dobrze zorganizować konferencję?

7 rad jak dobrze zorganizować konferencję dla klientów

Żyjemy w dobie internetu i wszechobecnych smartfonów. Większość spraw daje się załatwić on-line, często nawet bez kontaktu z drugim człowiekiem. Tak jest szybciej, wygodniej, efektywniej. Ale nic nie zastąpi spotkań twarzą w twarz z drugim człowiekiem. Jeśli potrafisz dobrze zorganizować konferencji dla klientów (tych obecnych, ale i przyszłych) – możesz dzięki temu zbudować silną relację. Rzecz w dzisiejszych czasach unikalną.

Stwórz jedno miejsce, w którym będą wszystkie informacje o wydarzeniu

Jesteśmy przeładowani informacjami. Wiele kanałów komunikacji, mnóstwo różnych stron, aplikacji, portali. Dlatego dla powodzenia projektu konferencyjnego niezwykle ważne jest, żeby stworzyć jedno miejsce, w którym nie tylko będą najważniejsze informacje, ale będzie można się zapisać. Berg System oferuje zintegrowany z CRM moduł konferencyjny. Dzięki temu, zarejestrowani uczestnicy automatycznie wpadają do Twojej bazy klientów.

Stosuj zasadę 6W

Pamiętaj, że w każdym komunikacie, który wysyłasz do uczestników powinno znaleźć się sześć elementów. Żeby łatwo je zapamiętać, można skorzystać z „Zasady 6W”. To odnosi się do pytań w języku niemieckim:

Was? – Co to za spotkanie?

Wer? – Kto zaprasza?

Wo? – Gdzie?

Wenn? – KIedy?

Wieviel? – Ile kosztuje

Warum? – Dlaczego warto być?

Pamiętając o zasadzie 6W jesteśmy pewni, że nie umknie nam żadna istotna informacja.

Zadbaj o aktywną komunikację z uczestnikami

Nikt z nas nie lubi stanu niepewności, braku informacji itp. Dlatego niezwykle ważne jest utrzymywanie kontaktu z uczestnikami przed i po imprezie. Każdy powinien dostać nie tylko najważniejsze informacje organizacyjne ale również przypomnienia tuż przed konferencją i podsumowanie po niej. Można to robić mailowo, ale można również wysyłać SMS-y. Berg System, dzięki integracji z SMS-API – pozwala na automatyzację również takiego procesu.

Uprość możliwie wszystkie procedury

Im krótsza droga od decyzji o udziale do pojawienia się na konferencji – tym lepiej. Ludzie nie mają czasu na wieloetapowe procedury rejestracji, wysyłanie kolejnych potwierdzeń, czekanie na potwierdzenie płatności. Dlatego przy organizowaniu konferencji warto zadbać o to, by wszystkie niezbędne działania można podjąć już z poziomu panelu rejestracji. A to znaczy, że powinien on być zintegrowany m.in. z systemem płatności (np. DotPay).

Moduł konfeencyjny

Moduł konfeencyjny

Zadbaj o dobrą kawę

Nawet od najlepszych merytorycznie wystąpień uwagę mogą odciągnąć problemy organizacyjne. Wielokrotnie na negatywną ocenę imprezy wpływają takie detale, jak kiepskiej jakości kawa, niedostateczna liczba toalet czy brak klimatyzacji. Dlatego przed imprezą należy zadbać o rzeczy, na które w jej trakcie nie będziemy mieć wpływu.

Przedstawiaj ludzi sobie nawzajem

Jedną z największych wartości każdej konferencji jest spotkanie innych ludzi. Twoi klienci nie przyjdą na imprezę tylko dla Ciebie, ale też po to, by nawiązywać relacje. Jeśli stworzysz ku temu przestrzeń, dasz uczestnikom swojej konferencji dodatkową wartość. A przede wszystkim zaczniesz budować społeczność.

Zbierz informację zwrotną

Po każdej konferencji zbierz od uczestników informację zwrotną. Możesz to zrobić przy pomocy ankiet na miejscu, ale wygodniej dla wszystkich będzie, jeśli dostaną formularz na maila po imprezie. Mając zintegrowany z wydarzeniem system CRM, możesz to zrobić bez wysiłku.

Przygotowując konferencję, warto skorzystać z nowoczesnych rozwiązań informatycznych, które wspierają organizację perfekcyjnego eventu.

Tomasz Staśkiewicz
Content Marketing Manager.
Zajmuje się tworzeniem i dystrybucją wartościowych treści.