymi danymi był gotowy na 1-2 tygodnie przed startem, aby mieć czas na ostateczne sprawdzenie wszystkich funkcjonalności. Z naszych doświadczeń wynika też, że w dniu startu bezwzględnie powinien zostać wyłączony stary system, aby uniknąć sytuacji, w której część zespołu prowadzi zapiski w starym systemie. Jest to najczęściej popełniany błąd przy wdrożeniach i powoduje on szereg problemów, które można rozwiązać, ale jeszcze lepiej im zapobiec.

Gdy w opisany powyżej sposób przygotuje się do zmiany systemu CRM to będzie ona łatwiejsza, szybsza i bardziej skuteczna. Na koniec dnia to przecież system wspierający sprzedaż osób, które w systemie pracują. Bez ich poparcia wdrożenie nowego systemu nic nie zmieni.

Podziel się artykułem

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email
TRZYMAJ RĘKĘ NA PULSIE

Zapisz się do naszego newslettera

Otrzymuj najnowsze informacje dotyczące rynku finansów, ważnych zmian w prawie oraz porad jak usprawnić Twoje działania, abyś zarabiał jeszcze więcej. Ponadto otrzymasz od nas wskazówki jak wykorzystać Berg System podczas swojej codziennej pracy.

Zgadzasz się na otrzymywanie wiadomości o treści marketingowej dotyczącej Berg System na Twój adres e-mail.