Wypłata, która jest oparta w większości o prowizję ze sprzedaży może wciąż generować wiele problemów. Często przy dużej ilości rozliczeń wymaga zatrudnienia pracowników na pełen etat. Do odpowiedniego rozliczenia dochodzą nam raporty prowizyjne, które są dostarczane przez Towarzystwa Ubezpieczeniowe.
Mnogość błędów i problemów, które mogą wynikać z nich, często wydłużają cały proces. Po zdefiniowaniu najczęściej pojawiających się problemów z rozliczeniami przychodzi moment na rozwiązania.
Sam proces rozliczeń jest skomplikowany, ale istnieją rozwiązania, które pomagają skutecznie go usprawniać.
Zdaję sobie z tego sprawę, że wiele tych błędów można by było rozwiązać poprzez samo uproszczenie sposobu rozliczeń. Jednakże można to też zrobić bez ingerowania w model biznesowy TU, czy Multiagencji. Do prostych rozwiązań warto zastosować Berg System do rozliczeń prowizyjnych.
7 sposobów na problemy z rozliczeniami prowizji
1. Poprawa komunikacji pomiędzy TU i Multiagencją jak i również pomiędzy Multiagencją i Agentem/OFWCA
Dlaczego na to zwracam uwagę? Same błędy i nieodpowiednio wysokie wynagrodzenia potrafią wywołać emocję. Niezależnie od tego co się dzieje, należy zdawać sobie z tego sprawę, że błędy występują i pewnie będą zdarzać się w przyszłości. Warto to komunikować, a dzięki temu unikniemy niepotrzebnych nerwów.
Rozmawiaj z Towarzystwami i Agentami. Wielokrotnie spotkałem się z sytuacją, gdzie towarzystwo zmieniło format pliku rozliczeniowego, gdy o to poprosiła Multiagencja.
Jednak co z Agentami / OFWCA? Dlaczego jest to tak ważny element? Problem pojawia się, kiedy otrzymujemy wypłatę niższą od oczekiwanej. Siłą rzeczy chcemy znać od razu tego przyczynę. SMS’y lub system do komunikacji wewnętrznej będzie idealnym rozwiązaniem.
Jasno przekażmy, że w tym miesiącu będą opóźnienia wraz z podaniem powodów. To pozwoli zachować spokój wewnątrz Multiagencji i lepsze relacje, a przecież to też ma wpływ na sprzedaż. Nie zapomnijmy wspomnieć, kiedy dany problem zostanie rozwiązany.
2. Procedury na wypadek błędu w rozliczeniach
Wprowadzając procedury określasz w jaki sposób należy zachować się w określonym przypadku. Spowoduje to, że każdy będzie wiedział jak postępować, kiedy wystąpi określony błąd. Co na przykład można zastosować?
- Przygotowany mail, którego wysyłamy do wszystkich z informacją o błędzie, opóźnieniu i terminie rozwiązania. Dodatkowo przygotowujemy osobny adres email, na który można przesyłać zgłoszenia o błędach, czyli ewentualne reklamacje.
- Zastosować system wewnętrznej komunikacji jak np. Intranet, na którym na bieżąco będziemy przekazywać informacje lub wykorzystać możliwość wysyłania automatycznych SMS’ów
3. Ustalenie konkretnej daty wypłaty prowizji. Czyli nie wcześniej, nie później
J. Welch pisał o tym w książce „Winning”, legendarny, wieloletni CEO General Electric – możemy założyć, że wypłacamy prowizję 15 dnia każdego miesiąca. Jednak co się stanie, gdy wypłata będzie 20 dnia miesiąca?
- Już od dnia 16 współpracownicy będą coraz bardziej zdenerwowani, będą dzwonić i pisać z pytaniami o wypłatę prowizji. Frustracja będzie narastać z każdą godziną. Możemy pomyśleć, że okres pomiędzy 15, a 20 jest niewielki, a jednak z drugiej strony to cały roboczy tydzień – ¼ miesiąca.
Czy można na to pozwolić, aby Multiagencja nie pracowała przez taki czas w 100%? Aby w tym czasie współpracownicy byli zdemotywowani?
Nie zadajemy sobie pytania czy będzie to miało wpływ na wyniki sprzedaży, ale jak duży będzie to wpływ. Czy mamy inny scenariusz na taką sytuację?
- Owszem, administracja działa sprawnie, rozliczenia są gotowe na 10 dzień miesiąca i wtedy następuje wypłata. Każdy współpracownik jest pozytywnie zaskoczony, że dostaje rozliczenie 5 dni wcześniej. Przychodzi kolejny miesiąc, kiedy sprawdzamy swój stan konta już 10 dnia. Każdy z nas szybko przyzwyczaja się do lepszego i w kolejnych miesiącach również będzie tego oczekiwał.
Tylko co wtedy, kiedy nie uda się wypłacić prowizji wcześniej? Znowu następuje rozchwianie i powracamy do pierwszego scenariusza. Dlatego tak ważne jest to, aby mieć ustalone, stałe standardy przy rozliczaniu prowizji.
4. Osobne liczenie prowizji rzeczywistej i planowanej
Pamiętajmy jednak, że prowizja planowana według nas to ta, która jest liczona na podstawie rejestru sprzedanych polis z całego miesiąca. Natomiast rzeczywista to ta, która jest liczona na podstawie inkasa składek i raportów prowizyjnych z TU.
Zestawienie tych raportów obok siebie pozwoli na sprawdzenie ewentualnych rozbieżności, na jakich umowach występują i czy przypadkiem nie została naliczona zbyt wysoka prowizja.
Dodatkowo jest to element, który określi rzeczywistą zyskowność Multiagencji.
Rozwiązanie, które zautomatyzuje pracę przy rozliczeniach
Mniej błędów i poświęconego czasu na rozliczenia, automatyczne przydzielanie prowizji i generowanie wypłaty, zestawienia i statystyki, które jasno określą sytuację Multiagencji.
5. Pogram przygotowany do importu różnych plików prowizyjnych
System powinien sam poprawnie zaczytać wszystkie pliki. Warto zwrócić uwagę na to czy występują ewentualne ograniczenia przy imporcie danych takie jak:
- Określony format pliku
- Ilośc danych w jednym pliku
Różnica może być bardzo duża. To wszystko zależy ile miesięcznie mamy pozycji w plikach rozliczeniowych. Sam program powinien być przystosowany do odpowiedniej wielkości, aby był skuteczny.
6. Struktura firmy. Czy każdy posiada taki sam próg prowizyjny za dany produkt?
System do rozliczeń musi rozpoznawać dane pracownika na polisie i jego stanowisko, aby odpowiednio określić próg prowizyjny. Berg System dzięki takiemu rozwiązaniu w sposób automatyczny liczy prowizję planowaną i rzeczywistą.
7. Generowanie raportów
Jest to element, który pozwoli sprawdzić jak rzeczywiście wygląda sytuacja w Multiagencji. Zestawienie planowanej i rzeczywistej prowizji pozwoli na wygenerowanie raportu wypłaconych prowizji i porównania tego z planowanymi. Dodatkowo sam pracownik będzie mógł sprawdzić i pobrać raport wprost z systemu.
Zatem samo wprowadzenie oprogramowania pozwoli na rzetelne i automatyczne rozliczanie prowizji co usprawni działania i pozwoli na uniknięcie frustracji i stresu ze strony pracowników.
W kilku krokach można wykonać działania, które w niektórych przypadkach wymagają zatrudnienia osoby na pełny etat.
Czy jest to rozwiązanie, które będzie wartościowe i pozwoli na rozwiązanie wielu problemów?
